آموزش برای مدیریت کتابخانه

این مقاله آموزش برای مدیریت كتابخانه را در زمینهء یك محیط در حال دگرگونی سریع كه در آن تلاش برای نوآوری، اثربخشی هزینه‌ها، و تحلیل هزینه و فایده از نمودهای عینی آن است، مورد بررسی قرار می‌دهد.تقاضا برای ارزش پول محور اصلی تفكر سازمانی را تشكیل می‌دهد. دوران توسعه‌طلبی كه مدیریت می‌توانست به آسانی منابع و امكانات اضافی را به دست آورد جای خود را به دوران دفاع و توجیه جدّی، نه برای منابع و امكانات اضافی بلكه همچنین در معنای اهم، برای پیشتیبانی از منابع و امكانات موجود داده است.
دنیای آموزشی نیز از این روند مستثنی نیست، و به طور روزافزونی در تمام دنیا درگیر مبارزه برای كاهش هزینهء واحدهای درسی است در صورتی كه معیارهای آموزشی موجود را حداقل صیانت و یا بهبود بخشد. تلاش برای استفاده كارا از پرداخت مادی مالیات‌‌ها محدود به مرزهای جغرافیای ملی نیست.در دنیای اطلاعات تأثیر انتشارات الكترونیكی، آغاز به عرضهء دیدگاههای جدید نموده و افزایش پیچیدگی سیستم‌های ذخیره‌سازی پایگاههای اطلاعاتی موجب افزایش تقاضا برای ارائه خدمات شده است. تمام این پدیده‌ها در دوران فشار تورم و كاهش اعتبارات، باعث تقلیل منابع مالی برای فراهم‌آوری خدمات اثربخش شده است.
خدمات كتابخانه در جامعه دانشگاهی بایستی با این تحولات وفق یابد. در نتیجه كتابداران، و كتابخانه‌های آن‌ها، مسئولیت‌پذیری بیشتری را در قبال تدارك خدمات و هزینه‌ها عهده‌دار شوند. در چنین شرایطی كتابداران باید آینده‌نگر و فعال بوده و پاسخگوی مقتضیات بیرونی باشند؛ كه این امر نیازمند مدیریت خلاّق، نوآور، و آموزش دیده است. به منظور پاسخگویی به این مقتضیات نیاز روزافزونی به كاركنان در تمام سطوح وجود دارد كه مدیران اثربخش شوند.
از این پس، كسب محور یك كتابخانه رسمی یا مدرك تحصیلی، همراه با آموزش ضمن خدمت و یا دوره‌های كوتاه مدت كارآموزی كافی نیست. امروزه نیاز به تفكر آینده‌نگر و طراحی برنامه‌های آموزشی مناسبی است كه در موضوع مدیریت نهفته است(۱).بنابراین، این مقاله، تعریف محدود آموزش به معنی »تدوین سیستماتیك یك الگوی مهارتهای شناختی، نگرش‌ها و نیازهای رفتاری به منظور اجرای با كفایت یك كار یا وظیفه را مورد استفاده قرار نمی‌دهد«. یك تعریف وسیع‌تر از آموزش و آموزش مداوم »مبتنی بر مبانی آموزش اساسی، نوسازی و توسعه نگرش و فهم، و حفظ یك رویكرد جدید و انعطاف‌پذیر برای كار مناسب‌تر به نظر می‌رسد. در این مقاله سعی شده كه مفاهیم آموزش و پرورش مداوم در یك مفاد در نظر گرفته شود. ابعاد آموزشی صلاحیت‌ها مثل آنچه كه در مدرسه‌های كتابداری اعطاء می‌شوند مورد بحث نمی‌باشند.
● آموزش مدیریت
در این گونه مقالات مدیریتی هراس از منش معلم‌وار و مقرراتی بودن وجود دارد. مثلاً از طریق ارائه توصیفهای طولانی دربارهء معانی دقیق مدیریت. بر این قرار رعایت تلخیص بحث مبانی نظری دنبال نمی‌شود.
شیوه‌های بی‌شماری برای بررسی مدیریت وجود دارد. برای مثال، مدیریت می‌تواند صرفاً در چارچوب انسانی منظور گردد، یعنی انجام كار از طریق دیگران. (بعضی اوقات به منزله مهارت كنترل در نظر گرفته می‌شود)؛ یا می‌تواند به عنوان یك علم دقیق تلقی شده كه تمركز بر الگوسازی و تدوین رویكردهائی با دستاوردهای مشخص قابلیت اندازه‌گیری دارد.
