مدیریت تغییر و تحول در کار

اعمال تغییرات حتی اگر به سود كسب و كارمان باشد، برای همه ‌ما سخت است. اگر سال‌های طولانی در زندگیمان به چیزی عادت كرده باشیم، ترك آن عادت برایمان سخت خواهد بود. این نكته در مورد زندگی شغلی و حرفه‌ای ما به عنوان یك كارآفرین نیز صدق می‌كند. صد البته كه اگر از خیر اعمال تغییرات و دست و پنجه نرم كردن با مشكلات مربوط به آن بگذریم، راحت‌تر خواهد بود اما ادامه دادن همان روال‌های گذشته در اكثر موارد زیان‌بار خواهد بود.
من مشاور بازاریابی هستم و علاوه بر آن با صاحبان مشاغلی كه می‌خواهند كسب و كارشان را رونق دهند، مشاوره دارم. وقتی كه یكی از آنها پیش من می‌آید، پس از چندی به این نتیجه ساده می‌رسم كه بدون اعمال تغییرات، سودكردن بی‌معناست. این اشخاص از من می‌خواهند كه برای رونق كسب و كارشان و به عبارتی پول درآوردن هرچه بیشتر راههایی به آنها بگویم. بله من هم می‌توانم این كار را انجام دهم اما اگر این افراد دست به تغییر نزند، انبوهی از این توصیه‌ها و راهكارها هم به درد نمی‌خورند – و كاملاً‌مشخص است كه هر تغییری به سادگی محقق نمی‌شود چراكه به گفته معروف ترك عادت موجب مرض است! اما باید بگویم كه ترك عادت وقتی موجب مرض است كه فرد زود تسلیم شود و به نتایج این تغییرات و شیوه جدید زندگی و كار ایمان داشته برای نیل به این اهداف سختی‌ها را تحمل كند. اگر شما صاحب یك كسب و كار باشید، نه تنها عادت كردن به این شیوه جدید برای خودتان سخت است بلكه برای كارمندانتان هم دشوار است: این مطلب در مورد ۱۰، ۱۰۰ یا ۱۰۰۰ كارمند هم صدق می‌كند تا وقتی كه نفهمید این راه و روش قدیمی دارد به كسب و كارتان صدمه می‌زند، سراغ تغییرو تحول نخواهید رفت، برای این كه روش و عادت جدیدی را شروع كنید، باید علاقه داشته باشید. خب حالا می‌پرسید كه چگونه می‌توان این علاقه را ایجاد كرد؟‌ این جا همان بحث معروف «نابرده رنج تغییر میسر نمی شود» پیش می‌آید. به طور مثال داستان یكی از مراجعانم را تعریف می كنم:
سال پیش مدیر یك شركت مدیریت اموال به من مراجعه كرد و درخواست مشاوره نمود. روند پردازش پرداخت‌های مشتریان آنها از لحظه اول دریافت پول‌هایشان تا مرحله‌ای كه این مبالغ به حساب شركت واریز می شد، چهار مرحله داشت. لازم به ذكر است كه شركت دو مالك داشت كه باهم شریك بودند و چهار كارمند هم در آنجا مشغول به كار بودند.این چهار كارمند مسئول پردازش این فرایند چهار مرحله‌ای بوده و درستی حساب دخل و خرج این موسسه به آنها بستگی داشت.
شاید در نگاه اول، این كار به نظر شما ساده بیاید اما فراموش نكنید كه این شركت هرروز با تعداد زیادی از این مبالغ روبروست كه از مشتریان آنها به دستشان می‌رسد و تعداد این بسته‌های پرداختی در هر هفته به چند صدتا می‌رسد. این شركت واقعاً‌با مشكل روبرو بود. روزهای متمادی وجود داشت كه كارمندان آنقدر سرشان شلوغ بود و با این پرداخت‌ها و حساب های گوناگون درگیری داشتند كه اصلاً نمی‌توانستند به كار اصلی‌شان برسند و گاهی مجبور می‌شدند اضافه بر ساعات عادی بمانند و كارهای عقب‌مانده را رفع و رجوع كنند. بعضی مواقع هم برعكس اتفاق می‌افتاد و این چهار نفر ساعات اضافه كاری را به رسیدگی به این مبالغ می‌گذراندند. هرچه كه قراردادها و مشتریان این شركت افزایش می‌یافت، این دردسرها هم بیشتر می‌شد. هر چه كه این كار زمان بیشتری می‌برد، آنها مجبورمی‌شدند بیشتر اضافه كاری كنن.
