مدیریت از نگاه سیستمی

۱) در گذشته‌های نه چندان دور اکثریت را باور بر این بود که یک مدیر خوب، مادرزاد مدیر به دنیا می‌آید و البته هنوز هم درصد قلیلی چنین می‌نگرند. حاصل جمع این نگرش با نظریه جمعیت قابل توجهی از اندیشمندان عرصه علم مدیریت مبنی بر اینکه مدیریت علم است و نیازمند کسب مهارت‌های لازم را می‌توان اینگونه بیان داشت که، مدیریت هم علم است و هم هنر و البته متکی بر فلسفه خاص خود. علم است چرا که فنون و مهارت‌ها و روش‌های متعددی در آن بکار می‌رود که بدون کسب دانش مربوطه عمل به آنها ممکن نیست و هنر است، زیرا نیازمند وجود ظرفیت، استعداد و توانمندی‌های ذاتی برای کار با دیگران و توسط دیگران است. و تا حدی هم فلسفه است بدین خاطر که مبتنی بر مبانی فلسفی انسان شناسی و مبانی اجتماعی است و گاهی نیم نگاهی هم به علم اخلاق دارد.
۲) شاید راه موثر‌تر برای پی بردن به نیازمندی‌های مهارتی یک مدیر، آشنایی با حوزه و دامنه کار او باشد. اگر چه تئوری‌ها و نظریه‌های متعدد و متنوع فراوانی در عرصه مدیریت ارائه شده است و طیفی را از تئوری‌های کلاسیک و نئوکلاسیک تا نظریه‌های نوین مدیریت در بر می‌گیرند اما به آسانی نمی‌توان از نگرش سیستمی برای ترسیم عرصه مدیریت چشم پوشی نمود. لذا در این مقاله با بهره‌گیری از یک مدل ساده سیستم، مدیران و یا علاقه‌مندان به مدیریت را وارد فضای فعالیت‌های مدیریتی می‌کنیم تا هم به عمق و زوایا و اهمیت موضوع بیشتر پی برده و هم توانائی‌های خود را برای بدوش کشیدن این بار سنگین ارزیابی نمایند. صاحب نظران عناصر اصلی یک سیستم را بشرح زیر نام می‌برند:
الف) Inputs (داده‌‌ها- منابع- ورودی‌ها)
ب) Process (فرآیند- جریان- پروسه)
ج) Out Puts (ستاده‌ها- اهداف- خروجی‌ها)
د) Feedback (بازخورد- بازخور)
هـ) Environment (محیط)
نام بردن از عناصر فوق صرفاً از باب تعارف و بیان نظریه نیست. بلکه در واقع در هر زمان و مکانی که هر نوع فعالیت با هر ماهیت و کمیتی در راستای اهداف خاص انجام می‌گیرد، سیستم فوق وجود دارد و غیر قابل انکار است. ممکن است هر یک از عناصر بصورت ضعیف مورد توجه قرار گیرد، اما قابل حذف نیستند و خواه ناخواه هر عنصر تاثیر خود را بر سازمان بر جای خواهد گذاشت. بدیهی است تاثیر هر یک در زمان، مکان، شرایط و با ماهیت‌های متفاوت یکسان نخواهد بود.
۳) یک نفر مدیر و یا شخصی که علاقه مند است وارد عرصه مدیریت بشود باید منابع سازمانی خود را بشناسد و نسبت به تعیین و تامین آن اقدام نماید. از جمله این منابع عبارتند از:
۱-۳) نیروی انسانی؛ هیچ سازمانی بدون نیروی انسانی قابل تصور نیست. از آنجا که مخاطب این مقاله دست اندرکاران بخش صنعت بخصوص صنعت سیمان است و سازمان‌های اینچنین معمولاً از حجم بزرگتری برخوردارند تحلیل کمیت و کیفیت و ترکیب این نیروها از اهمیت به سزایی برخوردار است. ترکیب نیروی انسانی سازمان می‌تواند بشرح زیر مورد توجه قرار بگیرد:
▪ مدیران ارشد، مدیران میانی، مدیران پایه، سرپرستان، کارشناسان، مشاوران، تکنسین‌ها و سایر نیروهای فنی و خدماتی. اهمیت این منبع در سازمان‌ها به حدی است که امروزه مدیریت منابع انسانی بعنوان یک گرایش مهم در مدیریت، دانشگاه‌ها و مراکز علمی را وادار به ایجاد مقاطع تحصیلی کارشناسی ارشد و دکترا نموده است.
