دسترسی به اسناد و مدارک؛ ابزارها و الگوهای مناسب

دسترسی به اسناد و مدارک و انتقال اطلاعات همواره کانون توجه جوامع بوده است و بشر از ابتدایی ترین وسیله حفظ و نگهداری انتقال اطلاعات امروزه تقریباً به جایی رسیده است که با فشار دکمه ای می تواند به حجم عظیمی از اطلاعات بدون توجه به مرز جغرافیایی و زمانی دسترسی پیدا کند. اهمیت نگهداری، پردازش، دسترسی و انتقال اطلاعات آنقدر برای بشر مهم و اساسی بوده است که امروزه پیشرفته ترین و ظریف ترین ابزارهای بشرساز را لوازم الکترونیکی تشکیل می دهند که به همین منظور ساخته شده اند. در واقع اطلاعات (ذخیره، پردازش، بازیابی و انتقال آن) بوده است که موجب پیدایش تکنولوژی ظریف و حیرت انگیز اطلاعات و ارتباطات شده است. بدون شک کلماتی از قبیل " عصر اطلاعات"، "عصر ارتباطات"، "عصر ماهواره"، "عصر کامپیوتر" و ۰۰۰ همه در یک نقطه اساسی با هم مشترک هستند و آن این است که قطعات ”اطلاعات” را در خود ذخیره، پردازش و یا جابجا می کنند. شاید بتوان گفت که امروزه بشر به جایی رسیده است که برای پاسخ دادن به این سئوال که تکنولوژی یا اطلاعات کدام اساسی تر و مقدم تر است به سختی با مشکل روبرو می شود. از یک طرف بدون استفاده از تکنولوژی، قدرت مهار و دسترسی به اطلاعات مورد نظر را نداریم و از طرفی دیگر این اطلاعات است که در پیکره این دستگاههای حیرت انگیز جابجا می شود و بدون در نظر گرفتن عنصر اطلاعات، این تکنولوژی ظریف ارزش اعتباری خود را از دست خواهد داد. ولی در نهایت هدف اساسی بشر در توسعه این ابزارها، نگهداری، پردازش و بازیابی اطلاعات بوده است نه خود ابزار و این نکته ای است بسیار ظریف که از سوی مدیران کتابخانه ها و مراکز اسناد همواره باید مورد توجه قرار گیرد. با ظهور این ابزارها بود که نگرش "دسترسی" به اطلاعات بدون توجه به محل نگهداری و زمان دستیابی عملی گردید و این مسئله ای است که بخصوص برای کشورهایی که در آن کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی بودجه لازم برای تهیه اطلاعات را ندارند بسیار حائز اهمیت است.
"دسترسی" به اسناد و مدارک در مقابل "نگهداری" اسناد و مدارک حجم روزافزون انتشارات، هزینه سنگین تهیه اطلاعات و نگهداری آن، کمبود بودجه، نیروی انسانی و چندین عامل اساسی دیگر بخصوص در چند دهه اخیر کتابخانه ها و مراکز اسناد را بیش از پیش به پذیرش این واقعیت سوق داده است که خرید و نگهداری تمامی اطلاعات مورد نیاز جامعه استفاده کننده اش امکان پذیر نیست. حتی کتابخانه های ملی که وظیفه تهیه و نگهداری اسناد و مدارک مکتوب کشور را به عهده دارند و بسیاری از این مدارک را از طریق قانون و اسپاری دریافت می کنند نیز از پذیرش این واقعیت گریزی ندارند. "طرح استراتژیک کتابخانه بریتانیا برای دهه ۱۹۹۰ اولویت ها را به سادگی بر شمرده است: ساختن یک مجموع جامع موردنظر نیست، بلکه هدف تأمین "دسترسی جامع به دانش و توزیع سریع اطلاعات" و رساندن آن به متقاضی (= مصرف‌کننده) است". (۱)
با توجه به این واقعیت کتابخانه ها و مراکز اسناد به فکر توسعه امانت بین کتابخانه ای و در بسیاری از موارد به فکر اشتراک منابع افتادند تا بتوانند به نیازهای اطلاعاتی مراجعه کنندگان خود پاسخ گویند و از طرفی دیگر استفاده از خدمات کارگزاران اطلاعات به طور روزافزونی توسعه پیدا کرد، همچنانکه به آن اشاره شد از عوامل بسیار مهم در رویکرد کتابخانه ها به "دسترسی" به منابع (Access) در مقابل "نگهداری" (Holding) علاوه بر موارد اشاره شده در بالا، استفاده وسیع از تکنولوژی نوین در مکان یابی اطلاعات و انتقال آن اهمیت ویژه ای دارد.
