موفقیت در هوشمندی تجاری، درس های فراگرفته شده

یک گزارش جامع ۲۶۹ صفحه‌ای با عنوان OLAP ۳ که در نوامبر ۲۰۰۳ توسط Nigel Pendse منتشر ‌شده است در مورد این که مزایای BI (Business Intelligence) یا هوشمندی تجاری تا چه حد واقعی و ملموس است، توضیح می‌دهد. در حالی که این گزارش زوایای بسیاری از OLAP و BI را پوشش می‌دهد، ما در این مقاله بیش‌تر روی مزایای BI و موانع رسیدن به آن‌ها تکیه می‌کنیم.
این گزارش نشان می‌دهد، تقریباً ۱۹ درصد از شرکت‌هایی که BI را به کاربرده‌اند به اهداف تجاری خود یا حتی به چیزی فراتر از آن رسیده‌اند. بیش از ۶۰ درصد اذعان داشته‌اند که حداقل به قسمت اعظم اهداف تجاری خود دست یافته‌اند. یک بررسی کامل و جزء به جزء درباره‌ی نوع مزایای موجود منجر به شکل‌گیری جدول زیر ممی‌شود:
هنگامی که سود حاصل از یک سرمایه‌گذاری BI با سود حاصل از یک سرمایه‌گذاری در زمینه برنامه‌ریزی منابع سازمان ERP (Enterprise Resource Planning) و یا مدیریت زنجیره تأمین SCM (Supply Chain Management) مقایسه می‌شود، مشاهده می‌کنیم که سود BI بسیار چشم‌گیرتر است، اگر چه احتمال دارد که ترکیب سرمایه‌گذاری ERP یا SCM با BI سود خوبی تولید کند چون سودی که در سیستم‌های ERP و SCM وجود دارد بدون ابزار BI غیر قابل استخراج است. به علاوه یک عقیده‌ی رایج در مورد نرم افزارهای ERP و SCM این است که این ابزارها داده‌های بسیار زیادی ایجاد می‌کنند. BI امکان تحلیل این داده‌ها و استخراج مهم‌ترین نکات آن را به ما می‌دهد. بعضی از کاربردهای خاص BI از بقیه معمول‌ترند. مهم‌ترین کاربرد های BI عبارتند از:
۱) گزارش داده‌های انباشته به صورت عمومی
۲) تحلیل فروش و بازاریابی
۳) برنامه‌ریزی وپیش‌بینی
۴) تحکیم و تثبیت مسائل مالی
۵) تهیه گزارش‌های قانونی
۶)تحلیل سوددهی
● چالش ها
اجرا و راه اندازی یک پروژه BI خالی از مشکل نیست. اگر چه انتخاب یک محصول BI مهم است اما بسیاری از مشکلات درون‌سازمانی باقی می‌مانند. مهم‌ترین چالش غیر وابسته به محصول، اصول اداره سازمان است. تجربه نشان می‌دهد که به‌کارگیری یک پروژه BI در یک بخش خاص از یک شرکت مشکلات کمتری در بر دارد اما منجر به ایجاد رویکردهای قطعه قطعه شده می‌شود که در دراز مدت مشکلات داخلی یک واحد را به جای ساده‌تر کردن افزایش می‌دهد. تجربه همچنین به ما نشان می‌دهد که از میان پروژه‌های سرمایه‌گذاری، آنهایی که مرزهای درون سازمانی را پشت سر می‌گذارند و در سطح کل شرکت مطرح می‌شوند، سود بیشتری نسبت به پروژه‌های درون واحدی دارند. همانند هر پروژه دیگری در اینجا نیز خواست و علایق کاربر مهم‌ترین نکته است و باید بسیار کلیدی تلقی شود. عامل سهولت در کاربری هم در انتخاب محصول و هم در موفقیت کلی پروژه بسیار حیاتی است. گزارش OLAP ۳ نشان می‌دهد که عدم توانایی در جلب موافقت کاربر در مورد نیازمندی‌ها، یک مشکل رایج در به‌کارگیری سیستم‌های BI است. حتی اگر بر سر نیازمندی‌ها توافق حاصل شود, ادامه راه بر اساس یک خط مشی ثابت، در طول پروژه، بدون ایجاد تغییر در نیازمندی‌ها مشکل به نظر می‌رسد. در گزارش OLAP ۳ مهم‌ترین مسئله در مورد محصول, زمان پاسخگویی است. برای مثال عدم عملکرد مؤثر محصول در مواجهه با منابع اطلاعاتی و داده‌ای حجیم یک عیب محسوب می‌شود. یکی دیگر از مسائل محدود کننده که هم در مورد محصول اهمیت دارد و هم در مورد معماری پروژه, قرار دادن منابع داده‌ای متفاوت در کلیت پروژه است.
● منابع انتخاب و به‌کار‌گیری محصول
هنگامی که از شرکت‌ها سؤال می‌شود که چه چیزی در انتخاب محصول برای آنها اهمیت دارد، آن‌ها به موارد زیر به عنوان اولویت‌های خود اشاره می‌کنند:
۱) کاربری
۲) سهولت استفاده برای کاربر انتهایی
۳) سازگار کردن با برنامه‌های موجود
۴) قیمت
۵) اثربخشی و کارآیی
۶) سهولت استفاده برای برنامه‌نویسان
هنگامی که با عوامل موفقیت سر و کار داریم، اثبات ایده (Proof of concept) که سریعاً به نتیجه رسیده باشد همراه با عملکرد محصول نقش بسیار کلیدی در انتخاب محصول دارد. علاوه بر این راهبری فرایند پیاده‌سازی و راه‌اندازی اثر مستقیم بر موفقیت پروژه دارد. پروژه‌هایی که توسط شرکت‌های مشاوره‌ای متخصص در زمینه BI هدایت می‌شوند، موفق‌ترین پروژه ها هستند و با مشکلات کمتری مواجه می‌شوند. در ضمن رایج‌ترین شیوه به‌کارگیری منابع برای پیاده‌سازی، استفاده از نیروهای درون سازماناست. در عین حال تجربه نشان می‌دهد پروژه‌هایی که توسط کاربران درون واحدهای مختلف سازمان، که به فرایندها به صورت عملی آشنا هستند، راهبری می‌شوند موفق‌تر از پروژه‌هایی هستند که راهبری آن‌ها توسط متخصصان IT سازمان صورت می‌پذیرد. پروژه‌هایی که توسط شرکت‌های مشاوره‌ای عمومی راهبری می‌شوند کمتر موفق‌اند، بیشترین خرج را بر می‌دارند و با بیشترین مشکلات نیز مواجه می‌شوند. این در واقع نشان دهنده این موضوع است که ارتباط بسیار ناچیزی بین موفقیت پروژه و پول خرج شده برای مشاوره وجود دارد.
شواهد محکم نشان می‌دهند که هر چه پروژه‌ها سریع‌تر انجام پذیرند, موفق‌ترند. تجربه همچنین مشخص می‌کند که عواملی مانند سازگار کردن محصول BI با نرم‌افزارهای موجود، تجزیه و تحلیل محصول قبل از فروش و سهولت در کاربری، نقش کلیدی در کوتاه‌تر کردن چرخه‌ی راه‌اندازی دارند.
● گزارش OLAP ۳
Nigel Pendse یک فرد با تجربه در زمینه‌ی OLAP شناخته می‌شود. وی دارای ۲۵ سال سابقه در زمینه‌ی کار با محصولات BI است. در ابتدا وی به عنوان یک کاربر، سپس فروشنده و از سال ۱۹۹۴ به بعد به عنوان یک تحلیل‌گر صنعتی با محصولات BI تجربه کسب کرده است. وی تهیه کننده اصلی گزارش OLAP است (http://www.olapreport.com) که منابع ارزنده‌ای برای تحلیل عمیق برنامه‌ها، کاربردها، محصولات و بازار OLAP در اختیار ما می‌گذرد.
در حال حاضر سومین ویرایش گزارش جامع OLAP ۳ که توسط Pendse نگارش شده روی پایگاه اینترنتی http://www.survey.com/olap در آمریکا وپایگاه اینترنتی www.optimamedia.co.uk در اروپا قابل دسترس است. این گزارش حاصل یک مطالعه روی ۳هزار نفر از یک هزارو ۴۷ سازمان مستقر در ۴۸ کشور است. در این مطالعه سؤالات بسیار دقیقی از هرکدام از افراد در مورد به‌کارگیری و استفاده از محصولات OLAP پرسیده شده است. این مطالعه همچنین سؤالات بسیار زیادی در مورد پروژه‌های BI مطرح می‌کند، از جمله اینکه محصولات چگونه انتخاب می‌شوند؟از کدام عملکرد آن‌ها استفاده می‌شود؟ چه کسانی آنها را به کار بسته‌اند؟ همچنین مدت زمان، منافع، عملکرد، قابلیت اطمینان و بسیاری دیگر از فاکتورهای فنی و تجاری نیز از جمله پرسش‌های این مطالعه است.
● توصیه ها
به سازمان‌های انتهای زنجیره‌ی اقتصادی که در صدد سرمایه گذاری BI هستند یا آنهایی که از میزان بازگشت اقتصادی سرمایه‌گذاری BI فعلی خود ناراضی‌اند, توصیه می‌شود که گزارش OLAP ۳ را با برقراری ارتباط با یکی از دو منبعی که در بالا ذکر شد به‌کار گیرند. شرکت‌هایی که در حال حاضر و یا به زودی در صدد ارزیابی محصولات BI هستند باید روی یک مدل اثبات ایده سریع‌تر “proof‑of‑concept‑faster” به عنوان یک ابزار ارزشیابی تمرکز کنند. کاربرهای پایانی باید آن گروه از شرکت‌های تولید کننده محصولات و ارائه دهنده خدمات BI را انتخاب نمایند که روی کاربرد یک نوع خاص از BI برای صنعت مورد نظر تکیه دارند. فروشندگانی که هنوز BI را به محصولات موجود خود اضافه نکرده اند در صورت امکان حتما باید آن را به لیست محصولات خود بیفزایند، البته با استفاده از متخصصان BI موجود. فروشندگانی که محصولات بلوغ‌یافته‌ای دارند متوجه خواهند شد که در صورت افزودن BI به سبد محصول‌شان، بهتر به نیازهای مشتریان‌شان پاسخ خواهند داد و از این طریق سود بیشتری را نیز عاید خود خواهند کرد.

درباره مؤلف
Olin Thompson یکی از مدیران شرکت Process ERP Partners است. او دارای ۲۵ سال سابقه به عنوان یک با تجربه در زمینه‌ی صنعت نرم‌افزار شناخته شده و همچنین به عنوان پدر فرایندهای ERPنیز مشهور است. او یک مؤلف پر کار و یک سخنران برجسته در زمینه‌ی موضوعات کسب ارزش از ERP،SCP، eCommerce وهمچین تأثیر فناوری بر صنعت است.
برای برقراری تماس با وی می توان از [e-mail] استفاده کرد.

منبع : همکاران سیستم