توصیه هایی برای برقراری ارتباط کارآمد

در مورد ارتباطات سازمانی تقسیم بندیهای مختلفی وجود دارد كه در زیر به دو نمونه از مهمترین آنها اشاره خواهیم كرد و آنها را با هم مقایسه می كنیم.
از نظر عكس العمل در محیط استقرار دو نوع ارتباط شامل:
۱) ارتباط یك جانبه
۲) ارتباط دو جانبه وجود دارد.
▪ مقایسه:
ارتباطات یك جانبه در مقایسه با ارتباط دو جانبه سریعتر است و كار فرستنده پیام آسانتر است در حالی كه ارتباطات دو جانبه دقیق تر است، و از طریق باز خورد پیام می تواند توسط فرستنده اصلاح شود.
در ارتباطات یك جانبه دقت كم، اختلال و سر در گمی بیشتری وجود دارد و باید حتی الامكان از آن دوری شود.
در این نوع ارتباطات فرستنده پیام آسانتر می تواند اشتباه های خود را پنهان كند.
در مواردی كه هنوز برنامه ریزی نشده و به روال عادی در نیامده، ارتباطات دو جانبه موثرتر بوده و نفوذ بیشتری دارد.
ارتباطات یك جانبه هنگامی مناسب است كه فرستنده و گیرنده با پیام آشنا باشند و این نوع ارتباط بارها در گذشته تكرار شده باشد.
ارتباطات دو جانبه برای اتخاذ تصمیم در سطوح عالی مدیریت كاربرد بیشتری دارد و توصیه می شود.
از نظر جهت حركت پیام،۳ نوع ارتباط وجود دارد كه عبارتند از:
۱) ارتباطات افقی:
معمولاً به صورت الگوی جریان كار در سازمان شكل می گیرد.
این نوع ارتباط در میان اعضای گروه های كاری و بخش های صف و ستاد بیشتر دیده می شود. از نظر روانی بار مثبت دارد و موجب افزایش روحیه در بین اعضای سازمان می شود و اعضای سازمان از این طریق با هم ردیفهای خود ارتباط برقرار می كنند. از معایب این نوع ارتباط، ایجاد علایق بیش از حد بین افراد و بی توجهی به مشكلات و مسایل پیش آمده در سازمان است. نباید اجازه داد افراد تداوم این نوع ارتباط را بر منافع سازمان ترجیح دهند.
۲) ارتباطات عمودی:
این نوع ارتباط به دو گروه تقسیم می شوند:
ارتباطات از بالا به پایین كه از مدیریت عالی شروع می شود و تا كاركنان خط تولید ادامه می یابد وارتباطات از پایین به بالا كه با ارایه اطلاعات (شامل: گزارش ها، پیشنهادها، در خواستها و ...)، از سطوح پایین به بالاترین سطوح سازمانی شكل می گیرد.
۳) ارتباطات مورب:
در این نوع ارتباطات، پیام در دو سطح مختلف از سلسله مراتب سازمانی یا خارج از سلسله مراتب اداری مبادله می شود. این نوع ارتباطات به منظور هماهنگی، یكی كردن و جامعیت ارتباطات افقی است.
▪ موانع ارتباطی
در بسیاری از موارد وجود برخی از موانع بر سر راه فرآیند ارتباط سازمانی موجب بروز مشكلات و ایجاد سوءتفاهم می شود و باید سعی كرد ضمن شناخت این موانع ارتباطی، از آنها پرهیز كرد. این موارد در چهار بخش به شرح زیر تقسیم می شوند:
۱) دو پهلو بودن پیام:
وقتی پیام دو یا چند معنی دارد به راحتی می تواند با ایجاد امكان برداشت های متفاوت، نزد گیرنده پیام، او را دچار سوء تفاهم كند.
۲) فاصله بین دو طرف ارتباطی:
فاصله زیاد معمولاً مانع رسیدن صحیح پیام می شود، چرا كه ممكن است اختلال های موجود در محیط اثر مخرب خود را بگذارند.
۳) پیام های غیر قابل فهم:
برخی پیامها گیج كننده و نامفهوم هستند و نباید از آنها استفاده كرد. فرستنده باید پیام خود را متناسب با فهم گیرنده پیام ارسال كند.
۴) تأخیر در تفسیر پیام:
تأخیر در تفسیر پیام موجب اختلال در فرآیند ارتباطات می شود.
● روش های بهبود ارتباطات
در این قسمت از روی مدل جو - هری، یكی از روش های بهبود ارتباطات سازمانی را توضیح می دهیم. این مدل كه برمبنای مطالعه بر روی شخصیت افراد تهیه شده ، بیان می كند كه شخصیت هر فرد از۴ قسمت تشكیل شده كه هر مورد براساس شماره توضیح داده می شود:
