روش تدوین پیام‌های ارتباطی به‌گونه‌ای که کارکنان عملا از آن‌ها استفاده کنند

ارتباطات داخلی برای سازمان‌ها حیاتی هستند، زیرا برای انرژی بخشیدن به کارکنان و کمک به آن‌ها در پذیرش آرمان نام تجاری به‌کار می‌روند. اما این وسایل معمولا آن‌چنان بی‌مزه و عاری از احساس و یک‌نواخت تهیه می‌شوند که اثر معکوس می‌گذارند، در بهترین شرایط در گوشه‌ای خاک می‌خورند و در بدترین شرایط، مورد تمسخر عمومی قرار می‌گیرند. ذیلا روش‌هایی برای کسب اطمینان از این‌که این وسایل خوراکی برای بدبینی افراد نشود، آورده شده‌اند:
●نصیحت و موعظه نکنید
یکی از دلایلی که کارکنان یک شرکت، وسایل ارتباطات داخلی آن‌را به تمسخر می‌گیرند، این است که این وسایل معمولا با دیدی تعالی‌گرا تهیه می‌شوند و لذا لمسی از واقعیات کسب‌وکار روزمره ندارند، یا بدتر از آن، خدایی می‌کنند. بازاریاب‌ها باید درمورد کارکنان تحقیق کرده و متوجه دل‌مشغولی‌های آن‌ها و نحوه‌ی ابراز آن‌ها شده و آن‌گاه به تدوین و طراحی وسایل ارتباطی پرداخته و در آن‌ها از زبان و گوش خود کارکنان استفاده کنند. وقتی شرکت بریتیش پترولیوم نسبت به احیای نام تجاری خود اقدام کرد، یک فیلم ویدیویی تهیه کرد که در آن سنت‌شکنی شده و تعدادی از کارکنان معمولی شرکت، به‌جای مدیران، به‌تشریح آرمان‌های نام تجاری پرداختند. در این فیلم، کارکنان درعوض خواندن از روی متن از قبل تهیه شده، به‌صورت آزاد و با زبان گویشی خاص خود به بیان امیدها و آرزوهای خود درمورد شرکت پرداختند.
●روی باورها تاکید کنید، نه نیت‌ها
باورها مستقیما در جوهره و اساس یک نام تجاری ریشه دارند و چیزهای زیادی را درمورد ماهیت شرکت نشان می‌دهند. یک هتل ممکن است اعلام کند: ما معتقدیم که با ارائه‌ی محل اقامت ارزان و باکیفیت برای مسافران می‌توانیم به مردم کمک کنیم تا مناطق بیش‌تری از دنیای اطراف خود را ببینند. این‌گونه باورها و اعتقادها نباید درطول زمان تغییر یابند. نیت‌ها به تشریح چگونگی دست‌یابی به اهداف کسب‌وکار شما می‌پردازند: بازار هدف ما را خانواده‌های جوانی تشکیل می‌دهند که در پی یک مجموعه تعطیلات ارزان‌قیمت هستند. این هدف می‌تواند با تغییر در شرایط کسب‌وکار تغییر داده شود. داشتن نیت، البته مهم است، لیکن باورها برای کارکنان الهام‌بخش‌تر و درون‌انگیز‌تر هستند. باورها چیزهایی را دراختیار ما قرار می‌دهند که برایمان مهم هستند. بنابراین، باورها، باید در راس توجه فعالیت‌های مربوط به ارتباطات داخل شرکت‌ها قرار گیرند.قدرت افسانه‌ای فرهنگ شرکت گلدمن ساچز را، ازجمله به مجموعه‌ی جاودانی ۱۴ اصل کسب‌وکاری منتسب کرده‌اند که مستقیما از باورهای موسس شرکت به یادگار مانده و راه‌نمای همه‌ی فعالیت‌های کارکنان گردیده است. اصل اول از مجموعه‌ی‌ این اصول می‌گوید: علایق مشتریان ما همیشه در اولویت اول قرار دارد. تجربه به ما نشان داده است که اگر خدمات خوبی را به مشتریان عرضه کنیم، موفقیت خود ما را در پی خواهد آورد. بنابراین، کارکنان قبل از این‌که دست به اقدامی زنند، به این می‌اندیشند که اقدام آن‌ها چگونه در راستای علایق مشتریان قرار خواهد گرفت.
●وسایل ارتباطی را بخشی از پیام بدانید
اگر خواهان جلب توجه و اندیشه‌ی مخاطبان هستید، باید آن‌ها را متعجب و مسحور سازید. مکاتبات سنتی و رسمی اداری و ارائه‌های سرد و بی‌روح در انجام موارد فوق موفق نمی‌شوند. شکل و نحوه‌ی برقراری ارتباط، درحقیقت به اندازه‌ی محتوای آن اهمیت دارد. وقتی شرکت بریتیش پترولیوم می‌خواست اعتماد کارکنان نسبت به شرکت ادغام شده‌ی جدید را جلب کند، صدها نکته و داستان از کلیه‌ی قسمت‌های شرکت را جمع‌آوری و در یک سند عظیم که به طومار مشهور شد، فهرست و تنظیم کرد. شما مجبور نیستید همه‌ی موارد مندرج در طومار را بخوانید تا متوجه موضوع آن شوید. استفاده‌ی نمادین از ارائه‌ی انجیل‌وار نکات مزبور باعث متانت و خوش‌طبعی آن سند گردید و وقتی سند مزبور به سرتاسر شرکت ارسال شد، باعث سربلندی همگان گردید.
●وسایل ارتباطی را به‌نحوی مناسب با هدف طراحی کنید
دلیل موثر بودن طومار بریتیش پترولیوم حجم آن (تاثیر جمعی داستان‌ها، نه جزئیات هر کدام) بود. اما اگر درنظر دارید که افراد از وسایل ارتباطی، که برایشان می‌فرستید، در کار روزانه‌ی خود استفاده کنند، در این صورت باید آن‌ها را به‌نحوی طراحی کنید که کاربردشان راحت باشد. یک کتاب قطور، فارغ از این‌که چقدر زیبا باشد، مطمئنا در قفسه خواهد ماند و محتوای آن به‌راحتی فراموش خواهد شد. وقتی آی.بی.ام می‌خواست دلایل اهمیت بسیار زیاد اقدام خود در رفع محدودیت‌ از سورس برنامه‌ی لینوکس را برای کارکنانش شرح دهد، از یک جزوه‌ی کوچک (شبیه کتاب قرمز کوچکی که مائو در چین پخش کرد) استفاده کرد و افراد می‌توانستند آن‌را با خود به جلسات برده و مورداستفاده قرار دهند.
●وسایل ارتباطی باید لذت‌بخش باشند
شرکت‌هایی که خواهان وسایل ارتباطی بی‌نقص و کاملا صحیح هستند، غالبا وسایل ارتباطات داخلی خود را به‌نحوی خودبزرگ‌‌بینانه تدوین می‌کنند که در عمل خیلی خسته‌کننده از آب درمی‌آیند. با کمی طنز و ظرافت می‌توان بر این مشکل فایق آمد. وقتی شرکت فولکس واگن با طرح شعار: به دنبال راننده، اقدام به احیای نام تجاری خود کرد، یک حلقه فیلم نیز تهیه کرد تا آرمان‌های جدید نام تجاری خود را برای کارکنان و نمایندگان توزیع شرکت تشریح کند. در این فیلم سخنرانی‌های متعارف و عکس‌های زیبا از خودرو، به‌کناری گذاشته شده و به شکل داستان سفر بلهوسانه و از قبل برنامه‌ریزی نشده‌ی دو جوان تهیه گردید که تصمیم می‌گیرند در یک صبح جمعه برای انجام کاری مسافرت خود را آغاز کنند و درطول فیلم نیز شعارهایی در راستای ماهیت جدید نام تجاری شرکت مطرح می‌شد. سازندگان این فیلم توانستند خریداران ایده‌ال نام تجاری شرکت (جوان‌های پرانرژی که از رانندگی کردن لذت می‌برند) که باید به‌صورت الگوی بازار هدف جدید شرکت معرفی می‌شدند، به‌تصویر کشند. این فیلم با موفقیتی مثال‌زدنی مواجه شد و روح و ماهیت جدید نام تجاری شرکت را به‌نحوی معرفی کرد که از عهده‌ی هیچ گزارش تهیه شده با پاورپوینت نیز برنمی‌آمد. این فیلم مبنای اولین برنامه‌های تبلیغات تلویزیونی فولکس واگن گردید.
مرجع: ماه‌نامه‌ی « گزیده مدیریت »

منبع : سازمان‌ فرهنگی فرا