مدیریت منابع الکترونیکی در کتابخانه‌های دانشکده‌ای دانشگاه شهید چمران اهواز

كتابخانه‌ها دارای اهداف مشتركی هستند و ازآنجا كه كتابخانه یك مركزعلمی-فرهنگی است،مراجعان و مخاطبان آن نیازهای مناسب خودرا طلب می كنند.هدف كتابخانه ها و مراكزاطلاع رسانی،فراهم آوری خدمات اطلاعاتی منطبق برنیازهای مراجعه كنندگان است.برای رسیدن به این هدف،آنها مجموعه‌ای ازمقولات اطلاعاتی را ارائه می دهند.با ظهورمنابع الكترونیكی ورشد فزاینده آنها،وظیفه كتابخانه ها برای تامین نیازهای اطلاعاتی كاربران افزایش یافته است.بدین ترتیب،دسترسی به منابع الكترونیكی بسیار ضروری می نماید؛چنانكه دسترسی به پایگاههای اطلاعاتی یك وسیله كمكی بسیار مهم برای پژوهشگران گردیده است.مساله ای كه دراینجا اهمیتی فراوان دارد و دراین پژوهش به آن پرداخته شده است،مدیریت منابع الكترونیكی دركتابخانه می باشد .درابتدا،لازم است تا تعریفی ازمنابع الكترونیكی و مدیریت این منابع و معیارهای این روند،بیان شود .پس ازآن، به شرح هدف پژوهش،شیوه پژوهش و نتیجه گیری خواهیم پرداخت.
● تعریف
▪ منابع الكترونیكی و انواع آن
منابع الكترونیكی،منابعی هستند كه با فناوری رایانه درارتباط هستند یا منابعی كه كه شیوه های الكترونیكی قابل دسترسی می باشند.انواع منابع الكترونیكی شامل:
۱) منابع ناپیوسته: این منابع روی لوح فشرده یا دیسكت،قابل دسترسی هستند.
۲) منابع شبكه ای:منابع كتابشناختی یا تمام متن كه روی سرورهای شبكه ذخیره شده و قابل دسترسی هستند.
۳) منابع ایترنتی:منابع كتابشناختی یا تمام متن كه ازطریق اینترنت قابل دسترسی هستند.
۴) منابع ضمیمه(پیوست):منابع الكترونیكی ناپیوسته ای كه همراه قالب اولیه منابع ارائه می شوند.(۵۵:۱)
مدیریت منابع الكترونیكی
منظورازمدیریت منابع الكترونیكی،فراهم آوری یك ساختارجامع و انجام یك سلسله فعالیتهای نظام مند است كه به تحویل الكترونیكی اطلاعات،منجر می شود.این موارد به ترتیب زیرهستند:
۱) مجموعه سازی كه شامل: انتخاب-سفارش و خرید منابع است.
۲) سازماندهی كه فهرست نویسی و رده بندی منابع الكترونیكی را دربرمی گیرد.
۳) دسترسی،شامل مواردی چون:امانت منابع و آگاهی ازوجود آنها توسط كاربران است.
۴) حفاظت ازمنابع الكترونیكی،به دربرگیرنده وجود آرشیو استاندارد و محل نگهداری مناسب برای این منابع و امنیت آنها می باشد.
۵) مسائل بودجه
۶) ارزشیابی كه مسائل آماری و مدیریتی و نظرسنجی ازكاربران را دربرمی گیرد.
۷) گسترش خدمات و پشتیبانی(۲)
معیارها درمدیریت منابع الكترونیكی
پس از تعریف مدیریت منابع الكترونیكی، به شرح این فرآیند و معیارهای موجود برای مدیریت منابع الكترونیكی خواهیم پرداخت.
▪ مجموعه سازی
افرادی كه درگزینش منابع الكترونیكی شركت می كنند،درحقیقت همان افرادی هستند كه درگزینش سایر منابع اطلاعاتی چاپی(كتاب و مجله و…)نیز مشاركت دارند؛یعنی متخصصین موضوعی و متخصصین كتابداری و اطلاع رسانی.درگزینش این مواد،وجود یك متخصص درزمینه سخت افزار و نرم افزاررایانه، به منظوراستفاده ازمنابع یا قابلیت تطبیق آن منابع با نرم افزار و سخت افزارهای موجود دركتابخانه،ضروری می نماید.درمجموعه سازی منابع الكترونیكی، باید معیارهای زیردرنظر گرفته شوند:
ـ جامعه استفاده كننده:اطلاعات منابع الكترونیكی مورد نظرباید متناسب با نیازهای آموزشی و پژوهشی جامعه كاربرباشد كه این خود نیازمند بررسی و شناسایی دقیق نیازهای اطلاعاتی جامعه كاربر است.
