موانع استقرار مدیریت دانش در سازمان های دولتی

امروزه دارایی های ذهنی و دانش افراد همپایه سایر دارایی های فیزیکی و مالی سازمان مهم هستند سازمان هایی که به اهمیت دانش پی پرده اند سعی در مدیریت بهینه آن دارند تا در فرایندهای خود به نحوی اثربخش از این سرمایه کلیدی استفاده کنند

چکیده:

امروزه دارایی های ذهنی و دانش افراد همپایه سایر دارایی های فیزیکی و مالی سازمان مهم هستند.سازمان هایی که به اهمیت دانش پی پرده اند سعی در مدیریت بهینه آن دارند تا در فرایندهای خود به نحوی اثربخش از این سرمایه کلیدی استفاده کنند.در این مقاله پس از بررسی مدیریت دانش و تشریح چرخه مدیریت دانش ، اهمیت مدیریت دانش در سازمان های دولتی را بیان می کنیم.سپس موانع و مشکلات پیاده سازی و استقرار مدیریت دانش در سازمان های دولتی را بررسی کرده و در نهایت راهکارهایی برای مقابله با این مشکلات و تسریع فرایند پیاده سازی مدیریت دانش ارائه میشود.

واژه های کلیدی: دانش،مدیریت دانش،سازمان دولتی.

مقدمه:

ما اکنون در عصری زندگی می کنیم که حقیقتا می توان آن را عصر دانش نامید(طارق خلیل،۱۳۸۱،ص۳۶).این روزها دانش بیشترین ارزش را در سازمان ها دارد(بریتو ودیگران،۲۰۱۰،ص۱۲۷)و موفقیت شرکت ها در قرن ۲۱ با توجه به بازارهایی که هر روز رقابتی تر می شوند منوط به استفاده از دانشی است که شرکت ها در فرایندهای کلیدی خود بدان نیاز دارند(ان.دی.للا و دیگران،۲۰۰۱،ص۱۵۲).در این میان سازمان هایی که درجه بالایی از خلاقیت و عملکرد کاری دارند دانش خود را به صورت اثر بخشی مدیریت می کنند(کورادو و راموس،۲۰۱۰،ص۳۲۳).بیشتر شرکت های خصوصی به اهمیت دانش و مدیریت آن برای کسب مزیت رقابتی و بقا در صحنه رقابتی پی برده اند.تجربه نشان داده است که موضوع مدیرت دانش بحثی نیست که اهمیت خود را از دست دهد بلکه با توجه به سرعت تغییرات محیط ارزش آن روز به روز بیشتر می شود.

هرچند مدیریت دانش به طور گسترده ای در تئوری و عمل بحث شده است،هنوز در بخش دولتی روی آن کار خاصی انجام نگرفته است(شریف الدین و دیگران،۲۰۰۴،ص۹۶).

از آنجایی که استخدام کارمندان در بخش دولتی طولانی مدت است،کارمندان در این سازمان ها دانش زیادی را در مورد کار خود کسب کرده و می کنند.بنابراین نیاز است تا این دانش قبل از بازنشسته شدن و خروج این نیروها از سازمان تسهیم و در اختیار سایر کارمندان قرار گیرد تا این سرمایه گران به راحتی از سازمان خارج نشود.

مدیرت دانش:

تعریف مدیریت دانش کار آسانی نیست. نویسندگان مختلف از دیدگاه های مختلف و با رویکرد های متفاوت به تعریف مدیریت دانش پرداخته‌اند.از دیدگاه رابیتز مدیریت دانش، شامل همه‌ی روش هایی است که سازمان، دارایی های دانش خود را اداره می کند که شامل چگونگی جمع آوری، ذخیره سازی، انتقال، بکار گیری، به روز سازی و ایجاد دانش است.گراور و مدهاوم نیز مدیریت دانش را مدیریت صریح و سیستماتیک دانش حیاتی و فرایندهای مربوط به ایجاد، سازماندهی، انتشار و استفاده و اکتشاف دانش تعریف کرده اند(وحیده علی پور،ص۲-۳)

پرز معتقد است مدیریت دانش عبارت است از گردآوری دانش،قابلیت های عقلانی و تجربیات افراد یک سازمان و ایجاد قابلیت بازیابی برای آنها به عنوان یک سرمایه سازمانی.نیومن بر این باور بود که مدیریت دانش مجموعه ای از پدیده هایی است که پدیدآوری،اشاعه و بکارگیری دانش ذهنی و عینی در یک سازمان را در بر می گیرد.(منصور دهقان نجم،۱۳۸۸ص۴۸-۴۹).

برای درک صحیح از این تعاریف نیازمند این هستیم که دانش را جدای از داده و اطلاعات تبیین و تعریف نماییم.

داده: داده یک واقعیت از یک موقعیت و یا یک مورد از یک زمینه خاص بدون ارتباط با دیگر چیزهاست.

اطلاعات: اضافه کردن زمینه و تفسیر به داده ها و ارتباط آنها به یکدیگر، موجب شکل گیری اطلاعات می شود.

دانش: اضافه کردن درک و حافظه به اطلاعات موجب توسعه طبیعی پس از اطلاعات می گردد. خلاصه سازی هر چه بیشتر (انباشت) اطلاعات اولیه به دانش منجر می شود. دانش را در این حالت می توان بینشهای حاصل از اطلاعات و داده هایی تعریف کرد که می تواند به روشهای مختلف و در شرایط گوناگون موثر و قابل تقسیم باشد. دانش به حداقل رساندن جمع آوری و خواندن اطلاعات است نه افزایش دسترسی به اطلاعات. دانش کارآمد کمک می کند تا اطلاعات و داده های ناخواسته حذف شوند.(میثم نوروزیان،۱۳۸۴،ص۲۵)

چرخه مدیریت دانش:

فرایند مدیریت دانش شامل ۴ مرحله می باشد که در سازمان به صورت فرایند زیر انجام می گیرد:

در مرحله اول باید دانش موجود در سطح سازمان و منابع آن(اعم از دانش تصریحی و تلویحی نزد افراد، بانک های اطلاعاتی،مستندات و...) مورد شناسایی واقع شده و سپس جمع آوری گشته و به صورت مناسبی ذخیره سازی شود.سپس برای اینکه دانش با ارزش شده و به هم افزایی و زایش مجدد منجر کردد،باید دانش میان افراد به اشتراک گذاشته شود.پس از این مرحله باید از دانش کسب شده در جهت اهداف سازمان استفاده شود.و در مرحله آخر با ورود اطلاعات جدید به سیستم خلق دانش انجام می گیرد(میثم نوروزیان،۱۳۸۴،ص۲۶).شکل۱

اهمیت و مزایای مدیریت دانش در سازمان های دولتی:

سرعت بالای توسعه تکنولوژی های جدید و ارتباطات دیجیتال منجر به افزایش اهمیت مدیریت دانش به عنوان یک منبع حیاتی برای کسب مزیت رقابتی گردیده است(ان.دی للا،۲۰۱۰،ص۷۱۱).نبود فضای رقابتی در بین سازمان های دولتی دلیلی برای عدم توجه به مقوله مدیریت دانش نیست.سازمان های دولتی باید با مقایسه بین وضعیت کنونی و گذشته خود سعی در بهبود ارائه خدمات به ارباب رجوع بوده و تلاش کنند تا فرایندهای درونی خود را به نحو اثربخشی انجام دهند.مدیریت دانش با تسهیم دانش در سازمان و به حافظه سپردن دانش افراد در حافظه سازمانی می تواند کارکنانی دانشی بار آورد که پاسخگوی نیاز مراجعین خود باشد.مراجعینی که روز به روز آگاه تر می شوند و توقعات بالاتری را از سازمان ها دارند.در چنین فضایی خلق و مبادله دانش یک فاکتور اساسی در سازمان های دولتی برای ارائه خدمات بهتر و تصمیم گیری های منطقی تر می باشد.(ان.دی.للا،۲۰۱۰،ص۷۱۱).

