نکات مهم مدیریت تغییر در کسب و کار

یکی از اهداف گردآوری این مقاله اقدام به یاری رساندن عموم مردم « بویژه کسبه » است . اگر بخواهیم بصورت عامیانه و مختصر تعبییر کوچکی از واژه « تغییر » ارائه دهیم باید بگوییم که تغییر یعنی از گونه ای به گونه دیگر درآمدن و از شکلی به شکل دیگر شدن ..
یکی از عوامل مهم در رشد و توسعه کسب و کار عامل « تغییر » است که بدون دخالت دادن این امر مهم در روند کار تولیدی یا خدماتی یا ... در عرصه های مختلف کسب و کار اعم از بازرگانی و تجاری خدماتی و رفاهی صنعتی و غیر صنعتی و کشاورزی و ... مطمئنا اهداف از پیش تعیین شده کاری حاصل نخواهد شد و کشتی طوفان زده کسب و کار در این دریای پر تلاطمی به نام « بازار » هرگز به ساحل نجات نخواهد رسید » .
پس شایسته است که با استفاده از گنجینه هایی به نام « فن آوری اطلاعات » و « دانش مدیریت » اقدامات لازم را جهت فاصله گرفتن از « ورطه ورشکستگی » و باقی ماندن در عرصه رقابت در این بازار بی ثبات و دائما در حال دگرگونی فراهم نموده و با تکنولوژی روز دنیا در صحنه کسب و کار همراه شده و بستر مناسب جهت دستیابی به اهداف شغلی خود را محیا نمائیم .
● تغییرات فردی و اجتماعی عصر حاضر
۱) خانواده از گسترده به محدود : خانواده متشکل از پدر بزرگ و مادر بزرگ مادر و پدر فرزندان و نوه ها تبدیل به خانواده متشکل پدر و مادر و بچه ها شده است .
۲) جامعه از روستایی به شهری : تغییر جامعه از روستایی به شهری اهمیت بسیاری دارد زیرا یک جامعه کوچک و خود کفا به یک جامعه بزرگ وابسته و مصرفی تبدیل شده است .
۳) آموزش : از اختصاصی و کاربردی در قدیم به همگانی و نظری تبدیل شده است . در قدیم پدر خانواده خیاط بود و به پسرش هم آنرا یاد می داد تا به شغل خیاطی مشغول شود.
۴) تغییر در رسانه ها و ارتباطات : ارتباطات دهان به دهان دهان به گوش نسل به نسل به ارتباطات بین المللی و ایجاد دهکده جهانی تبدیل شده است .
۵) تغییر در تکنولو ژی : تکنولوژی دستی تبدیل به تکنولوژی خودکار با تغییر سریع شده است . سرعت تغییرات در تکنولوژی به حدی است که نسل رایانه هر ۳ ماه یکبار منسوخ می شود .
۶) تغییر ساختار نیروی کار : نیروی کار خود اشتغال صنعتگر و کشاورز تبدیل به نیروی غیر مولد و مصرف کننده شد که باعث به وجود آمدن جامعه مصرفی شده است .
● ایجاد تغییر در افراد
تغییرات اکتسابی در افراد را می توان به چهار گونه تقسیم کرد : .
▪ تغییر در آگاهی (دانش ) .
▪ تغییر در طرز تلقی ها (بینش ) .
▪ تغییر در رفتار فردی (توانش ) .
▪ تغییر در رفتار اجتماعی ..
« کرت لوین » در روش تحلیل نیروهای خود بر این عقیده است که می توان گفت کلیه شرایط در هرلحظه از زمان در حالت تعادل یا توازن هستند. نیروهایی وجود دارند که تقویت کننده تغییر هستند به نام نیروهای جلو برنده و نیروهایی هستند که مانع بروز تغییر می شوند که به آنها نیروهای بازدارنده گفته می شود. پس با توجه به تحلیل فوق جهت ایجاد تغییر باید فعالیت های زیر صورت گیرد :
۱) تقویت و افزایش نیروهای جلوبرنده .
۲) تضعیف و کاهش نیروهای بازدارنده .
● فرایند تغییر
▪ مرحله اول : ذوب شدن است . عادتها آداب و رسوم اعتقادات محیطی و اجتماعی (به طور کلی شرطیها) که مورد قبول فرد بوده و منجمد شده است باید ذوب شده تا فرد آماده تغییر شود.