ـ محتوا:منابع الكترونیكی مورد نظر باید مرغوبیت،جامعیت و اعتبار منابع چاپی را داشته باشند.درارزشیابی محتوای یك منبع الكترونیكی باید به مواردی چون :سطح فكری،عمق مطالب،صحت مطالب،دقت نویسنده،اعتبارنویسنده و تازه نوبودن توجه شود.
ـ شكل: منابع الكترونیكی باید به گونه ای باشند كه كتابخانه،تجهیزات لازم را برای استفاده ازآنها داراباشد.شكل انتخاب شده منابع،باید ازاستحكام و دوام طولانی برخوردارباشد.اگرمنبع الكترونیكی به صورت لوح فشرده است،باید به قیمت،روزآمدبودن،محتواوقابلیت شبكه ای شدن آن توجه شود.اگر منبع اینترنتی باشد،هزینه،قابلیتهای جستجو و محتوا باید درنظر گرفته شود.
ـ روزآمدی:محتوای منابع الكترونیكی باید تازه و بهنگام باشد.
▪ سازماندهی
لازم است كه منابع الكترونیكی،همچون منابع چاپی،براساس اصول پذیرفته شده ای سازماندهی شوند تا كاربازیابی این مواد،تسریع و تسهیل گردد.
▪ دسترسی
كاربران كتابخانه باید برای استفاده ازمنابع الكترونیكی آموزش ببینند و شیوه های ممكن برای دسترسی آنها به منابع الكترونیكی باید شناسایی شود.امانت بین كتابخانه ای می تواند درافزایش دسترسی كاربران به منابع الكترونیكی موردنیازشان،مؤثرباشد.▪ حفاظت ازمواد
باید برای منابع الكترونیكی،محلی مناسب درنظر گرفته شود.باید مدت دوام و شرایط نظافت منابع الكترونیكی به ویژه لوحهای فشرده را درنظرگرفت.مساله ویروسی شدن منابع الكترونیكی هم باید مورد توجه قراربگیرد.اگر منابع الكترونیكی دریك آرشیو استانداردنگهداری نشوند و ازآنها به طورنامناسب استفاده شود،احتمال ازبین رفتن منابع الكترونیكی وجودخواهدداشت.درمورد امنیت منابع الكترونیكی باید تدابیرلازم اندیشیده شود.
▪ مسائل بودجه
برای تهیه منابع الكترونیكی باید بودجه ای مناسب درنظرگرفته شود.
▪ ارزیابی
ارزش منابع الكترونیكی باید تجزیه و تحلیل گردد.مجموعه منابع الكترونیكی باید كه ازطریق بازخوردكاربران ارزیابی شود.پیشنهادها ازسوی كاربران می تواند درعملكردبهتر مجموعه مؤثرباشد.همچنین به كارگیری گزارشهای آماری درارزیابی منابع الكترونیكی می تواند مثمرثمرباشد.تهیه آماردقیق خدمات ارائه شده ازطریق منابع الكترونیكی،برای تصمیم گیریهای آینده بسیارمهم است.
▪ گسترش خدمات و پشتیبانی
دراین بخش ازمدیریت منابع الكترونیكی،باید به شناسایی محصولات جدید كتابخانه ای و خصوصیات آنها پرداخت.بهتراست كه با فهرستی از فروشندگان و كارگزاران مخصوص منابع الكترونیكی كه مورد اعتماد هم باشند،خدمات پشتیبانی را برای این منابع فراهم آورد.برای گسترش خدمات ازطریق منابع
الكترونیكی،باید تلاشهای لازم صورت گیرد.(۳)
▪ هدف پژوهش
هدف ازاین پژوهش، بررسی وضعیت مدیریت منابع الكترونیكی كتابخانه های دانشكده ای دانشگاه شهیدچمران اهواز،براساس معیارهای به دست آمده بوده است.
