در بیشتر کسب وکارهای ایرانی، نخستین دفتر مالی نه یک نرم افزار حسابداری، بلکه یک فایل اکسل ساده است؛ فایلی که با چند ستون برای فروش، هزینه، بدهکار و بستانکار آغاز می شود و تا مدتی هم کار را راه می اندازد. دردسر از جایی شروع می شود که تعداد فاکتورها بالا می رود، فروش اعتباری وارد جریان نقدی می شود، موجودی انبار با فروش هر روز تغییر می کند و مدیر ناچار است هم زمان به مالیات، چک های سررسیددار، حساب مشتریان و سود واقعی فکر کند.اکسل در این مرحله هنوز ابزار مهمی است، اما دیگر به تنهایی از پس نقش یک سیستم اطلاعات مالی برنمی آید. تفاوت میان «ثبت چند عدد در جدول» و «حسابداری» درست همین جا خود را نشان می دهد.
حسابداری فقط ثبت درآمد و هزینه نیست؛ شبکه ای است از ثبت رویدادهای مالی، حسابداری دوبل، دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر معین، کنترل داخلی، گزارش گیری و امکان حسابرسی. وقتی این شبکه دستی و پراکنده اداره شود، یک اشتباه کوچک در فرمول یا حذف یک ردیف کافی است تا اثرش در موجودی کالا، سود دوره یا حساب های پرداختنی ظاهر شود.این گزارش بی آنکه به اکسل حمله کند یا شعار تبلیغاتی بدهد، می کوشد توضیح دهد چرا بسیاری از شرکت ها پس از یک نقطه مشخص به جایگزین اکسل فکر می کنند؛ همان نقطه ای که حجم تراکنش ها، نیاز به کار چندنفره و ضرورت گزارش گیری دقیق از ظرفیت یک فایل صفحه گسترده فراتر می رود.
اکسل همچنان چه کاربردهایی دارد؟
برای قضاوت منصفانه باید از اینجا شروع کرد که اکسل در مدیریت مالی جایگاه محکمی دارد. مدیران مالی، تحلیلگران و حسابداران حرفه ای هنوز برای کارهای تحلیلی سراغ آن می روند؛ چون انعطاف پذیر است، زود یاد گرفته می شود و برای مدل سازی عددی دست کاربر را باز می گذارد.
بودجه بندی: تهیه بودجه فروش، هزینه های عملیاتی، بودجه نقدی و مقایسه عملکرد واقعی با بودجه، از کارهای رایجی است که اکسل به خوبی از پسش برمی آید.
پیش بینی و سناریوسازی: مدیر مالی می تواند با تغییر مفروضات، اثر گران شدن خرید، افت فروش یا نوسان نرخ ارز را روی سودآوری بسنجد.
محاسبات سریع: برای جمع بندی های کوتاه، کنترل چند عدد محدود یا تحلیل یک پروژه خاص، کمتر ابزاری به این چابکی هست.
داشبورد و گزارش های مدیریتی: در بسیاری از سازمان ها داده ها از سیستم حسابداری بیرون کشیده …
