چه پرسش‌هایی باید در هنگام انجام مصاحبه بپرسیم؟

● مقدمه
انجام مصاحبه عبارتست از هنر پرسیدن پرسش‌های درست و به دقت گوش‌دادن به آنچه که مصاحبه‌شونده می‌گوید و هم‌چنین چیزهایی که مصاحبه‌شونده نمی‌گوید. هنگام مصاحبه یک داوطلب کار، توصیه‌های زیر را به خاطر داشته باشید:
پرسش‌هایی بپرسید که بر سابقه، دانش فنی و عمومی روزآمد و مهارتهای انسانی مربوط به پست شغلی تمرکز می‌کنند.
پرسش‌های باز بپرسید تا فضای گفتگو دوطرفه بین مصاحبه‌کننده و مصاحبه‌شونده ایجاد شود.
برای مصاحبه فضایی آرام و کاری ترتیب دهید. جوی که هنگام مصاحبه ایجاد می‌کنید تأثیری بسزایی در ایجاد تبادل ایده‌ها خواهد داشت. به گونه‌ای برخورد نکنید انگار که شما کارهای مهم‌تری نسبت به مصاحبه دارید یا اینکه تمام روز را در حال مصاحبه کردن هستید.
مصاحبه را با توضیح در خصوص هدف مصاحبه و آنچه که می‌خواهید به آن برسید آغاز کنید.
پیش از مصاحبه خود را آماده کنید. اطلاعات زیادی حاصل از مقایسه یک داوطلب با دیگر داوطلبان یا پیروی از تعصب‌های شخصی، موجب سردرگمی شما خواهد شد. قبل از انجام مصاحبه خود و افکار خود را برای انجام یک مصاحبه منصفانه آماده کنید.
به خاطر داشته باشید که به دقت گوش دهید و به خوبی یادداشت‌برداری کنید.
● انواع مصاحبه
در خصوص نوع مصاحبه‌ای که انجام می‌دهید تصمیم‌گیری کنید
▪ مصاحبه ساخت‌نیافته: شکل مصاحبه و پرسش‌ها به عهده مصاحبه‌کننده خواهدبود.
▪ مصاحبه ساخت‌یافته: از فهرستی از پرسش‌های از پیش تعیین‌شده استفاده می‌شود و این پرسش‌ها از تمام مصاحبه‌شوندگان پرسیده می‌شود (فهرست معمولاً مکتوب است). ممکن است این پرسش‌ها پیش از انجام مصاحبه به تمام مصاحبه شوندگان ارسال شود تا پس از دریافت پاسخ‌ها به عنوان مبنای مقایسه مورد استفاده قرار گیرند.
▪ مصاحبه برای شرایط کاری: تمرکز بر رفتارهای مورد نیاز در یک کار خاص است که بر موفقیت‌آمیز بودن آن کار تأثیر می‌گذارند. برای مثال ممکن است از داوطلب بخواهید که سبک برقراری ارتباط خود را در کاری که به طور معمول نیازمند تعامل داوطلب با مردم است، توصیف کند.
● پرسش‌ها
فهرست زیر شامل پرسش‌های خوبی است که می‌توانند اطلاعات ضروری برای ارزیابی داوطلب را دریافت کنند:
▪ سوابق خود را به طور خلاصه بیان کنید.
▪ با تغییر به یک پست کاری جدید می‌خواهید به چه چیزی برسید؟
▪ سوابق کاری شما چگونه شما را برای شغل جدید آماده کرده است؟
▪ کار فعلی یا قبلی خود را توصیف کنید. موفقیت شما چه بوده است؟ مواردی که در آنها بهبود پیدا کرده‌اید چیستند؟
▪ مدیر یا سرپرست قبلی خود را توصیف کنید. در چه مواردی شبیه به او هستید؟ در چه مواردی با او تفاوت دارید؟
▪ یک تجربه ناخوشایند یا استرس‌زا در محیط کاری خود را بیان کنید. چگونه آن را برطرف ساختید؟
▪ چالش‌های کار فعلی یا قبلی خود را توصیف کنید. با این چالش‌ها چگونه برخورد می‌کنید؟
▪ آیا برنامه‌ریزی یکی از وجوه مهم کاری قبلی شما بوده است؟ چه وقت و چگونه برنامه‌ریزی می‌کنید؟
▪ سبک تصمیم‌گیری خود را شرح دهید. (برای مثال، آیا با همکاران مشورت می‌کنید، مطالب مرتبط با موضوع تصمیم‌گیری را مطالعه می‌کنید، از رئیس خود می‌پرسید یا خود به تنهایی تصمیم‌گیری می‌کنید؟).
▪ روش برقراری ارتباط با دیگر کارمندان را شرح دهید.
▪ سبک رهبری خود را توصیف کنید.
▪ تجارب یادگیری مهم زندگی شما تا به الان چه مواردی است؟
▪ شرایطی را که در آن به بهترین شکل کار می‌کنید توصیف کنید.
▪ در حال حاضر در چه طرح‌های توسعه‌ای کار می‌کنید؟
علاوه بر این، پرسش‌هایی شخص درباره وجوه فنی کار بپرسید. به آنچه که مصاحبه‌شونده در خصوص هریک از ویژگی‌های زیر اشاره می‌کند خوب گوش کنید:
▪ توانایی حل مسئله
▪ توانایی رهبری
▪ طرز تلقی مثبت
▪ توانایی همکاری
▪ توجه به دیگران
▪ سبک برقراری ارتباط
▪ صداقت
▪ گوش دادن
▪ تماس چشمی ضعیف
▪ مهارتهای سازمانی
▪ مشکلات احتمالی با اختیار و اقتدار
▪ احساسات منفی
▪ کنترل
▪ خودمحوری
▪ بی‌علاقگی
▪ کم‌تجربگی
▪ مزاحمت‌ها
▪ عصبی بودن
▪ عدم سازماندهی
▪ شکایت
● مراجع تأیید داوطلب
بعد از مصاحبه، خوب است که با سه تا چهار نفر از مراجع تأیید که داوطلب اشاره کرده است صحبت کنید تا از صحت اطلاعات داوطلب اطمینان حاصل کنید. پرسش‌هایی که می‌توان از مراجع تأیید پرسید عبارتند از:
▪ مسئولیت‌های داوطلب در آخرین کارش چه بوده است؟
▪ آیا داوطلب از عهده مسئولیت‌ها برآمده است؟
▪ اصول اخلاقی کار داوطلب چیست؟
▪ داوطلب در شرایط فشار چگونه کار می‌کند؟
▪ داوطلب چگونه با همکاران و سرپرست خود تعامل می‌کند؟
▪ آیا مطلب خاصی مورد توجه در خصوص داوطلب به نظر شما می‌رسد؟
▪ چرا این فرد را استخدام کردید؟
▪ داوطلب چگونه با دیگران ارتباط برقرار می‌کند؟
▪ اگر داوطلب در جلسه‌ای باشد، آیا متفاوت از بقیه رفتار می‌کند؟
با به دست آوردن یک تصویر ترکیبی از چند نفر مرجع تأیید، علاوه بر کسب اطمینان از آنچه که داوطلب به شما گفته است می‌توانید از تضاد شخصیت نیز جلوگیری کنید. برای مثال اگر یک مرجع بگوید که کار کردن با داوطلب مشکل است اما سه مرجع دیگر بیان کنند که وی یک همکار تیمی بسیار خوب است شما فرض خواهید کرد مسئله مربوط به مرجع اول است نه به داوطلب.
● مثالی از مصاحبه
به طور کلی سوابق کاری خود را شرح دهید. بیست و سه سال سابقه به عنوان مهندس عملیات و مدیر کارخانه، کار در امور طراحی، راه‌اندازی کارخانه و مدیریت کیفیت.
توانایی و مهارتهای خود را به عنوان یک سرپرست شرح دهید. من به خوبی با دیگران ارتباط برقرار می‌کنیم، می‌دانم که چگونه فرایندها را مدیریت کنم و توانایی زیادی در یاددادن و هدایت دیگران دارم.
سبک کاری و سبک رهبری خود را بیان کنید. دوست دارم با افرادی کار کنم که بفهمند که چه چیزی مورد انتظار است و بپذیرند که باید پاسخگو باشند.
به چه روشی ارزیابی عملکرد می‌کنید؟ آرمانها و اهداف را تعیین می‌کنم و اهداف عملکرد را به گونه‌ای تنظیم می‌کنم که قابل اندازه‌گیری بوده و توسط سرپرست و کارمند درک شود.
چگونه مسائل و موضوعاتی که در طول روز پیش می‌آید را حل می‌کنید؟ اطلاعات جمع‌آوری می‌کنم و آنها را در خصوص مسائل یا موضوعات ارزیابی می‌کنم.
فکر می‌کنید فشار اصلی وارده به یک مدیر کارخانه چیست؟ موضوعات کارکنان که مربوط به کار معمول آنها نمی‌شود.
چه استراتژی یا روشی برای مواجه با فشارهای مربوط به کار اتخاذ می‌کنید؟ اطلاعات جمع‌آوری و ارزیابی می‌کنم و موارد غیرمنتظره را در نظر می‌گیرم.
نوع مهارتهای سرپرستی را که شما در کارتان بدست آورده‌‌اید توصیف کنید. افراد دوست دارند که با آنها منصفانه برخورد شود (نه همیشه یکسان، بلکه منصفانه). برقراری ارتباط برای عملیات موفق کلیدی است. به افراد یاد بده که کارشان را انجام دهند و آنها را پاسخگو تربیت کن.
توضیح دهید چرا یک مدیر کارخانه اثربخش هستید. من کارکنان را خوب آموزش می‌دهم و به آنها می‌فهمانم که چه چیزی از آنها انتظار می‌رود.
چه پیشنهاداتی در آخرین پست کاری خود ارائه کردید؟ تغییر روش تولید قطعه و ایجاد تنوع در ترکیب رنگ.
مهارتهای سازمانی خود را توصیف کنید. من معتقد به برنامه‌ریزی هستم و کار را از طریق برنامه دنبال می‌کنم.
دلیل اصلی ترک کار فعلی یا قبلی چیست؟ به خاطر مسائل مربوط به سلامت جسمی و عدم توافق با رئیس.
فکر می‌کنید چه تجاربی در طول پست‌های کار قبلی بدست‌ آورید که باعث شدند شما به عنوان مدیر کارخانه پذیرفته شوید؟ افراد سازمان عناصر کلیدی سازمان هستند و کارکنان می‌توانند بین موفقیت و شکست تفاوت ایجاد کنند.
یک شرایط ناخوشایند یا استرس‌زا در پست‌های قبلی شما چه بوده است و چگونه با آن برخورد کرده‌اید؟ مجبور شدم که یک کارمند را به خاطر نزاع در کارخانه اخراج کنم.
دوست دارید با دریافت پست جدید چه کار کنید؟ من علاقمند به کار عنوان مدیر کارخانه هستم تا مهارتهایی را که در طول بیست و سه سال کسب کرده‌ام بکار بندم.
توجه کنید که پاسخ‌های این فرد خلاصه، مستقیم و خیلی کاری و رسمی است. تجارب شخصی ارائه نمی‌شود. این مصاحبه چیزی در مورد احساسات و افکار مصاحبه‌شونده خارج از حوزه پرسش‌ها ارائه نمی‌کند.
این نوع مصاحبه کتبی می‌تواند در مقایسه پاسخ‌های داوطلبان خیلی سودمند باشد. پس از مرور پاسخ‌ها، مصاحبه‌کننده می‌تواند یک مصاحبه برای شرایط کاری یا مصاحبه ساخت نیافته با داوطلبان نهایی انجام دهد.

منبع : پایگاه اطلاع ‌رسانی مدیران ایران