ده مسئولیت اصلی مدیر فناوری اطلا‌عات

●مسوولیت‌های اصلی CIO ‌كدامند؟
مسوولیت‌های اساسی یك CIO چه‌چیزها‌یی هستند. این مسوولیت‌ها از یك سو به مهارت‌های عمومی مدیریتی وی و از سوی دیگر به مهارت‌های تخصصی او مرتبط هستند. این مسوولیت‌ها را از دیدگاه دیگری نیز می‌توان تقسیم‌بندی كرد. اگر خوب دقت كنیم متوجه می‌شویم كه برخی از وظایف یك <مدیر ارشد اطلاعات> (۲) در حقیقت مدیریت مقولات نرم‌افزاری مانند خود اطلاعات و نیروی انسانی مرتبط با آن و نیز جنبه‌های راهبردی مدیریت است و برخی دیگر از وظایف او با مقولاتی سخت‌افزاری مانند دستگاه‌ها و سیستم‌های كامپیوتری گره خورده است. ایده اصلی و كلی مدیریت اطلاعات در سازمان این است كه یك نفر به نام CIO باید علاوه بر فراهم ساختن بستر سخت‌افزاری و نرم‌افزاری جریان اطلاعات در سازمان، زمینه گردش صحیح و بهره‌برداری مناسب از این اطلاعات و اندوخته‌های معنوی را در سازمان فراهم سازد.
به یك تعبیر می‌توان نقش مدیر فناوری اطلاعات در سازمان را به سیستم گردش وكنترل سوخت، آب و روغن در یك اتومبیل تشبیه كرد. چنین سیستمی علاوه بر فراهم ساختن بستر گردش این سه ماده حیاتی در اتومبیل، به‌طور مرتب بر روند حركت آنها در سراسر سیستم نظارت می‌كند. اما بدیهی است كه یك سازمان چیزی بیش از یك ماشین است و نقش انسانی و تدبیر یك CIO در مجموعه وظایف و اختیارات او از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. بنابراین، مقولاتی نظیر بودجه بندی، مدیریت پروژه و مدیریت استراتژیك فناوری اطلاعات در سازمان نیز جزو مسوولیت‌های اصلی اوست.
۱- مدیریت خدمات و ابزارهای دپارتمانIT
به طور طبیعی اولین انتظاری كه سازمان از یك مدیر ارشد اطلاعات دارد، مدیریت روزمره خدمات و ابزارهای واحد IT سازمان است. این واحد، بستر لازم برای فعالیت‌های اطلاعاتی روزمره سایر واحدهای سازمان مانند دبیرخانه، واحد ارتباط با ارباب رجوع، حسابداری و بخش‌های دیگر را فراهم ‌می‌كند. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید بر حُسن اجرای وظایف این بخش از سازمان نظارت دائمی داشته باشد. همچنین بسیار محتمل است كه واحد IT، خدمات ویژه‌ای نیز به كارمندان سازمان ارائه دهد (مثل اتصال اینترنت یا سرویس ذخیره‌سازی فایل در شبكه). در این‌صورت، مدیر اطلاعات باید بر نحوه ارائه این خدمات نیز نظارت داشته باشد.
۲- مدیریت كارشناسان IT
بدیهی است كه تا دو یا چند نفر به عنوان كارشناس كامپیوتر و فناوری اطلاعات در یك سازمان مشغول به كار نباشند، صحبت از مدیریت فناوری اطلاعات در آن سازمان معنایی نخواهد داشت. چنانكه پیشتر هم گفتیم، چگونگی تعامل با این كارمندان و به اصطلاح سروكله زدن با كارشناسان IT سازمان، یكی از دغدغه‌ها و مسوولیت‌های اصلی یك CIO است.
۳- مدیریت ارتباطات
یكی از بخش‌های مدیریت اطلاعات در سازمان، تسهیل روند آن‌دسته از ارتباطات درون و برون سازمانی است كه به واسطه ابزارهای ارتباطی الكترونیكی و كامپیوتری میان كارمندان شركت از یك سو و نیز میان كارمندان و مخاطبان فعالیت‌های سازمان از سوی دیگر صورت می‌گیرد. نحوه دخالت مدیر ارشد اطلاعات در این زمینه بیشتر فنی و تكنیكی است. نگاه CIO به روند ارتباطات سازمان، نگاه ساختاری است. وظیفه مدیر فناوری اطلاعات در این زمینه آن‌ است كه با شناسایی نقاط ضعف و قوت شریان‌های اطلاعاتی درون سازمان و نحوه اتصال آنها به بیرون از سازمان، به طور مداوم در فكر اصلاح و بهبود آن باشد به گونه ای كه كارمندان سازمان برای ارتباط گیری میان خود و مراجعان و مشتریان سازمان با كمترین مانعی روبرو شوند.