▪ مرحله دوم : تغییر کردن . که با آموزش طرز تلقی ها و اعتقادات جدید جانشین عادات قبلی شود.
▪ مرحله سوم : تثبیت مجدد یا انجماد مجدد تغییرات ایجاد شده که فرد این تغییرات را می پذیرد و در او تثبیت می شود.
● دو مانع اساسی در تغییر.
۱) عدم اشتیاق افراد به تغییر : معمولا افراد با ویژگی خطر پذیری متوسط و پایین تمایل چندانی به تغییر ندارند .
۲) دوام کوتاه مدت تغییر : تغییر باید مرتبا تقویت شود والا افراد به عادات قبلی خود باز می گردند . مثلا فردی تصمیم می گیرد عادات غذایی خود را عوض کند این موضوع باید با تغییر در خرید مواد غذایی و تشویق درونی و بیرونی فرد تقویت شود.
▪ اغلب دیده می شود که افراد با تکیه بر عواملی همچون :
ـ کهولت سن تامین بودن و امنیت داشتن در شرایط فعلی کاری عدم اطمینان از اعمال تغییر و ... در مقابل فرآیند تغییر مقاومت می کنند.
ـ برای حل چنین مشکلی (مشکل مقاوت در مقابل تغییرات ) باید با استفاده از افزایش
آگاهی ها و ارتباطات لازم پذیرش تغییرات را در آنها مقبول جلوه داده و با مشارکت آنان در نحوه اعمال تغییرات و حمایت کافی و منطقی از آنها و در شرایط خاص با اعمال زور و قدرت از مقاومت آنان کاست .
● طبقه بندی انواع تغییر
به طور کلی می توان تغییرات را به دو دسته تدریجی و بنیادی تقسیم کرد. هر یک از این دو نوع تغییر به انواع مختلف و ترکیبات گوناگون تقسیم می شوند. شناخت نوع تغییری که با آن سروکار دارید به شما کمک می کند که راحت تر و به شیوه اثر بخش تر به آن دست پیدا کنید. علاوه بر این با شناخت نوع تغییر بهتر می توانید واکنش دیگران نسبت به تغییر مورد نظر را تعبیر و تفسیر کنید.
اثرات ترکیبی ناشی از انواع مختلف تغییر را مدنظر قرار دهید.
هنگام تجزیه و تحلیل تغییر به بسترهای کوتاه مدت و بلند مدت توجه کنید.
از بحران ها تجربه کسب کنید و مطالب مفیدی بیاموزید تا بتوانید از بروز مجدد آنها جلوگیری کنید.
هدف خود را برکسب برابری یا پیشی گرفتن از بهترین الگویی که می شناسید متمرکز کنید.
برای برنده شدن سعی کنید با رقبا متفاوت و از آنها بهتر باشید.
● انتخاب تغییرات ضروری
برنامه های تغییر برای استمرار و دوام باید جامعیت کامل داشته باشند. با وجود این مراقب باشید که با معرفی تغییرات خاص و متعدد باعث پریشانی خاطر افراد نشوید; چند اولویت مهم را مشخص کنید که تغییر در آنها بیشترین تاثیر را به دنبال خواهد داشت و فقط بر روی همان موارد تاکید کنید.
زمینه های اصلی تغییر را اولویت بندی و سپس توجه خود را به طور کامل و گسترده متوجه آنها کنید.
هدف از هرگونه تغییرات برنامه ریزی شده را برای خود کاملا روشن کنید.
تلاش خود را فقط بر روی چند فرآیند مهم متمرکز کنید.
برای ایجاد تغییر یک برنامه روان و منسجم تدوین کنید.
● انتخاب مقیاس زمانی
مقیاس زمانی مورد نیاز برای انواع مختلف تغییر بسیار متفاوت است . اهداف بلند مدت را مدنظر قرار دهید. در عین حال (به ویژه به هنگام بحران ها) سایر تغییرات کوچک تری که فقط چند روز یا چند هفته به طول می انجامد را برنامه ریزی کنید.
خود را در چارچوب سال های مالی محصور نکنید. این مرزها کاملا قراردادی هستند.
تصمیم بگیرید که هر هفته یک ایده تازه معرفی کنید.
افراد زیر مجموعه خود را تشویق کنید که برای تغییرات آنی ایده ی تازه بدهند.
برنامه ریزی شما برای ایجاد تغییر باید مرحله به مرحله باشد تا افراد راحت تر آن را بپذیرند.
