سخنرانی اثربخش

بسیار مشاهده شده كه مدیران كارآمد، فعال و پرتلاش به جهت اینكه نتوانسته اند حاصل فعالیتهای خود را با بیانی رسا و شیوا برای مخاطبان طرح كنند، در كارهای خود موفقیت چندانی نداشته اند.
پرواضح است كه اگر یك مدیر، كلام فصیح، بلیغ و اثرگذار نداشته باشد نمی تواند آنچنان كه باید و شاید در عرصه های رقابت، نقد، پرسش و پاسخ و گزارش دهی موفق باشد و این یعنی ناكامی یك مدیر در تحقق كامل اهداف فردی و سازمانی.
اهمیت این نكته كه یك مدیر چگونه یك بیان و سخنرانی اثربخش داشته باشد بركسی پوشیده نیست. گفتار، كلام و سخن شما می تواند معجزه كند. یك مدیر با یك سخنرانی اثربخش می تواند چه بسا مخالفان را به موافقان تبدیل و دل موافقان را بیشتر و مصمم‌تر با خود همراه كند.
سخن گفتن و بیان مطلب، مقوله ای است كه می تواند به نوعی به پیشبرد اهداف و برنامه های مدیران كمك شایانی كند. شاید برای شما پیش آمده باشد كه با سخنی مناسب، تاثیرگذار و پرجاذبه، عده ای را با نظر و خواسته خود موافق و همراه كرده باشید و چه بسا گاهی اتفاق افتاده كه به خاطر نداشتن نفوذ كلام و عدم ارتباط مطلوب، نتوانسته ایم در این كار توفیق چندانی داشته باشیم.
درهرحال زبان، گفتار و سخن، موهبتی است كه بحث و بررسی پیرامون آن مجال بیشتری از این مختصر را می‌طلبد و این بشر است كه با این ویژگی ممتاز و این سلاح بزرگ، حساس و پراهمیت می تواند در عرصه های زندگی، كار وحیات خود دگرگونی ایجاد كند.
حل برخی ویژگیهای گفتار و سخن را به اختصار برشمرده و سپس مطالبی را پیرامون یك سخنرانی اثربخش ذكر می كنیم.
● ویژگیهای گفتار و سخن
۱ – حتی الامكان براساس منطق و پایه های علمی باشد؛
۲ – ترجیحا از روی احساسات و عواطف و حب و بغض نباشد؛
۳ – منفعلانه و از روی عصبانیت و تعجیل نباشد؛
۴ – منقطع، بریده بریده و نامفهوم نباشد؛
۵ – به خاطر خوشایند این و آن و یا به خاطر دشمنی با كسی به زبان نیاید؛
۶ – بیهوده، پراكنده و بی پروا و بی ادبانه نباشد؛
۷ – درجهت رضای حق تعالی و خشنودی او باشد؛
۸ – شفاف، صریح، ساده و بی پیرایه و درعین حال مستحكم، ماندگار و جامع و مانع باشد؛
۹ – بی روح، گنگ، و بی سروته نباشد.
● ویژگیهای یك سخنرانی اثربخش
قبل از هر چیز، برای آنكه یك سخنرانی اثربخش باشد بایستی مقدمات مربوط به آن به خوبی مدیریت شده باشد. مثلا:
۱ – وقت برگزاری سخنرانی:
الف) صبح باشد (چه ساعتی)؛
ب) عصر باشد (چگونه)؛
ج – اوایل هفته باشد یا آخر هفته؛
د) روز تعطیل باشد یا غیرتعطیل؛
ه) در وقت روزهای گرم سال باشد یا سرد؛
و) در مناسبتی خاص باشد.
و...
۲ – مكان برگزاری سخنرانی:
الف) ازنظر مسافت و موقعیت جغرافیایی و نحوه دسترسی شركت كنندگان؛
ب) از لحاظ نور – صدا – تهویه و...
ج) دارای فضای سبز و درخت و... است یا در میان انبوه ترافیك و صدا و...