ویگ یک مطالعه جامع روی مدیریت دانش در سازمان های دولتی انجام داد و ۴ نقش زیر را برای مدیریت دانش در سازمان های دولتی برشمرد:

۱. ارتقای تصمیم گیری در مورد خدمات عمومی

۲. کمک به عموم برای شرکت کردن در فرایند تصمیم گیری

۳. ایجاد قابلیت رقابت سرمایه های فکری

۴. توسعه نیروی کار دانشی(شریف الدین و دیگران،۲۰۰۴،ص۹۷)

مک آدام و رید بهبود کیفیت و کارایی سازمانی و نیز کاهش هزینه ها را مزایای مدیریت دانش در سازمان های دولتی ذکر کرده اند.(اج،۲۰۰۵،ص۴۲)

بازنشسته شدن کارمندانی که مدت زیادی را در سازمان های دولتی مشغول به کار بوده و تجربیات زیادی را کسب کرده اند به عنوان یک معزل پیش روی مدیران سازمان هاست.هزینه و زمان زیادی که روی این کارمندان صرف شده تا دانش و تجربیات کافی در مورد مشاغلشان کسب کنند،اهمیت مدیریت دانش در سازمان های دولتی را روشن تر می کند.بنابراین نیاز است تا دانش این افراد پیش از خروج از سازمان در اختیار سایر کارمندان قرار گیرد.این عمل به کاهش هزینه های آموزش مجدد کارمندان منجر خواهد شد.

در یک جمع بندی می توان گفت مدیریت دانش با تسهیم دانش در سازمان و ایجاد همکاری بین کارمندان از دوباره کاری ها میکاهد و موجب افزایش بهروه وری سازمان و در نهایت خدمات بهتر و سریع تر به ارباب رجوع خواهد شد.

مشکلات پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان های دولتی:

با وجود دلایل قوی ای که برای استفاده استراتژیک از مدیریت دانش به منظور بهبود عملکرد سازمانی وجود دارد،موانع مختلفی برای پیاده سازی مدیریت دانش در سا زمان های دولتی به چشم می خورد(اج،۲۰۰۵،ص۴۲-۴۳).این موانع را می توان در موارد زیر خلاصه کرد:

۱)عدم آشنایی مدیران با مدیریت دانش:مدیران ارشد و مدیران میانی در سازمان های دولتی به طور کامل با مدیریت دانش آشنا نشده اند و اهمیت و مزایای آن را برای سازمان درک نکرده اند.طبیعتا منابع کافی هم به این مقوله در سازمان های دولتی تخصیص داده نشده است.لازم است تا با برگزاری دوره های آموزشی جایگاه مدیریت دانش و چگونگی مدیریت دانش برای مدیران روشن شود.زیرا آنها هستند که باید این فرایند را در سازمان پیاده سازی کنند.

۲)طبیعت منزوی سازمان های دولتی(اج،۲۰۰۵،ص۴۳):عدم رقابت بین سازمان های دولتی با سایر سازمان ها باعث کم توجهی آنان به دانش به عنوان سرمایه کلیدیشان شده است.در کشورهایی که سازمان ها مجبور به رقابت با بخش خصوصی در ارایه خدمات هستند به مدیریت دانش بیشتر توجه می شود و پژوهش هی بسیاری روی مدیریت دانش چه در تئوری و چه در عمل انجام شده است.

۳)نبود فرهنگ مشارکت در سازمان:فرهنگ سازمانی ایدئولوژی ها،اعتقادات و ارزش های عمیقی است که در هر سازمانی وجود دارد و دستورالعملی است که کارمندان برای روش انجام کار در آن سازمان دارند(اسکرلواج،۲۰۱۰،ص۶۳۹۱).تحقیقات نشان می دهند که رابطه مثبتی بین فرهنگ سازمانی و مدیریت دانش وجود دارد(وی ژنگ و دیگران،۲۰۱۰،ص۷۶۵) و داشتن فرهنگ اشتراک دانش نقش مهمی در پیاده سازی مدیریت دانش در هر سازمانی ایفا می کند.اشتراک گذاری دانش نیازمند کارمندانی است که به طور دلخواه دانش خود را وارد حافظه سازمان کنند.فرهنگ به عنوان یک منبع کلیدی در تشویق افراد به این امر خواهد بود.(سوهایمی،۲۰۰۶،ص۳۵۴)

۴)کارمندان به دانش به عنوان منبع کسب قدرت نگاه می کنند.با چنین دیدگاهی آنان حاضر به اشتراک گذاشتن دانش خود در سازمان نخواهند بود و سعی در حفظ آن دارند(اج،۲۰۰۵،ص۴۳).آنان ترس دارند تا با از دست دادن دانش نهفته خود قدرت خود را نیز از دست دهند.در این رابطه مدیر باید با تشویق و تقویت تعهد سازمانی تولید دانش در سازمان را تسهیل نماید.نوناکا اشاره کرده است که تعهد کارمندان و تطبیق دادن خود با ماموریت،ارزشها،استراتژی ها و اهداف سازمان در خلق دانش حیاتی است.کارمندانی که تعهد زیادی نسبت به سازمان دارند تلاش بیشتری را در تسهیم دانش خودشان میان سازمان انجام می دهند.دیر و مک دانو شکست و موفقیت سیستم مدیریت دانش را وابسته به درجه تعهد کارمندان می دانند.(کاردسو و میرلس،۲۰۱۰،ص۲۱۱).

راهکارهای غلبه بر مشکلات پیاده سازی مدیریت دانش:

در ادامه ۴ راهکار برای استقرار مدیریت دانش و غلبه بر موانع روبروی آن ارایه می شود.پیشنهاد ها از بالا به پایین دارای درجه اهمیت بالاتر می باشند که نیاز است تا سازمان ها به ترتیب آن ها را بررسی و اجرا نمایند.

۱)مسئله اصلی که باعث عدم توجه به مدیریت دانش در سازمان های دولتی شده است آشنا نبودن مدیران با مدیریت دانش،مزایای آن و فرایند پیاده سازی آن در سازمان می باشد.مدیر باید بتواند موضوعات دانشی سازمان را تعیین نماید.فرایندها را بازنگری کند و آنهایی را که بیشترین ارزش را ایجاد میکنند،تشخیص دهد.سپس باید شبکه ها و پایگاه داده های کامپیوتری ایجاد کند تا اطلاعات به آسانی در اختیار افرادی که به آن نیاز دارند قرار گیرد(فرزاد امیدواران،۱۳۸۵،ص۲۴۷).این امر نیازمند این است که دولت با توجه بیشتر به مسئله مدیریت دانش مدیران ارشد سازمان ها را آموزش دهند و آنها را به سمت مدیریت دانش در سازمان هایشان سوق دهند.

۲)الگوبرداری و بررسی تجربیات سازمان های خصوصی می تواند به سازمان های دولتی در پیاده سازی فرایند مدیریت دانش کمک کند.سازمان های دولتی ای که هنوز استراتژی خاصی برای مدیریت دانش تدوین نکرده اند می توانند با بررسی سازمان های خصوصی و موفقیت ها و شکست های آن ها در پیاده سازی فرایند مدیریت دانش،از آن ها الگو بگیرند و مدیریتی اثربخش بر دانش سازمانیشان داشته باشند.

۳)ایجاد فرهنگی که اشتراک گذاشتن دانش در سازمان را رواج داده،بر روی آن ارزش گذاشته و به آن پاداش دهد.مدیریت باید برای تسهیم دانش،انگیزش و ساز و کارهایی لازم را ایجاد کند تا کارمندان آن را برای شغل خود مفید پنداشته و با استفاده از آن توانایی خود را در انجام کارها بهبود بخشند.(فرزاد امیدواران،۱۳۸۵،ص۲۴۷).ایجاد چنین فرهنگ دانشی ای نیازمند رهبری سازمانی قوی است که نگرش و رفتار افراد را تغییر دهد.

۴)برگزاری دوره های آموزشی به عنوان زیر ساخت های لازم برای مدیریت دانش در سازمان نیز ضروری است.در سازمان های دولتی نیروهای قدیمی زیادی وجود دارند که توانایی کار کردن با آفیس و اینترنت و... را ندارند.همان طور که ذکر شد دانش نهفته در ذهن این افراد باتجربه یکی از منابع دانشی غنی در سازمان می باشد.بنابراین نیاز است تا سواد کامپیوتری این افراد را ارتقا دهیم تا آن ها برای اشتراک گذاشتن دانش خود در سازمان مشکلی نداشته باشند.

نتیجه گیری:

متاسفانه هنوز به مقوله مدیریت دانش در سازمان های دولتی توجه خاصی نشده است و موانع مختلفی بر سر راه استقرار آن در سازمان های دولتی وجود دارد.به نظر می رسد در این زمینه دولت باید سازمان ها را به سمت مدیریت دانش تشویق و ترغیب کند تا سازمان ها بتوانند جوابگوی شرایط متغیر و ارباب رجوعی که روز به روز دانشی تر می شوند باشند.الگو برداری از سازمان های خصوصی که فرایند پیاده سازی مدیریت دانش را در سازمان های خود با موفقیت اجرا نموده اند می تواند به سازمان های دولتی کمک کند تا با سرعت بیشتری به سمت این موضوع حیاتی پیش روند.