در این مقاله مدیریت به عنوان »سازماندهی منابع موجود سیستم برای دستیابی به یك هدف تعریف شده است«.این تعریف اجازهء بررسی وسیع‌تر ابعاد مختلف مدیریت را می‌دهد، لیكن به نحو دقیق كاركردهای مدیریت چیست؟ حوزه‌های چهارگانه فایول(۱) یعنی برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، و كنترل شاید برای هدف این مقاله كافی نباشد. بنابراین فهرست جزیی و بازسازی شده برای بحث حاضر توسط آندرسون(۲) به عنوان مبنای فعالیت مدیریت ارائه می‌شوند. در این باب تأكید می‌شود كه شیوه‌های متعددی برای طبقه‌بندی و توصیف عملكرد مدیریت وجود دارد. این فهرست فقط به عنوان یكی از شیوه‌هائی كه موضوع می‌تواند مورد بحث قرار گیرد، پیشنهاد شده است.بر این قرار كاركرد مدیریت و كتابخانه و فعالیت كاری اطلاع‌رسانی عبارت است از:
- تدوین رویه‌ها ▪انتخاب كتاب
▪ انتخاب نشریات ادواری
- تجزیه و تحلیل رویه‌ها ▪ مجموعه‌سازی (مثل- مجموعه‌سازی مواد خاص)
▪بخش خزانه و ذخیره
- تصمیم‌گیری ▪ كاربرد خدمات تجاری (از- قبیل چكیده‌ها، استنادها و غیره)
▪ تعیین اهداف
▪ تخصیص منابع
- برنامه‌ریزی ▪ برنامه‌ریزی مالی
▪ نظارت بودجه‌ای
▪ برنامه‌ریزی سازمانی
▪ برنامه‌ریزی نیروی انسانی
▪ توسعه نیروی انسانی
- هماهنگی ▪خدمات كتابشناختی
▪ خدمات ویرایشی
▪ فهرستنویسی
▪ رده‌بندی
▪ نمایه‌سازی
▪ چكیده‌نویسی
▪ آماده‌سازی اطلاعات
- طراحی سیستم ▪ تشكیل پرونده/به هنگام كردن
- كنترل سیستم ▪ بازیابی اطلاعات
- تجزیه و تحلیل عملیات ▪خدمات اطلاعات گزینشی
▪ سیستم خودكار/رایانه‌ای و پردازش-(شامل بررسی رایانه‌ای)
▪شیوه‌های خرید
- مطالعات شغلی ▪ رویه‌ها و روشهای منشی‌گری(مثل تأخیرها)
▪ خدمات تكثیر و غیره
▪ طرح و‌تنظیم دفاتر داخلی‌(مثل برگه‌های -سفارش، برگ موقت، و غیره)
▪آمارها
▪ كنترل نشریات ادواری
▪ سنجش عملكرد
- مدیریت منابع ▪ اداره مواد چاپی
▪ اداره مواد غیركتابی
- بازاریابی ▪ شناسایی و تبلیغ ذخیره موجود
▪ سیستمهای اطلاعاتی
▪ خدمات جامعه استفاده‌كننده
- ارتباط ▪ هماهنگی بین بخشی
▪ ارتباط با سازمان مادر
▪ ارتباط با سازمانهای بیرونی
▪ اداره و ساختار كاركنان
- مدیریت كاركنان ▪روشهای انتخاب و مصاحبه
▪ آموزش
▪ نظارت
▪ ارتباط جویندگان كار به شغل
▪ مدیریت پرسنلچه نوع آموزش مدیریت اثربخشی می‌تواند ارائه شود؟ یك پاسخ ساده اجرای یك برنامه آموزش شناختی در ارتباط با سرفصلهای بالا است. این شیوهء یادگیری مستقلی است كه احتمالاً اطلاعات را از طریق تدریس رسمی یا مطالعهء یك كتاب انتقال می‌دهد. این فرآیند انتقال دانش، هر چند مهم است، لیكن به تنهایی كافی نیست.یك روش دیگر كه سنخیت بیشتری با آموزش مدیریت اثربخش دارد عبارت از پیش فرض كسب مهارتهای مختلف مدیریتی است.
