13 گام اساسی برای ایجاد استراتژی مدیریت دانش اثربخش

دانش قدرت است! اما عدم توانایی به اشتراک‌گذاری انبوه اطلاعات باعث از دست رفتن بخش عظیمی از درآمد سازمان می‌شود. بنابر گزارشی درباره دانش و بهره‌وری محل کار، هرساله به‌طور میانگین کسب‎وکارهای بزرگ آمریکا به دلیل ناکارآمدی در تسهیم دانش متحمل ۴۷ میلیون دلار زیان می‌شوند. به‌بیان‌دیگر، ممکن است کارمندان در طول هر هفته در زمان انتظار برای دریافت اطلاعات ضروری که برای انجام شغلشان به آنها نیاز دارند، بیش از پنج ساعت وقت تلف کنند.
حل این مسئه نگران کننده با ایجاد یک استراتژی اثربخش مدیریت دانش که انبوه اطلاعات را با کارمندانتان به اشتراک می‌گذارد ممکن خواهد بود. این استراتژی مدیریت دانش امکان تصمیم‌گیری بهتر را مهیا می‌سازد و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
در این نوشته پس از تشریح اینکه مدیریت دانش چیست و چرا به آن نیاز دارید؛ توضیح داده می‌شود که چگونه می‌توانید یک استراتژی مدیریت دانش اثربخش برای سازمان ایجاد نمایید.

استراتژی مدیریت دانش (KM) طرحی جامع است که نحوه مدیریت اطلاعات، داده‌ها و دانش به‌منظور افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان شما را تعیین خواهد کرد. استراتژی‌های مدیریت دانش موفقیت‌آمیز، با اهداف بخشی و اهداف کل شرکت همسو هستند و تمرکز تیم مدیریت دانش را بر اولویت‌ها و نیازهای کسب ‎وکار معطوف می‌کنند.

اگرچه هر سازمانی منحصربه‌فرد است؛ رویه‌های خوب متداولی وجود دارند که در تدوین استراتژی مدیریت دانش اثربخش به شما کمک خواهند کرد.



اولین مرحله در تدوین استراتژی اثربخش مدیریت دانش، تشکیل تیم است. شما به کارمندانی نیاز دارید که مدیریت دانش را درک کرده و برای مدیریت دانش ارزش قائل باشند. زیرا هنگامی‌که زمان پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش برای سایر اعضای سازمانتان فرامی‌رسد، این افراد به سرمشق و افراد اثرگذار تبدیل می‌شوند.

برای سنجش قابلیت‌های کنونی مدیریت دانش در سازمان و شناسایی اقدامات لازم برای تدوین استراتژی اثربخش مدیریت دانش در سازمان، انجام حسابرسی جامع دانش حائز اهمیت است.
شما باید:

• اطلاعاتی که هرروز در شرکتتان از آنها استفاده می‌شود را موردتوجه قرار دهید.
• جریان دانش و اطلاعات کنونی را درک کنید.
• هر منبع و مخزن دانش که باعث کارشکنی می‌شود را شناسایی کنید.
• کارشناسان و وابستگی‌های مخاطره‌آمیز را شناسایی کنید.
• بر روی کارایی یا شکاف‌های فرایند سازمانی تأکید کنید.
• هرگونه نشت دانش در فرایند‌ها را تجزیه‌وتحلیل کرده و به دنبال تکرار در همه سیستم‌ها باشید.
• بررسی کنید که در بافتار فرهنگی شرکتتان دانش چگونه به اشتراک گذاشته می‌شود.

پیش‌ازاین که دست به هر اقدام دیگری بزنید، لازم است تا برای جلب‌توجه مدیریت و جذب سرمایه برای اجرا، یک طرح توجیهی تدوین کنید. حسابرسی دانش باید همه اطلاعات لازم برای ایجاد طرح توجیهی دقیق را ارائه دهد و نشان دهد که سیستم مدیریت دانش چگونه سازمان شما را متحول می‌کند.

در مرحله بعد، نوبت انتخاب ابزار مدیریت دانش است که به قطب مرکزی کل دانش موجود در سازمان تبدیل می‌شود. شما به چیزی نیاز دارید که ذخیره و بازیابی اطلاعات را برای همه آسان‌تر سازد.
بسته به‌اندازه و قدمت سازمان خود می‌توانید برای پشتیبانی از استراتژی مدیریت دانش خود، یکی از سیستم‌های زیر را انتخاب کنید:

• پلتفرم‌های پذیرش دیجیتال
• نرم‌افزار پایگاه دانش
• ویکی‌های داخلی
• نرم‌افزار اینترانت
• سیستم‌های مدیریت یادگیری

پیش از بررسی ابزار، فهرستی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که باید با نیازهای کسب ‎وکارتان همسو باشند ایجاد کنید.
نقشه پیاده‌سازی را ترسیم کنید
زمانی که هر قطعه در جای خود قرار گرفت، می‌توانید نقشه پیاده‌سازی استراتژی مدیریت دانش خود را ترسیم کنید. این نقشه باید تصویر کاملی از پیاده‌سازی ترسیم کند، به مراحل مختلف تقسیم‌شده باشد، اهداف و بازه‌های زمانی را در برگیرد. هر مرحله را به‌طور شفاف توضیح دهید تا ذینفعان نحوه ایجاد و به اشتراک‌گذاری دانش را درک کنند.
منابع دانش را بخش‌بندی کنید
با جمع‌آوری دانش بیشتر برای شرکت، شما باید برای بازیابی سریع اطلاعات خاص روشی را در نظر بگیرید.
تقسیم‌بندی سیستم مدیریت دانش، سازمان‌دهی منابع به شکلی که برای کارمندان قابل‌درک باشد را آسان‌تر می‌سازد.
معمولاً، سامانه مدیریت دانش شما را قادر می‌سازد تا فضایی برای اسناد پروژه، تیم یا گروهی از اسناد ایجاد کنید. سامانه مدیریت دانش دستیابی به اطلاعات موردنیاز را برای افراد آسان‌تر می‌سازد و مانع از انباشت حجم زیادی از اطلاعات می‌شود. بخش‌بندی برای تیم پشتیبانی اهمیت بسزایی دارد زیرا فرآیند یافتن پاسخی که مشتری به دنبال آن است را سرعت می‌بخشد.

جستجو بخش مهمی از استراتژی مدیریت دانش است؛ اما باید آگاهانه تلاش کنید تا جستجو برایتان مؤثر واقع شود.
اگر خواستار انجام جستجو هستید، باید به همه یاد دهید که استانداردهای بایگانی مناسب را قبول کنند. این بدان معناست که هر بار که شخصی فایل یا سندی را در سیستم مدیریت دانش آپلود می‌کند با عبارات جستجوی خاصی آن را برچسب‌گذاری کند.

با ایجاد یک چارچوب محتوای به‌خوبی تعریف‌شده، مطمئن شوید که کارمندان محتوای سازگار با سیستم مدیریت دانش ایجاد می‌کنند. می‌توانید درباره اینکه چه کسانی می‌توانند محتوای جدید را به بخش‌های دانش اضافه کنند یا آن را به‌روزرسانی کند، قوانینی وضع کنید.
اگر چارچوب محتوایی نداشته باشید مخزن مدیریت دانش با اطلاعات نادرست، منسوخ یا اسناد غیرضروری پر می‌شود.
کارمندان را قادر سازید تا متخصصین موضوعی را پیدا کنند
هرچه اطلاعاتتان بیشتر بخش‌بندی شده باشد، کارمندان می‌توانند با سرعت بیشتری آنچه به دنبال آن هستند مانند کارمندی با تخصص در یک حوزه دیگر را پیدا کنند. در کتاب راهنمای کارمندان، متخصصان در هر حوزه شناسایی می‌شوند و در دسترس دیگران قرار می‌گیرند.
در یک سامانه مدیریت دانش خوب، می‌توانید کارمندانتان را به روش‌های مختلف به یکدیگر متصل سازید:

• نمودار سازمانی بصری - استفاده از جدیدترین داده‌های کتاب راهنمای گوگل.
• تماس ویدیویی و پیامک - برقراری ارتباط از طریق اسلک، زوم، جبر، وبکس و گوگل میت.
• دسترسی به تقویم - زمان‌بندی جلسات مستقیماً بر روی تقویم همکاران.
• نمایه‌های کاملاً قابل جستجو - جستجوی نمایه سازمان برای یافتن اطلاعات تماس، تیم‌ها، مهارت‌ها و هر چیز دیگر.
• تجزیه‌وتحلیل عمیق عوامل اثرگذار - شناسایی رهبران غیررسمی اما اثرگذار جامعه‌.

یکی از بهترین راه‌ها برای استفاده کارمندان از سامانه مدیریت دانش این است که مطمئن شوید کارمندان تنها اطلاعات موردنیاز برای انجام شغل خود را می‌بینند چراکه هر چیز دیگر باعث حواس‌پرتی و تصدیع خاطر آنها می‌شود.

سیستم‌های مدیریت دانش علاوه بر اینکه محل اطلاعات شرکت هستند، شبکه‌های اجتماعی هم به شمار می‌روند. می‌توانید کارمندان را تشویق کنید تا بر اساس مهارت‌ها و تجربه‌شان محتوا ایجاد کنند و به اشتراک بگذارند.



یکی از مزایای سیستم‌های مدرن مدیریت دانش این است که می‌توانید محتوای درون فضاهای کاری موجود مانند گوگل ورک اسپیس، مایکروسافت 365 و دیگر ابزار شخص ثالث وارد سیستم مدیریت دانش سازمان خود کنید. همه‌چیز در یک مکان واحد و قابل جستجو جمع می‌شود. این امر منجر به صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری می‌شود زیرا کارمندان می‌توانند به‌سرعت منابع را ببینند و بدون نیاز به ترک پلتفرم برای ردیابی یک فایل مهم، با دیگر اعضای تیم همکاری کنند.
بر محتوا و تعامل کاربری نظارت کنید
درنهایت، پیگیری محتوایی که کاربران به دنبال آن می‌گردند و با آن ارتباط برقرار می‌کند حائز اهمیت است. شما می‌توانید بر اساس این اطلاعات محتوای موردتوجه مخاطب را ایجاد کنید.

• کلمات کلیدی پر جستجو
• تعداد کل جستجوها
• جستجوی منحصربه‌فرد کاربران
• میانگین زمان برای یافتن نتایج
• میانگین زمان صرف شده برای نتایج به‌دست‌آمده
• درصد موفقیت
• درصد شکست
• گزارش جامع.

CSV
استراتژی مدیریت دانش موفقیت‌آمیز با اهداف کسب‎وکار شما همسو است. این استراتژی به‌طور دقیق نشان می‌دهد که سازمان شما چگونه اطلاعات و داده‌های خود را مدیریت می‌کند؛ بنابراین، می‌توانید امکان دسترسی برابر همه به اطلاعات ضروری را فراهم‌سازید، تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ کنید و بهره‌وری کل را افزایش دهید.
استراتژی مدیریت دانش شما باید پنج مؤلفه اصلی یعنی نیروی کار، فرایندها، محتوا، فرهنگ و فناوری را در بربگیرد و نیروی کار مهم‌ترین جنبه به شمار می‌رود.