چرا اعتقاد داریم که وجود خبرنامه برای شما ضروری است؟

● خبرنامه چیست؟
اگر آدرس پست الكترونیكی دارید به احتمال زیاد تاكنون خبرنامه هائی از شركتهائی كه با آنها مبادلات تجاری دارید دریافت كرده اید.
" خبرنامه " " خبرنامه الكترونیكی " " مجله الكترونیكی " یا "نامه های الكترونیكی"، همهٔ این واژه ها یك معنی را دربردارند. با وجود اینكه امروزه طیف وسیعی از خبرنامه های مختلف برای افراد فرستاده می شود، اما تمام خبرنامه ها ویژگیهای زیر را دارا هستند:
- دریافت خبرنامه ها از طریق پست الكترونیكی افراد می باشد.
- شركت فرستنده محتوائی را آماده می كند و آن را در قالب از پیش تعیین شده ای برای گروه بزرگی از افراد و شركتها ارسال می كند.
البته برای كارآئی و تاثیرگذاری خبرنامه ها روشهای متفاوتی وجود دارد و از تكنولوژی های مختلف استفاده می شود اما اصل مطلب همین است كه یك نامه الكترونیكی در آن واحد برای عده زیادی از مخاطبین ارسال می شود.
اگر دقیق تر نگاه كنیم ۳ بخش اصلی در فرآیند ارسال خبرنامه وجود دارد:
۱) محتوا:شامل مطالبی كه در خبرنامه وجود دارد و شیوه نگارش آنها.
۲) قالب بندی و طرح: خبرنامه مانند مجلات و نشریات دیگر هرماه باید ظاهر یكسانی داشته باشد. خصوصیاتی مانند فونت، عكسهای گرافیكی، بخش بندی، تیترها، لینكها و غیره نباید در نسخه های مختلف خیلی تغییر نماید.
۳) مدیریت ارسال: هنگامی كه بخش های محتوا و قالب خبرنامه ایجاد شد، خبرنامه باید برای گروهی از افراد كه در لیست از پیش تعیین شده ای قرار دارند ارسال شود، این افراد مشتركین شما هستند. در این بخش از كار علاوه بر ارسال خبرنامه وظایف دیگری نیز وجود دارد مانند : حذف یا اضافه كردن مشتركین، فرستادن نامه های مقطعی دیگر علاوه بر خبرنامه، ارسال نامه های اتوماتیك در هنگام آغاز اشتراك یا تغییر مشخصات یا آدرس افراد و جمع آوری و گزارش عملكرد خبرنامه وهمچنین پاسخهای مشتركین به مطالب خبرنامه .
مجموعه این ۳ بخش یك خبرنامه را بوجود می آورند.
● چرا باید خبرنامه منتشر کنیم؟
منابع خبری می گویند : هزینه بدست آوردن مشتری جدید ۵ برابر هزینه نگهداشتن مشتریان سابق است. یك سرمایه گذاری ۵ درصدی برای از دست ندادن مشتریان قبلی سود شما را ۲۵ تا ۱۰۰ درصد افزایش خواهد داد. نامه های الكترونیكی كه با كسب اجازه از افراد برای آنها ارسال می شود ۱۰ برابر نامه های الكترونیكی دیگر تاثیرگذار خواهند بود.
بررسی های انجام شده موضوع ساده ای را مشخص می كند :
از نظر اقتصادی كمك گرفتن از مشتریان قبلی برای افزایش درآمد و سود به صرفه تر از سرمایه گذاری روی افراد جدید است.
لیست اشخاصی كه تاكنون از شما خرید كرده اند به منزله گنجینه ای است كه در اختیار شماست و یك خبرنامه با كیفیت بهترین كلید برای استفاده از این گنجینه می باشد،زیرا:
- خبرنامه، افراد را به وب سایت شما هدایت خواهد كرد و باعث افزایش فروش شما خواهد شد.
ارسال منظم خبرنامه، نام شما را در ذهن مشتری، بازدیدكننده، همكاران و .....زنده نگاه داشته و روشی است بی نظیر و كنترل شده جهت معرفی محصولات و خدمات شما.
- خبرنامه باعث ارتباط طولانی مدت با مشتری و ایجاد حس وفاداری او به شما خواهد شد.رقبای شما می توانند محصولات مشابه شما را عرضه كنند، قیمتهای خود را به قیمت شما برسانند و حتی می توانند ظواهر شركت و تبلیغات خود را مانند شما شبیه سازی نمایند اما چیزی كه هرگز به آسانی بدست نخواهند آورد، ارتباطات شما است. هر خبرنامه، قبل از هر چیز ارتباط شما با مشتری را محكم تر می كند.
- خبرنامه یك كانال ارزان قیمت و همیشگی برای ارسال پیامهای شما است.پایگاه داده های شما كه حاوی آدرس های مشتریان و بازدیدكنندگان شما است، امكان دسترسی شما به افراد را در هر لحظه فراهم می كند. هنگامی كه این سیستم راه اندازی شود علاوه بر فرستادن خبرنامه می توانید در مقاطع مختلف هشدارها، تبلیغات و پیامهای خاصی را برای مشتركین خود ارسال كنید.
- خبرنامه امكان یك مكالمه دوطرفه را بین شما و مشتركین برقرار می كند. اشخاصی كه خبرنامه را دریافت می كنند می توانند بلافاصله و به آسانی با شما ارتباط برقرار كنند. ملاحظات خود را مطرح كرده و اطلاعات مورد نیاز خود را درخواست و به این ترتیب تبادل ایده ها در هر دوجهت به آسانی امكان پذیر می شود.