د) گنجایش لازم و وسعت كاری؛
ه) محل پذیرایی از میهمانان خاص؛
و) پاركینگ و عبور و مرور؛
ز) آبخوری و سرویس های بهداشتی؛
ح) امكانات از لحاظ برقراری ارتباطات (فاكس – اینترنت – تلفن و...)؛
ی) دكور و چیدمان وسایل.
۳ – سخنران:
الف) مشهور است، محبوب است؛
ب) دارای مقام و موقعیت خاصی دراجتماع است؛
ج) جزو كدام گروه و حزبی است؛
د) اصالت خانوادگی و سوابق خدمتی؛
ه) مدارك تحصیلی خود را از چه مراكزی دریافت كرده است؛
و) حامیان و طرفداران او چه كسانی هستند؛
ز) چه ویژگیهای فردی و شخصیتی بارزی دارد.
۴ – برگزاركنندگان:
الف) چه قصدی و هدفی را دنبال می كنند؛
ب) سازمان و یا مركز خاصی است یا به وسیله تشكلهای غیردولتی برگزار می شود؛
ج) كار دعوت و پذیرایی را به خوبی برنامه ریزی كرده اند؛
د) نكات ایمنی، بهداشتی و حفاظتی لازم را مدنظر قرار داده اند؛
ه) دارای انسجام و هماهنگی هستند؛
و) بروشور و برگه های اطلاع رسانی لازم را آماده كرده اند.
۵ – شركت كنندگان (مخاطبان):
الف) قشر خاصی از جامعه هستند؛
ب) انفرادی دعوت شده اند یا با خانواده؛
ج) برای سرگرمی آمده اند یا استفاده علمی تخصصی؛
د) برای سرگرمی كودكان و فرزندان برنامه های خاصی تدارك دیده شده است؛
ه) سرویس برای رفت و آمد آنان مهیا شده است؛
و) از محتوا و هدف برگزاری سخنرانی اطلاع دارند.
● ویژگیهای یك سخنرانی اثربخش
یك سخنرانی برای یك جمع كوچك و كم تعداد به مراتب كم دردسرتر از یك سخنرانی با تعداد زیادی مخاطب است در این گونه موارد بایستی با استفاده از حركات دست، ایما و اشاره و مدیریت خوب زمان، كارسخنرانی را به پیش برد.
ممكن است در بخش پرسش و پاسخ و یا در خلال سخنرانی عده ای پرسشهای غیرمعمول از شما داشته باشند می‌بایست مراقبت كنید در دام آنها گرفتار نشوید كه در آن صورت مجلس از دست شما خارج خواهد شد. در این‌گونه موارد بهتر است اول تكلیف را روشن و بیان كنید كه به پرسشهای خارج از موضوع و یا در لابلای برنامه سخنرانی پاسخ نخواهید داد.
با آوردن مثالهای ملموس، كاربردی و روزمره، جملات، اشعار، ضرب المثلهای معروف، خاطرات جذاب، تجربیات گذشته، یافته های علمی و... گهگاه فضای سخنرانی را تلطیف كنید تا كار شما كسالت آور و خسته كننده نباشد.
مطالب خود را حتی الامكان خلاصه و كوتاه بگویید و برای این كار یادداشتهای كوچكی حاوی سرفصل و كلمات كلیدی سخنرانی تهیه و آماده كنید تا روند سخنرانی و ارائه مطالب روال معقول و خوشایندی داشته باشد.
گاهی اوقات از حضار و شركت كنندگان بخواهید كه كلمات آخر شما را بیان كرده و از این طریق مشاركت بیشتری به آنها در ارائه مباحث بدهید.
هرگونه حركات حاضران را زیرنظر داشته باشید ممكن است هر حركت آنان پیامی به دنبال داشته باشد. مثلا اگر آنها زیاد به ساعت خود نگاه می كنند یا بر روی صندلی مدام جابجا می شوند و یا كارهایی مشابه انجام می دهند احتمالا بدین معنی است كه:
الف) خسته شده اند؛
ب) وضعیت تنفس و هوای مكان برگزاری مناسب نیست؛
ج) شما بیش از وقت تعیین شده صحبت كرده اید؛
د) مطالب دیگر جاذبه و پذیرش لازم را ندارند.
در بین سخنرانی پرانرژی و پویا باشید. درحقیقت روح شادابی و نشاط را به حاضرین انتقال بدهید و آنها را متمایل كنید به اینكه تا پایان همراه شما باشند.
می توانید گاهگاهی تن صدای خود را بالا، پایین كنید و توجه افراد را بدین ترتیب همواره با خود داشته باشید.
میكروفن همانقدر كه می تواند در كیفیت كار شما اثر خوب داشته باشد همانقدر هم می تواند آزاردهنده و اذیت‌كننده باشد. مراقب میكروفن باشید.
نوع به كارگیری و هنر استفاده از دستها و قدرت آنها در فهم و انتقال مطالب خیلی مهم است. نوع پوشش و لباس شما هم بی تاثیر در ارائه سخنرانی نیست. لباسهای رنگ و رو رفته، چروك و ناصاف، كفشهای نامناسب، آرایش مو و صورت هركدام عواملی هستند كه می توانند كار شما را تحت الشعاع قرار دهند.
گاهی می توان از اسلاید، اورهد، پاورپوینت (POWER POINT) ، شعر، داستانهای كوتاه و وسایل سمعی و بصری برای انتقال بهتر مطالب استفاده كرد؛ به علاوه آنكه نمودارها، اعدادو ارقام (آمار) و تخته سیاه (وایت برد) هم یاری رسان شما هستند تا مطالبتان مستندتر باشند.
جو و شرایط حاكم بر جلسه سخنرانی را به خوبی ارزیابی كنید. اگر احساس كردید كه شنوندگان ظرفیت حرفهای شوخی و مزاح را ندارند از آنها پرهیز كنید.
همیشه ممكن است عده ای نخاله و یا غیرنرمال در مجلس سخنرانی وجود داشته باشند باید بتوانید آنها را اداره كنید تا اوضاع را به هم نریزند.
برای دریافت بازخورد حاصل از سخنرانی خود، در پایان، آدرس پست الكترونیك آدرس اینترنتی و یا تلفن خود را بیان كنید تا نقاط قوت و ضعف شما را منعكس كنند. در ابتدای سخنرانی یك بیوگرافی مختصر و مفید از خود برای حاضران ارائه دهید این كار باعث می شود شما را بیشتر باور كنند.
در پایان نیز، یك چكیده در چند خط از موضوع و محتوای سخنرانی ارائه دهید.
از علم روانشناسی، جامعه شناسی، مردم شناسی سعی كنید برای ارائه سخنرانی بهتر بهره بگیرید.
بزرگ كردن خود را در كوچك پنداشتن و تحقیر دیگران نبینید. افكار عمومی قاضی و داور خوبی درمورد سخنان و مطالب شما هستند.
هرچقدر شتاب و تعجیل در بیان كلمات و جملات بیشتر باشد امكان تپق زدن و اشتباه هم بیشتر می شود، پس شمرده و با اعتماد به نفس صحبت كنید.
چهره بشاش، احترام و رعایت ادب و كرامت انسانی، استفاده از تكیه كلام‌های دلنشین و درك روحیات، عواطف و تمایلات شنوندگان نكات با اهمیتی هستند كه نبایستی از آنها غفلت كرد.

منابع و ماخذ
۱ – آرمیچل، ترنس – مردم در سازمانها – ترجمه دكتر حسین شكركن – انتشارات رشد – چاپ دوم پاییز ۱۳۷۷
۲ – باترا، ویجی و پرامد – اندیشه های خوب برای همه – ترجمه هیبت ا... اسدی – انتشارات آستان قدس رضوی – چاپ اول ۱۳۸۱
۳ – دكر، برت – مدیریت فرایند ارتباطات موثر – ترجمه دكتر بهزاد رمضانی – انتشارات نشر دایره – چاپ اول تابستان ۱۳۷۹
منبع:ماهنامه تدبیر ، شماره ۱۶۸
مترجم: حسن خسروی

منبع : خبرگزاری فارس