موفقیت درمثلث برمودا

خیلی ها فکر می کنند مدیریت کار آسانی است. اما مدیرانی که در سازمانهای بزرگ فعالیت می کنند می دانند که مدیریت یکی از سخت ترین کارها ، به شمار می رود.
محصول با کیفیت ، جذب مشتری بیشتر ، پیش گرفتن از رقبا ، مهار پیچیدگی های سازمان و هزار یک دغدغه دیگر می توانند آرامش هر مدیری را به تاراج ببرند. وقتی پیچیدگیهای سازمان افزایش می یابد ، مدیر سازمان احساس می کند که دیگر بخوبی گذشته نمی تواند همه سازمان را زیر نظر داشته باشد و نقاط ضعف و قوت آنرا پایش کند.وقتی سطح پیچیدگی های سازمان از توان مدیریت آن بالاتر می رود باید بگونه ای به مدیریت کمک کرد تا بتواند این پیچیدگی را مهار کند. برای مثال می توان تعداد مدیران میانی را افزایش داد تا آنها سازمان را پایش کنند. اما راه بهتر دیگری نیز وجود دارد.تکنولوژی اطلاعات .
تکنولوژی اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی یکی از مفیدترین ابزارهایی محسوب که می توانند مدیران را در هدایت اثربخش سازمان یاری بخشند.این مقاله ابتدا به بررسی مهمترین مسائل و مشکلات مدیریت می پردازد و سپس به معرفی نرم افزارهایی می پردازد که می توانند در حل این مسایل بسیار راهگشا باشند.
تعریف سازمان پیچیده پیچیدگی یک سازمان عبارتست از : درجه ای از تخصصی کردن افراد برحسب متخصصین شغلی در داخل سازمان و ممکن است بوسیله؛ تعداد مکانهایی که کار در آنجا می شود، تعداد مشاغلی که انجام می شود و تعداد سلسله مراتبی که وظایف مختلف را انجام می دهند، تعریف و اندازه گیری شود. پیچیدگی، مشکلات کنترل و هماهنگی را افزایش می دهد و سازمان برای حفظ موقعیت خود در مقابل رقبا باید نوآوری را افزایش دهــد پیچیـدگی حاصــل عــدم اطمینان محیطی است و بطور فرایند چرخشی، محیط پیچیده و متغیر موجب افزایش عدم اطمینان محیطی می شود،‌ با افزایش پیچیدگی و تنوع در محیط، سازمان برای تطبیق با آن، در خود پیچیدگی ایجاد می کند.
سازمانی که به طور همزمان دارای سطوح سلسله مراتب زیاد (تفکیک عمودی)، حیطه نظارت گسترده (تفکیک افقی) و مکانهای جغرافیایی چندگانه باشد، بسیار پیچیده است.
۱) تفکیک افقی: به درجه ای از تفکیک بین واحدها براساس افراد،‌ کاری که انجام می‌دهند و تحصیلات و آموزشی که دارند،‌ دلالت می کند. وقتی سازمان به دانش و مهارتهای تخصصی زیادی نیاز دارد، پیچیدگی افزایش می یابد، ارتباطات بین افراد مشکل شده و هماهنگی مشکل تر می شود.
تخصصی کردن مشاغل این معضل را شدت می بخشد. دو نوع شناخته شده تفکیک افقی،‌ تخصص گرایی و تقسیم سازمان به بخشهای مختلف است که افزایش هر کدام موجب افزایش پیچیدگی می شود
۲) تفکیک عمودی: به عمق ساختار دلالت دارد و افزایش این نوع تفکیک، تعداد سطوح سلسله مراتب را افزایش می دهد. سلسله مراتب زیـاد، فاصلــه بــیــن مدیریت عالی با عملیات واقعی و همچنین تحریف ارتباطات را افزایش می دهد و هماهنگی بین تصمیمات پرسنل مدیریتی و نظارت بر عملیات را برای مدیریت عالی مشکل می سازد. تفکیک افقی و عمودی وابسته به هم هستند، افزایش تخصص گرایی وظایف هماهنگی را افزایش می دهد و افزایش نیاز به هماهنگی موجب تفکیک عمودی می شود .
۳) تفکیک جغرافیایی: با وجود مکانهای مختلف در نواحی جغرافیایی مختلف، پیچیدگی افزایش می یابد.
تفکیک جغرافیایی به پراکندگی ادارات، کارخانه ها و کارکنان سازمان در مناطق جغرافیایی مختلف اشاره دارد. تفکیک جغرافیایی، تفکیک افقی و عمودی را گسترش می دهد. یک سازمان وقتی واحد تولید و بازاریابی را از هم تفکیک می‌کند، ممکن است این واحد بازاریابی در چندناحیه جغرافیایی فعالیت کندکه‌موجب پیچیده‌تر شدن سازمان می‌شود براساس این تعریف می توان مثلث برمودا پیچیدگی سازمان ( مثلثی از پیچیدگی افقی، عمودی ، جغرافیایی) را بصورت زیر به تصویر کشید : رقابت و محیط نامطمن اما عوامل دیگری نیز وجود دارند که می تواند موفقیت مدیران را درپیچیدگی زیاد ، دچار چالش و احتمال غرق شدن آنان را در مثلث برمودا قوت بخشند.
برای بررسی این عوامل به بحث در مورد نیروهای پنچ گانه محاصرکننده سازمان براساس مدل پورتر پرداخته می شود. مایکل پورتر درمدل Forces ، تصویری از نیروهای اثر گذار بر سازمان را ارایه می دهد. این پنج عامل عبارتند از :
۱) تازه واردین
۲) قدرت چانه زنی مشتریان
۳) قدرت چانه زنی تامین کنندگان
۴) رقبا
۵) کالای جانشین
عوامل ۵ گانه فوق را می توان با ۳ فاکتور مهم دیگر ارتباط داد :
۱) هزینه
۲) کیفیت
۳) زمان بنابراین می توان گفت عوامل فوق ، دومین مثلث برمودای مدیریت را شکل می دهند : اما ابزار موفقیت در این موقعیت های دشوار چیست ؟ راه کوتاه را می توان به پای پیاده پیمود و آنگاه که راه کمی طولانی تر شود با دویدن می توان به موقع به مقصد رسید ، اما ره که دراز شد و مسیر دشوار ، مرکبی باید . در سازمان و مدیریت نیز همین حکایت حکمفرما است .
اگرچه در سازمانهای کوچک می توان اطلاعات لازم برای برنامه ریزی و کنترل سازمان را بدست آورد ، اما در سازمانهای بزرگ دستیابی به این مهم بدون سیستم اطلاعاتی کاری است دشوار . یکی از شاخص های مهم کیفیت اطلاعات بهنگام بودن آن است و گرنه چه بسا اطلاعات جمع آوری شده نوش داروی باشد پس از مرگ سهراب. سیستم اطلاعاتی ، همانند عصب های انسان که اطلاعات را به مغز می رسانند باید اطلاعات بهنگام و دقیق را به مغز سازمان ، مدیریت و تصمیم گیرندگان آن ، برسانند. امروزه به مدد پیشرفت تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات (ICT) ، نرم افزارهایی به بازار عرضه شده است که توان ارایه اطلاعاتی دقیق و بهنگام را برای مدیریت فراهم می کنند. مهمترین این نرم افزارها را می توان بصورت زیر برشمرد :
۱) نر م افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( ERP) : نرم افزاری که براساس نگرش فرایندی شکل گرفته است و آنرا را می توان نوع تکامل یافته نسل MRP ها دانست .
زمانی MRP یا نر م افزار برنامه ریزی احتیاجات مواد شاهکاری نرم افزاری به شمار می رفت ، اما پس از آن MRP II ها به بازار عرضه شدند که نرم افزار برنامه ریزی منابع تولیدی به شمار می رفتند و در ادامه این روند تکاملی نرم افزار ERP ، با دیدگاهی فرایندی بجای دیدگاه کارکردی عرصه سیستم های اطلاعاتی را تحت الشعاع خود قرارداد.
برخی مزایای ERP عبارتست از :
▪ افزایش کارایی
▪ کاهش هزینه های پنهان
▪ کاهش تاخیرها
▪ کاهش سیکل زمانی تولید
▪ چابکی در سازمان
▪ توانایی اتخاذ تصمیم های بهتر
▪ بهینه سازی ظرفیت منابع تولید
۲) نر م افزار مدیریت ارتباط با مشتریان ( CRM) : امروزه با سخت تر شدن عرصه رقابت می توان گفت تنها یک راه برای بقا و رشد باقی می ماند : تمکین در برابر خواسته های مشتریان یکی از جملات مهم بیانیه ماموریت (Mission) در مرود مشتریان و خدمت گیرندگان آن سازمان می باشد.لذا می توان گفت اهمیت ارتباط با مشتریان بویژه مشتریان کلیدی روز بروز افزایش می بابد. CRM راهکاری است در جهت پاسخگویی به نیاز سازمانهای مختلف در هدایت و مدیریت رابطه مشتریان و سازمان مورد نظر . از مزایای CRM می توان به موارد زیر اشاره کرد :
▪ شناسایی نیازهای مشتری
▪ ارتباط بهتر با مشتری
▪ بهره گیری از بازخورد ها ی مشتری
▪ بهره گیری از فرصتهای بازار
▪ پاسخ سریع به درخواست های مشتری
۳) نر م افزار مدیریت زنجیره تامین ( SCM) : همانگونه که در مدل پورتر نیز مشخص است تامین کنندگان یکی از عوامل تاثیر گذار بر سازمان می باشند. با نگاهی به مثلت دوم نیز می توان نقش مهم تامین کنندگان را کاملا احساس نمود . یکی از راههای تولید محصول با قیمت تمام شده کمتر و در واقع هزینه کمتر ، تامین مواد اولیه و قطعات مورد نیاز ارزان تر از تامین کنندگان می باشد. از سوی دیگر کیفیت محصول با کیفیت مواد اولیه پیوندی ناگسستنی دارد بنابراین نقش تامین کنندگان در بعدکیفیت محصول نیز قابل تامل و توجه است .
و سرانجام می توان گفت بدون دریافت به موقع مواد اولیه و قطعات نمی توان محصول را به موقع تحویل مشتری دء ?د. SCM راهکاری نرم افزاری است که مدیران در مدیریت زنجیره تامین یاری می دهد.
۴) سایر نر م افزارها همچنین در کنار نرم افزار های مشهور فوق الذکر نرم افزارهای دیگری نیز وجود دارند که می توانند مدیران در استفاده بهتر از منابع اطلاعاتی سازمان یاری دهند.

منبع : پایگاه اطلاع ‌رسانی مدیران ایران