مزایا

يکى ديگر از روش‌هائى که پرسشگران يا جمع‌آورى‌کنندگان اطلاعات مى‌توانند مورد استفاده قرار دهند کسب اطلاعات مورد نياز از طريق مکاتبه است که طى آن پرسشگر نياز اطلاعاتى خود را در نامه مطرح و از پاسخگو درخواست مى‌کند هر چه را که در زمينهٔ مورد نظر مى‌داند کتباً اطلاع دهد. اين روش هنگامى مورد استفاده قرار مى‌گيرد که امکان برخورد روياورى پرسشگر و پاسخگو وجود نداشنه باشد، تعداد پاسخگويان زياد باشد به‌حدى که مراجعهٔ حضورى ميسر نگردد، کيفيت اطلاعات درخواستى به‌گونه‌اى باشد که پاسخگويان نياز داشته باشند به منابع و مدارک مختلف رجوع کنند، يا لازم باشد مطالب درخواستى رسماً مورد تأئيد قرار گيرند که در اين حالت خود منابع اطلاعاتى ترجيح مى‌دهند جز از اين طريق مکاتبه اطلاعات مورد نظر را ارائه دهند.

مزايا

عمده‌ترين ويژگى روش مکاتبه، اطمينان و اعتمادى است که پرسشگر مى‌تواند به پاسخ‌هاى دريافتى داشته باشد، زيرا پاسخ‌ها مورد تأئيد پاسخگو قرار گرفته‌اند، دوم آنکه طى برنامهٔ تنظيمى به‌علاوه، مى‌توان پاسخگويان راستين و قابل اعتمادى را يافت و آنان درخواست يارى کرد و با استفاده از روش‌هاى متعددى به کسب اطلاعات پرداخت. بدين‌ترتيب ميزان اطلاعات کسب شده و همچنين درصد اعتبار هر يک از اين اطلاعات به‌دليل تأئيد ضمنى از جانب پاسخ‌دهنده بيشتر خواهد بود.

در اين روش نيازى نيست که پرسشگران شخصاً به افراد مراجعه کنند و تماس روياروى داشته باشند بلکه مى‌توانند ضمن انجام ساير امور جارى مرحلهٔ کسب اطلاعات را نيز پيگيرى کنند. کم بودن هزينه نيز از مزاياى ديگر اين روش است.

محدوديت‌ها

صرف وقت زياد در روش مورد بحث را مى‌توان يکى از بارزترين محدوديت‌‌هاى آن به‌حساب آورد، چه از زمانى که پرسشگر شروع به ارسال نامه مى‌کند تا زمانى که پاسخ را دريافت مى‌نمايد عوامل متعددى دخالت دارند مانند: وضعيت پست، مقررات و ضوابط ادارى (اگر نهادها يا سازمان‌ها سؤال شده باشد)، باورهاى شخصى (اگر از افراد سؤال شده باشد).

اوضاع جوّي، امکانات پاسخگو و پيگيرى مکاتبات در مورد آن دسته از افرادى که ارائهٔ اطلاعات خوددارى کرده‌اند که براى اين کار هزينه و وقت زيادى بايد صرف کرد. نظر به اينکه در اين روش معمولاً بيشتر پاسخگويان اشخاص معينى هستند و بر همين اساس هم شناسائى شده‌اند مشکلى از لحاظ پرسشگر بروز نمى‌کند اما از سوى پاسخگويان، که اطلاع چندانى از پرسشگر ندارند، ممکن است اشکال عمده‌اى بروز کند که گاهى باعث مى‌شود که از ارائه اطلاعات خوددارى کنند.

مطالب مورد سؤال در متن پرسش‌نامه بايد چنان صريح و روشن باشند که ايجاد ابهام نکنند؛ بديهى است انجام چنين امرى از سوى پرسشگر و پاسخگو چندان آسان نيست. در مواردى که طرح سؤال يا توضيحات آن در قالب جملات پرسش‌نامه نگنجد به‌ناچار بايد آنها را حضوراً توضيح داد و پاسخ گرفت.

نظر به اينکه پاسخگو بر اساس معيارها و ضوابط خود اطلاعات را ارائه مى‌کند تفسير مشابه آنها و کسب نتايج يکسان نياز به‌ وقت و بررسى فراوان دارد در عين حال اين احتمال نيز وجود دارد که بر اثر سهل‌انگارى پاسخگو هرگز به پاسخ واصل نشود يا اينکه در ارائهٔ جواب‌ها خطاهاى عمدى يا سهوى به‌وجود آيد که هر يک به‌نوبهٔ خود مى‌تواند مشکل عمده‌اى ايجاد کند.