طلای زمان را چگونه خرج کنیم

یادگیری تمرکز یک عامل کاملا ضروری برای موفقیت است منظور از تمرکز آن است که وقتی کاری را شروع می کنید, آن را ادامه دهید تا به پایان برسانید

یادگیری تمرکز یک عامل کاملا ضروری برای موفقیت است. منظور از تمرکز آن است که وقتی کاری را شروع می‌کنید، آن را ادامه دهید تا به پایان برسانید. مثلا اگر گزارشی را می‌نویسید در حین کار از جای خود برنخیزید، کار دیگری انجام ندهید، به تلفن جواب ندهید و تمامی چیزهای دیگر را فراموش کنید.

فرض کنید به شما اجازه بلند شدن از جایتان را نخواهند داد، مگر آن‌که کار خود را به اتمام برسانید.

بخش مهمی از تمرکز، تمرکز ذهنی است، سعی کنید فقط در مورد کاری که انجام می‌دهید فکر کنید، در مقابل این تمایل که در مورد چیزهای دیگر فکر کنید بایستید. آمار نشان می‌دهد اگر کاری با تمرکز انجام نشود معمولا چهار برابر زمان بیشتری را اشغال می‌کند. بنابرین با تمرکز می‌توانید زمان انجام هر کار را به حداقل برسانید.

قبل از شروع هر کاری تمامی ابزار لازم برای آن کار را فراهم کنید تا در حین کار مجبور به ترک صندلی خود نباشید.

یکی از رایج‌ترین اشتباهات در میان مدیران آن است که سعی می‌کنند چندین کار را بطور همزمان انجام دهند و این نه تنها سرعت انجام کارها را افزایش نمی‌دهد بلکه باعث بیشتر شدن زمان انجام کارها می‌شود. پس عادت کنید که کاری را بطور کامل انجام دهید و سپس بدنبال کار دیگری بروید. با رعایت همین نکته ساده و یک ساعت کار با تمرکز کامل می‌توانید زندگی خود را متحول کرده و خیلی سریع‌تر پیشرفت کنید.

● انجام کارهای مشابه هم

اگر در طول روز کارهای مشابه و تکراری دارید، تمامی آنها را جمع کرده و سپس آنها را با هم انجام دهید. اگر باید چندین تماس تلفنی بگیرید، تمامی آنها را پشت سر هم انجام دهید. اگر باید چندین فاکتور صادر نمایید تمامی فاکتورها را بطور متوالی صادر کنید.

با تکرار کاری مشابه سرعت شما بیشتر می‌شود، بنابراین صدور پنجمین فاکتور زمان کمتری را اشغال خواهد کرد. برای انجام کارهای مشابه بطور همزمان شاید لازم باشد تغییراتی در روال کاری شرکت بدهید، مثلا به مشتریان خود بگویید تمامی سفارشات فقط بین ساعات ۴ـ۳ بعدازظهر ارسال خواهد شد.

● تمیز بودن محیط کار

آمار نشان می‌دهد که تمیز بودن محیط کار، کارایی شخص را ۴۰ـ۲۰ درصد افزایش می‌دهد. سعی کنید این عادت را در خود بوجود آورید که هیچ چیز بی مصرفی روی میز کار باقی نماند و پس از استفاده آن را به محل خود برگردانید. وضعیت میز کار شما خیلی زود به صورت عادت در خواهد آمد، یعنی اگر سعی کنید همیشه تمیز باشد، پس از مدتی با ایجاد کمترین بی‌نظمی احساس ناراحتی و میز را جمع خواهید کرد و برعکس اگر میز کار شما مدتی شلوغ و بی‌نظم باشد به این وضعیت عادت خواهید کرد و شلوغی، شما را ناراحت نخواهد کرد.

پس سعی کنید به میز کار تمیز عادت کنید! هر مدیر به طور متوسط ۱۵۰ ساعت را در سال با جستجو بدنبال کاغذها و مدارک گمشده تلف می‌کند. پس اگر منظم باشید می‌توانید از این وقت با ارزش خود برای کارهای مفیدتر مثل یادگیری استفاده کنید. روی تکه‌های کاغذ یادداشت نکنید و یک دفترچه برای چرکنویس تهیه کنید و تمامی نکاتی را که می‌خواهید یادداشت کنید، در آن بنویسید.

بعضی از افراد می‌گویند میز کارشان نامرتب است و هرچیزی را هم که بخواهند براحتی پیدا می‌کنند. به این افراد باید بگوییم بهتر است حافظه خود را برای کارهای مفیدتر استفاده کنند.