● آگاهی از منابع موجود
تغییر نگرش از "نگهداری" منابع اطلاعاتی به دسترسی آن مستلزم این بود که کتابخانه ها و استفاده کنندگان اطلاعات از منابع منتشر شده و محل نگهداری آن آگاهی پیدا کنند. حجم روزافزون انتشارات در زمینه های مختلف موضوعی سبب شده است که آگاهی از منابع موجود به عنوان مشکلی اساسی در برابر کتابخانه ها و مراجعان قد علم کند تا جایی که امروزه در زمینه های بسیار تخصصی هم نمی توان ادعا کرد که کارشناسان آن حوزه از همه انتشارات باخبر هستند. کتابشناسیها، چکیده نامه ها، فهرستهای مشترک و ۰۰۰ از مهمترین ابزارهایی هستند که با استفاده از آن می توان علاوه بر آگاهی از منابع بیشتر شده به انتخاب منابع مناسب نیز دست زد و از طرفی دیگر از سفارش تکراری منابعی که امکان دسترسی به آن در کتابخانه های دیگر موجود است جلوگیری به عمل آورد. بدون شک امروزه بدون استفاده از این منابع ردیف دوم امکان دسترسی به بسیاری از منابع اطلاعاتی امکان پذیر نیست. بسیاری از این منابع علاوه بر کنترل کتابشناختی و چکیده نویسی، محل دقیق نگهداری منابع را نیز مشخص کرده و بیشتر پایگاههای اطلاعاتی مستقیماً استفاده کننده را به کارگزاران و مراکزی که متن کامل منابع استناد شده را تهیه می کنند متصل می کنند. مثل پایگاه اطلاعات (Night-Ridder Ondisc) Dialog که امکان اتصال و سفارش مقاله به بیش از ۷۰ کارگزار را فراهم می کند.
● ابزارهای انتقال اسناد:
برای دسترسی به اسناد و مدارک شیوه های مختلفی وجود دارد که هر کدام ممکن است دارای مزایا و معایبی باشند و معمولاً ترکیبی از این شیوه برای دسترسی به مدارک مورد نیاز انتخاب می شود از عوامل بسیار اساسی در مطلوبیت شیوه دسترسی به اطلاعات را می توان سرعت، هزینه، اطمینان، سهولت استفاده و در مورد اسنادی که از طریق فاکس دریافت می شوند کیفیت دریافت سند نام برد.
● پست
جدا از مسئله سرعت انتقال، در حال حاضر پست ارزانترین و گسترده ترین شیوه انتقال اسناد و مدارک است. علیرغم گسترش حیرت انگیز ذخیره الکترونیکی اطلاعات، بعید به نظر می‌رسد که روزی تمامی منابع اطلاعاتی برای دسترسی از راه دور، توسط پایگاههای اطلاعاتی اسکن شوند بنابراین شیوه های سنتی انتقال اسناد برای کتابخانه ها همچنان مهم باقی می‌ماند، بخصوص برای منابع اطلاعاتی گذشته نگر که امکان ذخیره الکترونیکی آن وجود ندارد. ضمناً انتقال الکترونیکی اسناد و مدارک با حجم زیاد مستلزم هزینه بسیار بالایی است که همچنان کتابخانه ها و مراکز اسناد را وادار می سازد به استفاده از پست به عنوان وسیله ای ارزان تر برای انتقال اطلاعات توجه بیشتری داشته باشد و برای بهبود سرعت انتقال و هزینه، شیوه های مختلفی (مثل عادی، پیشتاز، دی. اچ. ال، هوایی، زمینی و ۰۰۰) را با توجه به شرایط مختلف اتخاذ کند.
● فاکس
بهبود سرعت انتقال، حافظه زیاد برای ذخیره و ارسال سند بصورت شبانه با نرخ کمتر، بهبود کیفیت کپی و هزینه کمتر، فاکس را به عنوان وسیله ای بسیار مناسب برای رفع نیارهای در حال افزایش کسانی که خیلی سریع به مدرکی نیاز دارند درآورده است. برای اینکه یک دستگاه فاکس بتواند بخوبی در خدمت خدمات انتقال اسناد کتابخانه ها قرار گیرد خصوصیات زیر باید مورد توجه قرار گیرند.
استفاده از اسکنر برای حذف کپی برداری از مقالات، حافظه زیاد برای ذخیره اسناد و استفاده از آن برای انتقال اسناد در ساعتهایی که نرخ ارتباطات کمتر است (شبانه)، حافظه برای ذخیره شماره تلفن هایی که به مقدار زیاد مورد استفاده قرار می گیرند، میزان دقت تصویری برای ارسال کپی با کیفیت بالا، اسکن سریع و سرعت انتقال برای کارایی بیشتر و گزارش خطاهای انتقال به صورت خودکار، این امکانات سبب می شود از حداکثر کارآیی پرسنل استفاده شود و با کمترین هزینه ممکن با کیفیت بالا اسناد و مدارک انتقال یابند.
● انتقال دیجیتالی
در این سیستمها با استفاده از یک دستگاه کامپیوتر، اسکنر و چاپگر لیزری امکان انتقال و دریافت اسناد به صورت الکترونیکی فراهم می آید. در این سیستمها فقط برای یکبار سند بوسیله اسکنر به کامپیوتر منتقل می شود و این وظیفه کامپیوتر است که آن را منتقل کند. در صورتی که بنا به دلایلی بعد از چند روز (زمان از طرف فرستنده تعریف می شود) سند منتقل نشد، بصورت خودکار سند بر روی چاپگر فرستنده چاپ می شوند و بصورت فاکس یا پست ارسال می شود. ضمناً برای دریافت سند نیازی به دخالت نیروی انسانی نیست و سند خودبخود بر روی چاپگر دریافت‌کننده چاپ می شود و در صورتی که کاغذ یا "تونر" تمام شده باشد سند بر روی کامپیوتر دریافت کننده ذخیره می شود تا اشکالات مربوطه حل شود.
● پایگاه اطلاعاتی متن کامل
تعدادی پایگاههای اطلاعاتی پیوسته وجود دارند که متن کاملی مقالات را همراه با اطلاعات کتابشناختی آن در دسترس متقاضیان قرار می دهند. این متن کامل ممکن است مستقیماً به کامپیوتر درخواست کننده و یا بوسیله فاکس و پست ارسال شود.
انتقال الکترونیکی مدارک به صورت متن کامل در این پایگاهها فقط محدود به متن است و شامل چارتها, تصاویر, جداول و عکسها نمی شود.
سیستمهای دیگر خدمات تحویل اسناد که به صورت تصاویر کامل (FUII Image) مقالات عرضه می شود بیشتر با استفاده از دیسکهای نوری صورت می گیرد. نمونه ای از مهمترین خدمات تحویل مدرک بوسیله دیکسهای نوری (European Articie Delivery Over network Information Systems) ADONIS نام دارد. در این سیستم مجلات مستقیماً از طرف ناشر به دفتر ADONIS فرستاده می شود و به صورت هفتگی بیش از ۵۰۰ مجله بر روی دیسکهای نوری اسکن می شود. لازم به ذکر است که مجلات ADONIS در چکیده نامه Exerpta Medica نیز چکیده نویسی و نمایه سازی می شود.