و هرچه تعداد این ساعات كاری اضافه افزایش می‌یافت، كارایی و بازدهی كارمندان هم كمتر می‌شد و در كل راندمان كل پروسه‌ كارها نزول می‌كرد. وقتی كه با كارمندان و كارفرمایان صحبت كردم دریافتم كه آنها نیز در این فرایند كنونی فرسوده و خسته شده‌اند و دیگر آن را مفید نمی‌دانند. این رویه كه قبلا مفید بود و كارایی داشت نه تنها امروز آسیب پذیر شده بلكه هزینه برهم هست و خرج می‌تراشد. با این تفاسیر و با توچه به این كه اقتصاد و تجارت با سرعت به پیش می‌رود، این چالشها و دردسرها كوتاه مدت نخواهند بود.
من به سادگی فهمیدم كه چاره این مشكلات كوتاه كردن پروسه پردازش و حساب و كتاب كردن این ارقام است. باید به جای چهار كارمند، دو كارمند این وظیفه را برعهده گیرند و این كارهم تنها یك به یك روش محقق می‌شود و آن انیست كه نرم‌افزار مدیریت هزینه‌هایشان را كه در حال حاضر از آن آن استفاده می‌كردند، ارتقا دهند و با نیازهای كنونی هماهنگ سازند. كاملاً واضح است كه من ارتقا و به روزكردن این نرم‌افزار را در ردیف اول لیست توصیه‌هایم قرار دادم. این كار حدود ۲۰۰۰ دلار خرج بر می‌داشت و احتمالاً‌ آنها مایل نبودند كه به این توصیه‌ها عمل كنند و بازهم بحث «نابرده رنج تغییر میسر نمی‌شود.» پیش می‌آید.
من علاوه بر این كه ارتقای این ابزار را به آنها پیشنهاد كردم، به مدیران این شركت گفتم كه هزینه‌های انجام این پروسه دردسرسازشان را كه با این سیسمت قدیمی انجام می‌شود، برآورد كنند. سپس خودم مخارج كار با یك نرم‌افزار مناسب را برایشان محاسبه كردم. نتیجه جالب توجهی به دست آمد: تفاوت این دو عدد نزدیك به ۷۵۰۰ دلار در سال بود! شاید این رقم چندان قابل توجه نباشد اما بازهم دقت كنید كه ما درباره یك شركت بزرگ و معروف حرف نمی‌زنیم. این یك شركت كوچك و شخصی است كه تنها ۶ كارمند دارد.
با این تفاسیر حتماً‌ می‌دانید كه این اشخاص بی‌درنگ این تغییرات را اعمال كردند. ۲۰۰۰ دلار هزینه یك تغییر كه ۷۵۰۰ دلار صرفه‌جویی در سال را به دنبال دارد، یك پول خرج كردن بیهوده نیست. بلكه یك سرمایه گذاری سودآور است.
كارمندان می‌دیدند كه در حال حاضر در كارشان با مشكل روبرو هستند و هرروز فشار كاری بیشتری را متحمل می‌شدند. از این رو به اعمال این تغییرات علاقه نشان دادند و خواهان آن شدند.
اگر شما هم با اینچنین دردسرهایی مواجه هستید، فكر كنید و ببنید كه در ازای چسبیدن به همین رویه كنونی چه خواهید پرداخت و چه به دست خواهید آورد. اگر از مواجه با چالش‌ها و هزینه‌های تغییرات بترسید، با مشكلاتی به مراتب بدتر از دردسرهای اعمال تغییرات، روبرو خواهید شد. دردسرهایی كه جز خرج تراشی اضافی، فرسودگی كارمندان و خودتان، كندی روند كار و در نهایت ضرر كردن، نتایجی در پی نخواهد داشت. اگر مشكلاتتان را به درستی بشناسید، آنوقت به اعمال تغییرات و به كارگیری ابزارها و فرایندهای تازه علاقه‌مند خواهید شد.

By: Susan Carter
مترجم: آذین صحابی

منبع : روزنامه تفاهم