ده نکته در مورد ای‌میل‌های بهتر

ای‌میلی كه برای دیگران می‌فرستید، چه چیزی در مورد شما می‌گوید؟
ای‌میلی كه برای دیگران می‌فرستید، مطالب زیادی در مورد شما در بر دارد. هر ای‌میلی كه از جانب شما ارسال می‌شود، آیینه‌ی تمام نمایی از وضعیت كاری، روحیات، خلق و خو و حتا شخصیت‌تان است. درواقع افراد خبره با تجزیه و تحلیل چند سطر از ای‌میل شما می‌توانند تشخیص دهند كه از چه مرتبه‌ی اجتماعی و چه وضعیت شغلی برخوردار هستید.
ای‌میل‌های اطو كرده كه خیلی رسمی به نظر می‌رسند، مرتبه‌ی بالاتر فرستنده‌ی خود را نشان می‌دهند.
در حالی كه كشیدن شكلك‌های مختلف و زرق و برق‌های ای‌میلی كه گاهی همراه با لطیفه‌های لوس و خنك نیز همراه است، از موقعیت اجتماعی نه چندان سنگین طرف مقابل حكایت دارند.
ای‌میل یك كانال ارتباطی بسیار ارزشمند در جهان امروز است، امّا اگر به كرات از آن استفاده كنند و یا بدون توجه و دقت كافی آن را به كار ببرند، نتیجه‌ی عكس خواهد داد و بر شخص یا اشخاص گیرنده، تأثیر منفی خواهد گذاشت. به همین خاطر در ادامه‌ی متن ۱۰ نكته ارائه می‌گردد تا برای استفاده‌ی بهتر از ای‌میل و مدیریت صحیح و درست آن به كار روند...
۱) از ای‌میل به عنوان یك كانال ارتباطی استفاده كنید، امّا نه فقط تنها كانال ارتباطی خود.
ای‌میل فرستادن خیلی سریع و ساده است. می‌توانید در مورد همه چیز به بحث بپردازید. شما می‌توانید با كلیك یك ماوس پیغام‌های تاثیرگذار خود را به سراسر جهان ارسال كنید. امّا اگر فكر می‌كنید می‌توانید با ارسال مداوم ای‌میل‌های دسته جمعی، گروه‌های زیادی از مردم را تحت تأثیر خود قرار دهید، به خطا رفته‌اید.
از ای‌میل با عقل و درایت استفاده كنید، امّا فكر نكنید می‌توانید مثلاً شركت یا موسسه‌ی خود را با آن اداره نمایید. شما نمی‌توانید خلاء حضور فیزیكی خود را با ای‌میل پر كنید، و یا به هر كس كه لازم است با او ارتباط بگیرید، با ای‌میل ارتباط برقرار كنید.
۲) ای‌میل‌های مختصر و مفید خیلی مؤثر‌تر از ای‌میل‌های هفتاد منی هستند.
همیشه یادتان باشد كه ای‌میل‌هایی كه طولانی‌تر از یك صفحه‌ی كامل باشند، سروقت خوانده نمی‌شوند، و ممكن است به پایان وقت اداری و یا صبح فردا موكول شوند. هم‌چنین توجه داشته باشید كه چه وقت باید ماوس را كنار بگذارید و برای حرف زدن با طرف مقابل، از دفترتان بیرون بروید، و یا گوشی تلفن را بردارید. گاهی اوقات پیش می‌آید كه ای‌میل‌های مكرر، جز اتلاف وقت هیچ خاصیت دیگری ندارند.
۳) تا جایی كه مقدور است، پیغام‌های خود را واضح و شفاف بیان كنید.
بگویید كه دقیقاًٌ چه منظوری دارید، و چه چیزی می‌خواهید. این شفافیت را از همان سطر «موضوع» شروع كنید. موضوع ای‌میل خود را رك و پوست‌كنده بیان نمایید. در مورد كسانی كه واقعاً باید در سطرهای To: (گیرنده) و CC: (رونوشت به...) به عنوان مخاطبین اصلی شما باشند، اطمینان حاصل كنید. در مورد اقدامات و اولویت‌های مورد نظر بی‌پرده حرف بزنید. برای آن‌كه مطمئن شوید كه پیغام‌تان به دست گیرنده رسیده است، یك شستی «واصل گردید» یا ساز و كار مناسب دیگری كه به نظرتان می‌رسد، در پایین ای‌میل خود منظور نمایید.