۴- فراهم ساختن امنیت اطلاعات و ارتباطات
وقتی صحبت از زیرساخت ارتباطی و اطلاعاتی سازمان به میان می‌آید، بی‌درنگ مهمترین موضوعی كه به ذهن خطور می‌كند مساله چگونگی امنیت اطلاعات و ارتباطات سازمان است. یك ساختار ارتباطی هرچقدر هم كه پیشرفته باشد، اگر امن نباشد، فلسفه اصلی به‌كارگیری فناوری اطلاعات در سازمان را زیر سوال می‌برد و همه كاركردهای مثبت آن را به خطر می‌اندازد. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید متوجه باشد كه اگر به موازات تسهیل روند گردش اطلاعات در سازمان فكری به حال افزایش امنیت بستر اطلاعاتی نكند، افزایش میزان تبادل اطلاعات عملا به معنی به خطرانداختنِ هرچه بیشتر دانش، تجربه، سرمایه معنوی و از همه مهمتر اسرار محرمانه سازمان است كه گاه ارزش اقتصادی یا راهبردی فراوان دارد.
۵- مدیریت دانش
از آنجا كه امروزه اطلاعات، یكی از اَشكال اصلی و مهم سرمایه در سازمان‌های مترقی محسوب می‌شود، می‌توان پیش‌بینی كرد كه آن‌دسته از سازمان‌ها كه خود را نیازمند بهره‌گیری از توان یك مدیر ارشد اطلاعات در مجموعه كادر مدیریت سازمان می‌بینند، لابد به سطحی از پیشرفت در استفاده از فناوری اطلاعات رسیده‌اند كه دانش و اطلاعات ذخیره‌شده در سازمان، به كالایی گرانبها در میان انواع سرمایه ها و داشته‌های سازمان تبدیل شده است. مدیریت دانش یا Knowledge Management در واقع یك مدیریت استراتژیك است. همان‌طور كه كنترل سرمایه‌های مالی سازمان یكی از حساسترین و راهبردی‌ترین پایه‌های مدیریت آن است، برای سازمانی كه از روش‌های دانش‌بر در كسب‌وكار خود استفاده می‌كند نیز كنترل سرمایه‌های اطلاعاتی سازمان بسیار مهم و كلیدی است. بدون شك این مورد یك از مهمترین مسوولیت‌های یك CIO است.
۶- مدیریت محتوا
یكی دیگر از وظایف مهم CIO كه ارتباط تنگاتنگی با امور اطلاعاتی روزمره سازمان دارد، نحوه مدیریت محتوا یا Content Management است. در اینجا منظور از محتوا چیزی جز همان داده‌ها و اطلاعات با ارزشی كه بر بستر ارتباطی سازمان جاری است نمی‌باشد. بهترین تعبیری كه از مفهوم مدیریت محتوا در یك سازمان می‌توان ارائه كرد همان است كه اصطلاحا Digital Workflow یا چرخه دیجیتالی امور اطلاعاتی سازمان نامیده می‌شود. این چرخه ممكن است فقط محدود به آن‌دسته از اطلاعات كه در كالبد سیستم‌های كامپیوتری تولید و پردازش می‌شوند باشد، یا به تدریج تمام چرخه‌های غیر دیجیتالی بروكراسی سازمان را نیز دربرگیرد و آنها را هم شامل شود.
۷- بودجه ‌بندی
مدیریت اطلاعات و فناوری اطلاعات در یك سازمان كار بسیار حساس و ظریفی است.CIO باید همواره به خاطر داشته باشد كه فناوری اطلاعات آمده است كه تا چرخه امور در كسب‌وكار سازمان را تسهیل كند. اگر قرار باشد به‌كارگیری فناوری اطلاعات هزینه‌های سازمان را افزایش دهد و بهره‌وری اندكی ایجاد كند، با توجه به پیچیدگی‌های فنیIT و نیاز مبرم آن به نیروی متخصص ماهر، در مجموع كسب‌وكار سازمان به جای حركت به سمت چابكی و كارآمدی، به سمت كاهش بازده و پیچیدگی بیشتر حركت خواهد كرد. در چنین شرایطی ممكن است مدیریت سازمان از پیاده‌سازی فناوری اطلاعات در مقیاس عمده صرف‌نظر كند. هنرCIO این‌است كه یك برنامه زمانی قابل دفاع از نحوه هزینه شدن بودجه اختصاص یافته به توسعه كاربری فناوری اطلاعات در سازمان ارائه نماید. به گونه‌ای كه دیگر مدیران سازمان به تدریج آثار مثبت به‌كارگیری فناوری اطلاعات را احساس كنند.
