الگــوی منطقی برای ارزیابی سازمان و برنامه ها

اساساً سازمانها باتوجه به ماموریت خویش مبادرت به تعیین اهداف (GOALS) می كنند. هریك از این اهداف به اهداف پیامدی (OBJECTIVES) تبدیل می شوند و سپس براساس آنها، راهبردها و برنامه های عملیاتی تعیین می شود. برنامه های مزبور روشهای سازماندهی شده ای برای خدمات دهی مشخص به موكلان شامل ارباب رجوع، مشتریان، بیماران و غیره است. به منظور كسب اطمینان از سودمندی برنامه ها لازم است به ارزیابی آنها پرداخت. در سازمانهای سودجو یك برنامه اغلب تلاشی یكباره برای تولید یك محصول جدید یا سلسله ای ازمحصولات است.
ارزیابی برنامه جمع آوری اطلاعات به صـــورت دقیق درباره یك برنامه یا برخی جنبه های یك برنامه به منظور تصمیم سازی لازم در زمینه برنامه است. در یك برنامه ۳۵ نوع ارزیابی وجود دارد كه برخی از آنها عبارتند از: نیازسنجــی، اعتبارسنجی، تجزیه و تحلیل هزینه / فایده، اثربخشی، و كارایی مبتنی بر هدف، فرایند، نتایج و از این قبیل. نوع ارزیابی مورداستفاده برای بهبود برنامه بستگی به آن دارد كه خواهان درك چه چیزی درمورد برنامه باشیم. مهم آن است كه به چه اطلاعاتی در تصمیم گیری نیـــــاز داریم و اینكه چگونه می توان اطلاعات مزبور را جمع آوری كرد.
● مزایای ارزیابی
۱ - درك و بازبینی میزان بهبود تاثیر محصول یا خدمات بر مشتریان یا ارباب رجوع؛
۲ - بهبودساز و كارهای ارائه به طور كارآمد و با حداقل هزینه؛
۳ - تحقیق درمورد آنچه كه واقعاً انجام می شود به جـــــای آن چیزی كه فكر می كنیم انجام می شود؛
۴ - بررسی خط مشی كلی برنامه، اهداف، چگونگی دستیابی به اهداف و وضعیت تحقق اهداف؛
۵ - ارائه اطلاعات به منظور اطلاع رسانی در زمینه چگونگی انجام فعالیتها به عموم یا اعضای اتحادیه ها؛
۶ - انجام مقایسه معتبر بین برنامه ها برای تصمیم گیری درمورد اولویتهای آینده؛
۷ - كسب تجربه به منظور مشخص ساختن برنامه های قابل تكرار.
●روشهای ارزیابی برنامه
▪ارزیابی مبتنی بر هدف: ارزیابی میزان دستیابی برنامه به اهداف از پیش تعیین شده است؛
▪ارزیابی مبتنی بر فرایند: ارزیابی به منظور درك چگونگی اجرای برنامه و نقاط ضعف و قوت آن؛
▪ارزیابی مبتنی بر پیامد: تعیین منافع حاصله برای ارباب رجوع، كاركنان، و دیگر ذینفعان.
هدف عمده در انتخاب روش ارزیابی، دسترسی بــــــه اطلاعات سودمند برای تصمیم گیرندگان كلیدی به صورتی ارزشمند و واقع گرایانه است. در این زمینه سوالات زیر قابل توجه است:
۱ - چه اطلاعاتی برای تصمیم گیری درمورد یك محصول یا برنامه موردنیاز است؟
۲ - چگونه می توان اطلاعات مزبور را با هزینه پایین و به طور عملی ازطرقی همچون پرسشنامه ها، ممیزی و چك لیست جمع آوری كرد؟
۳ - چگونه می توان دقت و صحت اطلاعات را تشخیص داد؟
۴ - آیا روش تمامی اطلاعات لازم را دراختیار می گذارد؟
۵ - درصورت نیاز به اطلاعات بیشتر، چه روشهای دیگری را باید و می توان به روش مزبور افزود؟
۶ - آیا اطلاعــــــات پدیدار شده برای تصمیم گیرندگان، سرمایه گذاران و مدیران عالی رتبه موثق است؟
۷ - آیا ویژگی مخاطبان در گزینش روش موثر است؟
۸ - چه كسی توانایی نظارت بر روش را داراست؟
۹ - تجزیه و تحلیل اطلاعات چگونه صورت می گیرد؟
● سطوح چهارگانه ارزیابی
چهار سطح ارزیابی اطلاعات حاصله از ارباب رجوع وجود دارد كه عبارتند از:
واكنش و احساس ارباب رجوع درقبال برنامه؛ یادگیری (بهبود گرایش، آگاهی یا دانش)؛
تغییر در مهارتها (عملی ساختن یادگیری برای بهبود رفتار)؛
اثربخشی (بهبود عملكرد بخاطر بهبود رفتار).
متاسفانه جمع آوری اطلاعات قابل استناد درباره اثربخشی با دشواری همراه است. در این زمینه اطلاعات مربوط به یادگیری و تغییرایجاد شده در مهارتها بسیار سودمند است.
● الگوی منطقی
الگوی منطقی (LOGIC MODEL) عبارت است از نمایش جریان مواد و فرایندهای لازم برای دستیابــی به نتایج مطلوب سازمان یا برنامه های اجرایی مربوط به آن. براین اساس، این الگو عبــارت است از نمایش ترتیبی از طرح ریزی برنامه، اجرا و ارزیابی كه در آن، تمامی عناصری كه بر افراد و اتحادیه تاثیر مثبت می گذارند موردشناسایی قرار می گیرند. این الگو دارای فواید بسیاری برای سازمانها به منظور سازماندهی طرح ریزی و تحلیل سازمان و برنامه های اجرایی مربوط به آن است. همچنین، در شرایطی كه ارزیابی مبتنی بر پیامدها یا اثرات برنامه ها مدنظر باشد، می توان از این الگو استفاده كرد. همچنین، از این الگو می توان برای توجیه برنامه های اجرایی و تشریح مزایا و فواید آن سود جست.
درهنگام استفاده از الگوی مزبور باید به اهم موارد موجود در سازمان یا برنامه توجه داشت و از تاكید بر موارد حاشیه ای یا ویژه اجتناب كرد به عنوان مثال، نباید ازاین الگو فقط در زمانی ویژه یا برای بخشی از برنامه های سازمانی استفاده كرد. درهر صورت، می توان با استفاده از الگوهای منطقی فعالیتهایی را كه در برنامه یا سازمان اتفاق می افتند تحلیل و تشریح كرد و نتایج موردانتظار اربــاب رجوع یا اتحادیه های صنفی و دیگر ذینفعان سازمان را به تصویر كشید.
الگوی منطقی باید بتواند تمایز و تفكیك لازم را بین برنامه های مختلف ایجاد كند. در بهترین شرایط، یك الگوی منطقی دارای جزئیاتی به میزان یك صفحه یا حداكثر دو صفحه معمولی است. سطح جزییات باید فهم و درك كافی را برای خواننده ایجاد كند و بتواند موارد اصلی موثر را بر سازمان و برنامه های آن مشخص سازد. همچنین، الگوی مزبور باید بتواند اتفاقات موجود در ورودیها، خروجیهای متفاوت مربوط به نتایج برنامه و منافع یا اثراتی را كه گروهها از آن بهره مند می شوند مشخص كند. محتوای الگوهای منطقی برنامه در اغلب موارد صریحتر از الگوهای مربوط به سازمان است.
▪تعریف اصطلاحات اساسی: به طور ویژه الگوهای منطقی بر ورودیها، فرایندها، خروجیها و پیامدهای مربوط به یك سازمان و برنامه های آن تاكید می ورزد. درك درست مفهوم این واژه ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
▪ورودیها: شامل موادی است كه سازمان یا برنامه در فرایندهای خود برای ایجاد نتایج مطلوب سازمان مورداستفاده قرار می دهد. از انواع مختلف ورودیها می توان به مواردی همچون: نیروی انسانی، پول، تجهیزات، تسهیلات و تاسیسات، تداركات، ایده های افراد، زمان نیروی انسانی اشاره كرد. همچنین، ورودیها را می توان به عنوان مهمترین نیروهای موثر بر سازمان یا برنامه های آن به حساب آورد.
▪فرایندها: به منظور دستكاری یا تبدیل و تنظیم اقلام در راستای تولید نتایج مطلوب توسط سازمان یا برنامـــه های آن مورداستفاده قرار می گیرند. فرایندها در محدوده ای بین گذاشتن كاغذ بر روی میز برای طراحی شاتل تا برخاستن آن را دربرمی گیرد.
▪خروجیها: به طور معمول، خروجیها نتایج مشهود فرایندهای اساســـی در سازمان یا برنامه های آن هستند. در اغلب موارد، خروجیها با تعداد همراه هستند كه به عنوان مثال می توان به مواردی همچون: تعداد افرادی كه در یك آزمون پذیرفته یا مردود شده اند، تعداد دوره های برگزار شده آزمونهای برگزار شده و تعداد استادان به كار گرفته شده در برنامه اشاره كرد.
▪پیامدها: پیامدها اثرات (از روی امیدواری مثبت) مربوط به افرادی است كه سازمان به دنبال سود رساندن به آنان از طریق اجرای برنامه ها است. درهریك از مراحل یك الگوی منطقی موارد مندرج در جدول شماره یك موردتوجه قرار گرفته است.
مفروضات و پنداشته ها عبارتند از باورهایی كه ما درباره برنامه، افراد، محیط داریم و دربرگیرنده نحوه تفكر و رویكردهای ما در زمینه برنامه است. عوامل خارجی نیز محیطی است كه در آن، برنامه های مزبور مجموعه ای از عوامل خارجی مرتبط با فعالیتهای برنامه را شامل می شوند.
● اجرای گام به گام الگوی منطقی
▪▪ گام اول:
تعیین برنامه ای كه باید موردارزیابی قرار گیرد؛
تبیین مقاصد اجرای برنامه ارزیابی و چگونگی استفاده از نتایج؛
تبیین اهداف غایی یا پیامدهای موردانتظار؛
تعیین شاخصها و نمایانگرهایـــــی برای اندازه گیری و سنجش مهارتهای اساسی.
▪▪ گام دوم:
تشریح اهداف غایی و پیامدهای برنامه.
▪▪ گام سوم:
مشروعیت بخشیدن به ارزیابی برنامه ازطریق هماهنگی با ارباب رجوع، مدیران و كاركنان؛
ایجاد آگاهی در زمینه برنامه موردنظر؛
انگیزه بخشیدن به افراد برای همكاری در برنامه.
▪▪ گام چهارم:
تعیین داده های موجود؛
تعیین داده های موردنیاز؛
انتخاب معیارهای موردتوجه در فرمهای ارزیابی؛
ایجاد فرم ارزیابی؛
بررسی روایی فرم ازطریق انجام ارزیابی آزمایشی؛
تایید یا اصلاح فرم.
▪▪ گام پنجم:
تكثیر و شماره گذاری فرمهای ارزیابی؛
توزیع؛
ورود داده ها توسط ارزیابها.
▪▪ گام ششم:
جمع آوری فرمهای تكمیل شده؛
ورود داده های مربوط به هر فرم؛
دسته بندی داده ها براساس فرد، تاریخ؛
تحلیل و تفسیر داده ها؛
استنتاج كلی.
▪▪گام هفتم:
▪ تنظیم گزارش به صورت زیر:
۱ - تشریح برنامه (اطلاعات مربوط به ورودی)
نام و عنوان برنامه؛
محل و زمان انجام برنامه؛
مسئول اجرای برنامه؛
منابع مورداستفاده در برنامه:
تعداد كاركنان و داوطلبان درگیر در برنامه؛
نوع تجهیزات مورداستفاده در اجرای برنامه؛
هزینه های اجرایی برنامه.
اهداف غایی برنامه. به عنوان نمونه دراین مثال:
مهارتهای اساسی قابل دستیابی؛
محتوای موردنظر برای یادگیری؛
علل گزینش مهارتهای اساسی و محتوا
۲ - گزارش گیری عددی و شماتیك از مهارتهای اساسی به دست آمده
۳ - مشخص كردن تعداد پاسخگویان و نرخ پاسخگویی، زمان اجرای برنامه و تعداد جلسات پیگیری
۴ - ارائه خلاصه ای از تغییرات ایجاد شده در مهارتهای اساسی به صورت زیر:
توجه به نتایج و پاسخگویی به برخی پرسشها در زمینه اهداف غایی و پیامدهای برنامه ها. به عنوان نمونه در مثال مزبور:
تعیین آن دسته از مهارتهای كلیدی كه با بهبود چشمگیری همراه بوده اند.
تعیین آن دسته از مهارتهای كلیدی كه تغییر چندانی نداشته اند.
تعیین میزان همبستگی بین مهارتهای كلیدی
۵ - ارائه نتایج برنامه با توجه به موارد زیر:
▪ مخاطبان گزارش نیازهای مخاطبان
چگونگی ارائه گزارش به سمع یا نظر مخاطبان.
۶ - توجه به نكات كلیدی زیر در تنظیم و ارائه گزارش:
اجتنــــاب از استعمال واژه های فنی و دست و پاگیر؛
استفاده از سبك محاوره ای؛
اجتناب از عبارات طولانی؛
محدودكردن عبارات انفعالی؛
رعایت دستورات گرامری؛
همكاری گروهی در گزارش نویسی؛
درنظر گرفتن زمان مناسب برای تكمیل گزارش؛
استفاده از نمودارها، جداول و جملات مختصر و مفید.
▪▪ گام هشتم:
پاسخگویی به پرسشهای كلیدی زیر:
آیا برنامه دیگری برای دستیابی به اهداف موردنظر لازم است؟
آیا تمامی منابع مورداستفاده در ورودیها ضروری بودند؟
آیــــا برای دستیابی به پیامدها و اثرات برنامه های آینده به خروجیهای متفاوتی نیاز داریم؟
آیا در برنامه های آینده به پیامدها و اثرات دیگری نیازمندیم؟

منابع:
۱ - CARTER MCNAMARA, BASIC GUIDE TO PROGRAM EVALUATION, MBA, FEB ۱۶, ۱۹۹۸.
۲ -MARY E. ARNOLD, BE “LOGICAL” ABOUT PROGRAM EVALUATION: BEGIN WITH LEARNING ASSESSMENT, OREGON STATE UNIVERSITY, JOURNAL OF EXTENSION, JUNE ۲۰۰۲, VOLUME ۴, NUMBER ۳.
۳ - GARY OSTROSKE, INVESTING IN RESULTS, PRESIDENT AND CPO, UNITED WAY FOR THE GREATER NEW ORLEANS AREA, NEW ORLEANS, UNITED WAY OF AMERICA’S EXECUTIVE NEWSLETTER, OCTOBER ۶, ۱۹۹۷.
۴ - LIFE SKILLS EVALUATION SYSTEM, MEASURING GROWTH IN LIFE SKILLS FOR YOUTH AND FAMILY PROGRAMS, OCTOBER ۳۰, ۲۰۰۱.
۵ - ELLEN TAYLOR-POWELL, LOGIC MODEL WORKSHOP, UNIVERSITY OF WISCONSIN-EXTENSION COOPERATIVE EXTENSIION PROGRAM DEVELOPMENT & EVALUATION, DECEMBER۵, ۲۰۰۱.
۶ - VAN LEPTHIEN, MODEL DRIVEN ARCHITECTURE (MDA) AND GENERATIVE PROGRAMMING.
یزدان محمدبیگی خورتابسرا: كارشناس ارشد برنامه ریزی سیستم های اقتصادی - اجتماعی

منبع : ماهنامه تدبیر