این مهارتها می‌توانند مورد آزمون، تدوین، و ارزیابی در جلسات كارآموزش عملی قرار گیرند، برای مثال از طریق سمینارها و بحث‌های گروهی، تمرین مدیریت مثل مطالعات موردی، یا ایفای نقش و غیره.كتز انواع مهارتهای اساسی را تحت سه عنوان پیشنهاد می‌كند-فنی، انسانی و ادراكی. مهارتهای فنی دلالت بر دانایی و توانایی انجام یك فعالیت خاص است، به ویژه فعالیت‌های مربوط به روش‌شناسی، پردازش، رویه‌ها یا تكنیك‌ها. به طور عمده این مهارت با اشیاء سروكار دارد. مهارت انسانی شامل عمل كردن اثربخش به عنوان یك عضو گروه (یا رهبر گروه) و انجام اقدامات مشاركتی است.
این مهارت به نحو عمده با افراد مربوط است. سرانجام، مهارت‌های ادراكی شامل توانایی درك موءسسه به عنوان یك كل است.سطحی كه این مهارت‌ها در آن كاربرد دارد، یا به طور فزاینده‌ای به درجات مختلف كاركنان ارتباط پیدا كرده با شرایط درونی سازمان تعیین می‌شود. برای مثال، كسب مهارت‌های فنی ممكن است در سطوح پائین‌تر سازمانی اهمیت بیشتری نسبت به سطوح بالا داشته باشد. از سوی دیگر، كسب مهارت‌های انسانی از اهمیت یكسانی در تمام سطوح سازمان برخوردار است لیكن مستلزم تلاش‌های جدی‌تری در سطوح خاصی از مسئولیت است. می‌توان استدلال كرد كه مهارتهای ادراكی كاركنان سطوح بالای سازمانی دارای اهمیت بیشتری است. در این مورد چرخش و تبادل شغل به عنوان راهی برای درك سازمانی، همراه با تمرین‌های مدیریتی و بحث گروهی دارای اهمیت است.شكل‌های دقیق آموزش و سطح مناسب آن به بررسی نیازها، خواسته‌ها و تقاضای افراد و سازمان بستگی دارد. تشكیل پروندهء كاركنان یك اولویت در شكل دادن به فهرست احتیاجات خواهد بود (طرح‌های ارزشیابی در این زمینه كمك خواهند كرد).
● محدودیت‌ها
آشكار است كه مقاله‌ای از این قبیل فقط می‌تواند نگاهی سطحی به ملاحظات مهم داشته باشد. پیش نیازهای آموزش و مهارت‌های مدیریتی می‌توانند شناسائی شود، لیكن امكان پیشنهاد یك برنامه آموزش مدیریتی كه قابلیت كاربرد در تمام كتابخانه‌های آكادمیك در تمام دنیا داشته باشد، وجود ندارد.
نوع و سطح مهارتهای مورد نیاز به احتیاجات محلی، شرایط و دانش موجود بستگی دارد؛ در بسیاری موارد آموزش مدیریت فقط برای كاركنان حرفه‌ای مورد توجه ویژه بوده است.به طور طبیعی نه تنها بین مفاد و محتوی آموزش در كشورهای مختلف تفاوت وجود دارد بلكه بین كتابخانه‌های آكادمیك یك كشور نیز اختلاف موجود است. مشكلات اصلی شامل عدم تناسب دوره‌ها، هزینه، مدت، منطقهء جغرافیائی، فقدان جهت و هماهنگی، تدوین دوره‌ها فقط با هدف پاسخ به تقاضا به جای نیاز، و غیره می‌باشد. در نتیجه مبادرت كاركنان برای بهبود مهارت‌های مدیریتی خود ممكن است با مشكلاتی كه به نظر غیرقابل پیگرد است، مواجه شود. این موانع واقعی توسط نگرش‌های بسیار متفاوتی وجود دارد. برای مثال، كارفرمایان بر این باور بودند كه اگر چه نیاز مبرمی برای آموزش مدیریت وجود دارد، لیكن در مورد نگرش و اعتقاد مدیریت اختلاف نظر عمیقی وجود داشت. نگرش كاركنان براساس موقعیت شغلی آن‌ها در سازمان متفاوت بود؛ كمك كتابداران نیاز به مهارت‌های انسانی و شمارش و سازماندهی كار را بیان داشتند، لیكن نمی‌توان این نقطه نظرات را به مدیریت ارشد سازمان نسبت داد.