۸- مدیریت پروژه
گاهی اوقات انجام ماموریت‌های محوله به واحد IT سازمان مستلزم به انجام‌رساندن پروژه‌های ویژه كوچك و بزرگی است كه فراتر از امور روزمره و عادی این واحد هستند. در چنین مواقعی كنترل روند آغاز و پایان پروژه بسیار حیاتی است. پروژه‌های مرتبط با فناوری اطلاعات، حتی پروژه‌های كوچك، نوعاً دارای سطحی از پیچیدگی و ظرافت هستند كه اگر پیش‌بینی نشوند، انجام این پروژه‌ها نهایتا حاصلی جز صرف هزینه‌های زیاد و بازده اندك نخواهند داشت. زمان‌بندی انجام پروژه‌های مشابه نیز از یك سازمان به سازمان دیگر تفاوت دارد. زیرا سیستم كسب‌وكار، زیرساخت اطلاعاتی و میزان تخصص و دانش نیروی انسانی در سازمان‌ها متفاوتند. مدیران باتجربه‌تر می‌توانند با توجه به وضعیت كنونی سازمان و نوع ماموریت و كسب‌وكار سازمان، پیش‌بینی كنند كه یك پروژه مشخص چقدر زمان‌ می‌برد و به چه پیش‌نیازهایی وابسته است. در واقع هنگامی كه پای اجرای یكی از این پروژه‌ها به میان می‌آید، هیچ‌كس بهتر از CIO ‌قادر به تصمیم‌گیری صحیح در این زمینه نیست و از همین رو مدیریت و كنترل پروژه هایIT بر عهده اوست.
۹- ارتباط با سایر مدیران CEO) ، CTO و ...)
واحدIT سازمان یك واحد مجزا نیست. فعالیت روزانه آن با اوضاع و احوال و نیازها و مشكلات سایر بخش‌های سازمان گره خورده است. در چنین شرایطی كاملا بدیهی به نظر می‌رسد كه تعامل با مدیران سایر بخش‌های سازمان را جزو وظایف روزمره CIO بدانیم. حتی گاهی اوقات این تعامل نقش استراتژیك و حساسی پیدا می‌كند. مثلا در برخی سازمان‌های بسیار بزرگ (مانند شركت‌های خودرو سازی) مدیران دیگری نیز وجود دارند كه بر حسن به‌كارگیری و مدیریت دیگر فناوری‌های مورد نیاز سازمان نظارت كنند. گاهی اوقات از اصطلاح CTO یا مدیر ارشد فناوری برای این منظور استفاده می‌شود. در این گونه موارد، استفاده از فناوری پیشرفته فقط محدود به فناوری اطلاعات نیست بلكه فناوری‌های دیگری را نیز دربرمی‌گیرد. حتی در بعضی سازمان‌های ممكن است CIO تحت مدیریت CTO كه به نوبه خود بر عملكرد تمام جنبه‌های فناورانه در سازمان نظارت می‌كند، عمل نماید. به هرحال ساختار مدیریتی سازمان هرچه كه باشد، مدیر ارشد اطلاعات معمولا یكی از آن‌دسته مدیرانی است كه بنا به ماهیت كار و مسوولیتش نیاز فراوانی به تعامل با دیگر مسوولین سازمان دارد. این تعامل آنقدر مهم است كه فراتر از یك نیاز بلكه جزو مسوولیت‌های اصلی او به شمار می‌رود.
۱۰- مدیریت استراتژیك
نهایتاً باید بر این نكته مهم تاكید كرد كه مدیریت فناوری اطلاعات یا به تعبیر دیگر، مدیریت اطلاعات سازمان یك مدیریت استراتژیك است. معنای این حرف آن است كه ممكن است موقعیت‌های حساس و سرنوشت‌سازی برای راهبری فناوری اطلاعات در سازمان پدید آید كه نیازمند تصمیم‌‌سازی‌ها و تصمیم‌گیری‌های به موقع و موثر باشد. این ویژگی ناشی از ماهیت پویا و سیال فناوری اطلاعات و صنعت كامپیوتر است. این صنعت خیلی سریع تغییر می‌كند و مدیریت مسائل مرتبط با آن، حتی در گستره كوچكی مثل یك سازمان (در مقایسه با گستره كلان جامعه) كندی و رخوت را برنمی‌تابد. تصمیمات باید سریع و موثر اتخاذ شوند. تصمیم‌های دیرهنگام و یا اشتباه ممكن است عواقب جبران‌ناپذیری درپی‌داشته باشد. متاسفانه هیچ‌كس نمی‌تواند در چنین مواقعی به مدیر ارشد اطلاعات بگوید كه كدام تصمیم درست خواهد بود. این وظیفه اوست كه با شناختی كه از واقعیت‌های صنعت فناوری اطلاعات و مختصات كسب‌وكار سازمان مطبوعش دارد، تصمیم درست و به هنگام را اتخاذ كند و برانجام آن پافشاری نماید.

پی‌نوشت:
(۱) كلیه این عناوین و مفاهیم را در شماره‌های قبلی ماهنامه شبكه و تحت همین عنوان " الفبای مدیریت فناوری اطلا‌عات " توضیح داده‌ایم.
(۲) بد نیست در پایان این مقاله یادآوری كنم كه معنای دقیق كلمه CIO (برگرفته ازعبارت
Chief information Officer)، مدیر ارشد اطلاعات است كه ما در این مقاله سه قسمتی با نام مدیرفناوری اطلاعات از آن یاد كردیم. به‌نظرم‌معادل اخیر بیش از معنی تحت الفظی كلمه گویای مسوولیت و موضوع این شغل است.
نوشته شده توسط: مهندس بهروز نوعی پور
گزینش از:ماهنامه شبکه - بهمن ۱۳۸۳ شماره ۵۱

منبع : ITMPportal