استفاده از فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی, روشی نوین در مدیریت پروژه ها

در روش های سنتی مدیریت پروژه, به طور معمول کارفرما به عنوان عامل سرمایه گذار, طراحی, تدارکات, اجرا و در نهایت بهره برداری از طرح ها به شمار می رفت این در حالی است که هم اکنون با افزایش تعداد و پیچیدگی طرح ها, سیستم و روش سه عاملی شامل کارفرما, مشاور و پیمانکار, جایگزین روش های سنتی گردیده است

یکی از شیوه‌های نوین مدیریت پروژه استفاده از محیط‌های اینترانت، اکسترانت و اینترنت در مدیریت پروژه‌ها می‌باشد. هدف عمده از انجام این کار به‌کارگیری قابلیت‌های بالقوه دنیای گسترده وب جهت مدیریت پروژه و تیم‌های آن است که مزایای بی‌شماری را به دنبال خواهد داشت. این مزایا را می‌توان هم در سیستم سه عاملی شامل کارفرما، مشاور و پیمانکار و هم در سیستم چهارعاملی شامل کارفرما، مشاور، پیمانکار و مدیر طرح‌ها مورد استفاده قرار داد. همچنین اجرای پروژه در سیستم چهارعاملی با اعطای خدمات قابل واگذاری به واحدهای خدمات مدیریت صورت می‌پذیرد که در این سیستم نیز تبادل اطلاعات، کنترل و مدیریت پروژه می‌تواند همچون سیستم سه عاملی با مدیریت مبتنی بر اینترنت باعث کنترل زمان، هزینه و کیفیت شود. در این‌صورت برای ایجاد ارتباط بین شبکه‌های کارفرما، مشاور و پیمانکار می‌توان از یک اینترانت و جهت ایجاد ارتباط نقطه‌ای در سراسر دنیا می‌توان از طریق اینترنت اقدام کرد. در این مقاله، پس از بیان مقدمه‌ای کوتاه، دلایل مطرح شده به‌کارگیری ابزارهای فناوری اطلاعات در مدیریت پروژه، به عمده‌ترین مبانی تاریخی شکل‌گیری و پیدایش دانش مدیریت پروژه اشاره می‌شود. در ادامه به تعریف پروژه و مهم‌ترین ویژگی‌های آن، مدیریت پروژه و مدیریت پروژه مبتنی بر وب پرداخته می‌شود. سپس سیستم‌های مدیریت پروژه مبتنی بر وب و عمده‌ترین مزایای به‌کارگیری آنها تشریح می‌گردند. در انتهای مقاله نیز ذینفعان یا عناصر سیستم مدیریت پروژه و مهم‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر وب بررسی شده و نتیجه‌گیری لازم به‌عمل خواهد آمد.

۱. مقدمه

در روش‌های سنتی مدیریت پروژه، به‌طور معمول کارفرما به‌عنوان عامل سرمایه‌گذار، طراحی، تدارکات، اجرا و در نهایت بهره‌برداری از طرح‌ها به شمار می‌رفت. این در حالی است که هم‌اکنون با افزایش تعداد و پیچیدگی طرح‌ها، سیستم و روش سه عاملی شامل کارفرما، مشاور و پیمانکار، جایگزین روش‌های سنتی گردیده است. در این روش هر بخش عهده‌دار وظیفه‌ای خاص در مدیریت پروژه می‌باشد. به عبارت دیگر، امروزه به‌دلایل متعدد و به‌ویژه مشکلات مدیریتی، مدیر پروژه به‌عنوان رکنی جدید صاحب موقعیت تازه‌ای شده است. به‌طوری‌که مدیریت کلان کار را در اختیار گرفته و همچنین به‌عنوان نماینده کارفرما، نظارت و کنترل طرح‌ها را عهده‌دار شده است. به‌دنبال آن و همزمان با بالاگرفتن ضرورت و لزوم افزایش سرعت و یکپارچگی مسئولیت، روش ”طراحی و ساخت توام“ یا ”کلید در دست“ مطرح گردیده است که کارفرما با تأمین مالی و نظارت بر طرح، به ایفاء نقش اصلی خود پرداخته و سعی کند تا از نتایج طرح حداکثر بهره‌گیری را بنماید. در این راستا، کارفرمائی موفق است که بتواند عناصر لازم برای اجراء موفقیت‌آمیز یک طرح را به‌صورت صحیح در کنار هم قرار دهد و در مدیریت آن حداکثر بهره‌برداری ممکن را از خدمات مشاوران و متخصصان بنماید. در راستای این تغییرات، نقش به‌سزای اطلاعات و تبادل و سازماندهی آن بر کسی پوشیده نیست. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که به این نکته توجه شود که جلوگیری از ایجاد گلوگاه‌های زمای و کاهش هزینه‌ها چالش اصلی در مدیریت پروژه می‌باشد. بنابراین استفاده از ابزارها و فنون کارآمدو نوین فناوری اطلاعات ضروری می‌نماید. به علاوه مزایای فناوری اطلاعات بر دو زمینه غلبه بر محدودیت‌های مکانی و زمانی متمرکز است که استفاده از آن در سیستم مدیریت پروژه منجر به دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده خواهد شد.

۲. مروری کوتاه بر تاریخچه مدیریت پروژه

با وجود اینکه مدیریت پروژه از هزاران سال قبل و از عصر مصریان انجام می‌شده است ولی تنها حدود نیم‌قرن است که از شروع به‌کارگیر نظام‌مند فنون و ابزارهای آن برای مدیریت و کنترل پروژه‌های پیچیده می‌گذرد. برای نمونه در دهه ۱۹۵۰ نیروی دریائی آمریکا در پروژه پلاریش خود از متدولوژی‌های مدیریت پروژه مدرن استفاده کرد. همچنین طی سال‌های ۱۹۶۰ تا ۱۹۷۰، وزارت دفاع آمریکا، ناسا و شرکت‌های مهندسی و ساختمانی بزرگ به‌طور گسترده از اصول و ابزارهای مدیریت پروژه جهت مدیریت پروژه‌ها مبتنی بر زمان و بودجه کمک گرفتند. از سوی دیگر در دهه ۱۹۸۰، بخش‌های ساخت و توسعه نرم‌افزار نیز شروع به اجراء و به‌کارگیری غیرطبیعی مدیریت پروژه نمودند. در نتیجه از سال ۱۹۹۰، سازمان‌های و صنایع مختلف و متعدد فنون، ابزارها و تئوری‌های مدیریت پروژه را به‌کار گرفتند.

۳. تعریف پروژه

پروژه مجموعه‌ای از کوشش‌ها، اقدامات و فعالیت‌های غیرتکراری مرتبط به‌هم و منحصربه‌فرد جهت دستیابی به نتایج و هدف‌های مورد انتظار است که در چارچوب برنامه زمانی و بودجه پیش‌بینی شده انجام می‌گیرد. به‌طور کلی عمده‌ترین مشخصه‌های یک پروژه عبارتند از:

- هر پروژه فعالیتی موقتی است: پروژه دارای زمان شروع و پایان مشخصی است.

- هر پروژه دارای هدف یا اهداف مشخصی است: با تحقق این هدف عمر پروژه به پایان می‌رسد. این اهداف دست یافتنی و موقتی هستند.

- هر پروژه یک سیستم است: هر پروژه دارای ورودی‌ها، پردازش‌ها و خروجی‌های مشخص می‌باشد. در این‌صورت مدیر پروژه با انجام عملیات بازخورد پروژه را هدایت می‌کند.

- هر پروژه برای اجراء با محدودیت‌هائی مواجه می‌باشد: در هر پروژه وجود محدودیت‌های بی‌شمار موجب می‌گردد تا کنترل پروژه و در مراحل وسیع‌تر مدیریت آن مشکل‌تر شود.

- هر پروژه نتایج منحصربه‌فردی دارد: نتایج پروژه‌ها معمولاً مستقل از یکدیگرند.