● اطلاع رسانی در مورد تغییر
برای یک شروع خوب اطلاع رسانی بسیار حائز اهمیت است . اما در عین حال نمی توانید در این کار زیاده روی کنید. خواه افراد در برنامه ریزی مشارکت داشته و خواه نداشته باشند در هر صورت تا می توانید با استفاده از یک سری روش های برقراری ارتباط آنها را هر چه سریع تر به هم نزدیک کنید.
به خاطر داشته باشید که صداقت بهترین سیاست نیست بلکه تنها سیاست است .
برای تقویت پیام تغییر بیانیه های مربوط به دورنمای کاری را به طور خلاصه به نمایش بگذارید.
در هر برنامه تغییر حتما آموزش های لازم برای مهره های اصلی برنامه را تدارک ببینید.
تا آنجا که ممکن است با کلیه افراد به صورت انفرادی در مورد برنامه های تغییر صحبت کنید.
هنگامی که در مورد مزایای تغییر قولی به افراد می دهید نسبت به اجرای آن امیدوار و در عین حال کاملا واقع بین باشید.
● کنترل مقاومت
بزرگترین چالشی که پیش روی شما قرار دارد غلبه بر موانع (به ویژه موانع احساسی ) موجود بر سر راه پذیرش تغییرات است . هر چند که با برنامه ریزی دقیق می توان بسیاری از مشکلات را پیش بینی کرد اما با وجود این لازم است که به تعبیر و تفسیر اشکال مختلف مقاومت بپردازید و آنها را کنترل کنید.
سعی کنید این احساس را در افراد به وجود آورید که گمان کنند نقش آنها از لحاظ استراتژیک بسیار مهم است .
اگر در طول چرخه تغییر روحیه افراد ضعیف شد با آنها نرم و ملایم رفتار کنید.
مقاومت را هر قدر هم که دور از ذهن به نظر برسد جدی بگیرید و به نحوی اثر بخش آن را کنترل کنید.
دلایل سکوت افراد را بررسی کنید زیرا سکوت الزاما به معنای خوب بودن اوضاع نیست .
افراد را متقاعد کنید که تغییر همواره به معنی فرصت است .
● سخن آخر
برنامه تغییر را طوری انسجام دهید که هر مرحله از آن برمبنای مراحل قبلی انجام شود. برای کمک به زنده نگه داشتن تغییر به تعدیل فرآیندهای آن ادامه دهید. هر سیستمی پس از مدتی کارایی مطلوب خود را از دست می دهد.
برای جلوگیری از رکود و ایستایی نقش افراد را با یکدیگر عوض کنید. همواره به جلو پیش بروید و هر پروژه تغییر را بر مبنای پروژه قبلی انجام دهید. به این ترتیب همه دستاوردهای حاصل از تغییر منتفع خواهند شد. هرگز یادمان نرود که عدم توجه به روند متغییر در کسب و کار ممکن است بسیار پرهزینه باشد و چاره ای نیست جز آنکه اگر بخواهیم همواره از رقبا یک گام جلوتر باشیم باید رویکرد خود را در مورد « پدیده تغییر » مثبت کرده و رهبری این پروژه مهم را بر عهده بگیریم .

کیقباد سلیمان پور
منابع :
۱ ـ رابینز استیفن مبانی رفتار سازمانی قاسم کبیری مرکز انتشارات علمی دانشگاه آزاد اسلامی سال ۱۳۷۶ صفحات ۳۴۹ تا .۳۸۲
۲ ـ برومند زهرا مدیریت رفتار سازمانی دانشگاه پیام نور تهران سال ۱۳۷۴ صفحات ۲۸۹ تا .۳۰۰
۳ ـ دراکر پیتر چالشهای مدیریت درصده ۲۱ عبدالرضا رضایی نژاد فرا تهران چاپ سوم بهار ۱۳۸۴ صفحات ۸۷ تا .۱۰۷
۴ ـ علوی سید امین اله روانشناسی مدیریت و سازمان مرکز مدیریت دولتی سال ۱۳۷۶ صفحات ۳۱۲ تا .۳۳۶
۵ ـ دیوانگاهی ملوک جزوه درس رفتار سازمانی فصل چهارم دانشگاه آزاد اسلامی چالوس سال تحصیلی ۸۵ ـ۸۴ .
۶ ـ خبرنامه هفتمین کنفرانس بین المللی مدیران کیفیت سال هفتم شماره ۲۲ خرداد.۱۳۸۵

منبع : روزنامه جمهوری اسلامی