سامانه‌های یکپارچه مدیریت منابع سازمان

اصولا در تعریف پروژه‌های زیرساختی اصلی‌ترین هدفی که دنبال می‌کنند ایجاد یک بستر یکپارچه برای مدیریت فعالیت‌های سازمان است این یکپارچگی نه‌تن‌ها به فرایندهای سازمانی بلکه به گردش اطلاعات و حتی اصل داده‌‌ها باز می‌گردد. تدوین یک ساختار یکپارچه در دنیای امروز بر خلاف روش‌های مرسوم درگذشته تن‌ها در سطح معماری سامانه‌های اطلاعاتی صورت می‌گیرد که با استفاده از استاندارد تهیه شده در آن می‌توان هر یک از سامانه‌‌ها را به طور مجزا و لیکن مطابق با استاندارد تهیه و پیاده سازی نمود و در نهایت توسط یک میان‌لایه مجتمع سازی آن‌ها را به شاهراه اطلاعاتی سازمان متصل نمود.
● معماری فناوری اطلاعات (IT Architecture)
تجربه طراحی و استقرار سامانه‌های اطلاعاتی در سازمان‌های مختلف حاکی از آن است که بسیاری از سامانه‌های اطلاعاتی به‌دلیل عدم رعایت استاندارد‌های کلان و همگون نبودن پس از گذشت زمان باعث ایجاد بروکراسی و پیچیدگی فرآیند‌ها در سازمان شده‌اند.
لذا برای جلوگیری از این معضل، قبل از هرگونه اقدامی در فناوری اطلاعات، پیشنهاد می‌شود معماری فناوری اطلاعات سازمان، تهیه و تدوین شود و دستورالعمل‌های کلان و استانداردهای مربوطه در حوزه‌هایی همچون نرم افزار، سخت افزار، شبکه، امنیت، سازمان فناوری اطلاعات، یکپارچه سازی و ... مشخص و معین گردد.
معماری فناوری مذکور با ایجاد زیرساخت‌های فراگیر، آینده نگر و یکپارچه در سازمان تضمینی جهت کارآمدی استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان خواهد بود.
در این معماری استاندارد‌‌ها به‌طور کلی بیان می‌گردد. بعنوان مثال معیارهای مختلف یک سامانه‌ی نرم افزاری شامل ویژگی‌های بانک اطلاعات، زبان برنامه سازی مدل معماری نرم افزار و ... ارائه می‌شود.
● سامانه‌‌های یکپارچه مدیریت منابع سازمان (ERP)
امروزه حجم پردازش داده‌‌ها و اطلاعات در سازمان‌‌ها به اندازه ای زیاد است که بدون استفاده از رایانه و سامانه‌های کاربردی پشتیبانی کننده عملیات، انجام فعالیت‌‌ها و مدیریت داده‌‌ها ، کاری تقریبا غیر ممکن است. شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی نیز دارای شبکه‌ای بسیار گسترده هستند که علاوه بر دارا بودن واحدهای عملیاتی و پشتیبانی، دارای حجم وسیعی از فعالیت‌ها بوده که انجام آن‌ها ، مستلزم مدیریت فرآیندهای پیچیده و حجیم اطلاعاتی است.
عمده سامانه‌های کاربردی مورد استفاده این سازمان‌‌ها که در سال‌های گذشته و طبعا با فناوری‌های قدیمی ایجاد شده اند دارای دو مشکل اساسی هستند:
۱) عدم یکپارچگی
۲) فقدان سامانه‌های مرتبط با زنجیره ارزش مانند برنامه ریزی و کنترل خدمات مهندسی
جهت برقراری پیوند بین سامانه‌های موجود و سامانه‌های آتی ، استقرار مدرن‌ترین راه حل نرم افزاری یعنی سسامانه‌ی ERP یا Enterprise Resource Planning به‌عنوان هدف اصلی فناوری اطلاعات سازمان ، مناسب‌ترین راه حل ممکن است.
هدف سامانه ERP شناسایی ، تهیه و استقرار یک راه حل نرم افزاری مناسب تحت عنوان ERP در اینگونه سازمان‌ها است.ERP مجموعه نرم افزاری کاربردی کاملی است که تمام نیازهای اطلاعاتی شرکت را برآورده خواهد ساخت. سامانه‌های اطلاعاتی سنتی معادل اجزای این سامانه بزرگ در نظر گرفته می‌شود و اجزای سامانه ERP بر پایه فرآیندهای شرکت توسعه خواهند یافت به نوعی که هر جز (Component) فعالیت‌ها ، توابع و امکانات یک یا چند فرآیند را پوشش خواهد داد.
● مدیریت تغییر (Change Management)
دلایل پیدایش تغییرات در سازمان‌ها بسیار گوناگون است ، از جمله این دلایل می‌توان به مطرح شدن نیازهای جدید ، تغییرات فناوری‌ها ، رشد علوم ، اصلاح و بهینه سازی سازمان‌ها و .... اشاره نمود.
سامانه‌های نرم افزاری موفق باید قابلیت مدیریت پذیرش و اعمال تغییرات سازمان را با کمترین هزینه دارا باشند.
در سامانه‌های ERP ، مدیریت تغییرات بعنوان یک عامل موثر و کلیدی در نظر گرفته شده است تا چه در حین طراحی و تولید سامانه‌های اطلاعاتی و چه پس از نصب و راه اندازی سامانه‌ها ، تغییرات مورد نیاز به‌طور مستمر مدیریت ، بررسی و اعمال شوند.
از جمله برنامه‌های مدیریت تغییر که در سامانه‌های ERP در نظر گرفته می‌شود می‌توان به سمینار‌ها و دوره‌های آموزشی و همچنین بولتن خبری پروژه اشاره کرد.
● بلوغ سازمانی (Enterprise Maturity Model)
به منظور تحقق هدف رشدیافتگی سازمان‌ها و شرکت‌‌ها در دنیای کنونی و نیز ارزیابی میزان این رشدیافتگی امروزه در کشورهای پیشرفته از مدلهای بلوغ سازمانی متعددی استفاده می‌شود، یکی از این مدل‌ها که حاصل تجربیات یکی از بزرگترین موسسه‌ها مشاوره مدیریت به نام PWC ( Price Waterhouse Coopers ) میباشد که معمولا به عنوان مرجع در این طرح‌ها استفاده می‌شود که در ادامه اشاره مختصری به این مدل داریم ، با پیروی از این مدل تثبیت شده سازمان‌ها و شرکتهای مجهز به فن آوری اطلاعات می‌توانند انتظار بهبود در سه زمینه اصلی را داشته باشند : مدیریت روابط ، ارتقاء سود و کاهش هزینه ، لذا این مدل راه رسیدن به رشدیافتگی را در چهار مرحله ارائه می‌نماید.▪ مرحله بهبود کانال‌ها
در مرحله بهبود کانال‌‌ها ، شرکت‌‌ها از فن آوری اطلاعات بعنوان عاملی جهت تغییر فرآیندهای کاری موجود بهره می‌برند و در برخی موارد نیز به منظور بهبود کارایی فرآیندهای کاری جدید ایجاد می‌کنند .
در این مرحله شرکت‌‌ها از فن آوری اطلاعات ابتدا برای تقسیم اطلاعات ، خرید ، فروش و بازاریابی محصولات و سرویس‌‌ها از طریق اینترنت استفاده می‌نمایند . به طور کلی زیرساخت‌های مورد نیاز برای ایجاد سامانه‌های اطلاعاتی جهت گردش شفاف و سریع اطلاعات در سازمان شکل می‌گیرد ، این زیرساخت‌‌ها شامل زیرساخت‌های شبکه ای ( محلی ، اینترانتی و اینترنتی و ... ) ، سخت افزاری ، نرم افزاری ، آموزشی و مدیریتی می‌شود .
به عنوان مثال در این مرحله با بهبود سامانه‌های درون سازمانی سامانه‌های اطلاعات پایه ای همچون پرسنلی ، حسابداری ، مالی ، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و ... استقرار می‌یابند .
▪ مرحله انتقال زنجیره ارزش
در این مرحله تلاش برای شناسایی و تحلیل روابط درون سازمانی و روابط برون سازمانی ( روابط با سایر شرکت‌‌ها و سازمانهای همکار یا مرتبط ) آغاز می‌گردد . خصوصاً از نفوذ و قدرت تجارت الکترونیک به عنوان وسیله ای برای یکپارچه سازی زنجیره ارزش بهره می‌برند . لذا روشهای یکپارچه سازی و اتصال سازمان و سامانه‌های اطلاعاتی خود را با تولیدکنندگان ، توزیع کنندگان و ... را به منظور کاهش هزینه‌‌ها و افزایش بهره وری آزمایش می‌کنند . در واقع در این مرحله شرکت‌‌ها به جای آن که با صرف هزینه و زمان زیاد به تخصص و تجربیات تخصصی دست یابند با اتصال و نزدیکی به سایر شرکت‌‌ها و سازمانهای متخصص ، از تخصص‌‌ها و تجربه‌های آن‌ها در زمینه‌های مورد نیاز بهره می‌برند . لذا پیش زمینه جهت ایجاد یک زبان و فرهنگ مشترک میان شرکت‌‌ها با ایجاد بسترهای فن آوری اطلاعات و تجارت الکترونیک در مرحله بهبود کانال‌‌ها استقرار می‌یابد .
▪ مرحله انتقال صنعت
تجارت الکترونیک برای شرکت‌‌ها راههایی را به منظور افزایش ارزش سهام توسط انتقال صنعت ایجاد می‌نماید . همانطور که خطوط و فواصل میان شغل‌‌ها و تخصص‌‌ها کاهش می‌یابد شرکت‌ها راههایی را برای کار با یکدیگرمی یابند که قدرت رقابتی هر یک را افزایش می‌دهد .
شرکت‌هایی که قابلیت مدیریت دانش ( Knowledge Management ) را در عرصه رقابت دارا هستند در این مرحله اهمیت فراوانی دارند، در این مرحله شرکت‌های تولید کننده محصولات یا خدمات که توانایی لازم را برای در دست گرفتن بازار ندارند ناگزیر باید به سراغ شرکت‌هایی بروند که دانش قبضه بازار را دارند و ماحصل این ائتلاف یک سود دوطرفه است که منجر به رشد یافتگی شرکتهای کوچکتر می‌گردد . این شرکت‌های فاقد دانش لازم، از شرکت‌های شریک خود که فرآیند‌های کارآمد را ایجاد نموده اند و بهترین شبکه‌‌ها را برای انتقال دانش اقتصادی و مکانیزم‌های عملیاتی از صنعت خود ارائه می‌دهند برای ارتباط با بازار سود می‌برند .
▪ مرحله همگرایی
مرحله همگرایی شرکتهایی را که در صنایع مختلف فعالیت می‌نمایند در جهت ارائه خدمات و محصولات به مشتریان متصل می‌کند به طوری که این خدمات و محصولات با حداقل هزینه و زمان و حداکثر کیفیت ارائه شود . به عنوان نمونه شرکت‌های AOL و Time Warner با یکدیگر ادغام شدند . انگیزه این اقدام چه بوده است ؟ هر دو شرکت میلیون‌ها مشتری دارند ادغام آن‌ها مبتنی بر یک استراتژی بلند مدت بوده است . هر دو شرکت می‌توانند برای فراهم نمودن و همگرا نمودن سرویسهای مورد نیاز مشتریان خود با یکدیگر همکاری نمایند به طوری که بسیاری بر این باورند که نسل جدیدی از سرویسهای اطلاعاتی را بوجود می‌آورند .
AOL دانش راهبری صنعت شامل سرویس‌های اینترنت نرم افزار و ... را فراهم می‌کند و Time Warner مجموعه ای عظیم و غنی از محتوا ، شامل کتاب ، فیلم ، موسیقی و دانش ایجاد رسانه‌های جذاب برای مصرف کنندگان را به همراه می‌آورد . بسیاری از تحلیل‌گران معتقدند که هر کدام از این دو شرکت به تنهایی قادر به انجام چنین فعالیتی نیست .
● نتیجه گیری
رویکرد معماری گونه به طرحهای بزرگ در حوزه IT، ابزار سامانهاتیک و بسیار موثر را در اختیار مدیران، مجریان، طراحان و ناظران سامانه‌های بزرگ مقیاس قرار می‌دهد. شایسته است که نهادهای متولی توسعه و مدیریت IT در کشور و بویژه در بخش دولتی در جهت توجه به جایگاه معماری در توسعه IT و همچنین تربیت معماران سامانه‌های IT و تهیه ابزار (Case-Tools)‌های مناسب برای پشتیبانی از فعالیتهای معماری، تلاش جدی مبذول دارند.

هامون صباغی