▪ صاحبان سهام و مالکان و افرادی که به هر نحو صاحب و ولی نعمت سازمان تلقی می‌شوند.
▪ مشتریان، ارباب رجوع و افرادی که به هر نحو با محصولات و خدمات سازمان در ارتباط هستند.
• و همه افرادی که به هر نحو با سازمان در ارتباط خواهند بود و سازمان در برنامه ریزی‌ها باید آنان را مدنظر داشته باشد.
۲-۳) منابع مالی و پولی سازمان؛ اعم از سرمایه‌گذاری‌های اولیه دولتی یا خصوصی، اعتبارات، وام‌ها و هر نوع منبع مالی که در تداوم حیات سازمان موثر است.
۳-۳) منابع سرمایه‌ای و امکانات ثابت اعم از زمین، ساختمان و ماشین آلات و تجهیزات فنی و اداری
و ...
۴-۳) منابع قانونی و مجموعه مقررات و ضوابطی که در شکل‌گیری و تداوم حیات سازمان و نحوه فعالیت‌های آن اثر گذراند از قبیل قانون اساسی، قوانین تجارت، کار و ...، اساسنامه، آئین نامه‌های اجرایی و مصوبات مجمع و هیئت مدیره
۵-۳) منابع اطلاعاتی و هر نوع داده و اطلاعات پردازش شده‌ای که در سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
۶-۳) آمال، آرزوها، رسالت‌ها، ماموریت‌ها و اهداف نهایی سازمان که اگر چه در Outputها جای دارند لکن از آنجا که هر نوع تغییر و جابجایی در آنها ممکن است سمت و سوی سازمان را تغییر دهد از نظر برخی صاحب نظران در واقع جزو منابع نیز بحساب می‌آیند.
۷-۳) ارزش‌ها، فرهنگ و همه آنچه برای بانیان و صاحبان سازمان دارای اهمیت بوده و نوعی خط قرمز برای سازمان و کارکنان آن بوجود می‌آورند.
۸-۳) و همه آنچه بعنوان اجزا و منابع مد نظر بوده و حذف، جابجایی و یا تغییر آنها در فرآیند و عملکرد سازمان تغییر بوجود می‌آورند.
سوال: آیا بدون برخورداری از دانش مدیریتی و آنچه بعنوان مجموعه تئوری‌ها، نظریات، مدل‌ها و الگوهای مدیریتی ارایه شده است می‌توان منابع سازمان را شناسایی، تعیین و تامین نمود.
۴) پس از حصول اطمینان از تهیه منابع سازمان، فرآیند و جریان کار آغاز می‌شود. صاحب نظران مدیریت علیرغم اختلاف نظریه‌های جزئی عموماً فرآیند سیستم مدیریت را شامل مراحل زیر می‌‌دانند:
۱-۴) برنامه‌ریزی: در این مرحله که با طرح سوالاتی از قبیل، چه کاری، چرا، چگونه، توسط چه کسانی، کجا، طی چه مدت با چه مقدار هزینه و امکانات، در چه زمانی؟ و ... آغاز می‌شود، هدفگذاری سازمان انجام گرفته و در راستای تحقق اهداف از پیش تعیین شده، چگونگی، روش‌ها و نحوه رسیدن به اهداف مشخص می‌شود. نیروی انسانی و امکانات مورد نیاز پیش بینی و برآورد می‌شود. محل، زمان و مدت انجام کار در هر سازمان، استراتژی‌ها، سیاست‌ها و خط مشی‌ها و روش‌های کار با اتکا به اهداف انتخاب می‌گردند. هدف‌گذاری را یکی از مهمترین و در واقع اساسی‌ترین مرحله از فرآیند مدیریت تلقی می‌کنند. چرا که ممکن است یک سازمان خوب کار بکند اما اهداف خوبی نداشته باشد لذا انتخاب اهداف درست یعنی انتخاب کارهای درست و این همان چیزی است که تحت عنوان Effictivness یا اثر بخشی از آن نام می‌برند. گر چه برخی از صاحب نظران مدیریت جایگاه تصمیم‌گیری را این جا می‌دانند اما درست آنست که بگوئیم تصمیم‌گیری در تمام مراحل سیستم مدیریت صورت می‌پذیرد و از Inputs تا Outputs و حتی تعامل با محیط حضور دارد.
۲-۴) سازماندهی: شناسایی و تقسیم وظایف، دسته‌بندی آنها و برقراری ارتباط بین واحد‌ها و افرادی که در هر یک از این باکس‌ها قرار می‌گیرند. اشکال مختلف ساختار سازمانی، پهنا و بلندای سازمان، حیطه نظارت، جایگاه واحد‌های صف و ستاد و طراحی متمرکز یا غیر متمرکز سازمان برای تصمیم‌گیری‌ها در همین مرحله انجام می‌گیرد.
۳-۴) بسیج منابع و تجهیز امکانات و نیروی انسانی از نظر تعدادی از اندیشمندان علم مدیریت پس از سازماندهی ضرورت پیدا می‌کند برخی نیز تعیین و تامین نیروی انسانی و مدیریت منابع انسانی را در همین مرحله ذکر کرده‌اند. در هر حال آنچه مهم است اینکه مدیر پس از سازماندهی مطلوب باید در فکر تامین منابع و امکانات مورد نیاز برای اجرا باشد که تحت عنوان Equepment یا Staffing مورد اشاره قرار می‌گیرد.
۴-۴) هدایت و رهبری: پس از استقرار نیرو در سازمان، مدیر در سه بعد ایجاد انگیزش، رهبری و ارتباطات بعد رهبری خود را بوسیله آشنایی با تئوری‌های روانشناس و علوم ارتباطات بعنوان پیش نیازهای موفقیت مدیران در این عرصه آغاز می‌کند.
۵-۴) کنترل و نظارت که نیازمند شناخت دقیق اهداف، استانداردها و شاخص‌های مد نظر سازمان و تسلط بر وضعیت موجود و توانایی اصلاح کمبودها و نواقص است.
۵) دستاوردها، نتایج، اهداف و خروجی‌ها مهمترین رکن‌ هر سازمان‌اند. مدیر باید ضمن شناخت کامل از این Outputها بتواند علاوه بر تحقق اهداف سازمان، اهداف جامعه، کارکنان و مدیران و سرپرستان را متحقق و در مجموعه نیروی انسانی مرتبط رضایتمندی ایجاد نماید. اهمیت این عنصر از سیستم مدیریت تا آنجاست که دریابیم کل منابع و سازمان برای تحقق این اهداف است و با بی‌توجه به این مهم، موجودیت سازمان زیر سوال خواهد رفت.
۶) استفاده از Feed BacK و اخذ بازخور از ستاده‌ها و دستاوردهای سیستم نه تنها ضروری بلکه ضامن پویایی و تداوم حیات سازمان است. در کنار این امر توجه به Forward Back و ارزیابی‌های قبل از وقوع نیز امروزه مدیران و سازمان‌ها را به قناعتی رسانیده است که بحث از Feed Back۳۶۰ (بازخورد دورانی) به میان می‌آید. و نه تنها بازخور مرحله پایانی نیست بلکه در تمام مراحل، تمام افراد سازمان در حالت بازخور به یکدیگر خواهند بود.
۷) از منظر نگرش سیستمی پنجمین و مهمترین عنصر سیستم مدیریت، محیط است. اهمیت نقش محیط در تداوم فعالیت‌های هر سازمان موجب شد پس از نظریه‌های کلاسیک و نئو کلاسیک، اندیشه سیستمی وارد عرصه مدیریت شده و نقطه عطفی در فرآیند رشد آن ایجاد نمود. حضور نگرش سیستمی در مدیریت باعث شد نگاه صرف به داخل سازمان به سوی خارج از آنهم منعطف گردد. تاکید بر اهمیت محیط، پذیرش این واقعیت است که در هر سازمان، عواملی بر فرآیند و عملکرد آن تاثیر می‌گذارند که سازمان علیرغم تاثیر متقابل بر آنها تسلط ندارد. محیط‌های طبیعی، فرهنگی، اجتماعی، اقتصادی و سیاسی هر یک به نوعی بر سازمان و مدیریت تاثیر می‌گذارند. مدیرانی موفق خواهند بود که بتوانند ضمن شناخت این عوامل، سازمان را به نحوی هدایت و اداره نمایند که بتواند تهدیدهای محیطی را به فرصت‌های پیش برنده تبدیل نماید. توجه به محیط و تحولات آن است که اهمیت مدیریت استراتژیک و منعطف را مطرح ساخته و از مدیریت در فرهنگ‌های مختلف سخن به میان می‌آید.
برای تنظیم، ترکیب و اداره پنج عنصر سیستم مدیریت طی یک قرن گذشته ده‌ها و صدها تئوری، مدل و الگو عرضه شده است، که بکارگیری هر یک در هر زمان و مکان و در شرایط خاص خود می‌تواند کاربرد موثر داشته باشد. بدیهی است اعمال مدیریت در عصر ما، عصر تحولات چشمگیر، عصر تنوع و تکثر اطلاعات، سرعت و دقت بدون برخورداری از شناخت کافی اگر ناممکن نباشد، به همان اندازه که علم و مهارت و آگاهی در مدیری موجود نباشد درصد موفقیت را کاهش خواهد داد. جمع‌بندی آنچه گفته شد را می‌توان اینگونه بیان داشت که مدیریت موفق و موثر تابعی است از ویژگی‌های مدیر (میزان استعداد ذاتی او، میزان برخورداری از مهارت‌ها، فنون و آگاهی‌های وی از تئوری‌ها، مدل‌ها و الگوی ارایه شده، هوش، ذکاوت، قدرت درک و استدلال) ویژگی‌های کارکنان و کلیه افرادی که مدیر با آنها کار می‌کند، وضعیت شفافیت تعریف رابطه بین مدیر و افراد مرتبط با وی، شرایط مکانی و زمانی. بدین لحاظ استدلال اینکه بدلیل وجود برخی مدیران موفق فاقد علم مدیریت اما برخوردار از استعدادهای مدیریتی نشان می‌دهد که برای مدیران کسب علم و دانش مربوطه نیازی نیست کاملاً رد شده است. چرا که می‌توان دید اگر آن گونه مدیران استثنایی از علم و دانش مدیریت نیز برخوردار بودند درصد موفقیت آنها چه مقدار افزایش می‌یافت و البته میزان هزینه آنان نیز باید محاسبه شود.
سخن آخر اینکه: مدیران و یا افرادی که علاقمند به ورود در عرصه مدیریت هستند زمانی از موفقیت کامل برخوردار خواهند بود که اولاً از وجود استعداد ذاتی مدیریتی در وجود خود، بعنوان شرط لازم و نه کافی، اطمینان یابند ثانیاً به کسب دانش و علم مدیریت در حد نیاز بپردازند و ثالثاً با آگاهی کامل از وضعیت سازمانی و محیطی که قرار است در آن مدیریت کنند، تئوری‌ها، مدل‌ها و الگوهای مناسب آن سازمان و شرایط را برگزیده و رابعاً به این اصل باورمند باشند که رمز موفقیت مدیریت در بهره‌گیری از همه عناصر و عوامل است لذا مدیریت را کار یک نفر تلقی ننمایند و صرفاً بر توانمندی‌های خود متکی نباشند، تکنیک‌های O.D باور به سازمان‌های یادگیرنده و بهبود مستمر سازمانی در T.Q.M در فضای نگرش سیستمی و اقتضاء را دستمایه اقدامات خود قرار دهند.

منابع:
۱) مدیریت عمومی، دکتر سید مهدی الوانی
۲) اصول مدیریت، دکتر علی رضائیان
۳) پنجمین فرمان، تألیف پیتر سنگه، ترجمه: کمال هدایت و محمد روشن
۴) تئوری‌های سازمان و مدیریت، تالیف: هیکس و گولت ترجمه گوئل کهن
۵) مدیریت در عرصه بین‌المللی، تالیف کارل ریکس، ترجمه خانم دکتر شمس‌السادات زاهدی و حسن دانایی فرد
http://mastor.blogfa.com/۸۶۰۳.aspx