رضا ساعی شاهی

منابع ومآخذ:

۱-اژدری،علیرضا.(۲۰۱۰)."مدیریت دانش در سازمان دولتی"،پایگاه اینترنتی مقالات علمی مدیریت.

۲-خلیل،طارق.(۱۳۸۱)."مدیریت تکنولوژی:رمز موفقیت در رقابت و خلق ثروت"،ترجمه کامران باقری؛با همکاری ماهور ملت پرست،تهران:پیام متن،صفحه۳۶

۳-دهقان نجم،منصور.(شهریور۱۳۸۸)."مدیریت دانش و نقش آن در نوآوری سازمانی"، ماهنامه مهندسی خودرو و صنایع وابسته شماره۱۰.

۴-رابینز،استیون.(۱۳۸۵)."مبانی رفتار سازمانی"،ترجمه فرزاد امیدواران،تهران: موسسه کتاب مهربان نشر،صفحه۲۴۷.

۵-علیپور،وحیده."مدیریت دانش؛تعاریف و مفاهیم"،برگرفته از سایت مرکز تحقیقات و مطالعات رسانه ای(همشهری).

۶-نوروزیان،میثم.(اردیبهشت۱۳۸۴)."کاربرد مدیریت دانش در بخش دولتی"،ماهنامه تدبیر شماره۱۵۶،صفحه ۲۴.

۷-Brito,E.,Cardoso,L.and Ramalho,C.(۲۰۱۰).”Knowledge Management in Local Government Sector: the

Role of the Quality Certification”,European Conference on Intellectual Capital ۲,portugal,pp.۱۲۷-۱۶۶.

۸-Cardoso,L.(۲۰۱۰).”Role of Organizational Commitment in Knowledge

Management:Exploring a Relationship”,European Conference

on Knowledge Management ۱۱,portugal,pp.۲۰۹-۲۱۷.

۹-Curado,M.and ramos,I.(۲۰۱۰).”Knowledge Management in Organizations: A new Proposal”,European Conference

on Knowledge Management ۱۱,portugal,pp.۳۲۳-۳۳۳.

۱۰-Edge,Karen.(۲۰۰۵).” Powerful public sector knowledge management:a school district example”,journal of knowledge management,VOL.۹,NO.۶,pp.۴۲-۵۲.

۱۱-Ndlela,L.T.,du Toit,A.S.A.(۲۰۰۱).”Establishing a knowledge management programme

for competitive advantage in an enterprise”,International Journal of Information Management ۲۱,pp.۱۵۱-۱۶۵.

۱۲-Ndlela,M.N.(۲۰۱۰).”Knowledge Management in the Public Sector:

Communication Issues and Challenges at Local

Government Level”,European Conference

on Knowledge Management ۱۱,portugal,pp.۷۱۱-۷۱۶.

۱۳-Sharifuddin,S.O.,Ikhsan,S.and Rowland,F.(۲۰۰۴).”knowledge management in a public organization:a study on the relationship between organizational elements and the performance of knowledge transfer”,journal of knowledge management,VOL.۸,NO.۲,pp.۹۵-۱۱۱.

۱۴-Skerlavaj,M.,Song,J.H.and Lee,Y.(۲۰۱۰).”Organizational learning culture, innovative culture and innovations in

South Korean firms”,Expert Systems with Applications ۳۷,pp.۶۳۹۰-۶۴۰۳.

۱۵-Suhaimee,S.,Abu Bakr,A.Z.and Alias,R.A.(۲۰۰۶).”Knowledge Sharing Culture in Malaysian Public Institution of Higher

Education : An Overview”,Proceedings of the Postgraduate Annual Research Seminar,pp.۳۵۴-۳۵۹.

۱۶-Zheng,W.,Yang,B.and Mclean,G.N.(۲۰۱۰).”Linking organizational culture,structure,strategy,and organizational effectiveness:Mediating role of knowledge management”,Journal of Business Research۶۳,pp.۷۶۳–۷۷۱.