▪ شیوه پژوهش
برای انجام پژوهش،روش مشاهده ای و استفاده ازپرسشنامه به كاررفته است.به این ترتیب كه با توجه به معیارهای موجود و مراحل مختلف مدیریت منابع الكترونیكی:مجموعه سازی،سازماندهی،دسترس پذیری،حفاظت ازمواد،بودجه،ارزشیابی،گسترش خدمات و پشتیبانی،پرسشنامه ای تهیه شد.پژوهشگر،ازطریق این پرسشنامه،سؤالات مورد نظر را با كتابداران كتابخانه های دانشكده ای،مطرح می كرد و پس ازپاسخگویی آنان به مشاهده وضعیت منابع الكترونیكی ازلحاظ موجود بودن و مناسب بودن محل نگهداری و… می پرداخت.ده كتابخانه دانشكده ای كه كتابخانه مركزی هم جزوآنان بود،دراین پژوهش مورد بررسی قرار گرفتند.
▪ سؤالات پژوهش
سوالاتی كه پژوهشگرمطرح نمود،به شرح زیرمی باشد:
ـ بخش مجموعه سازی
۱) آیادركتابخانه شمامنابع الكترونیكی وجود دارد؟
۲) درصورت وجود منابع الكترونیكی،نوع آن منبع را مشخص كنید.
۳) آیا پیش ازانتخاب منابع الكترونیكی،نیازاعضای هیات علمی،دانشجویان و سایركاربران سنجیده می شود؟
۴) آیا برای انتخاب منابع الكترونیكی،كمیته ای متشكل از:كتابدار،اعضای هیات علمی،مدیركتابخانه و كاركنان وجود دارد،
۵) آیا ازفهرستهای مخصوص جهت تهیه منابع الكترونیكی استفاده می شود؟
۶) آیا برای تهیه منابع الكترونیكی، با فروشندگان و كارگزاران خاص تماس گرفته می شود؟
۷) مسئولیت خرید منابع الكترونیكی برعهده كیست؟
۸) آیا برای تهیه منابع الكترونیكی ازامانت بین كتابخانه ای استفاده می شود؟
۹) برای انتخاب مواد انتخاب منابع الكترونیكی،چه ملاكهایی درنظرگرفته می شود؟
الف) روزآمدی
ب) قیمت
ج) تناسب با اهداف آموزشی و پژوهشی
ـ بخش سازماندهی
۱۰) برای سازماندهی منابع الكترونیكی ازچه شیوه ای استفاده می گردد؟
ـ بخش دسترس پذیری
۱۱) كاربران كتابخانه،چگونه ازوجودچنین منابعی آگاهی می یابند؟
۱۲) آیا به كاربران،نحوه استفاده ازمنابع الكترونیكی آموزش داده می شود؟
۱۳)دركجا می توان به منابع الكترونیكی دسترسی داشت؟
الف) كتابخانه
ب) محل كار
ج) سایرموارد
۱۴) آیا منابع الكترونیكی به افراد غیرعضوهم داده می شوند؟
ـ بخش حفاظت ازمواد
۱۵) آیا برای نگهداری ازمنابع الكترونیكی،آرشیوی درنظر گرفته شده است؟
۱۶) آیا محل نگهداری منابع الكترونیكی مناسب است؟
۱۷) برای امنیت منابع الكترونیكی چه تمهیداتی اندیشیده شده است؟
ـ بخش بودجه۱۸) تخصیص بودجه برای تهیه منابع الكترونیكی چگونه است؟
الف) ازبودجه سالانه
ب) بودجه مخصوص منابع الكترونیكی
ج) سایرموارد
ـ بخش ارزیابی
۱۹) آیا كتابخانه،به ارزیابی منابع الكترونیكی خود می پردازد؟
۲۰) آیا ازنظرات كاربران،جهت ارزشیابی منابع الكترونیكی و خدماتی كه ازطریق آنها ارائـــــــه
می گردد،استفاده می شود؟
۲۱) آیا برای ارزشیابی منابع الكترونیكی و تصمیم گیریهای مدیریتی ازگزارشهای آماری استفـــــاده
می شود؟
ـ بخش گسترش خدمات وپشتیبانی
۲۲) برای گسترش خدمات منابع الكترونیكی و پشتیبانی ازآنها چه فعالیتهایی صورت می گیرد؟
ـ یافته های پژوهش
ده كتابخانه ای كه دراین پژوهش مورد بررسی قرار گرفتند كتابخانه دانشكده های:
ادبیات و علوم انسانی،اقتصاد،الهیات،تربیت بدنی،دامپزشكی،علوم،علوم تربیتی و روانشناسی،كشاورزی، كتابخانه مركزی و مهندسی بودند.
ازمجموع این ده كتابخانه،كتابخانه دانشكده های ادبیات و علوم انسانی،اقتصاد و الهیات فاقد منابع الكترونیكی بودند و به طورطبیعی ازفرایند پژوهش خارج شدند.اطلاعات به دست آمده از۷ كتابخانه دیگربه شرح زیراست:
ـ نوع منابع الكترونیكی دركتابخانه مركزی،كتابخانه دانشكده های كشاورزی و دامپزشكی،لوح فشرده و پایگاه اطلاعاتی به صورت پیوسته و غیرپیوسته می باشد.كتابخانه دانشكده های علوم،علوم تربیتی و روانشناسی،تربیت بدنی و مهندسی،فقط لوح فشرده را ارائه می كنند.
ـ نیازسنجی اطلاعاتی ازمراجعان،تنها دركتابخانه مركزی،كتابخانه دانشكده های كشاورزی،دامپزشكی وتربیت بدنی صورت می پذیرد.
ـ كمیته انتخاب منابع الكترونیكی فقط دركتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده كشاورزی وجود دارد.
ـ تنهاكتابخانه مركزی و كتابخانه های دانشكده های كشاورزی و تربیت بدنی برای خرید منابع الكترونیكی خود ازفهرستهای مخصوص این كاراستفاده می كنند.
ـ فقط كتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده كشاورزی برای تهیه منابع الكترونیكی با كارگزاران و فروشندگان خاص این منابع تماس می گیرند.
ـ مسئولیت خرید منابع الكترونیكی در۷كتابخانه دانشكده ای دارای منابع الكنرونیكی،برعهده مدیركتابخانه می باشد.
ـ تنهاكتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده كشاورزی ازشیوه امانت بین كتابخانه ای برای تامین منابع الكترونیكی استفاده می كنند.
ـ تمام ۷كتابخانه دارای منابع الكترونیكی،ملاك انتخاب منابع الكترونیكی را روزآمدی و تناسب آنها با اهداف آموزشی و پژوهشی می دانند.
ـ كتابخانه های بررسی شده ازشیوه های مختلف برای سازماندهی منابع الكترونیكی خود استفاده می كنند.دركتابخانه دانشكده مهندسی،علوم ،كشاورزی و علوم تربیتی و روانشناسی،تربیت بدنی،دامپزشكی و كتابخانه مركزی،برای كتابهایی كه دارای لوح فشرده هستند شماره رده بندی خود كتاب داده می شود و برای سایرلوحهای فشرده برچسب شناسایی مورد استفاده قرارمی گیرد و آنها به صورت الفبایی ردیف می گردند.
ـ دركتابخانه مركزی،كتابخانه دانشكده های كشاورزی و تربیت بدنی برای آگاه كردن كاربران ازوجود منابع الكترونیكی ازاطلاعیه ها و فهرست های خاص استفاده می گردد.دركتابخانه دانشكده های علوم،علوم تربیتی و روانشناسی ، دامپزشكی و مهندسی كارخاصی دراین مورد،صورت نمی پذیرد.
ـ تنها دركتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده های كشاورزی و دامپزشكی به كاربران جهت استفاده ازمنابع الكترونیكی آموزش داده می شود.
ـ هر۷كتابخانه بررسی شده،محل استفاده ازمنابع الكترونیكی را خودكتابخانه اعلام كردند.
ـ ; فقط كتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده كشاورزی به افراد غیرعضواجازه استفاده ازمنابع الكترونیكی خودرا می دهند.درآن صورت،هزینه استفاده ازكاربران غیرعضودریافت خواهدشد.
ـ فقط كتابخانه دانشكده علوم و علوم تربیتی و روانشناسی فاقد آرشیو برای منابع الكترونیكی خود می باشند.
ـ به جزكتابخانه دانشكده علوم تربیتی و روانشناسی،بقیه كتابخانه های بررسی شده برای امنیت منابع الكترونیكی خودازبانك لوح فشرده استفاده می كنند.كتابخانه دانشكده كشاورزی علاوه بربانك لوح فشرده ازقفسه های مخصوص هم برای اینكاراستفاده می كند.
ـ كتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده كشاورزی و مهندسی برای تهیه منابع الكترونیكی ازبودجه سالیانه خود استفاده می كنند.كتابخانه دانشكده تربیت بدنی، بودجه دانشكده را به كارمی برد و كتابخانه دانشكده های علوم تربیتی و روانشناسی،علوم و دامپزشكی هم بودجه خاصی را دراین مورد درنظر نگرفته اند.
ـ تنها كتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده كشاورزی ازنظرات كاربران درمورد منابع الكترونیكی استفاده می كنند.
ـ فقط كتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده كشاورزی هستند كه ازگزارشهای آماری برای تصمیم گیری درمورد منابع الكترونیكی خود استفاده می كنند.
ـ دركتابخانه دانشكده های مهندسی،علوم و علوم تربیتی و روانشناسی برای گسترش خدمات و پشتیبانی كاری صورت نمی گیرد.كتابخانه دانشكده تربیت بدنی دراین مورد به تكثیرمنابع الكترونیكی خود می پردازد.كتابخانه دانشكده های دامپزشكی و كشاورزی ازنسخه پشتیبان استفاده می كنند و براساس نیازكاربران به گسترش خدماتش می پردازند.كتابخانه مركزی هم با آموزش به كاربران و ارائه پایگاههای اطلاعاتی و خرید نسخه های جدید ازمنابع الكترونیكی به گسترش خدمات و پشتیبانی ازاین منابع می پردازد.
● نتیجه گیری
براساس یافته های پژوهش،كلیه كتابخانه های دانشكده ای دانشگاه شهیدچمران اهواز،توجه چندانی به منابع الكترونیكی نداشته اند و اولویت را به منابع چاپی داده اند.كتابخانه های دانشكده ای این دانشگاه،هنوز فاصله زیادی تا منطبق بودن برمعیارهای مدیریت منابع الكترونیكی دارند.ازمیان كتابخانه های بررسی شده،كتابخانه مركزی،كتابخانه دانشكده های كشاورزی و تربیت بدنی تاحدودی مطابق معیارهای مدیریت منابع الكترونیكی می باشند.عدم نیازسنجی اطلاعاتی دركتابخانه ها،به جزكتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده كشاورزی،عدم استفاده ازنظام امانت بین كتابخانه ای،به جزكتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده كشاورزی،عدم آموزش به كاربران دراستفاده ازمنابع الكترونیكی،به جزكتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده مهندسی،تخصیص ندادن بودجه خاص برای منابع الكترونیكی،عدم وجود شیوه استانداردبرای سازماندهی منابع الكترونیكی،عدم استفاده ازنظرات كاربران،به جزكتابخانه مركزی و كتابخانه دانشكده كشاورزی، استفاده نادرست ازمنابع الكترونیكی و خرابی آنها و به طوركلی جدی نگرفتن منابع الكترونیكی،سبب رشد ناكافی مجموعه منابع الكترونیكی و به تبع آن مدیریت ضعیف این منابع گردیده است.بهتراست خط مشی خاص و جداگانه ای برای مدیریت این گونه منابع تهیه گردد.اطلاع رسانی درباره وجود منابع الكترونیكی دركتابخانه ها و آموزش استفاده ازاین منابع به كاربران نقش بسیار عمده ای درتوسعه این منابع خواهدداشت.رشد مجموعه منابع الكترونیكی باتوجه با گسترش روزافزون این منابع و استفاده هرچه بیشتر كاربران ازآنها،باید همگام با منابع چاپی باشد.با توجه بیشتربه منابع الكترونیكی و برنامه ریزی دقیق برای مدیریت آنها طبق معیارهای ذكرشده،خدمات كیفی كتابخانه ها و درنتیجه رضایتمندی كاربران،افزایش خواهد یافت.

مآخذ
۱. داورپناه،محمدرضا(۱۳۸۱).جستجوی اطلاعات علمی و پژوهشی درمنابع چاپی و الكترونیكی.ویراستار محمد حسین دیانی.تهران:دبیزش.
۲. Webber,Sheri(۲۰۰۲).Electronic Resources Management Program Purchase College Library.Retrieved November ۲۳,۲۰۰۳ from world wide web:
http://dlist.sir.arizona.edu/archive
۳.Electronic Resources Managenment Initiative.Retrieved November۱۹,۲۰۰۳ from world wide web: http://library.lclark.edu/staff/systems/electronic/resourcesmanagementInitiative.htm
تألیف: امیررضا اصنافی
دانشجوی كارشناسی ارشد علوم كتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه شهیدچمران اهواز

منبع : نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران