ره نگاری تکنولوژی:تخصیص منابع تکنولوژیکی به اهداف تجاری

امروزه با توجه به ضرورت‌های ناشی از همنوایی با الزامات تغییر در سطح جهانی و كاهش فاصله میان تكنولوژی جهانی و تكنولوژی موجود در ایران، نیازمند به كارگیری فنون، شیوه‌ها و رویكردهایی هستیم كه فارغ از پیچیدگی‌های مرسوم و گاه دست و پاگیر مكانیزم‌های واردات، ما را به ابزار و راهكارهایی رهنمون شود كه ضمن رعایت غنای نظری تئوری‌های روز جهانی، سریع‌ترین و اجرایی‌ترین راه ممكن را برای از بین بردن عقب‌ماندگی‌های موجود فراهم آورد.
مقاله زیر پاسخی به این ضرورت و تلاش در جهت سرعت دادن به از بین بردن فاصله موجود توسط یكی از سریع‌ترین تكنیك‌هایی است كه امروزه مقبولیتی جهانی پیدا كرده است. امید می‌رود مطالعه و به كارگیری آن، تأثیری بسزا داشته باشد.
بسیاری از مدیران از اهمیت استراتژیك تكنولوژی در تحقق ارزش و مزیت رقابتی برای شركت خود آگاهی دارند. چنین مواردی نظر به هزینه، پیچیدگی و شتاب فزاینده تغییرات تكنولوژی و نیز رقابت و جهانی شدن منابع تكنولوژیك اهمیتی حیاتی‌تر یافته‌اند. مدیریت تكنولوژی برای كسب منافع تجاری، مستلزم وجود فرایندهایی كارآ و سیستم‌هایی است كه توانایی تضمین تطابق منابع تكنولوژیكی را با وضعیت فعلی و آتی سازمان ایجاد كنند.
پیرو اشاره مختصری كه در خصوص مدیریت تكنولوژی ارائه شد، این مقاله بر «ره‌نگاری تكنولوژی» تمركز خواهد كرد؛ رویكردی كه به طور روزافزون توسط شركت‌های مختلف در صنایع گوناگون برای توسعه، برقراری ارتباطات و استقرار تكنولوژی در استراتژی كسب و كار به كار گرفته می‏شود. ره‌نگاری، ابزاری بسیار منعطف است و رویكردهای گوناگونی برای تهیه آن به كار گرفته می‌شود. نكته مهم بعدی، فرایندی است كه به یك ره‌نگاشت خوب منتهی خواهد شد و این مقاله درصدد آن است كه شیوه مناسب تهیه یك ره‌نگاشت خوب را به طور خلاصه بیان و مشخصه‌های مرتبط و نیز سیستم متناسب را برای به كارگیری آن تشریح كند.
۱-۱. تكنولوژی و مدیریت تكنولوژی
تعاریف متعددی از تكنولوژی ارائه شده است (برای مثال، فلوید ۱۹۹۷، ویپ ۱۹۹۱، ستیبل ۱۹۸۹). بررسی این تعاریف تعدادی از عوامل مرتبط با مشخصه‌های تكنولوژی را مشخص می‌كند كه می‌توانند به عنوان نوعی از دانش مد نظر قرار گیرند. (هرچند این دانش می‌تواند درون یك نمود فیزیكی تبلور یافته باشد؛ مواردی همچون ماشین‌ها، اجزا، سیستم یا محصول). مشخصه كلیدی تكنولوژی كه می‌تواند آن را از سایر دانش عمومی متمایز كند، به كارگیری یا كاربردی بودن آن است كه درون «دانش فنی» یك سازمان نهفته است. در حالی كه تكنولوژی معمولاً با علم و مهندسی همراه است (تكنولوژی «سخت»)، فرایندهایی كه اثر آن را متبلور می‌كند نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردارند. برای مثال، توسعه یك محصول جدید و فرایندهای نوآورانه‌ای كه با ساختار سازمانی و شبكه دانش پشتیبان همراه می‌شوند (جنبه «نرم» تكنولوژی).
آموزش تكنولوژی به مثابه نوعی دانش، بسیار مفید است؛ چنان كه مفاهیم مدیریت دانش می‌تواند برای هدایت تكنولوژی بسیار مؤثر باشد (از جمله ستاتا، ۱۹۸۹، نوناكا، ۱۹۹۱، لئونارد بارتون، ۱۹۹۵). برای مثال، دانش تكنولوژیكی به طور عام به دو بخش دانش صریح و ضمنی تقسیم می‌شود. دانش صریح تكنولوژیكی آن بخش از دانش است كه می‌تواند به صورت تفصیلی بیان یا مكتوب شود (برای مثال یك گزارش، دستورالعمل و یا راهنمای كاربر) و یا اشكال فیزیكی و عینی یك تكنولوژی (نظیر ابزار و تجهیزات). دانش تلویحی تكنولوژیكی، آن بخش از تكنولوژی است كه به سادگی قابل بیان تفصیلی یا مكتوب نیست كه به طور عمده در مواردی چون آموزش، تجربه (نظیر مهارت جوشكاری و مهارت‌های طراحی) تبلور می‌یابد.
همچنان كه تكنولوژی برای تعریف خود ابعادی را تصویر كرده، مدیریت تكنولوژی نیز ادبیات خاص خود را داراست (از جمله روسل و همكاران، ۱۹۹۱، گی نر، ۱۹۹۶). در این مقاله تعریف ارائه شده از سوی بنیاد اروپایی مدیریت تكنولوژی، پذیرفته شده است و به كار می‌رود:
مدیریت تكنولوژی به شناسایی مؤثر، گزینش، جذب، توسعه، بهره‌برداری و حفظ تكنولوژی (در محصولات، فرایندها و زیرساختارها) اطلاق می‌شود كه برای حفظ موقعیت در بازار و عملكرد تجاری با در نظر گرفتن اهداف سازمان ضروری است ...
این تعریف دو جنبه بسیار مهم مدیریت تكنولوژی را برجسته می‌كند:
ـ استقرار و حفظ ارتباط بین منابع تكنولوژیك و اهداف مؤسسه بسیار حیاتی و بیانگر چالش‌های مستمر در درون مؤسسات گوناگون است. این موضوع مستلزم ارتباطی مؤثر بین اجزا و نیز مدیریت دانش است كه توسط ابزار مناسب و فرایندهای مرتبط پشتیبانی می‌شوند. اهمیت ویژه در درك و گفتمانی است كه می‌باید بین بخش‌های بازرگانی و تكنولوژی در درون كسب و كار پدید آید.
ـ مدیریت تكنولوژیك كارا نیازمند شماری از فرایندهای مدیریتی است و تعریف ارائه شده از سوی «بنیاد اروپایی مدیریت تكنولوژی» شامل پنج فرایند است كه از سوی گرگری (۱۹۹۵) پیشنهاد شده است: شناسایی، گزینش، جذب، بهره‌برداری و حفظ تكنولوژی. این فرایندها همیشه در درون مؤسسه قابل رؤیت نیستند و در میان سایر فرایندهای تجاری همچون استراتژی، نوآوری و عملیات در درون مؤسسه توزیع شده‌اند.
مدیریت تكنولوژی بیانگر آن دسته از فرایندهایی هستند كه به ارائه جریان و روند محصولات و خدمات به بازار منجر می‌شوند لذا این موضوع به یكپارچه كردن تمامی جنبه‌های تكنولوژی در تصمیم‌گیری‌های تجاری می‌انجامند و در بسیاری موارد به طور مستقیم به پاره‌ای از فرایندهای اساسی تجاری شامل توسعه استراتژی، نوآوری و توسعه محصول جدید و نیز مدیریت عملیات مربوط می‌شوند. مدیریت صحیح تكنولوژی، مستلزم ایجاد جریان گردش دانش مناسب بین دورنماهای بازرگانی و تكنولوژی مؤسسه است تا قادر به ایجاد تعادلی مناسب بین كشش بازار (Pull) و دهش (Push) تكنولوژی باشد. طبیعت گردش دانشی این چنین، به عوامل درونی و بیرونی نظیر هدف مؤسسه، پویایی بازار، فرهنگ سازمانی و غیره بستگی دارد.
۱-۲) ره‌نگاشت تكنولوژی
ره‌نگاری تكنولوژی، تكنیكی بسیار قوی را برای پشتیبانی از مدیریت تكنولوژی و طراحی آن در درون مؤسسه در اختیار می‌نهد. ره‌نگاری به طور گسترده‌ای در صنایع گوناگون به كار گرفته شده است (ویلیارد و مك كلیز، ۱۹۸۷، باركر و اسمیت، ۱۹۹۵، بری و گارسیا، ۱۹۹۷، ایرما، ۱۹۹۷، گروئن ولد، ۱۹۹۷، استراوس و همكاران، ۱۹۹۸). به تازگی ره‌نگاشت‌هایی برای مقوله‌های ملی و بخشی در زمینه پیش‌بینی نیز مورد استفاده قرار گرفته‌اند.
ره‌نگاشت‌ها می‌توانند اشكال گوناگونی به خود بگیرند اما متداول‌ترین آنها، رویكردی است كه ایرما برای خود برگزیده است. ره‌نگاشت‌های متداول معمولاً قالب‌هایی زمان ـ مدار دارند كه لایه‌هایی گوناگون را شامل می‌شوند كه اصلی‌ترین آنها جنبه‌های بازرگانی و تكنولوژیكی هستند. ره‌نگاشت می‌تواند تحولات و تكوین بازار، محصولات و تكنولوژی‌های مورد نیاز و نیز ارتباطی را كه می‌باید بین آنها برقرار باشد، نشان دهد.
مطالعه‌ای كه به تازگی درباره ۲۰۰۰ شركت تولیدی بریتانیا صورت گرفته است، نشان می‌دهد حدود ۱۰ درصد شركت‌ها (به طور عمده شركت‌های بزرگ) رویكرد ره‌نگاشت تكنولوژی را به كار برده‌اند كه حدود ۸۰ درصد آنها،‌ از این رویكرد، بیش از یك بار استفاده كرده و یا در جریان تدوین آن قرار گرفته‌اند. با این حال، به كارگیری ره‌نگاشت تكنولوژی، در عین حال كه به لحاظ مفهوم و ساختار ساده به نظر می‌رسد، چالش‌هایی قابل ملاحظه را برای مؤسسات فراهم می‌آورد. در نهایت عصاره نهایی و خروجی این ره‌نگاشت، از استراتژی‌ها و فرایند برنامه‌ریزی شركت گرفته می‌شود.
چنان كه پاسخ‌های اساسی كه از مطالعه پیشگفته حاصل آمد، نتایج زیر را نشان می‌دهد:
▪ زنده نگاه داشتن فرایند ره‌نگاری براساس جریانی مستمر (۵۰ درصد)
▪ فرایند شروع یك ره‌نگاشت (۳۰ درصد)
▪ یك ره‌نگاشت با قابلیت‌های بالا (۲۰ درصد)
یكی از دلایلی كه شركت‌ها معمولاً با فرایند تدوین ره‌نگاشت مشكل داشته‌اند، قالب‌هایی است كه می‌باید تمامی جنبه‌های یك مؤسسه را در آن لحاظ كنند این قالب‌ها معمولاً برای شركت‌هایی با نیازهایی ویژه معرفی شده‌اند. به علاوه پشتیبانی‌های اجرایی اندكی برای تدوین ره‌نگاشت و به كارگیری رویكرد متناسب با هر شركت خاص وجود دارد؛ هر چند تلاش‌هایی در جهت به اشتراك نهادن تجربیات در این زمینه وجود دارد. برای نمونه ایرما (۱۹۹۷)، بری و گارسیا (۱۹۹۷)، گروئن ولد (۱۹۹۷) و استراوس و همكاران (۱۹۹۸) برخی گام‌های اجرایی برای تدوین ره‌نگاشت تكنولوژی را جمع‌آوری كرده‌اند. نویسندگان نشان داده‌اند كه توسعه فرایند یك ره‌نگاشت مؤثر در درون یك كسب و كار، متكی به وجود چشم‌انداز و تعهد برای فرایندی است كه هم متواتر و هم اكتشافی است. با این حال منابع و مراجع مذكور جزئیات یك راهنمایی جامع را برای چگونگی به كارگیری رویكردی مفید نشان نداده‌اند.
سایر عواملی كه می‌توانند در تحقق یا به تأخیر افتادن ره‌نگاری تكنولوژی موفق مؤثر باشند، عبارتند از: وجود سوابق لازم برای نیازمندی‌های مؤسسه، فرایند مطلوب برای توسعه فرایندهای تجاری مؤسسه، وجود افراد مناسب برای درگیری در جریان ره‌نگاشت و در نهایت تعهد مدیران ارشد. عواملی كه به وضوح تدوین و تحقق یك ره‌نگاشت را می‌توانند به تأخیر اندازند، عبارتند از: طولانی شدن زمان تدوین ره‌نگاشت، اغتشاش ناشی از هدف‌های كوتاه مدت موجود در مؤسسه، اطلاعات و دانشی كه در دسترس نیستند.
این مقاله، به مرور روش ره‌نگاری می‌پردازد كه شامل دامنه‌ای از اهدافی است كه این روش می‌تواند آنها را پشتیبانی كند و همچنین شكل‌های متفاوت یك ره‌نگاشت. فرایند لازم برای شروع یك ره‌نگاری با (T-Plan) نشان داده شده است كه شامل الزامات عمومی برای پشتیبانی فرایند ره‌نگاری در یك شركت است.
۲) ره‌نگاری تكنولوژی ـ منظور
رویكرد ره‌نگاری تكنولوژی بسیار منعطف است و واژه‌هایی همچون ره‌نگاری «محصول» و «كسب و كار» براساس توانمندی‌های درونی آنها مناسب به نظر می‌رسند.
۲-۱) طرح‌ریزی محصول
ـ شرح: این ره‌نگاشت بیشترین مورد استفاده را در میان انواع ره‌نگاشت دارد كه در آن به تزریق تكنولوژی در محصولات ساخته شده توجه می‌شود و معمولاً به نسلی از محصولات مربوط است.
۲-۲) طرح‌ریزی خدمت / توانمندی
ـ شرح: همچون مورد (۲-۱؛ طرح‌ریزی محصول) است اما برای شركت‌هایی كه كسب و كار آنها برمبنای ارائه خدمت پایه‌ریزی شده، مناسب است و بر مواردی كه می‌تواند قابلیت‌های مؤسسه را پشتیبانی كند،‌ تمركز می‌كند.
۲-۳) طرح‌ریزی استراتژیك
ـ شرح: شامل خصلتی استراتژیك است كه از طریق ارزیابی فرصت‌ها و تهدیدات گوناگون در سطح كسب و كار به دست آید.
۲-۴) طرح‌ریزی بلندمدت
ـ شرح: بازه زمانی افق برنامه را امتداد می‌دهد و اغلب در سطحی ملی (پیش‌بینی) به كار می‌رود.
۲-۵) طرح‌ریزی دارایی‌های دانش و دانایی
ـ شرح: هم تراز و همراه كردن دارایی‌های ناشی از دانش درون سازمانی و مدیریت دانایی با اهداف تجاری.
ـ نمونه: این شكل از ره‌نگاشت توسط واحد هوش مصنوعی دانشگاه ادینبورو تهیه شد و به سازمان‌ها این امكان را داد تا بتوانند دارایی‌های بحرانی خود را به صورت تصویری مشاهده و ارتباط بین مهارت‌ها، تكنولوژی‌ها و توانمندی‌های مرتبط را برای نیل به تقاضای آتی بازار، معین كنند.
۲-۶) طرح‌ریزی برنامه
شرح: اجرای استراتژی و ارتباط صریح‌تری كه با مدیریت پروژه دارد (برای نمونه، برنامه‌های تحقیق و توسعه)
۲-۷) برنامه‌ریزی فرایند
ـ شرح: مدیریت دانایی را پشتیبانی و بر حوزه فرایندی خاصی تمركز می‌كند. (برای مثال توسعه یك محصول جدید)
۲-۸) طرح‌ریزی یكپارچگی / تلفیق
ـ شرح: یكپارچگی / تلفیق و یا تكوین تكنولوژی كه در مورد چگونگی هم‌آمیزی تكنولوژی‌های گوناگون در یك محصول یا فرایند یا سیستم و یا شكل‌دهی تكنولوژی‌های جدید به بحث می‌پردازد (اغلب عامل زمان در آنها برجسته نیست).
۳. ره‌نگاری تكنولوژی‌ ـ نمایش
عامل دیگری كه در تنوع ره‌نگاشت‌ها دخیل است و می‌تواند نمایش آن را در تركیب‌های گوناگون در معرض دید قرار دهد، هشت گونه‌ای است كه تاكنون شناخته شده است:
۳-۱) لایه‌های چندگانه
ـ شرح: شكل مشتركی كه انواع ره‌نگاشت‌ها حول آن ترسیم می‌شوند، لایه‌هایی است شامل محصول، بازار و تكنولوژی. ره‌نگاشت‌ها این امكان را ایجاد می‌كند كه تكوین هر یك از عوامل براساس لایه‌ای كه به خود اختصاص داده‌اند و با توجه به وابستگی‌هایی كه به یكدیگر دارند، دیده شود تا یكپارچگی تكنولوژی را در محصول، خدمات و نظام‌های كسب و كار دریابیم.۳-۲) نوار (Bars)
ـ شرح: بسیاری از ره‌نگاشت‌ها در شمایل مجموعه‌ای از نوارها برای هر یك از لایه‌ها یا زیرلایه‌ها نمایش داده می‌شوند. این موضوع موجب می‌شود مزیت‌های ناشی از سادگی و وحدت اقدامات كه در نهایت موجب تسهیل در ارتباطات، یكپارچگی ره‌نگاشت‌ها و توسعه نرم‌افزارهای پشتیبان می‌شود، به شكل مورد نظر حفظ شود.
۳-۳) جداول
ـ شرح: در برخی موارد، كلیت ره‌نگاشت یا لایه‌های مرتبط به صورت جدول بیان می‌شوند (برای نمونه زمان در برابر عملكرد). این دسته از رویكردهای مربوط به ره‌نگاشت‌ها در مواردی به كار برده می‌شوند كه عملكردها قابلیت كمی شدن را دارند و یا عملیات در مقاطع زمانی خاصی توزیع شده‌اند.
۳-۴) نمودارها (Graphs)
ـ شرح: هنگامی كه عملكرد محصول یا تكنولوژی می‌تواند به صورت كمی تبدیل شوند، ره‌نگاشت می‌تواند به صورت نموداری ساده یا پلات (برای هر لایه یك نمودار یا پلات) درآید. این دسته از نمودارها گاهی اوقات به منحنی تجربه نیز تعبیر می‌شوند و ارتباط بسیار نزدیكی با منحنی S تكنولوژی دارند.
۳-۵) نمایش درختی
ـ شرح: برخی ره‌نگاشت‌ها از نمادهای تصویری بیشتری استفاده می‌كنند تا بتوانند ادغام تكنولوژی و طرح را نشان دهند. گاهی اوقات نیز می‌تواند در شكل استعاره یا نمادی همچون درخت ظاهر شود.
۳-۶) نمودارهای جریان
ـ شرح: گونه خاصی از نمایش‌های تصویری، نمودارهای جریان است كه معمولاً برای ایجاد ارتباط بین اهداف، اقدامات و نتایج به كار می‌رود.
۳-۷) تك لایه‌ای
ـ شرح: این شكل از ره‌نگاشت، یكی از زیرمجموعه‌های نوع «الف» به شمار می‌رود كه فقط بر یك لایه از لایه‌های ره‌نگاشت‌های چند لایه تمركز می‌كند. هنگامی كه با پیچیدگی كمتری رو به رو هستیم، عیب این دسته از ره‌نگاشت‌ها آن است كه ارتباط با لایه‌های گوناگون را مشخص نمی‌كند.
۳-۸) متن (محتوا)
ـ شرح: برخی ره‌نگاشت‌ها به طور عمده بر «متن» بنیان نهاده شده‌اند و برخی از مواردی را كه براساس نمودارها نشان داده شده‌اند، تبیین می‌كنند. (اغلب گزارش‌هایی را تشكیل می‌دهند كه برای تكمیل ره‌نگاشت لازم هستند.)
تنوعی كه در اینجا از ره‌نگاشت‌ها ارائه شد، این نظر را تقویت می‌كند كه دیدگاهی مشترك و عمومی و یا استاندارد پذیرفته شده‌ای از ساختار آن وجود ندارد. با این حال می‌باید در نظر داشت كه این تنوع ناشی از احساس نیاز و قدرت انطباقی است كه براساس موقعیت جاری (همچون منظور كسب و كار، منابع موجود اطلاعاتی، منابع در اختیار و هدفی كه از ابتدا مورد نظر بوده است، یعنی پیامی كه می‌باید منتقل شود) باید به آن نائل شد. ره‌نگاشت‌ها دقیقاً براساس طبقه‌بندی‌هایی كه در اینجا ارائه شد، طبقه‌بندی نمی‌شوند و می‌توانند شامل عناصری بیش از آنچه گفته شد ـ حسب منظور و شكل مورد نیاز ـ باشند.
۴) ره‌نگاری تكنولوژی فرایند
در رویكرد «‎آغاز سریع» T-Plan برای بخشی از برنامه پژوهشی كاربردی سه ساله تدوین شد كه حدود ۲۰ ره‌نگاشت در تنوعی كه شركت‌ها در بخش‌های گوناگون صنعتی از خود بروز دادند، تأثیر داشت (به جدول ۱ نگاه كنید). راهنمای مدیریتی برای پشتیبانی از برنامه كاربردی T-Plan نگاشته شد كه اهداف زیر را دنبال می‌كرد:
۱) پشتیبانی از شروع فرایندهای ره‌نگاری تكنولوژی برای هر شركت
۲) تعریف پیوندهای كلیدی بین منابع تكنولوژیك و محرك‌های كسب و كار
۳) شناسایی شكاف‌های عمده موجود در بازار، محصول و دانش تكنولوژیك
۴) ایجاد (در ادبیات بازاریابی (به خصوص) develop معنی ایجاد هم می‌دهد. در اینجا به عقیده بنده ایجاد برای اولین مرتبه مد نظر است نه توسعه) «اولین برش» ره‌نگاشت تكنولوژی
۵) پشتیبانی از استراتژی تكنولوژی و به جریان انداختن برنامه‌ریزی در شركت
۶) پشتیبانی از ارتباطات بین بخش‌های تكنولوژی و بازرگانی
فرایند T-Plan كه به منظور ارائه پشتیبانی‌های لازم برای به راه‌اندازی سریع ره‌نگاری در یك كسب و كار توسعه یافته است و دو بخش اساسی را در برمی‌گیرد:
۱) رویكرد استاندارد برای پشتیبانی از طرح‌ریزی محصول (فال، ۲۰۰۰)
۲) رویكرد اقتضایی، شامل خطوط راهنما و كاربردهای وسیع‌تری از این روست
۴-۱) فرایند استاندارد
فرایند استاندارد طرح تكنولوژی شامل ۴ كارگاه تسهیل سازی است. ۳ مورد نخست آن بر سه لایه كلیدی (بازار/ كسب و كار، محصول/ خدمت، و تكنولوژی) تمركز و آخرین كارگاه تمامی لایه‌ها را جمع‌بندی می‌كند تا بتواند لایه‌ها را در چارچوب زمانی برای ایجاد یك نمودار كنترلی قرار دهد.
نكته مهم، فعالیت‌های موازی مدیریت است كه طرح‌ریزی و تسهیل فرایندهای گروه‌های كاری هماهنگی فرایندها و اقدامات پیگیری را در برمی‌گیرد. شبكه‌های ساده متصل تحلیلی برای شناسایی و دسترسی به ارتباطات موجود بین لایه‌ها و زیرلایه‌های گوناگون ره‌نگاشت مورد استفاده قرار می‌گیرند.
● طراحی انطباقی فرایند
چنان كه پیش از این نیز عنوان شد، ره‌نگاری دامنه‌ای از اهداف مختلف كسب و كار را پیگیری می‌كند كه شامل طرح‌ریزی، شناسایی فرصت‌های جدید، تخصیص منابع و تصحیح استراتژی كسب و كار و طرح‌ریزی است. به علاوه، هر سازمانی براساس نوع و محتوای فعالیت خود از فرهنگ سازمانی، فرایندهای كسب و كار، منابع و گونه‌های تكنولوژی منحصر به فردی بهره می‌گیرد.
از این رو اگر تمامی منافع مفروض برای ره‌نگاری حاصل شود، باید انتظار داشت این رویكرد برای هر كاربرد ویژه به صورت خاص طراحی شود.
ره‌نگاشت‌های چندلایه بیشترین مورد استفاده را دارند و در كاربردها، بیشترین انعطاف را از خود بروز می‌دهند.این دسته از ره‌نگاشت‌ها دارای ابعاد زیر هستند:
▪ زمان: این بعد می‌تواند برای مطابقت با موقعیت‌های خاص به ویژه در افق‌های زمانی، خود را سازگار كند (كه نوعاً كوتاه مدت هستند، نظیر تجارت الكترونیك و نرم افزار و یا بلندمدت نظیر پروژه‌های فضایی و یا احداث خط ریلی)، مقیاس معمولاً از مقیاس لگاریتمی استفاده می‌شود كه بین مقیاس‌های كوتاه مدت و بلندمدت فواصل زیادی را به وجود می‌آورد). فواصل زمانی (كه از زمان به هم پیوسته و یا فواصل زمانی در ابعاد شش ماهه، سالانه و یا در مقیاس‌های كوتاه مدت، میان و بلندمدت می‌توان استفاده كرد.) فضا در درون ره‌نگاشت می‌تواند در قالب «بینش» و یا ملاحظات بسیار بلندمدت تبلور یابد كه در پیوند با شرایط موجود و با در نظر گرفتن عامل رقابت فاصله موجود بین وضعیت جاری و وضعیت مطلوب (بینش) را تبیین می‌كند.
▪ لایه‌ها: محور عمودی ره‌نگاشت از اهمیتی حیاتی برخوردار است و باید به گونه‌ای طراحی و تنظیم شود كه مختص هر سازمان و مشكلات آن باشد. اغلب قسمت قابل توجهی از زمان لازم ره‌نگاری به تعریف لایه‌ها و زیرلایه‌ها معطوف می‌شود كه از درون ره‌نگاشت اخذ می‌شوند. ره‌نگاشت كلی به طور عمده از ساختاری تبعیت می‌كند كه لایه‌های بالایی مربوط به «منظور» سازمان هستند و وظیفه هدایت ره‌نگاشت را به عهده دارند (دانستن چرایی). لایه پایینی مربوط است به «منابع» (به ویژه دانش تكنولوژیكی) كه قرار است در سازمان جاری شوند تا بتوانند الزامات سطوح بالایی ره‌نگاشت را جاری كنند. لایه میانی ره‌نگاشت، لایه‌ای حیاتی و مهم است كه نقش پل را در ره‌نگاشت ایفا و سازوكاری را بین منظور و منابع (چیستی) تبیین می‌كند. لایه میانی بر توسعه محصول تمركز می‌كند زیرا لایه‌ای است كه تكنولوژی را به سوی تأمین نیازمندی‌های بازار و مشتری رهنمون می‌شود. با این حال، برای كاربردهای خدماتی، ظرفیت‌ها، سیستم‌ها، مخاطرات یا فرصت‌های موجود، لایه میانی مناسبترین لایه برای درك این نكته است كه تكنولوژی چگونه می‌تواند منافع حاصله را به سازمان یا سایر ذی‌نفعان ارائه كند.▪ موارد توضیحی: علاوه بر اطلاعاتی كه در هر ره‌نگاشت در لایه‌های گوناگون (براساس مبانی زمانی) وجود دارد، سایر اطلاعات نیز می‌توانند در درون هر ره‌نگاشت وجود داشته باشند كه عبارتند از:
▪ ارتباطات موجود بین موضوع‌های مربوط به لایه‌ها و زیرلایه‌ها (در انواع ممكن).
▪ اطلاعات تكمیلی: مواردی همچون بیانیه استراتژی مربوط به هر كسب و كار و افرادی كه در فرایند تدوین ره‌نگاشت درگیر بوده‌اند.
▪ سایر نمادهای تصویری / دیداری: شامل موضوعات، یادداشت‌ها و تعریف رنگ‌های به كار رفته، نقاط تصمیم‌گیری كلیدی، فاصله‌ها و خلأهای موجود، مسیرهای بحرانی، فرصت‌ها و تهدیدات.
▪ فرایند: گام‌هایی كه برای نخستین ره‌نگاشت الزامی‌اند تا بتوان فرایند را به پیش هدایت كرد، برای سازمان‌های گوناگون متنوع هستند (و اغلب در بخش‌های گوناگون سازمان نیز تفاوت دارند). فرایندی كه اغلب سودمند واقع می‌شود، به عوامل گوناگونی از جمله سطح منبع قابل دسترس (افراد، زمان، بودجه) طبیعت موردی كه قرار است انجام شود (منظور و دامنه)، اطلاعات در دسترس (بازار و تكنولوژی)، سایر فرایندها و روش مدیریتی مرتبط (استراتژی، بودجه‌بندی، توسعه محصول جدید، مدیریت پروژه و تحقیق بازار) مرتبط است.
طرح‌ریزی و برنامه‌ریزی مهمترین ملاحظه‌ای است كه برای انطباق با فرایند ره‌نگاشت و ره‌نگاری می‌باید مورد توجه قرار گیرد تا بتواند كسب و كار و اهداف فرایند را به روشنی تبیین كند و به این موضوع بپردازد كه چگونه فرایند عامل ره‌نگاری می‌تواند در نیل به اهداف مدد رساند و به سوی موقعیت مورد نظر رهنمون شود. مالكیت ره‌نگاشت از اهمیتی حیاتی برخوردار است؛ اولا به علت آن كه شخص نامزد شده برای هدایت گروه، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است (در گروه یا كمیته راهبری) و ثانیا به عنوان ابزاری ارتباطی سازمان را با خود همراه می‌كند. در صورت امكان، بهتر است شخصی را به عنوان هدایتگر فرایند و برگزار كننده گروه‌های كاری برگزید كه در طرح‌ریزی ره‌نگاشت به تمامی جوانب احاطه دارد. هم تراز كردن توانمندی‌های روش‌های ره‌نگاشت با اهداف كسب و كار و مرحله طرح‌ریزی و برنامه‌ریزی، برای تدوین فرایند و ساختار ره‌نگاشت اهمیتی بسیار دارد.
۵) پیشرفت ره‌نگاشت
تدوین اولیه ره‌نگاشت هر چند اولین گام محسوب می‌شود اما اهمیتی چشمگیر دارد؛ گامی كه به سوی اجرای كامل و سودمند ره‌نگاشت برداشته می‌شود. كلیدی‌ترین منفعتی كه از رویكرد «آغاز سریع» (Fast-Start) طرح تكنولوژی (T-Plan) حاصل می‌شود. صرف نظر از منافع كسب و كار به خود طرح مربوط است زیرا روشی است كه نتایج آن در زمانی بسیار كوتاه به بار می‌نشیند و صرفه‌های اقتصادی بسیاری دارد. یادگیری‌ای كه از خلال به كارگیری این روش حاصل می‌شود، به كسب اعتماد به نفسی است كه از سرعت موجود در این فرایند عاید می‌شود.
هنگامی كه برخی شركت‌ها برای اولین بار روشی را به منظور دسترسی به موقعیتی ویژه برمی‌گزینند، دیگران از ره‌نگاری برای شكل‌دهی بخش‌های مهم استراتژیك و فرایندهای برنامه‌ریزی‌شان استفاده خواهند كرد. ره‌نگاری می‌تواند به عنوان امری محوری، عامل وحدت بخش استراتژی و فرایند طرح‌ریزی، علتی برای همنوایی و پلی بین امور بازار / تجاری و دانش تكنولوژیك در كسب و كار باشد. موارد كلیدی همچون تعیین حدود و مرزهایی كه ره‌نگاشت برای خود انتخاب می‌كند، مرزهای به كارگیری روش و چگونگی همگام كردن این بخش با سایر بخش‌های سیستم و فرایندها.
اگر ره‌نگاشت را به كار گیریم، همواره باید بر دو چالش كلیدی در داخل شركت غلبه كنیم.
زنده نگاه داشتن ره‌نگاشت: هنگامی فواید كامل ره‌نگاشت حاصل خواهد شد كه تمامی اطلاعاتی كه درون ره‌نگاشت مورد استفاده قرار گرفته‌اند، در مقاطع گوناگون بهنگام نگاه داشته شوند. در عمل، این به معنای آن است كه بهنگام كردن ره‌نگاشت باید در مقاطع اساسی ـ به عنوان مثال سالی یك بار ـ مورد بازبینی قرار گیرد، همچنین فرایندهای بودجه‌بندی و چرخه‌های استراتژی اولین برش ره‌نگاشتی كه در فرایند T-Plan به وجود آمده است باید تحصیل شود، در معرض ارتباطات و تحقیق قرار گیرد و بهنگام نگاه داشته شود.
به معرض نهادن ره‌نگاشت: هنگامی كه ره‌نگاشتی در یك سازمان تهیه می‌شود، معمولاً واحدهای دیگر سازمان نیز تقاضای به كارگیری این روش را برای واحدهای متبوعه خود دارند. به طور عمده دو نوع رویكرد برای در معرض دید قرار دادن ره‌نگاشت در سازمان وجود دارد.
▪ بالا به پایین: جایی كه نتایج ره‌نگاشت برای مدیریت ارشد سازمان عنوان می‌شود و اعلام قالبی مشخصی عنوان می‌شود یا نمی‌شود.
▪ پایین به بالا (ارگانیك): جایی كه منافع حاصله از به كارگیری این روش در مجاری ارتباطی سازمان توزیع می‌شود و پشتیبانی لازم برای به كارگیری این روش فراهم است زیرا توانسته است تمامی الزامات مرتبط را فراهم آورد.
در هر كدام از دو حالت فوق، پشتیبانی مدیریت نه تنها به علت تشویقی كه برای استفاده از این روش بروز می‌دهد،‌ از اهمیت بالایی برخوردار است بلكه به علت منابعی كه برای اجرای ره‌نگاشت (نظیر بودجه، زمان و تسهیلات لازم) در اختیار خواهد نهاد؛ اهمیت چشمگیری دارد.
مورد دیگری، كه باید در صورت استفاده از روش ره‌نگاری به شكلی گسترده و همه جانبه در سازمان به آن توجه شود، وجود نرم افزاری برای پشتیبانی به منظور توسعه، نگهداری، توزیع و نگهداری ره‌نگاشت است. وجود نرم افزار واژه پرداز و تصویری / دیداری برای ایجاد یك ره‌نگاشت ضروری است اما نرم افزارهای پیچیده‌تر برای استمرار در استفاده از ره‌نگاشت بسیار مفید خواهند بود. نرم افزاری كه قرار است پشتیبانی ره‌نگاشت را بر عهده گیرد، باید با هدف به كارگیری انواع كاركردها استفاده شود:
ـ روش ره‌نگاشت‌هایی با ساختار چندلایه، نخستین راه به كارگیری انواع داده‌ها به منظور ایجاد سادگی و انعطاف پذیری در آنهاست. عناصر ره‌نگاری (میله‌ها، ارتباطات، توضیحات اضافی و غیره) می‌تواند برای هر لایه و مقطع زمانی در نظر گرفته شود. ساختار لایه‌ای امكان سلسله مراتبی ره‌نگاشت را برای توسعه آن در هر لایه «سلولی» شركت فراهم می‌كند.
ـ نرم افزار باید ساختار و مبنای درستی را برای تهیه ره‌نگاشت شركت فراهم آورد و فرصت اشتراك و ارتباط داده‌ها را كه برای تهیه انواع قالب‌های گوناگون نیاز است،‌ مهیا كند.
ـ نرم افزار مرتبط می‌باید به مدیریت داده‌هایی مدد رساند كه در شالوده ره‌نگاشت مشاركت دارند و شامل مواردی همچون انباره‌های داده‌ای (الگوریتم سلسله مراتبی) و تحلیل‌های مرتبط، همراه روش مدیریت پیچیدگی داده‌ها برای كاربر (مواردی همچون چندبعدی بودن داده‌ها، مسیرهای بحرانی، ارتباطات و غیره) هستند. مواردی همچون «ابزارهای» مدیریتی، نظیر شبكه‌های تحلیلی موجود در روش T-Plan و مجموعه شاخص‌های مربوط به هر پروژه، مفید خواهند بود.
ـ نرم افزار تا حد امكان باید قابلیت تنظیمات مختلف را داشته باشند تا براساس آن بتوان لایه‌های گوناگون ساختار ره‌نگاشت و عناصر آن، گونه‌های متنوع نمایش تصویری، توضیحات اضافی مورد نیاز و اطلاعات تكمیلی را ارائه كرد.
ـ یكی از نقاط قوت رویكرد ره‌نگاری فراهم كردن زمینه‌های لازم برای یكپارچه سازی اطلاعات، فرایندها و روش‌های موجود در یك شركت، پشتیبانی نرم افزاری برای بازنمایی واقعیت‌های موجود در آن، اثبات تسهیلات مرتبط با ورود و خروج داده‌ها، به همراه ارتباطات با كسب و كارهای دیگر و نظام اطلاعاتی مدیریت است. در مقیاسی وسیع‌تر، فرایند ره‌نگاری و سیستم پشتیبان نرم افزاری آن می‌توانند در شكل‌دهی عنصر محوری دانش و نظام اطلاعاتی مدیریت در یك شركت نقش اساسی داشته باشند.
ـ نرم افزار باید به گونه‌ای طراحی شود كه هم برای افراد مبتدی و هم افراد حرفه‌ای قابل استفاده باشد. نرم افزار باید بتواند همراه رشد مؤسسه رشد كند و ره‌نگاشت نیز همراه با این رشد به بلوغ و بالندگی برسد. نرم افزار باید شرایطی را برای توسعه ره‌نگاشت‌های مستقل و در مقیاس كل شركت فراهم كند. نرم افزار باید مفهوم چند كاربره بودن را پشتیبانی و مقدمات مشاركت تمامی كاركنان را در تدوین ره‌نگاشت كل شركت فراهم كند. (این كار مستلزم ورود داده‌های گوناگون از منظرها و ورودی‌های گوناگون شركت است). عناصر ره‌نگاشت باید در بستری پویا با هم در تعامل باشند (در درون ره‌نگاشت و بین ره‌نگاشت‌های گوناگون). لذا تغییر در هر یك از جنبه‌های ره‌نگاشت موجب بروز تغییر در سایر عناصر مرتبط خواهد شد.
ـ نرم افزار باید با ویژگی‌های انسانی در ارتباط باشد زیرا انسان بلاواسطه‌ترین منافع را از ره‌نگاشت‌ها كسب خواهد كرد. تدوین یك ره‌نگاشت خوب با برگزاری كارگاه مرتبط است. كارگاه موجب بروز رویكردهای خلاق برای توسعه ثمربخش میانجی‌های نرم افزار – كاربر خواهد شد كه محمل بروز نظرات آن می‌تواند سبب ایجاد توفان مغزی باشد. نقش نرم افزار، پشتیبانی از فرایند ره‌نگاری است.
۶) خلاصه و جمع‌بندی
ره‌نگاشت تكنولوژی توان‌های بالقوه فراوانی برای پشتیبانی از توسعه، تدوین و اجرای طرح‌های مربوط به كسب و كار، استراتژی محصول و تكنولوژی، سوق دادن شركت‌ها به سوی كسب اطلاعات‌، فرایندها و ابزارهای لازم برای تولید آنها را دارد. موارد زیر به عنوان ویژگی‌های عمومی تكنولوژی ره‌نگاشت شناخته شده است:
▪ برخی از منافع ره‌نگاری از فرایند ره‌نگاری حاصل می‌شود و نه از ره‌نگاشت به خودی خود فرایند مرتبط، افراد را با سایر بخش‌های كسب و كار درگیر می‌كند و فرصتی را برای به اشتراك نهادن اطلاعات و جنبه‌های گوناگون مؤسسه فراهم می‌آورد. مهمترین منفعت حاصله از اولین ره‌نگاشت، ایجاد مجاری ارتباطی بین مراحل گوناگون ره‌نگاشت است و چارچوب مشتركی را برای تفكر درباره طرح‌ریزی استراتژیك كسب و كار فراهم می‌كند. تكرارهایی چندباره برای كسب تمامی منافع این روش ضروری است تا بتوان از ره‌نگاشت برای هدایت طرح‌ریزی استراتژیك استفاده كرد.
▪ رویكرد پذیرفته شده و عام ره‌نگاری بسترهای بالقوه گسترده‌ای را برای پشتیبانی از استراتژی كسب و كار و طرح‌ریزی درك مبانی طرح‌ریزی تكنولوژی و محصول به وجود می‌آورد. شاید اگر گفته شود ما در مواجهه با مقوله محصول و تكنولوژی در صورت استفاده از ره‌نگاشت با جعبه سیاه رو به رو نیستیم، گزافه نباشد زیرا هر یك از كاربردهای آن، به خودی خود تجربه‌ای منحصر به فرد، منعطف و قابل انطباق با شرایط جدید است.
▪ ره‌نگاشت‌ها باید در چارچوبی تصویری به نمایش گذاشته شوند زیرا یكی از مهمترین رویكردهایی است كه ارتباطات بین قسمت‌های گوناگون را آسان می‌كند. با این حال نمایش تصویری فشرده بوده و بیانگر برایندهایی كلی است لذا ره‌نگاشت‌ها باید مستندهای پشتیبان را نیز فراهم كنند.
▪ ره‌نگاشت‌ها باید دارای چندین لایه باشند تا بازتابی از یكپارچگی تكنولوژی‌، محصول و جنبه‌های بازار و تجارت سازمان باشند. فرایند ره‌نگاری ابزار مؤثری را برای ارائه پشتیبانی از ارتباطات بخش‌های گوناگون در یك سازمان فراهم می‌آورد، ساختاری كه لایه‌ها و زیرلایه‌های درون ره‌نگاشت را تعریف و تبیین می‌كند، از اهمیتی بسزا برخوردار است و منعكس كننده جنبه‌های بنیادین كسب و كار و مواردی است كه باید لحاظ شوند. این لایه‌ها مبین ابعاد دانشی هستند كه درون یك كسب و كار اهمیت دارند، همچون «دانستن چرایی»، «دانستن چیستی»، «دانستن چگونگی»، «دانستن زمان»، «دانستن كیستی» و «دانستن كجایی».
▪ ره‌نگاشت‌ها به صراحت و روشنی باید ابعاد زمانی را معین كنند زیرا اطمینان از توسعه همزمان و مؤثر جنبه‌های تكنولوژیكی، محصول، خدمات، كسب و كار و بازار ضروری است. ره‌نگاشت‌ها ابزاری را برای نمایش دادن حركت در مسیر درست بین وضعیت فعلی كسب و كار (برای هر لایه) و چشم‌انداز بلندمدت كه در قالب ارتباطات موجود بین لایه‌ها، همسو و یگانه می‌شوند، ارائه می‌دهند.
▪ نرم افزارها نقشی بسیار مهم در پشتیبانی از ابزار ره‌نگاری در درون مؤسسه ایفا می‌كنند. با این حال نرم افزار به تنهایی قادر به ارائه ره‌نگاشتی مناسب نیست و باید با عنصر انسانی آمیخته شود. فایده كلیدی ره‌نگاشت در به اشتراك نهادن دانش موجود در یك سازمان و گشودن چشم‌اندازی مشترك از مقصدی است كه سازمان به آن سمت میل می‌كند.

مسعود شباب