۴) دیگران را تشویق كنید تا سؤالات خود را از شما بپرسند.
این كار مثل آن است كه در خانه‌ی خود را در برابر میهمان باز بگذارید.
۵) خشم و غضب خود را مهار كنید.
«ای‌میل‌های آتشین»، یا ای‌میلی‌هایی كه پر از گوشه و ‌‌كنایه و زهر آلود هستند، اغلب نتیجه‌ی عكس می‌دهند. از طرف دیگر ای‌میل‌های خشك و رسمی از آن‌جا كه احساسات درونی نویسنده را به همراه ندارند، بیش از آن‌كه فكر كنید، سخت و ظالمانه هستند. در واقع این شما هستید كه حال و هوای نامه‌ی خود را در دست دارید، و احساساتی را كه می‌خواهید به طرف مقابل‌تان انتقال می‌دهید. بنابراین خیلی بهتر است كه شخصاً آن‌ها را نشان دهید و یا از طریق تلفن ابراز كنید.
۶) طنز هم به كار ببرید، امّا شكلك‌ها و زرق‌و برق‌های غیر ضروری را به حداقل برسانید.
صورتك‌های خندان می‌توانند روحیه‌ی بذله‌گویی شما را منعكس نمایند. امّا ای‌میل‌هایی كه سراسر طنز و شوخی باشند، موقعیت شما را در نوشتن نامه‌های جدی تضعیف خواهند كرد. نظرتان در مورد لطیفه‌های ای‌میلی چیست؟ خیلی‌ها میانه‌ی خوبی با این قبیل ای‌میل‌ها ندارند. هر چند معمولاً ضرر آن‌ها از نفع‌شان بیش‌تر است، امّا هر كسی باید گاهی لبخند هم بزند. باز هم تكرار می‌كنیم كه ای‌میل‌هایی كه طنز و شوخی را از حد بگذرانند، تلاش‌های شما را در نوشتن ای‌میل‌های جدی به شكست می‌كشانند.
۷) قبل از ارسال هر ای‌میل، پنج دقیقه صبر كنید.
بهتر است قبل از كلیك كردن روی شستی «ارسال» كمی به خودتان فرصت دهید. پنج دقیقه انتظار، كسی را نمی‌كشد. برای مثال می‌توانید در آوت لوك، و از طریق Rules Wizard ارسال هر ای‌میل را بعد از كلیك‌كردن شستی «ارسال» برای یك مدت مشخص به تأخیر بیندازید.
اگر در هنگام نوشتن ای‌میل عصبانی هستید، باید به خودتان یك تنفس بدهید. بلند شوید و كمی قدم بزنید تا آتش‌تان سرد شود و آن وقت شروع به نوشتن كنید.
۸) هر روز یك ساعت معین را برای جواب دادن به ای‌میل‌های خود تعیین كنید.
اگر در طول روز فرصت كافی ندارید، مقداری از وقت ناهار یا استراحت خود را برای جواب‌دادن به ای‌میل‌های خود كنار بگذارید. چه وقت پاسخ دادن به ای‌میلِ یك نفر خیلی دیر می‌شود؟ هیچ وقت. فقط باید توضیح قانع‌كننده‌ای به او بدهید.
۹) اگر نمی‌توانید ای‌میل‌های مؤثر بنویسید، كمی تمرین كنید،…
… یا حداقل از یك نفر كمك بگیرید. ای‌میل باید در ارتباط شما با دیگران –همكار، دوست، آشنا، تا اندازه‌ای نقش داشته باشد- هیچ دلیل معقولی برای اجتناب از این كار وجود ندارد. امّا این را بدانید كه هر كس كه شما را ندیده است و یا زیاد نمی‌بیند، ممكن است قضاوت خود را فقط براساس ای‌میل‌های شما قرار دهد.
۱۰) از غلط‌های املایی بپرهیزید.
از نوشتن ای‌میل‌های غلط غلوط و جمله‌های بی سر و ته پرهیز كنید. این چیزها از شما منظره‌ی بدی ترسیم می‌كنند. از جملات كلیشه‌ای و عصا قورت داده نیز اجتناب نمایید.

منبع : ماهنامه کامپیوتر