قوانین طلایی مدیریت‌پروژه

● قانون اول: باید به اجماعی روی اهداف و نتایج پروژه برسی!
اگر ندانید كه قراراست چه‌چیز را به‌ اتمام برسانید، اگر ندانید چه‌ چیزی باید تحویل ‌شود، بعید است كه خروجی ارزشمندی ارائه ‌دهید. پروژه‌ای كه نتایج آن شفاف نیست، محكوم به شكست است. اولین قدم در راه موفقیت پروژه، تعریف و تعیین دقیق اهداف پروژه‌ است؛ اهدافی كه همه‌ی افراد مهم‌ درگیر در پروژه روی آن اتفاق ‌نظر داشته‌ باشند. این تنها كافی ‌نیست كه شما بدانید چه‌ كاری می‌خواهید انجام ‌دهید، افراد كلیدی، حامیان پروژه و اعضای پروژه نیز باید به آنچه می‌خواهند انجام‌ دهند، معتقد باشند و آن ‌را پذیرفته ‌باشند.
● قانون دوم: باید بهترین تیم‌پروژه‌ای را كه می‌توانی، بسازی!
گروهی از افراد ماهر، شایسته و خوب سازماندهی‌ شده، لازمه‌ی موفقیت پروژه است. تشكیل تیم ‌خوب پروژه با انتخاب افرادی توسط مدیرپروژه آغاز می‌شود. در انتخاب افراد، به ‌خصوص در مورد پروژه‌های بدیع، باید به هوش و قدرت و سرعت یادگیری آنان بیش‌ از تجربه بها داد. افراد باید توان كاركردن در تیم را داشته ‌باشند و به جایگاهی مناسب در تیم دست‌ یابند. آنان باید حین‌كار، تنها متوجه كار باشند، نه درگیری‌های شخصی. گاهی لازم‌ است افراد برای انجام درست كارشان آموزش ‌ببینند. افراد باید بتوانند در طول مدت‌ زمان اجرای ‌پروژه، ‌با علاقه كار را دنبال‌ كنند، از این ‌روست كه مدیرپروژه باید راهكارهای لازم برای افزایش انگیزه‌ی اعضای تیم پروژه‌اش را بداند.
● قانون سوم: برنامه‌ای فراگیر و مناسب رشد و ترقی تهیه و آن ‌را به ‌روز نگاه‌دار!
یك برنامه‌ی كامل، مركز موفقیت پروژه است. این سند، محل ارتباط و فرماندهی كل نیروها، منابع و زمان‌های پروژه است. بدون برنامه نمی‌توان یك تیم را برای دستیابی به اهداف راهبری‌ كرد. بی‌شك ساخت یك برنامه به ‌تنهایی كافی نیست، چرا كه مدیر نمی‌تواند آینده را پیش‌بینی‌ كند، از این‌روست كه برنامه‌ی پروژه، ممكن است بارها و بارها تغییر یابد. دلایل این تغییرات، كشف حقایق جدید نسبت به واقعیات پروژه، به ‌مرور زمان و تغییر ذهن و نیازهای افراد مهم ‌درگیر است. گاهی نیز، تغییر محدوده‌ی پروژه یا تغییرطرح نیز سبب نیاز به این اصلاحات می‌شوند.
● قانون چهارم: میزان منابع موردنیاز، انسان و تجهیرات، را محاسبه‌كن!
بدون نفرات، تجهیزات، ابزار و سرمایه‌ی كافی، هیچ‌ راهی برای انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد. مدیر باید توانایی تامین منابع ‌انسانی مورد نیاز پروژه‌ی خود را داشته ‌باشد، درغیراینصورت باید اثرات ناشی از كمبود منابع را بررسی‌ كرده، آنها را به‌ اطلاع افراد كلیدی پروژه برساند. تامین منابع ‌كافی برای یك پروژه، یكی از سخت‌ترین وظایف مدیران ‌پروژه‌ها در ایران است.
● قانون پنجم: زمانبندی واقع‌بینانه‌ای تهیه‌كن!
بدون زمانبندی مناسب، قبل ‌از آنكه كاری انجام‌ شده ‌باشد، به موعد تحویل می‌رسید! مدیر می‌تواند با صرف هزینه‌ی بیشتر منابع، انسان و ابزار، بیشتری تامین‌ كند؛ اما زمان را نمی‌تواند به ‌هیچ ‌شكلی تهیه ‌كند! تقریبا“ اغلب مدیران ناموفق پروژه اعتبار خود را به ‌دلیل رعایت ‌نكردن زمان و تحویل ندادن به ‌موقع نتایج از دست ‌داده‌اند.
● قانون ششم: سعی‌نكن بیش از آنچه قرار است انجام ‌شود، انجام ‌دهی!
البته این به‌معنای آن نیست كه مدیر كمتر از آنچه انتظار می‌رود، تحویل ‌دهد؛ بلكه باید دقیقاً چهارچوب‌های محدوده‌ی پروژه را در زمان، كیفیت و هزینه‌ رعایت‌كند. مدیر در ابتدا به تعریف ‌دقیق محدوده‌ی پروژه پرداخته، آن ‌را به تایید افراد كلیدی می‌رساند. مثلاً ساخت یك‌ پاركینگ پنج‌ طبقه در میدان ‌انقلاب تا ابتدای سال ۸۳، یك ‌پروژه است. اما این پاركینگ می‌تواند از قطعات پیش‌ساخته‌ی فلزی تهیه‌ شود یا آنكه با ستون‌های محكم بتون ‌آرمه. می‌تواند از یك تا ده‌ها خروجی داشته‌باشد! و... .
پیش‌ از آغاز هرپروژه‌ای، اهداف و نتایج پایانی باید به تایید همگان برسد. كلیه‌ی افراد درگیر در پروژه باید نسبت آنچه انجام ‌می‌دهند اطلاعات كافی داشته ‌باشند تا بتوانند به ‌درستی وظایف‌شان را به ‌انجام برسانند. طراحی شیوه و روشی برای گردش مناسب اطلاعات در پروژه بین كلیه‌ی افراد درگیر، یكی‌از وظایف مهم مدیر پروژه است.
● قانون هفتم: نقش افراد را به‌خاطر بسپار!
برخی مدیران‌ پروژه، در طول اجرای پروژه فراموش‌ می‌كنند كه اساساً پروژه برای مردم انجام ‌می‌شود و نتایج آن قرار است در خدمت مردم باشد. موفقیت پروژه بستگی به نظر مردم دارد؛ برای آنكه مدیر پروژه‌ی موفقی باشید باید خود را مطابق نظر مردم و با اولویت‌های آنها هماهنگ سازید. فراموش‌ نكنید كه: مردم پروژه را مدیریت ‌می‌كنند، آنها قسمت‌ اعظم كار را انجام می‌دهند و مردم هستند كه از نتایج پایانی خوشحال یا ناراحت می‌شوند.‌
اغلب پروژه‌ها برای مردم، چه ‌آنها كه مستقیماً در تیم ‌ساخت پروژه درگیرند چه سایرین، فشارهای عصبی ایجاد می‌كند، چرا كه گروهی از كارهای نو است كه تاثیر نتایج آن بر زندگی‌شان هنوز مشخص ‌نیست. بد نیست بدانید، اگر نتایج پایانی پروژه به‌ ضرر مردم باشد، ‌اغلب با شكست مواجه‌ می‌شود!
● قانون هشتم: حمایت مداوم مدیریت‌ سازمان و افرادكلیدی را به‌دست‌آور!
لازم‌ است مدیر پیش ‌از آغاز كار حمایت افراد مهم ‌درگیر پروژه را به ‌دست‌ آورد. مهارت كلامی و قدرت‌ چانه‌زنی بالا، اینجاست كه خودنمایی می‌كند. این‌ قانون شبیه قانون اول،‌ اما فراتر از آن است؛ مدیر در اینجا نه‌ تنها نظر مثبت ایشان را جلب ‌می‌كند، كه آنها را راضی‌می‌كند گاهی از نفوذ یا قدرت خود برای پیشبرد كارهای پروژه استفاده ‌كنند.
● قانون نهم: منتظر و مترصد تغییرات باش!
این قانون دركنار قانون سوم معنا دارد. پروژه همواره در معرض تغییرات گوناگون است؛‌ تغییرات محیطی، تغییر نیازها،‌ تغییر روش و انبوه تغییرات دیگری كه ممكن‌ است برای پروژه رخ ‌دهد. مدیر نباید منتظر تغییرات بماند و پس‌ از رخ ‌دادن نسبت به ‌آنها واكنش عكس‌العملی نشان ‌دهد، بهتر است مدیران بیاموزند كه نسبت به تغییرات پیش‌دستی‌ كنند؛ مدیران‌ موفق خود عامل ایجاد تغییرند.
تغییر یك اصل در دنیای پر شتاب امروز است. مقابله با تغییرات و اقدامات مناسب در قبال آنها هنر مدیر و برنامه‌ریزان پروژه را مشخص ‌می‌كند. چگونگی عمل آنها در قبال تغییرات و انعطاف‌پذیری برنامه، پروژه را به ‌سوی موفقیت یا شكست راهبری ‌می‌كند. به ‌یادداشته ‌باشید كه جهت‌دهی تغییر، مطابق امكانات تیم ‌پروژه،‌ می تواند نجات‌دهنده‌ی مدیر و پروژه‌اش باشد؛ اگر منتظر تغییر بمانید و بعد عكس‌العمل نشان‌ دهید،‌ زمان زیادی را از دست‌ خواهید داد. چشمان خود را برای مشاهده‌ی تغییرات بیش ‌از پیش باز بگذارید!
● قانون دهم: افراد را ازآنچه تاكنون انجام‌داده‌ای مطلع‌كن!
مدیر باید كلیه‌ی افراد مهم ‌درگیر در پروژه را از پیشرفت، مشكلات و تغییرات پروژه آگاه ‌سازد. او باید از این قانون ساده پیروی ‌كند: آگاه ‌سازی افراد از همه‌ چیز! مهم‌ترین قانون در دنیای كار،‌ راستگویی و صداقت است. بهتر است در مواجه با مشكلات حقیقت را با افراد كلیدی در میان گذارید و از آنان در حل ‌مشكلات راهنمایی و حمایت بخواهید.
● قانون یازدهم: مبدع كارهای نو و روش‌های نو باش!
پروژه یعنی كار نو! از آنجا كه تقریباً تمام پروژه‌ها در نتایج، تیم‌پروژه، اهداف، انتظارات و زمان متفاوتند، باید مترصد استفاده از روش‌های نو، ابزار نو،‌ نرم‌افزارهای جدید و افراد و متخصصین‌ جدید بود. روش‌هایی كه در گذشته موجب رشد و پیشرفت شده‌اند ممكن‌ است نتوانند راهگشای مشكلات حال شما باشند.
● قانون دوازدهم: رهبر پروژه باش.
راهبری پروژه، كار سختی است. رهبری افراد در میان مسیری نو و نا آشنا به ‌سوی اهداف نو،‌ بسیار مشكل است. رهبری هنری است كه به ‌شكل ذاتی در برخی وجود دارد، تنها مطالعه‌ی كتب مدیریت كافی نیست؛ مدیریت تنها خواندن گزارش‌های نظارتی، تایید یا رد پیشنهادات یا صدور فرمان‌های لازم در قبال تغییرات، نیست؛ مدیریت، فراتر از اینها، در همراه بودن با تیم‌ پروژه و ایجاد انگیزه در آنها نهفته است. مدیر باید بتواند افراد مختلف با سلیقه و افكار مختلف را،‌ برای دستیابی به یك هدف واحد گردهم آورد و تا پایان پروژه در كنار یكدیگر نگاه ‌دارد. شاید تشكیل تیم آسان باشد،‌ اما مهم نگاهداری تیم تا پایان پروژه است.
درنگاه ‌اول عمل به این قوانین مشكل به ‌نظر می‌رسد، اما موفقیت یا شكست پروژه در عمل به این موارد نهفته است. اساس دانش مدیریت ‌پروژه بر مبنای همین دوازده‌ قانون ‌طلایی، پی‌ریزی ‌شده ‌است. توجه به این قوانین نشان‌ می‌دهد كه مدیریت‌پروژه، همان مدیریت است كه این‌بار برمبنای پروژه ظهور كرده ‌است. در نهایت كلیه‌ی تكنیك‌های مدیریت از یك‌سری اصول پیروی ‌می‌كنند و با شناخت آنها و اضافه كردن ویژگی‌های خاص پروژه‌هاست كه می‌توان پروژه را به ‌خوبی مدیریت‌ كرد.

منبع : وبلاگ تجربیات من در پروژه