پرداختن به موانع فراروی روابط عمومی ها زمینه ساز حضور فعال آنها در جامعه اطلاعاتی است

روابط عمومی نهادی است كه به جوامع نوین تعلق دارد و در روند پیدایش و رشد سازمان‌های نوین برای تسهیل ارتباط میان سازمانها با محیط درونی و بیرونی، مخاطبان، گروه‌های تأثیرگذار و تأثیرپذیر از سازمان‌، افكار عمومی، رسانه‌ها و سازمانهای دیگر ایجاد شده است. روابط عمومی با ایفای كاركردهای "اطلاع‌رسانی و اطلاع‌یابی، "ایجاد و حفظ ارتباطات دوسویه و تفاهم متقابل بین سازمان و مخاطبان و جلب اعتماد و مشاركت مخاطبان به سازمان"، "كمك به مدیریت برای همگام شدن با تغییرات محیطی" ، "همبسته كردن نگرش‌های مخاطبان با سازمان و متقابلاً همبسته‌ كردن اقدامات و نگرش‌های‌سازمان با مخاطبان" ، به پویایی و رشد و توسعه سازمان در محیط و در راه رسیدن به اهداف و استراتژی‌های آن كمك می‌كند.
از حیات این نهاد موثر در ارتباط سازمان با محیط در ایران، بیش از نیم قرن (از دههٔ ۱۳۳۰ تاكنون) می‌گذرد و به گفته كارشناسان در طول تاریخ ورود و استقرار آن در سازمان‌های ایران با مشكلات ساختاری و فرهنگی زیادی در اجرای وظایف و كاركردهای واقعی خود روبرو بوده است.
این در حالی است كه هم اكنون و با شروع هزاره سوم، سازمانها و جامعه ایران در آستانهٔ ورود به جامعه اطلاعاتی هستند. جامعه‌ای كه در آن بر اثر تغییرات و نوآوری‌های تكنولوژیكی، ارتباطات و اطلاع‌رسانی و ارائهٔ خدمات سرعت بالایی پیدا كرده است كه این نوآوری‌ها باعث ایجاد چالش‌ها و فرصت‌هایی برای سازمان‌ها و بویژه روابط عمومی‌ها در خصوص چگونگی ارتباط با محیط و ایفای نقش‌های موثر در درون و برون‌سازمان و ضرورت‌ هماهنگ ساختن سازمان با تغییرات محیطی شده است.در جامعه اطلاعاتی روابط عمومی‌ها در ایران به عنوان تولید‌كننده و ارائه‌كننده خدمات و اطلاعات به مخاطبان و مشتریان خود، مسئولیت سنگینی در "شفاف‌سازی ارتباطی و اطلاعاتی" ، "به رسمیت شناختن حق دسترسی مخاطبان به اطلاعات"،‌"احساس مسئولیت و پاسخگویی در برابر مخاطبان" و "ایجاد ارتباطات دوسویه و متعامل یا مخاطبان و ضرورت به كارگیری فنآوری‌های نوین ارتباطات و اطلاعات و روابط عمومی الكترونیك"برعهده دارند. روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی باید در سازمان حضوری قدرتمند و مؤثر داشته باشد تا بتواند مدیریت سازمان را در تصمیم‌گیری‌ها و استراتژی‌های سازمان در قبال محیط و مخاطبان یاری رساند و مدیریت سازمان را از اهمیت ارتباط دوسویه با محیط، ارزیابی سازمان از نظر مخاطبان و ضرورت مخاطب محوری در سازمان و تطبیق برنامه‌ها و سیاست‌های سازمان با گرایش‌ها و خواسته‌ها و نیازهای مخاطبان،‌ آگاه كند.
زمینه حضور فعال روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی در درون و برون سازمانی شناسایی و رفع موانعی است كه در وضعیت موجود و در حال گذار به جامعه اطلاعاتی، روابط عمومی سازمانهای دولتی در ایفای نقش‌ها و كاركردهای درون و برون‌سازمانی خود با آن روبروست .پرداختن به موضوع روابط عمومی در گذار به جامعه اطلاعاتی و بررسی موانع موجود و فراروی آن به چند دلیل اهمیت دارد :
▪ اولاً‌- به زعم كارشناسان روابط عمومی در ایران پدیده‌ای غربی و وارداتی از غرب بوده و با وجودگذشت بیش از ۵۰ سال از عمر آن در سازمانهای دولتی، هنوز كاركردهایش با فلسفهٔ واقعی آن در سازمان فاصله دارد و نتوانسته جایگاه مناسب خود در سازمان دست یابد و نقش‌های مؤثر خود را در عرصه درون و برون‌سازمانی ایفا كند.
این در حالی است كه روابط عمومی‌ها در سازمان‌های دولتی باید به عنوان بخشی از بدنه دولت به عنوان پل ارتباطی بین دولت و مردم عمل كند و با برقراری ارتباطات دوسویه و متعامل با محیط و مخاطبان و رسانه‌ها و اطلاع‌رسانی شفاف و پاسخگویی به مطالبات آنها، زمینهٔ مشاركت و اعتماد مردم را به سازمان و برنامه‌های آن جلب كنند و متقابلاً دیدگا‌ه‌های مخاطبان را به سازمان منتقل كنند و ضمن برخوردار بودن از جایگاه مناسب درسازمان و ایفای نقش‌های مؤثر در عرصهٔ سیاستگذاری و تصمیم‌گیری سازمان به عنوان یك مدیریت موثر و قدرتمند در سازمان بپردازد بنابراین باید از راه مطالعه و پژوهش چالش‌ها، ‌مشكلات و موانع موجود روابط عمومی را دراجرای وظایف رسانه‌ای و مدیریتی‌اش در درون و برون سازمان شناسایی و مورد بررسی قرار داد تا در حال گذار به جامعه اطلاعاتی بتوانیم با آگاهی از محدودیت‌ها و مشكلات سازمانها در ارتباط با محیط، در راه كاهش و رف آنها گام برداریم.
▪ دوماً - روابط عمومی یكی از نهادهای تخصصی در جامعه اطلاعاتی محسوب می‌شود كه با گردآوری درست و سیستماتیك اطلاعات و پردازش و تولید و ارائهٔ اطلاعات به عنوان یكی از ضرورت‌های جامعه اطلاعاتی، نقش موثر و غیرقابل انكاری در این عرصه بازی می‌كند. مهمترین مشخصه جامعه اطلاعاتی، حضور اطلاعات و اطلاع‌رسانی در جامعه با كمك فناوری‌های نوین ارتباطات و اطلاعات است. در چنین جامعه‌ای تولید وارائهٔ مناسب اطلاعات به مخاطبان، ‌استفاده از رسانه‌های نوین ارتباطی و دوسویه و روابط عمومی الكترونیك، به رسمیت شناختن حق دسترسی همگانی به اطلاعات بر مبنای اهداف متعالی جامعه اطلاعاتی، به یكی از مهمترین فرصت‌های روابط عمومی تبدیل شده است. بهره‌گیری از این فرصت‌ها، روابط عمومی را در راه كمك به رشد و توسعه و پویایی و هماهنگی سازمان با تغییرات محیطی و رسیدن به اهداف سازمان یاری می‌كنند و باعث مشاركت گسترده مخاطبان در برنامه‌ها و فعالیت‌های سازمان می‌شود. به عبارتی اطلاعات و اطلاع‌رسانی و اطلاع‌یابی به منبع سرمایه اجتماعی سازمان و ایجادكننده و تداوم‌دهنده اعتماد دوسویه بین سازمان و مخاطبان تبدیل شده است. لذا با تحقیق و پژوهش می‌توان به موانع و چالش‌های موجود روابط عمومی در راه ایفای نقش فعال آن در عرصه ارتباطات سازمان و جامعه و مخاطبان دست یافت و راهكارهای عملی بهبود وضع موجود و رفع مشكلات فراروی را ارائه داد.

منصور ساعی

منبع : راه ارتباطات