- هر پروژه دارای چرخه حیات می‌باشد: معمولاً هر پروژه دارای مرحله آغازین، مرحله میانی و مرحله پایانی می‌باشد. به عبارت دیگر پروژه‌ها مطابق با ماهیتشان چرخه حیات و دوره عمر متفاوتی دارند.

- هر پروژه برای اجراء از اصل عدم قطعیت تبعیت می‌کند: به‌طور کلی زمان‌بندی پروژه با تخمین همراه است و همیشه عدم قطعیتی مبنی بر پیش‌بینی زمان، هزینه و عملکرد آن وجود دارد.

۴. تعریف مدیریت پروژه

به‌طور کلی و در ساده‌ترین تعریف مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی و نظارت بر آن می‌باشد که توسط فرد یا افراد مرتبط با آن وظایف انجام می‌شود. منظور از فعالیت برنامه‌ریزی در مدیریت پروژه تعریف نیازمندی‌های کاری، کمیت و کیفیت کار و منابع مورد نیاز است و مقصود از فعالیت نظارت در مدیریت پروژه پیگیری پیشرفت، مقایسه نتایج واقعی و نتایج پیش‌بینی شده، ایجاد تعدیل و بالاخره تجزیه و تحلیل موانع می‌باشد. به‌عبارت دیگر، مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل فعالیت‌های یک طرح برای تحقق اهداف عملکرد، هزینه و زمان می‌باشد. که در یک محدوده کاری معین و با استفاده کارآمد و سودمند از منابع صورت می‌گیرد. به این اهداف به اصطلاح اهداف خوب، سریع و ارزان می‌گویند.

۵. مدیریت پروژه مبتنی بر وب

پروژه‌های امروزی و مدیریت آنها به مراتب پیچیده‌تر از نمونه‌های قبلی خود شده‌اند و رشد بسیاری در پیچیدگی‌های آنها صورت گرفته است. به عبارت دیگر این موضوع باعث شده است که پروژه‌های عصر اطلاعات دارای ویژگی‌های زیر باشند:

- جهانی و گسترده

- ساختارهای متقاطع

- پراکندگی جغرافیائی

- چندرشته‌ای

- تغییر در انتظارات زمانی

- تمرکز بر روی تیم پروژه

از این‌رو به اعتقاد بسیاری از محققان راه مقابله با این تغییرات، ایجاد یکپارچگی از طریق استفاده صحیح از قابلیت‌های گسترده اینترنت در ایجاد همکاری و تشریک مساعی، مدیریت پروژه، مدیریت دانش و مدیریت اطلاعات است که مدیریت پروژه مبتنی بر وب نمونه‌ای از آن می‌باشد. کارگیری قابلیت بالقوه دنیای گسترده وب در مدیریت پروژه‌های مهندسی و تیم‌های پروژه در یک یا چند موقعیت را مدیریت پروژه مبتنی بر وب می‌نامند. مدیریت پروژه مبتنی بر وب درک سریع‌تر، دقیق‌تر و نظام‌مندتر چگونگی بهره‌برداری سریع از داده‌های به‌روز و توانائی انتقال مستندات حجیم، ارتباطات، نمایش اطلاعات به شکل ساده و قابل فهم را قالب‌بندی می‌نماید. کاهش زمان صرف شده در ارائه گزارش‌های وضعیت پروژه، باعث قرار گرفتن اطلاعات فوری و بلادرنگ در اختیار مدیران می‌شود که این قابلیت‌ها این امکان را به مدیران می‌دهد تا عملکرد پروژه را بدان وقفه در تیم پروژه مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند. همچنین امکان بهره‌برداری از کنفرانس‌های تصویری میز به میز جهت کسب عکس‌های دیجیتالی پیشرفت پروژه از محل کارگاه را مقدور می‌سازد و چگونگی طراحی پروژه را به‌طور همزمان با گروه مستقر در دفترهایشان بازنگری نمایند.

علیرضا مقدسی

(مدرس دانشگاه آزاد اسلامی واحد مشهد و کارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات)

---