از نمونه های دیگر این خدمات، پروانه های ثبت اختراعات آمریکا است که از سال ۱۹۷۴ بر روی دیسک های نوری به صورت تصویر متن کامل قابل دسترس است.
● نشر الکترونیکی
امروزه بسیاری از اسناد و مدارک بخصوص مجلات و منابع مرجع وجود دارند که علاوه بر شکل چاپی بصورت دیسک نوری نیز به بازار عرضه می شود و حتی بسیاری از این منابع فقط از طریق دیسک نوری قابل دسترس است. کیفیت بسیار مناسب و امکان استفاده از رسانه های متعدد (چندرسانه ای) در ذخیره اطلاعات و امکان انتقال دیجیتالی اطلاعات از عوامل بسیار مهم در رشد روزافزون نشر الکترونیکی است. بیشتر مجلات الکترونیکی شامل تصاویر, چارتها و جداول نمی شوند. این مجلات از طریق شبکه های کامپیوتری و یا بصورت دیکسهای نوری در اختیار مشترکین قرار می گیرند.
● کارگزاران اطلاعات
کارگزاران اطلاعات در واقع کسانی هستند که قادرند اسناد و مدارک درخواستی را برای متقاضایان از طریق مجموعه موجود خود و یا با استفاده از موجودی کتابخانه های دیگر تهیه و ارسال کنند و عمدتاً عبارتند از:
- کتابخانه هایی که خدمات خود را به خارج از استفاده کنندگان اصلی خود گسترش داده اند.
- موسسات غیرانتفاعی: که خدمات خود را برای غیر اعضاء گسترش داده اند.
- تولیدکنندگان پایگاههای اطلاعاتی: که در بردارنده مجموعه مدارکی هستند که توسط آنها چکیده و نمایه شده است مثل CAB.
- خدمات تجاری: این خدمات بیشتر توسط موسسات خصوصی و برای کسب درآمد از طریق فروش اطلاعات ارائه می شوند مثل uncover. در واقع بیشتر کسانی برای دریافت اطلاعات به این کارگزاران رجوع می کنند که سرعت دسترسی به اطلاعات برای آنها بسیار مهم است. این کارگزاران برای دریافت متن کامل مقالات شیوه های مختلفی را انتخاب می کنند که عبارتند از:
- استفاده از مجموعه اصلی خود
- استفاده از پایگاه اطلاعات مجلات تمام متن که بر روی دیسکهای نوری قرار دارد. مثل: ADONIS.
- استفاده از سفارش الکترونیکی توسط پایگاههای اطلاعاتی مثل: Uncover, Oclc, Dialog و ... برای مثال Oclc امکان اتصال به مراکز زیر را برای تهیه متن کامل منابع اطلاعاتی فراهم می کند:
- (Information on Demand) IOD
- (Chemicall Abstract Service) CAS
- (National Technical Information Service) NTIS
- (The ERIC Document Reproduction Services) EDRS
- ISI’S Genuine “Articie Document” Delivery Service
● الگوی خدمات تحویل اسناد
پیش بینی خدمات کتابخانه در آینده ارتباط بسیار نزدیکی با پیش بینی افزایش اطلاعات دیجیتالی. افزایش خدمات الکترونیکی و تاکید بیشتر بر ارائه خدمات به مشتریان دارد. مرحله امانت بین کتابخانه ای به خدمات تحویل اسناد کتابخانه به عنوان خدمت اصلی گسترش پیدا کرده است. همچنانکه منابع اطلاعاتی الکترونیکی نه تنها به سرعت بر تعداد آنها افزوده می شود بلکه به طور روزافزونی غیر متمرکز نیز می شوند، دسترسی به یک بزرگراه واحد برای دسترسی به طیف کامل از منابع قابل دسترس بسیار اساسی و ضروری خواهد بود. اگر چه این بزرگراه باید بازوی خدمات عمومی کل کتابخانه باشد، ولی به طور عمده در حوزه خدمات تحویل اسناد خواهد بود تا بزرگراهی وسیع بین منبع اطلاعاتی و استفاده کننده باشد و این شیوه تحویل اسناد ابزار ارزشیابی بسیار ارزشمندی برای اندازه گیری ارزش خدمات کتابخانه خواهد بود.
خدمات تحویل اسناد کتابخانه ای باید دارای شرایط زیر باشد:
۱) در برگیرنده خدماتی باشد که در سطح محلی ارائه می شود و همچنین شامل دیگر منابع تحویل اسناد از قبیل پایگاههای اطلاعاتی الکترونیکی، دیسکهای ذخیره اطلاعات با ظرفیت بالا و دیگر کتابخانه ها باشد.
در یک محیط الکترونیکی استفاده کننده اطلاعات تنها به کتابخانه موسسه مربوطه به عنوان تنها منبع تامین اطلاعات چشم ندارد بلکه وی به دنبال تهیه اطلاعات خود در هر نقطه ای از جهان است.
۲) همزمان با دسترسی پیوسته (Online) به مشخصات کتابشناختی منابع اطلاعات، امکان اتصال به سیستمهای تحویل اسناد نیز وجود داشته باشد.
پایگاههای اطلاعاتی پیوسته که مشخصات کتابشناختی منابع را ارائه می کنند برای دسترسی به متن کامل منابع ارجاع داده شده ممکن است مشتریان خود را همزمان به سیستمهای تحویل اسناد نیز متصل کنند.
۳) به استفاده کنندگان این اجازه را بدهد تا شاخص هزینه و زمان دسترسی را خود تعریف کنند و سیستمهای تحویل اسناد کتابخانه بایستی این امکان را مهیا سازند تا درخواست متن کامل سند برای کارگزاری ارسال شود که بهتر از بقیه این شاخصها را برآورده سازند و در صورتی که این شاخصها برآورده نشده راههای دیگر دسترسی به متن کامل سند برای انتخاب ارائه شود.
۴) در بردارنده این توانایی باشد که درخواستها به طور خودکار به مناسبترین منبع تهیه‌کننده اطلاعات براساس موجودی پایگاه ارسال شود. مثل سیستم امانت بین کتابخانه ای کتابخانه های پزشکی در آمریکا که سیستم در ابتدا مدارکی را که در کتابخانه های عضو وجود دارد مشخص می سازند و در صورتی که در این کتابخانه‌ها موجود نباشد مستقیماً به مراکز تهیه اسناد سفارش می دهد.
۵) سیستم بتواند تحویل مستقیم اسناد به اشخاص درخواست کننده را امکان پذیر سازند (چه در مجموعه محلی موجود باشد و یا از طریق منابع دیگر تهیه شده باشد) به این ترتیب سرعت و کارآیی بالاتر می رود.
۶) انواع مختلف سیستم تحویل اسناد بصورت الکترونیکی، فاکس و شیوه های سنتی در دسترس باشد و همزمان با تغییر تکنولوژی، این تغییرات در سیستم تحویل اسناد نیز اعمال شود.
۷) سیستم بتواند ارتباط بین پایگاههای اطلاعاتی و مراکز تهیه اسناد را برقرار سازد تا بطور مستقیم درخواستها از طریق بزرگراههای اطلاعاتی به این مراکز ارسال شود. مثل ارتباط بین پایگاه اطلاعاتی Dialog و ۷۰ مرکز تهیه اسناد تجاری.
۸) بکارگیری تمامی شیوه های در دسترس برای انتخاب مدارک.
۹) دسترسی (Acces) به اطلاعات به عنوان جزیی از منابع اطلاعاتی کتابخانه پشتیبانی مالی شود. (در مقابل نگهداری اطلاعات در خود کتابخانه Holding).
۱۰) امکان دسترسی به تمامی منابع اطلاعاتی که ممکن است در پایگاههای اطلاعاتی وارد ئشده باشد.

http://www.newlib.blogfa.com/
حمید محسنی