۱۰ خطای نگارشی در نامه نگاریهای تجاری

۱) فقدان یا کمبود وضوح و شفافیت هدف اولین خطا زمانی اتفاق می افتد که شما هنوز شروع به نگارش نکرده اید . اکثر مردم وقتی شروع به نوشتن می کنند؛ حتی از خودشان این سوال را نمی کنند که واقعا" چه می خواهم بگویم؟
یا به چه کسی می خواهم نامه بنویسم ؟ اگر شما هدف شفافی نداشته باشید خواننده ی تان را گمراه خواهید کرد و او نمی تواند منظورتان را از متن بفهمد .
۲) نداشتن برنامه و طرح طرح وبرنامه یکی از اجزای قطعی یک نگارش است.اگر شما طرح هایتان را به همان ترتیبی که در ذهن دارید بیاورید؛ نوشته ی تان نامربوط خواهد بود . هر چه سازماندهی متنتان بهتر باشد؛ به همان ترتیب خواننده ی تان بهتر موضوع را درک خواهد کرد .
۳) نداشتن پیوستگی و یکپارچگی خیلی مهم است که به خواننده بفهمانید که از چه مسیری پیروی می کنید. اساسا" هر چه قدر بهتربتوانید جملات را به همدیگر ربط وپیوند دهید؛ به همان مقدار خواننده شما آسانتر ایده را پیروی خواهد کرد .
توجه : استفاده از حرف ربط و عبارتهای ربط دهنده باعث همراهی هر چه بیشتر خواننده به شما می شود .
۴) استفاده از جملات غیر شفاف و نا واضح در فرهنگ تجارت،بیشتر به اختصار ارزش قایل اند؛ پس استفاده از لغات بیشتر از حد معمول ضروری ؛ باعث ایجاد کسالت در خواننده خواهد بود.نگارش شفاف و مختصر؛ شانس جذب خواننده برای متن تان را افزایش خواهد داد و مردم علاقه دارند متنهای کوتاه و مختصر و مفید را بخوانند؛ و از گروه کلمات بی مورد لذت نمی برند .
پس سعی کنید؛ کوتاه ، مختصر و مفید و شفاف بنویسید .
۵) سبک نامناسب انتخاب سبک نگارشی شما متکی به هدف شما از نگارش وارتباط با خواننده دارد .اگر میزان رسمی بودن خود با خواننده را ندانید؛ یعنی اینکه تا چه حدی با خواننده رسمی شوید؛ دچار ریسک خواهید شد .پس از یک سبک مناسب استفاده کنید .
و همچنین وقتی هدفتان را از نگارش انتخاب کردید؛ حتما" میانه روی را پیشه کنید سعی کنید میزان و نوع لغاتی که می خواهید در نامه استفاده کنید؛بدانید. و از لغات خیلی سخت ویا خیلی ساده استفاده نکنید.
۶) آهنگ نامناسب آهنگ مناسب با خواننده داشتن؛ یکی ازرموز نگارش است . سعی کنید با خواننده با تن و آهنگ خوب صحبت کنید و لهن خشن نداشته باشید. آهنگ ملایم شانس ،داشتن نتیجه ی خوب را بالا خواهد برد .
۷) گرامر غلط داشتن اشتباه گرامری سبب خواهد شد که مفهوم نگارش شما تیره شود وباعث درک غلط و اشتباه و سو‍‍‍ء تفاهم شود .
ارائه دلیل و مدارک ؛ که ممکن است در پیوست باشد باعث میشود که خطاها و اشتباهات مشتق شده از گرامر؛ کاهش یابد ولی همواره این نکته صادق است که " داشتن متن بدون غلط گرامری یکی از ابزارهای ارتباط تجاری خوب است."
۸) علایم سجاوندی غلط عدم توجه به علایم سجاوندی سبب می شود که خواندن متن شما دشوارشود . حتی به درک غلط نیز می تواند منجر شود . علایم سجاوندی ناحیه ای است که گویندگان بومی و غیر بومی به اشتباه می افتند اما یک سری قواعدی است که به شما در نگارش مناسب کمک خواهد کرد که منظورتان را بهتر منتقل کنید .
۹) طرح بندی ضعیف نداشتن فاصله، حاشیه یا فاصله دادن های زیاد؛ عواملی هستند که باعث می شوند متن نامه ی تان نا مناسب به نظررسد . اینکه سعی کنید نامه شما خیلی خوب و جالب به نظر برسد و طرح بندی مناسبی داشته باشد زیرا باعث می شود ؛ شانس شما در جذب خواننده افزایش یابد .
۱۰) عبارات غیر استاندارد یک سری عبارتهای استاندارد درنگارش نامه انگلیسی وجود دارد که برای بهتر نویسی از آنها باید استفاده شود . در غیر اینصورت شما به عنوان یک فرد آماتور و غیر حرفه ای مطرح خواهید شد. مثلا"وقتی قرار است طرف مخاطب شما یک خانم باشد .هرگز ازعبارات Dear Miss. یا Dear Mrs. یا Dear Madam. استفاده نکنید.

منبع:
mistakes in writing English letters
محمد رضا نوروزی-مدیریت دولتی

منبع : پایگاه اطلاعات صنعتی ایران