چگونه نرم‌افزار موردنیازمان را انتخاب کنیم؟

با کمی‌‌ دقت به شرکت‌های تولید کننده و ارائه دهنده خدمات و راهکارهای نرم‌افزاری درمی‌‌یابیم که نقطه تمرکز اغلب این شرکت‌ها تنها معطوف به بعد هزینه و قابلیت‌های محصول نرم‌افزاری خود است. اگر چه توجه به موارد مذکور در انتخاب نرم‌افزار بسیار مهم هستند ولی موارد دیگری نیز وجود داشته که از درجه اهمیت بالایی برخوردار بوده و تولیدکنندگان را در امکان ارائه خدمات و راهکارهای نرم‌افزاری خود آن هم فراتر از بحث هزینه و قابلیت‌های نرم‌افزار به شکل کاملا حرفه‌ای یاری می‌‌دهد.
● استاندارد انتخاب نرم‌افزار
هر نیاز معنی داری، می‌تواند پاسخی مناسب در جهت انتخاب صحیح یک محصول باشد، در۶گروه اصلی زیر می‌‌توان معیارهای مهم و نهفته دیگری برای انتخاب نرم‌افزاری مناسب و در نتیجه نهایی کردن شرکت ارائه‌دهنده راه‌کار را یافته و بازبینی کرد.
شناخت یک راهکار یا محصول نرم‌افزاری در انتخاب یک تهیه کننده و یا ارائه دهنده مطمئن، تنها بخشی از یک فرآیند انتخاب صحیح نرم‌افزار است. بهترین حالت این است که به شکل موازی فاکتورهای دیگر را نیز ارزیابی کنیم.
در اینجا سعی شده است معیارهای انتخاب نرم‌افزار مورد ارزیابی قرارگیرند. مطمئنا نتیجه این ارزیابی که به شکل ترکیبی با دیگر عوامل از قبیل پاسخ به RFP، ارائه نسخه نمایشی درون سایت و دیگر مراجع و موارد قرار خواهد گرفت، مفهوم معیار انتخاب نرم‌افزار را صریح بیان خواهد داشت.
● آنچه باید در مورد شرکت بدانیم!
از یک شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار باید اطلاعاتی در اختیار داشته باشیم. آخرین تغییراتی که آن شرکت در سال‌های اخیر داشته از طریق شاخص‌هایی مانند تغییر در ساختار سازمانی – نقل و انتقال کارشناسان و مدیران فنی، تغییر وضعیت رتبه در شورای عالی انفورماتیک وجایگاه بین‌المللی شرکت، آخرین تغییراتی که محصول در سال‌های اخیر داشته با بررسی شاخص‌هایی مانند دفعات به روزرسانی (کاهش خطا، بالابردن کارآیی، ارتقای فنی محصول منطبق با فناوری روز) افزودن ماجول‌های عملیاتی جدید از جمله اطلاعات مورد نیاز است.
همچنین تغییرات مهمی‌‌ که شرکت برای محصول نرم‌افزاری خود پیش بینی کرده و یا در دست اقدام دارد با در نظر گرفتن شاخص‌های شناسایی نیازهای جدید، شناسایی مشکلات عملیاتی محصول، مقیاس‌پذیری، حفظ و گسترش یکپارچگی و اطلاع از اینکه کارشناسان شرکت مذکور در چه سطحی به شکل اجرایی و عملیاتی در مسائل درگیر بوده و اینکه آیا توانایی و دانش فنی مربوطه را دارا هستند با در نظر گرفتن شاخص‌های تسلط به دانش مربوطه، دارای مدارک تخصصی معتبر و مرتبط، دارای تجربه و پیشینه فنی، عضویت در تیم طراحی و توسعه محصول مربوطه، از دیگر اطلاعات مورد نیاز هستند.
بررسی شاخص‌های بررسی وضعیت قانونی استفاده از نرم‌افزار بسته به محدوده جغرافیایی مشتری (تحریم) برای یافتن پاسخ این سوال که آیا شرکت ارائه دهنده دارای محدودیت یا منع قانون تجاری در این محدوده جغرافیایی درجهت اجرای پروژه هستند و یا بررسی شاخص‌های معرفی سایر نمایندگی‌های بدون محدودیت فوق، امکان برون سپاری با حفظ مفاد قرارداد برای دانستن این که درصورت رویارویی با تحریم‌های فناوری و سیاسی چه راهکاری از طرف شرکت ارائه دهنده، پیشنهاد می‌‌شود از دیگر اطلاعات مورد نیاز در خصوص یک شرکت نرم‌افزاری است.