۱) شخصیت كور
این قسمت شامل ویژگیهایی از شخصیت فرد است كه خودش راجع به آن اطلاعات زیادی ندارد و افراد دیگر راجع به آن بهتر می توانند اظهار نظر كنند.
۲) شخصیت عمومی
این قسمت شامل ویژگی هایی از شخصیت فرد است كه هم خود او و هم دیگران آنرا به خوبی می شناسند و امكان بروز سوءتفاهم در این قسمت كم است. به عنوان مثال: كارمندی كه می داند مدیر او روی تأخیر حساسیت ویژه ای دارد، سعی می كند همیشه به موقع سركار خود حاضر شود.
۳) شخصیت خصوصی
این قسمت شامل ویژگی هایی از شخصیت فرد است كه خود او به آنها واقف است ولی دیگران اطلاع چندانی از آن ندارند.
همانطور كه گفته شد، امكان ایجاد سوءتفاهم در ناحیه عمومی شخصیت فرد از دیگر نواحی كمتر است. بنابراین مدیر باید سعی كند از طریق دریافت باز خورد از محیط كه موجب كاهش قسمت كور می شود و همچنین خود گشودگی( افشای برخی ویژگی های شخصیتی برای دیگران) كه موجب كاهش قسمت خصوصی می شود، ناحیه عمومی خود را افزایش داده تا اختلافات ارتباطی به حداقل برسد.
● انواع سیستم های ارتباطی
در یك نگاه كلی افراد معمولاً از سیستم های ارتباطی گوناگونی برخوردارند كه در مواجهه با آنان، باید سعی كنند به روش خودشان با آنها ارتباط برقرار كرده تا از هر گونه سوءتفاهم جلوگیری شود.
۱) سیستم ارتباطی دیداری:
این افراد برای اشراف كامل روی یك موضوع و فهم بهتر آن حتماً باید از حس بینایی خود استفاده كنند. این گونه افراد در كنفرانس ها و جلسات جایی را برای نشستن انتخاب می كنند كه سخنران را ببینند. بهتر است هنگامی كه آنان با شما سخن می گویند، حتی یك لحظه هم نگاهتان را از صورت آنان برنگردانید، چون به شما خواهند گفت: حواست كجاست؟ به من گوش می دهی؟!
۲) سیستم ارتباطی شنیداری:
این افراد از طریق شنیدن بهتر ارتباط برقرار می كنند و مكالمات تلفنی را به ملاقاتهای رو در رو ترجیح می دهند. در موقع شنیدن حرف های طرف مقابل ممكن است نگاه خود را به پایین یا اطراف بیندازند، در حالیكه كاملاً به حرف های او گوش می كنند.
۳) سیستم ارتباطی حسی:
این افراد برای ارتباط برقرار كردن، از روش خاص خودشان استفاده می كنند. هنگام صحبت كردن دستها و سر خود را حركت می دهند و سعی می كنند صحنه ها را برای شما شبیه سازی كنند. در هنگام صحبت ممكن است نا خود آگاه دست خود را روی شانه طرف مقابل بگذارند یا به پشت او ضربه ای بزنند!
۴) سیستم ارتباطی تحلیلی:
این افراد در صحبت های خود مداوم به آمار و ارقام استناد می كنند و حتی در مكالمات روزانه خود از درصد و احتمال، زیاد استفاده می كنند و برای قبول مطلبی باید با مدرك و دلیل كافی به آنها توضیح داده شود. اگر مدیر شما داری این سیستم ارتباطی است بهتر است
گزارش های خود را به صورت مدون و همراه با آمار و ارقام دقیق به او ارایه دهید تا متهم به كم كاری نشوید!
● چند توصیه برای ارتباطات مؤثر
▪ مطمئن باشید كه چه كسی پیام شما را دریافت می كند.
▪ راجع به دریافت كننده پیام فكر كنید و او را بشناسید.
▪ واسطه های خود را بشناسید.
▪ محتوای پیام خود را بشناسید و آن را واضح و دقیق ارسال كنید.
▪ پیام را مختصر و مفید بفرستید.
▪ از باز خورد پیام غافل نشوید.
▪ همواره مراقب لحن و تن صدای خود باشید.
▪ در صورت لزوم از ابزارهای ثانویه ارتباطی استفاده كنید.
▪ بهترین زمان را برای برقراری ارتباط انتخاب كنید.
▪ مهارت های ارتباطی را یاد بگیرید.

تهیه و تنظیم:
مجید شهرابی فراهانی- دانشجوی كارشناسی ارشد رشته مدیریت اجرایی
منابع در دفتر ماهنامه موجود است.

منبع : ماهنامه نفت پارس