اصول مدیریت و کاربرد آن در بانکها و موسسات مالی و اعتباری با رویکرد تبیین مهارتهای مورد نیاز مدیران شعب

● مقدمه
امروزه در هر سازمان، مؤسسه یا شرکتی که افرادی خاص برای انجام اموری معین، بکارگیری می‌شوند، موفقیت آنان لزوماً در گرو بکارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی و انسانی است لذا در این راستا بانک‌ها و موسسات مالی و اعتباری نیز از این قاعده مستثنی نبوده و همواره در جهت بهبود مستمر خود نیازمند اجرای مطلوب وظایف و اصول مدیریتی در تمام سطوح و لایه‌های سازمانی اعم از معاونت‌ها و رؤسای ادارات مرکزی، مدیریت شعب استانها و رؤسای شعب خود در سطح کشور می‌باشند.
● تعریف مدیریت
مدیریت عبارتست از دانش ادارة امور یا به تعبیر دیگر مدیریت عبارتست از کارکردن با و از طریق دیگران، برای رسیدن به هدف‌های سازمان و هدف‌های کارکنان از طریق برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، هدایت و کنترل.
● اصول مدیریت (وظایف مدیریت)
هر یک از مدیران واحد‌ها فارغ از فعالیتی که انجام می‌دهند بایستی اصول و یا وظایفی را با دقت و مهارت کافی در انجام و اجرای حیطة فعالیت خود مورد استفاده قرار دهند که این اصول عبارتند از:
▪ برنامه‌ریزی
برای دست یافتن به هدف مورد نظر، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار، تلاش ذهنی یا برنامه‌ریزی کافی صورت بگیرد. برنامه‌ریزی شالوده مدیریت را تشکیل می‌دهد.
در واقع با توجه به تعریف فوق هر یک از کارکنان بانک‌ها و مؤسسات مالی و اعتباری در هر رده مدیریتی که باشند، انتظاری را که رده بالاتر از آنان دارند بایستی قبل از اجرا برنامه ریزی نمود و بر اساس برنامه‌ریزی و تقویم زمانی آن را انجام داد. بطور مثال اگر شما بعنوان رئیس شعبه اشتغال دارید یکی از انتظارات مدیریت شعب استان رسیدن به هدف ابلاغی در جذب منابع است که با برنامه‌ریزی و اجرای یک تقویم زمانی سعی در تحقق آن خواهید داشت.
▪ سازماندهی
سازماندهی فرآیندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه‌های کاری و هماهنگی میان آنان، به منظور کسب اهداف صورت می‌گیرد.
به تعبیر دیگر مدیران شعب برای انجام وظایف محوله خود، بایستی ابتدا اقدام به برنامه‌ریزی در جهت اجرای انتظارت مدیریت شعب استان نمائید، سپس با توجه به توانمندی هر یک از متصدیان امور بانکی، با انجام تقسیم کار در جهت تحقق آن اهداف تلاش نمائید.
▪ هماهنگی
دو موضوع در تشکیل سازمان اهمیت بسیار دارد:
۱) تقسیم کار و طبقه‌بندی وظایف
۲) هماهنگ کردن عملیات واحدهای مختلف سازمان به منظور تحقق هدف‌های مشترک سازمان.
با توجه به تعریف فوق در خصوص تقسیم کار و طبقه‌بندی وظایف در اصل سازماندهی بدان اشاره گردید اما دربخش دیگر آن که هماهنگ کردن عملیات واحد‌های مختلف سازمان در جهت تحقق اهداف سازمان می‌باشد، بعنوان یکی دیگر از اصول مدیریت مطرح می‌شود به تعبیر دیگر چنانچه شما بعنوان رئیس شعبه اقدام به برنامه‌ریزی و سازماندهی نمودید، بایستی برای اجرای منطقی انتظارات رده بالاتر مدیریتی یک هماهنگی بین اقدامات انجام شده در بین متصدیان امور بانکی به انجام رسانید بطور مثال اگر قرار است در شعبه‌ای تسهیلات پرداخت گردد، قطعاً نیاز است که ابتدا به جذب منابع پرداخت تا از آن محل به توان تسهیلاتی پرداخت نمود، بدیهی است این موضوع نیاز به یک هماهنگی و توازنی بین اقدامات کارکنان در شعبه دارد.