● یافتن قطعات بزرگ زمان

منظور از قطعات بزرگ زمان ۱۲۰ ـ ۶۰ دقیقه زمان است که در بین آن هیچ وقفه و توقفی نباشد. یافتن قطعات بزرگ زمان در محل کار بسیار مشکل است زیرا در بین کار تماس‌های تلفنی و همکاران باعث می‌شوند نتوانید یک قطعه بزرگ زمانی داشته باشید. این قطعات بزرگ زمان معمولا صبح‌های زود و شب دیروقت در اختیار ماست. کار کردن در قطعات بزرگ زمان می‌تواند بازده شما را افزایش دهد. ۳ ساعت کار پیوسته در صبح، می‌تواند بیشتر از کل روز کاری مفید باشد. افراد موفق همیشه بدنبال تکه‌های بزرگ زمان بوده‌اند تا کارهای خود را در آن اوقات انجام دهند.

قطعات بزرگ زمان مانند آجرهایی هستند که ساختمان موفقیت را بنا می‌کنند. با آجرهای بزرگ‌تر خیلی سریع‌تر می‌توانید یک دیوار بسازید، ولی با تکه‌های ریز آجر ساختن همین دیوار بسیار مشکل‌تر است. بنابرین در طول روز بدنبال زمانی باشید که در طی آن بتوانید ۲ـ۱ ساعت بطور پیوسته کار کنید.

● ساده‌سازی کارهای تکراری

تا حدود ۱۰ سال پیش ۱۵ درصد مردم در روستاها زندگی و مایحتاج ۸۵ درصد دیگر مردم را تامین می‌کردند. امروزه کمتر از ۳ درصد مردم در روستاها زندگی می‌کنند و همین ۳ درصد مایحتاج ۹۷ درصد را تهیه می‌کنند، چون راه‌هایی یافته‌اند تا همان تولیدات را در زمان کمتر و با کارگر و هزینه کمتر انجام دهند. برای کارهای تکراری همواره بدنبال راه‌هایی باشید تا کار را سریع‌تر، آسان‌تر، ارزان‌تر و بهتر انجام دهید.

سعی کنید اشتباهات در کار را کمتر کنید. مثلا شرکتی باید روزانه چندین نامه را برای مشتریان خود بفرستد و هر بار آدرس خود را روی پاکت چاپ می‌کند. این شرکت می‌تواند با چاپ برچسب‌های آدرس و چسباندن آن روی پاکت کار خود را آسان‌تر کند. یا اگر مشتریان با هر بار سفارش باید آدرس خود را بگویند تا بر روی سفارش نوشته شود، می‌توان سیستم اشتراک راه اندازی کرد تا با گفتن یک شماره مشخصات مشتری چاپ شود. همیشه بدنبال ساده‌سازی کارهای تکراری باشید.

● اختصاص وقت برای آموزش روزانه

اگر می‌خواهید در کار خود پیشتاز باشید، از رقیبان خود بهتر باشید و درآمد خود را افزایش دهید، همواره باید در حال یادگیری باشید. به طور متوسط در هر ۶ سال اطلاعات در هر زمینه‌ای دو برابر می‌شود. بنابرین باید در زمینه کاری خودتان اطلاعات جدیدتری کسب کنید و همین اطلاعات می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه شما شود.

قانون کلی این است که یک ساعت در روز را به یادگیری اختصاص دهید. در آن یکساعت می‌توانید به خواندن مجلات و نشریات در زمینه کاری خودتان بپردازید یا کتاب‌هایی را برای پیشرفت تخصصی و شخصی بخوانید. اگر مدیریت یک مجموعه را بر عهده دارید، حتما به مطالعه در مورد مدیریت بپردازید. اگر با مشتری سر و کار دارید به یادگیری مهارت‌های فروش بپردازید. همیشه در حال پیشرفت باشید و مطمئن باشید این پیشرفت در کار و زندگی شخصی نمایان خواهد شد.

اگر رانندگی می‌کنید، به کتاب‌های صوتی و دوره‌های آموزشی گوش کنید. شما در یکسال به طور متوسط ۳۰۰ ساعت در اتومبیل هستید و می‌توانید اتومبیل خود را به دانشگاه تبدیل کنید؛ اگر همیشه دوره‌های آموزشی به همراه داشته باشید. اگر با وسایل نقلیه عمومی سفر می‌کنید، با تهیه یک ام.پی.تری پلیر می‌توانید به یادگیری بپردازید.

منبع: مدیر سبز