● ساختار فنی
از نظر فناوری و معماری نرم‌افزار باید پاسخ سوالاتی را بدانیم. مثلا آیا فناوری به کارگرفته شده، توانایی کافی جهت مدیریت و کنترل حجم جاری و آتی تراکنش‌ها را داشته و اینکه آیا قابلیت مقایسه‌پذیری را دارد؟ آیا سرعت اجرای سیستم برای اجرای کار روزانه قابل قبول است ؟ آیا بومی‌‌‌سازی باعث ایجاد اختلال درچارچوب اصلی و یا نسخ بعدی نرم‌افزار نمی‌‌شود؟ آیا مشخص است چه نوع و چه تعداد پایگاه داده و سرور برای استفاده این نرم‌افزار مورد نیاز است؟
برای این منظور باید شاخص‌هایی چون وضعیت دیگر مشتریان با حجم تراکنش مشابه، امکان تست سیستم در حجم و تعداد بالای تراکنش (stress testing)، بررسی نوع کار روزانه، بررسی کارآیی ماجول‌های درگیر در عملیات روزانه، حجم تراکنش‌ها، پارامتریک بودن نرم‌افزار، معماری چند لایه در ساختار نرم‌افزار، پشتیبانی از DLL، هزینه تهیه نرم‌افزار و سخت‌افزار، پشتیبانی، بررسی وضعیت شبکه و مخابرات و استقلال پایگاه داده را در نظر گرفت.
همچنین در پاسخ به اینکه آیا نرم‌افزار، انواع تراکنش‌ها را پشتیبانی کرده و یکپارچگی با استاندارد‌های موجود را دارد؟ باید شاخص‌های تراکنش‌های درون خط و برون خط، قابلیت پشتیبانی با استاندارد‌های حمل داده (ISO) را بررسی کرد و با بررسی شاخص‌های پشتیبانی زبان‌های رایج برای کاربران داخلی و خارجی، پشتیبانی ارزهای رایج درسطح بین المللی بسته به نیاز، ماجولار بودن به پاسخ این سوال رسید که آیا نرم‌افزار قابلیت‌های چند زبانی، چند ارزی، چند بخشی را پشتیبانی می‌کند؟
● قابلیت‌ها
از دیدگاه قابلیت و توابع عملیاتی نرم‌افزار نیز باید پاسخ این قبیل موارد را بررسی کنیم، آیا این محصول مناسب با نیازهای ما بوده و آنرا پوشش می‌‌دهد؟ برای مشخص شدن این موضوع بایدشاخص‌ها مانند پوشش همه جانبه نیازها ،قابلیت تطبیق با قوانین حاکم بر نظام موجود مورد بررسی قرار گیرد. به طور مثال باید مشخص شود آیا این نرم‌افزار بانکی از عقود اسلامی‌‌پشتیبانی می‌کند. در و یا آیا منوی ساختاری این محصول برای استفاده، ساده و قابل درک است؟شاخص‌های پاسخ به این سوال، سهولت در استفاده ، راهنمایی سریع طیف مختلف کاربران برای رسیدن به اهداف است .وآیا راهنمای کاربران این محصول ارزشمند بوده و دارای سهولت در استفاده است؟ آیا امکان این وجود دارد که کاربر بتواند فایل راهنما را بسته به نیاز خود بومی‌‌ سازی کند؟ شاخص‌های بررسی این موضوع نیز جامعیت در فایل راهنما ، فایل راهنمای به تفکیک ،ساده در ویرایش و قالب ، امکان اضافه کردن سرفصل‌های جدید با تائید راهبر سیستم است. آیا نرم‌افزار برای سطوح متفاوت کاربر، قابلیت تعیین سطح دسترسی را دارد؟ آیا این محصول دارای گزارشات سودمند و استاندارد است؟
همچنین به لحاظ هزینه محصول باید بدانیم آیا هزینه استفاده از نرم‌افزار متناظر به عملیاتی است که پیشنهاد شده؟ برای مشخص شدن این امز شاخص‌هایی همچون هزینه منطقی ، مقایسه با نرم‌افزارهای مشابه، اهمیت سرویس‌های ارائه شده باید مورد ارزیابی قرار گیرد. و آیا هزینه اختصاصی برای پایگاه داده با در نظر گرفتن موارد امنیتی منطقی و قابل اجراست ؟آیا هزینه پشتیبانی، منطقی و با عرف به شکل میانگین ۱۵% قابل اجراست ؟شاخص‌پاسخ به این سئوال توافق طرفین است. تناظر هزینه نرم‌افزار با هزینه پیاده‌سازی آن چگونه است؟ آیا در عرف صنعت به طورمیانگین بین ۱ تا ۵ نوسان دارد؟ شاخص‌های بررسی این امر قیمت استفاده از نرم‌افزار، مجوز تعداد کاربر ، هزینه نفر روز کار جهت پیاده سازی است.آیا انتظاربرگشت سرمایه (ROI) قابل تخمین است؟وچگونه می‌‌توان سریعا جبران هزینه کرد؟برای مشخص شدن این امر باید به کارگیری ماجول‌های آماده و بومی‌سازی شده محصول تا تکمیل نهایی مورد بررسی قرار گیرد.
● خدمات و پشتیبانی
به لحاظ خدمات و پشتیبانی نیز باید با در نظر گرفتن شاخص‌هایی به پاسخ این قبیل سوالات دست یابیم.آیا تیم اجرایی شرکت ارائه دهنده، برای پیاده‌سازی و ارائه محصول آمادگی لازم را دارد؟ شاخص‌های بررسی این امر تعداد کافی پرسنل فنی، قابلیت کار به شکل تیمی‌‌، رعایت اصول ساختار لایه‌ای ، تجربه کافی است.ودر کجا و به چه شکل به سوالات فنی به شکل جامع و کامل پاسخ داده می‌‌شود؟ آیا ارائه دهنده از پاسخ به سوالات اجتناب نمی‌کند؟ آیا مجری، پروژه را به شکل اجرای کامل (turn Key) ارائه می‌‌کند؟ شاخص‌های برررسی این موضوع انجام پروژه تا اجرای عملیاتی آن است و اینکه چه نوعی از مدیریت پروژه قابل اجراست؟ چه نوع آموزش‌هایی در دست اجراست ؟ طرح آموزشی چیست؟ میانگین تجربه گروه پشتیبانی برای محصول مورد نظر چقدر است ؟به چه روشی مشکلات وخطاهای ضروری و غیرضروری سیستم، در اسرع وقت مرتفع شود؟ آیا پشتیبانی ۲۴×۷ قابل اجراست؟ آیا ارائه‌دهنده محصول توانایی رسیدن به زمان و تاریخ پیشنهادی، جهت اجرای عملیاتی سیستم را دارد؟ آیا مجری می‌تواند متد طراحی مجدد را در پردازش تجاری خود به عنوان بخشی از پیاده سازی داشته باشد ؟ آیا ارائه دهنده تجربه کافی و مرتبط دراین صنف خاص صنعت را دارد؟
دانستن پاسخ سوالات مذکور می‌‌تواند برای کسب اطلاعات در زمینه خدمات و پشتیبانی مفید باشد. سنوات کاری و حرفه‌ای آن شرکت روی محصول مورد نظر چند سال است؟ اولین نسخه محصول در چه سالی عرضه شده و نسخه حاضر چه حدود قیمتی دارد؟ آیا روند مالی شرکت هرساله سیر صعودی داشته است؟ گردش مالی در بخش مدیریت به چه شکل بوده است؟ شاخص‌های این موضوع نیزافزایش درآمد مدیریت بخش فنی ، مدیریت فروش محصول ، ارتقای کمی‌‌ مالی بخش مدیریت است.
آیا شرکت ارائه‌دهنده، تغییری در ساختار سازمانی بخش فنی برای محصول مورد نظر، داشته است؟برای مشخص شدن این امر باید شاخص‌های افزایش نیروهای متخصص در حوزه محصول، کاهش متخصصان، علت و انگیزه را مورد بررسی قرار داد و باید مشخص شود که آیا در سال گذشته حساب اصلی شرکت دارای نوسانات افزایش و یا کاهش سرمایه بوده است؟ آیا امکان بازدید از سایت مشتریان آن شرکت وجود دارد؟
این‌ها سوالاتی هستند که پاسخ آنها را به لحاظ سوابق فعالیت ارائه دهنده محصول باید بدانیم.

منبع : پایگاه اطلاع رسانی فناوری اطلاعات و ارتباطات ایران