● مسیر در مقابل
در هنگام مواجهه با موانع متعدد واقعی، مدیر پرمشغله یا فرد چه می‌تواند انجام دهد؟ توان اجرا و انجام كار به شرایط و آمادگی بستگی دارد. موارد زیر به عنوان راه‌حلهای احتمالی حركت به جلو ارائه شده است:
در داخل موسسه:
▪یك كتابدار را با مسئولیت خاص، برای آموزش تعیین كنید.
اطمینان یابید كه آموزشگر، آموزش دیده است. اگر سازمان دارای صدها كارمند است، به جای كتابدار یك مربی حرفه‌ای استخدام كنید.
▪پروندهء كاركنان را جمع‌آوری كنید-این كار تا حدی می‌تواند توسط طرحهای ارزشیابی كاركنان صورت گیرد.
▪نیازهای كلی آموزش سازمان را شناسایی كنید.
▪برنامهء مهارتها برای آموزش مدیریت را ابداع كنید. در صورت امكان از تخصص‌های موجود در سازمان استفاده نمایید.
▪برنامه‌های مدیریت را با طرحهای انگیزه پاداش ارتباط دهید، برای مثال اضافه حقوق یا احتمال ارتقاء.
یك برنامهء ارزشیابی را تدوین كنید.
● خارج از موءسسه:
▪ در صورت وجود امكانات و با توجه به محدودیت‌های جغرافیائی و مالی متخصص بیرونی را به كار گیرید. متخصصین می‌توانند طبق قرارداد برای آموزش مدیریت در سازمان یا خدمات مشاوره‌ای دربارهء برنامهء آموزش مدیریت استخدام شوند.
▪ برای مقرون به صرفه بودن گروههای آموزشی مشاركتی با استفاده از تخصص موجود را برقرار كنید.
▪ برنامهء آموزش مدیریت مرحله‌ای را برقرار كنید.
▪ یك مناظرهء كشوری برای تأسیس مركز آموزش مدیریت برقرار كنید و در صورت امكان از تجربه‌های خوب دنیای بازرگانی و تجارت بهره‌گیری نمائید.
حق انتخاب‌های متعددی ارائه شده است؛ راه‌حلها براساس شرایط فردی متفاوت خواهد بود. ارزش آموزش مدیریت به عنوان كلید استفاده اثربخش منابع باید به كارفرمایان فروخته شود-جلسات سخنرانی موقتی دربارهء مدیریت دیگر كافی نیست. امروزه نیاز مبرمی به برنامه‌های آموزشی طراحی شده سیستماتیك برای تمام كاركنان وجود دارد كه در بردارندهء كسب مهارتهای مدیریت است. تدوین و اجرای موفق آن‌ها باید مبنی بر پاداش انجام موفق آن باشد. در این شرایط كتابداران آموزشی در وضعیت سالم‌تری برای پاسخگوئی به تقاضاها برای قرن آینده خواهند بود.

پی‌نوشت‌ها
۱- Fayel
۲- Anderson
منابع:
Library and Information Services Council, Professional education and training for library and information work, London, Library and Information services Council, ۱۹۸۶.
Anderson, U., Management training for librarians. Report of an investigation into post-experience management training for librarians and information scienctists, evaluation of courses and summary of perceived needs. London, Library Association, ۱۹۷۷. (LA Research Publications, ۱۸; British Library R & D Repots, ۵۳۲۷).
Katz, R. L., Skills of and effective administrator, Harvard business review, ۵۲, ۱۹۷۴, ۹۰-۱۰۲.
* Mac F dougall, Alan F. (۱۹۹۱) Training for management. In Academic Library Management. Edited by Maurice B. Linc. London: The Library Association. Pp. I & o-۱۸۴.
نوشته: دكتر آلن اف مك دوگال
ترجمه: دكتر سیدعلی سیادت و دكتر احمد شعبانی
اعضاء هیئت علمی دانشگاه اصفهان

منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی