اهمیت زمان در مدیریت

هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود و جهت دادن به فعالیت های کارکنان و در راستای هدف هایش به سرپرستی، نظارت و هماهنگی نیاز دارد. در تعریف مدیریت گفته می شود مجموعه ای از وظایف که رفتار و فعالیت سازمان را در مسیر هدف تنظیم تصحیح، تقویت و راهنمایی می کند.
همه سازمان های رسمی و چه غیررسمی برای استمرار و تداوم فعالیت خود به مدیریت نیاز دارند.
فقدان مدیریت، موجب ناهماهنگی، انحراف از هدف، اتلاف وقت و انرژی می شود و سازمان ها را به نابسامانی و از هم پاشیدگی می کشاند. بنابراین مهم ترین توصیه های مدیریتی تحت عنوان چند نکته در مدیریت در ذیل بیان می شود.
بسیاری از افراد ادعا می کنند که وقت آن ها به هدر نمی رود و از وقت خود به نحو مطلوب استفاده بهینه را می برند و ابراز می دارند که من خیلی سازماندهی شده کار می کنم، می دانم کجا می روم، چه کار می کنم و...
اگر شما واقعا و صادقانه جزو این دسته از افراد هستید باید بگوییم که در گروه اقلیتی جای گرفته اید.
خیلی از مردم نسبت به روزهای بدون بهره وری خود بی تفاوت هستند در حالی که همگی مایل هستند کارهای بسیاری را در یک روز انجام دهند ولی معلوم نیست کارهایمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسی اولویت بندی شده اند و چقدر وقت باید صرف آن ها کنیم. مثلا گاهی برای گرفتن یک جواب یا ارسال یک نامه یا درخواست کالا از انبار، بیش از اهمیت موضوع مورد نظر به پیگیری، تعارفات و حاشیه پردازی مشغول می شویم. همچنین در بسیاری از جلسات مسایل جنبی نظیر سیاست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعی، اخبار سازمانی و ... بیش تر از موضوع یا دستور جلسه مورد بررسی و تبادل نظر قرار می گیرند.
موضوع «مدیریت زنان» سال هاست که ذهن افراد و صاحب نظران را به خود مشغول کرده و تاکنون دوره های آموزشی و همایش های زیادی در این ارتباط برگزار شده است اما آیا واقعا توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا کنیم و آن را در کنترل خود داشته باشیم.
حقیقت آن است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را، چرا که زمان اساسا اداره شدنی است و خواه ناخواه زمان می گذرد و این ما هستیم که باید از آن به خوبی استفاده کنیم.
به یک تعبیر «مدیریت زمانی» در واقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید مهارت هایی که ما برای اداره کردن دیگران نیازمندیم، همان مهارت هایی است که برای اداره کردن خود نیازمندیم. توانایی و مهارت در برنامه ریزی، تفویض اختیار، سازماندهی رهبری و کنترل.
شناسایی عوامل موثر در اتلاف وقت: به طور اجمال می توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زیر برشمرد: عدم تفویض اختیار، تماس ها و مکالمات زیاد تلفنی، جلسات بسیاری در سازمان، قبول و یا تحمیل بیش از حد مسوولیت و کار، آشفتگی و بی نظمی فردی و عدم تمرکز فکری، نداشتن کارکنان و همکاران شایشته و کارآمد، مسافرت ها و ماموریت های متعدد اداری، امور شخصی و گرفتاری خانوادگی، عدم برنامه ریزی مناسب، کار امور را به فرد افکندن.
همان گونه که مشاهده می شود موضوع «عدم تفویض اختیاری» شاید به عنوان مهم ترین عامل اتلاف وقت به ویژه برای مدیران عنوان شده است.
به راستی چرا شما بخشی از اختیارات خود را به دیگران واگذار نمی کنید؟ بد نیست در این قسمت مهم ترین دلایلی را که برای عدم تفویض اختیار برشمرده است ذکر کنیم:
۱) کارکنان هنوز کار بسیاری برای انجام دادن دارند و واگذاری و تفویض اختیار بیش تر آن ها معقولانه نیست.
۲) کارکنان توان انجام دادن برخی کارها را ندارند بنابراین نمی توان اختیاری به آن ها تفویض کرد.
۳) کارکنان نمی خواهند به آن ها تفویض اختیار شود.
۴) فرد مناسبی نیست که کارها و اختیارات به او واگذار شود.
۵) قدرت جسارت لازم در تفویض اختیار وجود ندارد.
۶) مدیران ترجیح می دهند برای حفظ شأن و شخصیت خود از تفویض اختیار پرهیز کنند.
۷) ممکن است تفویض اختیار نشانگر ضعف مدیر در سازمان تلقی شود.
اگر شما به عنوان خواننده این نوشتار، مدیر هستید ببینید که واقعا کدام موارد یا مواردی از هفت گزینه بالا شامل شما می شود. بعد کمی تامل کنید که چرا در چنین وضعیتی به سر می برید؛ تماس های تلفنی خارج از برنامه و ملاقات های بدون هماهنگی. بهتر است خود را طوری مقید و هدایت کنید که در کوتاه ترین زمان مکالمه یا ملاقات حرف خود را بزنید، شاید این توصیه در وهله اول سخت باشد.
ولی با این روش می توانید در وقت خود صرفه جویی کنید، چون در این صورت برای این که محبوب همه باشید ناگزیر هستید که کاملا در اختیار درددل ها، مشکلات، درخواست ها و... این و آن باشید و از انجام کارهای ضروری بازبمانید. یک چیز دیگر که معمولا کارکنان را رنج می دهد و ممکن است خود آن ها خیلی متوجه نباشند که روی اتلاف وقت آنان چه تاثیر مهمی دارد، موضوع شلوغ بودن و بهم ریختگی میز کار است.
آیا از این قبیل افراد هستید که دوست دارند میز شلوغ داشته باشند یا نه سعی می کنید هر پرونده، نامه و یا هر ارجاعی را به موقع و به نوبت اهمیت کنار دست خود قرار دهید و به آن رسیدگی کنید. این هم نکته بسیار بااهمیتی است که علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثیر قرار می دهد. یک راهنمای کلیدی؛ برای آن که بر زمان در اختیار احاطه داشته باشیم و بتوانیم آن را مدیریت کنیم باید هدف گذاری مناسبی داشته باشیم یعنی این که برای هر روز کاری خود اهداف را ترسیم کنیم. از سوی دیگر برای هدف گذاری موارد ذیل را در نظر بگیریم هدف باید روشن، قابل اندازه گیری، واقع بینانه قابل دسترس و محدوده زمانی معینی داشته باشد.

حسن فایضی
دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت اجرایی (MBA)

منبع : روزنامه سرمایه