▪ هدایت
یکی دیگر از اصول مدیریت، اصل هدایت است، هر سازمانی متشکل از کارکنان می‌باشد و وظیفه مدیریت، هدایت آنهاست لذا با توجه به این تعریف شما بعنوان رئیس شعبه بایستی به هدایت کارکنان بپردازید و در آنان انگیزه ایجاد نمائید، به بررسی و حل و فصل تضادهای موجود مبادرت نمائید و به برقراری ارتباط با نیروی انسانی همواره همت گمارید بطوریکه کارکنان با میل و رضایت برای تحقق انتظارت رده بالاتر، سعی و تلاش نمایند.
▪ نظارت و کنترل
یکی دیگر از اصول مدیریت، اصل نظارت و کنترل است، منظور از نظارت یا کنترل، حصول اطمینان نسبت به انطباق نتایج عملیات با هدفهای مطلوب است.
برای کنترل، روشهای مختلف و متعددی به کار می‌رود که این روش‌ها می‌تواند از طریق کنترل بودجه باشد، یا از طریق احصاء گزارش‌های آماری.
لذا با توجه به این تعریف، رئیس شعبه همواره بایستی وضعیت و عملکرد خود را با انتظارات رده بالاتر مدیریت انطباق داده تا تشخیص دهد که آیا از اهدافی که برای شعبه ترسیم گردیده بالاتر، کمتر و یا روی نقطة هدف هستند بطور مثال اگر هدفی را برای جذب منابع به شعبه ابلاغ نموده‌اند، همواره در پایان هفته، ماه، فصل و ... با احصاء گزارش آماری در شعبه این نظارت و کنترل را رئیس شعبه می‌تواند انجام دهد،‌چنانچه از هدف عقب‌تر باشد، بایستی با تلاش مضاعف و رفع موانع، سریع‌تر به هدف تعیین شده دست یابند و چنانچه در نقطة هدف و یا بالاتر از آن باشند، به لحاظ اینکه در نقطة مثبتی از ارزیابی عملکرد قرار گرفته‌اند، با انگیزه بالاتر سعی در افزایش آن و عملکردی فراتر از هدف داشته باشند.
● اهمیت مدیریت:
بعضی معتقدند که خود کارکنان قادرند وظایف مدیریت را نیز انجام دهند و به واحد مدیریت جدا و مستقل نیازی ندارند، ولی هنوز مورخین و جامعه شناسان، نهادی را نیافته‌اند که بدون داشتن سلسله مراتب اداری پایدار مانده باشند (گلدئیک، ۱۹۷۷، ص۴)
● سطوح مدیریت:
هر مدیر با توجه به نوع کار، سطح سازمان و شرایط و مقتضیات موجود به درجاتی از مهارت‌های مدیریتی نیاز دارد. رئیس یک شرکت بزرگ چندصدهزار نفری را مدیر می‌نامند، درحالی که به سرپرست ده‌نفر از کارکنان یک دفتر بیمه نیز مدیر می‌گویند. معمولاً سه سطح ذیل را برای طبقه‌بندی سطوح مدیریت درنظر می‌گیرند:
۱) سطح مدیریت عالی؛
۲) سطح مدیریت میانی؛
۳) سطح مدیریت عملیاتی
▪ سطح مدیریت عالی:
مدیران عالی در این سطح بایستی از مهارت‌های ادارکی بالا، مهارت‌های انسانی متوسط و مهارت‌های فنی پائین‌تری برخوردار باشند، چراکه در سطح گسترده‌ای درگیر برنامه‌ریزی‌های جامع و بلند مدت می‌شوند و با مقتضیات و متغیرهای متنوع‌تری سروکار دارند. مدیران عالی، عملکرد کلی واحدهای عمده سازمان را ارزیابی می‌کنند. دربارة موضوعات و مسائل کلان سازمان با مدیران سطوح پائین تبادل نظر می‌کنند و بیشتر وقت خود را با مدیران هم‌سطح یا افراد خارج از سازمان، و زمان اندکی را نیز با کارکنان می‌گذرانند.
▪ سطح مدیریت میانی:
مدیران میانی در این سطح از مهارت‌های ادراکی، انسانی و فنی هم‌وزنی برخوردارند، چراکه مانند حلقة واسطه‌ میان مدیران عملیاتی و مدیران عالی عمل می‌کنند. این مدیران به طور مستقیم به مدیریت عالی گزارش می‌دهند و کارشان مدیریت و نظارت بر مدیران عملیاتی است. بیشتر وقت مدیران میانی به تحلیل داده‌ها، آماده‌سازی اطلاعات برای تصمیم‌گیری، تنظیم برنامه و طرح‌های عملی بر مبنای تصمیمات مدیریت عالی و برنامه‌ریزی فعالیت‌های مدیران عملیاتی و هدایت آنها برای نیل به اهداف سازمانی است.
▪ سطح مدیریت عملیاتی:
مدیران عملیاتی در این سطح از مهارت‌های فنی بالا، مهارت‌های انسانی متوسط و مهارت‌های ادراکی پائین‌تری برخوردارند، چراکه این دسته از مدیران افرادی پرمشغله هستند و مراجعه مکرر افراد موجب انقطاع کارشان می‌شود. مدیران سطوح عملیاتی بیشتر وقت خود را با کارکنان، مقداری از زمان را با همکاران و زمان اندکی را با افراد مافوق یا افراد خارج از سازمان می‌گذرانند.
● هرم مدیریتی (سطوح مدیریت در سازمان):
▪ ترکیب مهارت‌های فنی، ادارکی و انسانی در سطوح مدیریت:
با توجه به مطالب فوق، جایگاه مدیران شعب بانک‌ها و مؤسسه‌های مالی و اعتباری با توجه به هرم مدیریتی در سطح مدیریت عملیاتی می‌باشد که برای ایفاء نقش سازنده و بمنظور ارتقاء سطح سازمانی و کارآئی شعب خود، این دسته از مدیران بایستی دارای مهارتهای خاصی باشند که در این شماره صرفاً به انواع این مهارت‌ها پرداخته خواهد شد و انشاا... در شماره‌های بعدی به تشریح جزئیات هریک از این مهارت‌ها اقدام می‌گردد.
▪ انواع مهارت‌های مورد نیاز مدیران شعب:
ـ مهارت‌های فنی
ـ مهارت‌های انسانی
ـ مهارت‌های ادارکی
۱) مهارت‌های فنی در مدیریت شعب:
ـ مهارت‌های نظارتی و کنترلی
ـ مهارت‌های تسلط بر دستورالعمل‌ها و بخش‌نامه‌ها
ـ مهارت‌های حسابداری و مالی
ـ مهارت‌های بازاریابی
ـ مهارت‌های تخصیص منابع
ـ مهارت‌های حقوقی
ـ مهارت در تشخیص ایجاد و وصول مطالبات
ـ مهارت‌های اقتصادی
ـ مهارت ارائه خدمات مشاوره‌ای به مشتریان
ـ مهارت‌های مربیگری و آموزشی
۲) مهارت‌های انسانی در مدیریت شعب
ـ خصوصیات باطنی
ـ برخی مهارت‌های انسانی
ـ مبانی رفتار شناسی در مدیریت شعب
ـ برخی جنبه‌های رفتاری کارکنان
ـ کاربرد ابزارهای رفتاری
۳) مهارت‌های ادراکی در مدیریت شعب
ـ شناخت رابطة متقابل محیط بر کارآیی شعب
ـ شناخت رابطة متقابل مشتریان بر کارآیی شعب
ـ شناخت رابطة متقابل آگاهی کارکنان بر کارآیی شعب
ـ شناخت رابطة‌ متقابل تعارضات داخلی بر کارآیی شعب
ـ شناخت رابطة متقابل کارکنان و سایر واحد‌ها بر کارآیی شعب
ـ شناخت رابطة متقابل رقبا بر کارآیی شعب
ـ شناخت رابطة متقابل ایجاد هماهنگی بر کارآیی شعب

سید مرتضی صالحی
منابع و ماخذ
رضائیان، علی، ۱۳۸۶، مبانی سازمان و مدیریت؛ تهران؛ سمت.
کوکلان، هوشنگ، ۱۳۵۸، رفتار سازمانی (روابط سازمانی)، تهران؛ انتشارات دانشکدة علوم اداری و مدیریت بازرگانی دانشگاه تهران.
دسلر، گری، ۱۳۶۷، مبانی مدیریت، تهران؛ انتشارات پیشبرد.
صادق پائین کولائی، علی‌اکبر، ۱۳۸۰، مقالة مهارت‌های ادراکی مدیران شعب بانک‌ها، تهران؛ فصلنامة بانک صادرات، شمارة ۱۸.
صادق پائین کولائی، علی اکبر، ۱۳۷۹، مقالة مدیران شعب بانک‌ها و مهارت‌های انسانی مورد نیاز، تهران؛ فصلنامة بانک صادرات ایران، شمارة ۱۳.