۱. شما در مورد اینکه چه مقدار در یک روز عادی می‌توانید تمرکز داشته باشید، برآورد بیش از حد می‌کنید. پروژه‌های خلاقانه‌ بلند مدت، تفکر استراتژیک و ایجاد مهارت و روابط، نیاز به سهم بزرگی از توجه تمرکزیافته دارد. ساده است که به طور خوش‌بینانه فکر کنید که تمام روز یا حتی چندین ساعت را برای این نوع کار در اختیار دارید، و سپس اولویت‌های خود را براساس آن فرض برنامه‌ریزی کنید. با این حال بخش قابل توجهی از زمان ما را ، قرار ملاقات، بررسی ایمیل، فراموش‌کاری، تماس‌های تلفنی در اداره تشکیل می‌دهند. داده‌های جمع‌آوری شده از برنامه‌ ردیابی زمان «Rescue Time» نشان می‌دهد که اغلب افراد، فقط زمانی به اندازه یک ساعت و ۱۲ دقیقه زمان مداوم بهره‌ور در طول روز خود دارند. اگر شما بپذیرید که زمان محدودی برای کار متمرکز خود دارید، آنگاه به‌صورت قطعی‌تری می‌توانید بالاترین اولویت مطلق خود را انتخاب کرده و برای مدت مشخصی خود را از حواس‌پرتی حفظ کنید. وقتی که۶۰ تا ۹۰ دقیقه زمان در اختیار دارید، تلاش کنید که روی اهداف با نمای بزرگ‌تر تمرکز کنید. به‌عنوان یک راه‌حل، برای زمان محدودی که برای کار پیچیده‌ای دارید، وظایف را شناسایی کنید و آنها را به زمان‌های اضافی ۱۵ دقیقه‌ای که بین ملاقات‌ها دارید یا بازه‌های زمان آزاد طولانی‌تری که گمان می‌کنید در آن وقفه وجود خواهد داشت، محول کنید. ۲. شما از روش‌های اثبات شده که خسته‌کننده یا بسیار ساده به نظر می‌رسد، غافل می‌شوید. اگر شما به میزان زیادی از ابزارهای کمک به خود برای بهره‌وری استفاده می‌کنید، احتمالا با بسیاری از مفاهیم اصلی روانشناسی رفتاری-شناختی آشنا هستید. برای مثال اگر شما «قصد انجام کار» داشته باشید، به احتمال زیاد آن را دنبال خواهید کرد. این کار شامل یک برنامه‌ریزی است که چه زمانی و در کجا یک وظیفه را انجام دهید و چگونه با موانع آن مواجه شوید. همچنین ممکن است قبلا در مورد اینکه چگونه کاهش تعداد تصمیم‌هایی که در یک روز می‌گیرید، می‌تواند خستگی ذهنی را کاهش داده و موجب افزایش اراده شود مطالعه کرده باشید، و ممکن است بدانید که وقتی وظیفه‌ای را آسان‌تر می‌کنید، با اطمینان به اینکه موارد مورد نیاز را در دسترس دارید، با احتمال بالاتری کار را آغاز می‌کنید. با این حال، زمانی که این قواعد را شنیدیم، حتی وقتی به طور کامل آنها را اجرا نکرده‌ایم یا حتی اصلا امتحان نکرده‌ایم، آنها را اغلب «اخبار قدیمی» قلمداد می‌کنیم. برای هر یک از پروژه‌های مهم خود، اقدام بعدی خود را تعریف کرده و هر آن‌چه که برای تکمیل سودمند آن نیاز دارید تعیین کنید و آماده باشید. برای مثال اگر می‌خواهید برای تمرین یک سخنرانی بزرگ، از خود فیلم تهیه کنید، فضایی که می‌خواهید از آن استفاده شود را تنظیم کنید، برای یک دقیقه یک ضبط آزمایشی انجام دهید و مطمئن شوید که فضایی خالی در دستگاه ضبط‌کننده‌ خود دارید. اگر برای شروع کردن، این موانع عملی را حذف کنید، آنها در زمان تمرکز شما مشکلی ایجاد نخواهند کرد. ۳. شما در مورد تغییر به شیوه‌ همه-یا-هیچ کدام فکر می‌کنید. ما اغلب گمان می‌کنیم که تغییر در یک عادت خاص می‌تواند به بهره‌وری کمک کند؛ ولی از نظر روانشناسی نسبت به انجام آن مقاومت می‌کنیم. برای مثال ممکن است باور داشته باشید که خواب بیشتر به بهره‌وری شما کمک می‌کند اما شما یک جغد شب هستید و نسبت به این نصیحت که «باید زودتر به تختخواب بروید»، مقابله می‌کنید. به جای پافشاری بر آنچه که نسبت به آن احساس مقاومت می‌کنید، به دنبال تغییراتی باشید که مایل به انجام آن هستید. ضمن اینکه این تغییر به صورت یک اتفاق بزرگ نیز به نظر نرسد. خودکار کردن چراغ‌های خانه برای کم نور شدن (یا قرمز شدن) استفاده از فیلترهای نور آبی روی دستگاه‌ها یا صرف حداقل ۳۰ دقیقه آخر روز کاری خود برای برنامه‌ریزی روز بعد (ایجاد یک تحول) می‌تواند به شما کمک کند که بدون هیچ زحمتی، زمان خواب خود را به ۱۰-۱۵ دقیقه زودتر تغییر دهید. با این حال اگر فکر می‌کنید که یا باید یک تغییر دو ساعته در زمان خواب خود ایجاد کنید یا هیچ، یا اگر تنها روی این مساله تمرکز کنید که نمی‌خواهید خواب خود را با تلفن همراه خود عوض کنید، به هیچ وجه تغییری ایجاد نخواهید کرد. موفقیت‌های ساده‌ای به دست آورید که از لحاظ روانی شما را تحریک نکند. زمانی که شما یک تغییر کلیدی کوچک را با موفقیت به انجام می‌رسانید، احتمالا تمایل شما برای ایجاد تغییرات دیگر نیز به‌طور طبیعی افزایش می‌یابد. ۴. فراموش می‌کنید که چگونه وظایف تکراری اما نامعمول را انجام دهید. اگر شما یک وظیفه را به صورت روزانه انجام دهید، احتمالا یک روند موثر برای انجام آن دارید. اگر آن را تنها یکبار یا به دفعات محدود در یک سال انجام دهید، ممکن است این طور نباشد. در کتاب «ابزار ذهن سالم»، (The Healthy Mind Toolkit) من در مورد این نوشتم که چگونه هربار که نیاز داشتم درام پرینتر خود را تمیز کنم، حداقل ۱۰ دقیقه را صرف یافتن دستورالعمل آنلاین برای نحوه‌ انجام این کار می‌گذراندم. اکنون من آن دستورالعمل‌ها را در یک ایمیل به خودم با عنوان «چگونه درام پرینتر را تمیز کنم»، ذخیره کرده‌ام، بنابراین دیگر لازم نیست که تمام مراحل قبلی را برای یافتن شماره‌ مدل پرینترم و جست‌وجوی آن در گوگل طی کنم. بعد از اینکه هر روندی را که نیاز است آن را مجددا در آینده تکرار کنید، تکمیل کردید، دستورالعمل کارآمدترین روش برای انجام آن را برای خود یادداشت کرده و در یک فضای با قابلیت جست‌وجوی ساده ذخیره کنید. گرچه نکات این مقاله تمام مشکلات مربوط به بهره‌وری شما را حل نمی‌کند؛ ولی دید بهتری برای انجام مهم‌ترین کارها به شما می‌دهد.