- خبرنامه، تلاشهای دیگر شما در امر تجارت را قوت می بخشد.وجود خبرنامه نه تنها منافاتی با داشتن وب سایت، تبلیغات یا مسائل دیگر تجاری ندارد، بلكه باعث تقویت آنها می شود. خبرنامه با ایجاد پالسهای منظم در واقع مانند قلب تجارت شما عمل می كند و دیگر تلاشها را به یكدیگر متصل می كند.
- خبرنامه نتایجی سریع و قابل محاسبه دارد.تبلیغات، سرمایه گذاری و دیگر تاكتیكهای موجود در دنیای تجارت، همگی به دنبال معیارهائی هستند كه بتوانند توسط آنها تاثیرات خود را محاسبه نمایند. اما تاكتیكهای اینترنتی كاملا" قابل پیگیری هستند.
به طور مثال : بعد از ارسال هر خبرنامه ، شما می توانید به آسانی تعداد اشخاصی كه خبرنامه را بازكرده اند و یا نام اشخاصی كه روی لینك خاصی كلیك كرده اند را داشته باشید. در واقع معیارهای اینترنتی در هر لحظه قابل محاسبه هستند.
اگر هم اكنون ماهنامه ای دارید كه برای افراد خاصی آن را ارسال می كنید، اولین و مهمترین منفعتی كه در تبدیل آن به نسخهٔ الكترونیكی وجود دارد، صرفه جوئی در زمان و هزینه چاپ و ارسال آن خواهد بود. به علت هزینه بسیار كم خبرنامه، می توانید بدون نگرانی آن را برای افراد گوناگون و مختلف در بسیاری از نقاط جهان ارسال كنید.
● مطالبی در مورد SPAM و رعایت حریم خصوصی
امروزه بحث مزاحمان (SPAM) یكی از داغترین مسائل تجارت الكترونیكی است.
سرویس دهندگان اینترنت برای جلوگیری از ورود مزاحمان به سیستمهای مشتریان خود ممكن است سهوا" نامه های دیگری را نیز نپذیرند. برای خبرنامه ها نیز این ریسك وجود دارد كه هرگز به مقصد نرسند.
در نگاهی كلی تر، در بدترین حالت حتی اگر بسیاری از سرویس دهندگان خبرنامه شما را مزاحم بدانند، یك خبرنامه خوب حداقل به دست ۴۰% از مشتركین خواهد رسید. اما مطمئنا" این درصد خیلی بیشتر از درصد مشتریانی است كه توسط تبلیغات روزنامه ای، تماسهای تلفنی و دیگر نامه های الكترونیكی بدست خواهید آورد.
درحقیقت در طول تاریخ این اولین بار است كه صاحبان تجارت های كوچك با صرف كمترین هزینه توانسته اند با طیف بزرگی از مشتریان ارتباط دائمی برقرار كنند.
اگرچه بحث مزاحمان اینترنتی، درصد تاثیرگذاری خبرنامه ها را تا حدودی كم كرده است اما این وسیله بسیار قدرتمند همچنان رتبه نخست را در بین دیگر روشهای بازاریابی حفظ كرده است.
● به چه مقدار زمان و سرمایه گذاری احتیاج است؟
تصور می كنیم كه تا اینجا به ارزش خبرنامه و مفید بودن آن برای تجارت خود پی برده اید. سوال منطقی دیگر این است كه برای ایجاد یك خبرنامه به چه میزان زمان و سرمایه احتیاج است؟
جواب به این سوال به سه نكته زیر وابسته است:
۱) محتوا:
اگر محتوای خبرنامه را خودتان تهیه کنید زمان زیادی صرف خواهد شد، اما هزینه تولید خبرنامه را پائین خواهد آورد.
در مقابل ممكن است كه آنرا از منابع مختلف انتخاب و جمع آوری كنید و یا تهیه آنرا به عهده شخص دیگری بگذارید. در اینصورت در شرایط عكس قرار میگیرید.
۲) طراحی:
برای تاثیرگذاری بیشتر، خبرنامه شما باید طراحی منحصر بفردی داشته باشد كه به زیبائی نام و موقعیت شما را نشان دهد. با سرمایه گذاری روی طراحی حرفه ای، می توانید خبرنامه ای در نوع خود بی نظیر داشته باشید.
۳) ارسال منظم و مداوم خبرنامه:
در این بخش نیز می توانید مسئولیت تمام كارها را خود به عهده بگیرید و هزینه كمتری پرداخت كنید و یا این كار را به دست شركتهای تخصصی بسپارید و از اضطراب خود و اشكالات احتمالی كار جلوگیری كنید.
اگر تمام كارها را خود انجام دهید، برای هر خبرنامه حداقل سه تا چهار روز كامل وقت لازم است، دو تا سه روز برای تهیه مطالب و یك روز برای قراردادن آن در قالب خبرنامه و ارسال آن برای مشترکین خود. همچنین برای اولین شماره خبرنامه دو یا سه روز زمان اضافه برای طراحی قالب خبرنامه نیاز دارید.
● نتیجه گیری :
خبرنامه ها، طی چند سال اخیر موقعیت مناسبی را در اختیار همه ما قرار داده اند كه با مشتركین خود به آسانی ارتباط برقرار كنیم.
اگر خودتان تهیه خبرنامه را به عهده بگیرید یا تمام كار را به شركت دیگری واگذار كنید،تفاوتی نمی کند، در هر دو حال این ابزار ارزش آنرا دارد كه به مجموعه شما افزوه شود. فرصت را از دست ندهید.

نویسنده: constantcontact

منبع : مدیریت