همشهری آنلاین- سحر جعفریان عصر: پرونده همگیشان در ضلع شمال غربی پایتخت در محوطهای بیش از هزار و ٧٠٠ مترمربع و میان صدها قفسه فلزی زنگزده، بایگانی بود. همه آنها که از حدود سال ۱۲۹۲ خورشیدی، گَزمه امنیه و افسرِ نظیمه به شمار میآمدند تا بازنشستههای اخیر فراجا. پروندههایی کاغذی که بسیاریشان از فرط کهنگی، پاره و پوسیده و حتی دچار تغییر شیمیایی و سَمی شدهبودند و البته باعث بیماریهای ریوی و پوستی در نیروهای بایگان پیر و جوانی که هر چند وقت درمیان برای یافتن سابقه بیمه، سالهای خدمت، گواهی حضور در جبههها و یا کمک به فرایند پژوهشهای اجتماعی و دانشگاهی، مجبور بودند تلنبار پروندهها را جابهجا کنند. حالا اما از آن پروندهها، اطلاعاتی الکترونیکی در سامانه هوشمند بایگانی دیجیتال باقی ماندهاست تا همیشه ماندگار، قابل دسترس و نیز بدون آلودگی باشند. گزارش زیر در گفتگو با دستاندرکاران طرح ملی بایگانی هوشمند اسناد سازمان بازنشستگی فراجا تنظیم شدهاست.
پناه بر آرشیو دیجیتال از پروندههای سِمی
مقدمات راهاندازی طرح سامانه هوشمند بایگانی دیجیتال در سال ۱۳۹۳ اتفاق افتاد اما از سال ۱۴۰۱ با همکاری شرکت دانشبنیان الکترونیک تراکنش ویرا به اجرا درآمد. طرحی که قرار بود و هست باری سنگین از دوش آرشیویستها و نیروهای بایگان مرکز اسناد سازمان بازنشستگی فراجا بردارد. اواسط ۱۴۰۱، طرح عملیاتی شد و ۱۴۰ نیروی مرکز دست به دست هم دادند تا پروندههای خاکخورده و فراموششده، یکی یکی برسند پای دستگاههای اسکن. سرهنگ دوم ابوالفضل راستگو، رئیس فاوا (سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات فراجا) مرکز امور بازنشستگان فراجا و رئیس اسناد دیجیتال و بایگانی دیجیتال شرکت الکترونیک تبدیل و تراکنش ویرا در این باره توضیح میدهد: «پروندههای کاغذی برای تبدیل به دیتاهای دستهبندی شده الکترونیکی باید از ۷ کارگاه بگذرند. کارگاه اول، شمارهگذاریست؛ به پروندهها شماره و سریال مرتبط با طرح داده میشود. کارگاه دوم، مربوط به مرتب و آمادهسازی است؛ الصاقات اضافه مانند منگنه، پونز و نوارچسبها جدا میشوند تا برگهها درست و کامل اسکن شوند.»
کارگاه سوم، همان مرحله اسکن است که کاربران (کارکنان کارگاهها) برگههای هر پرونده را جداگانه و پشت و رو به خوانش الکترونیکی درمیآورند. این آخرین مرحلهایست که کاربران با کاغذهای پوسیده و خورده شده سر و کار دارند و اغلب، از ترس قارچ و باکتریهای زنده میان پروندههای سمی، ماسک و دستکش میپوشند.
بایگانی حق و آبروهای خاکگرفته
اطلاعات اسکن شده هر پرونده با کد ویژهای در سامانه بارگذاری میشود. راستگو ادامه میدهد: «کارگاه چهارم، مرحله تکمیل آن دسته از اطلاعات بارگذاری شدهایست که بخشیشان دچار نقص، تکرار و یا تشابه با دیگر پروندهها است. تکمیل اطلاعات از طریق بررسی پیوستهای موجود از پرونده ناقص در سایر سازمانها و سامانهها انجام میشود. در کارگاه پنجم، کنترل کیفیت و در کارگاه ششم، بازبینی پروندههای تایید نشده و برگشتی صورت میپذیرد.»
کار در همه کارگاهها با وسواس پیش میرود تا خطی از پروندهها برای ذخیره دیجیتال از قلم نیفتد. رئیس اسناد دیجیتال و بایگانی دیجیتال شرکت الکترونیک تبدیل و تراکنش ویرا، پیش از توضیح کارگاه هفتم، میگوید: «امور کارگاهها را بر عهده افراد آموزشدیده و متعهد گذاشتهایم. چرا که حق و حقوق مادی و معنوی صاحبان و وارثان پروندهها، گاهی در گروی حتی یک جمله و یا خطی از اطلاعات آن پروندههاست. به طوری که اگر یکی از افراد شاغل در کارگاههای هوشمندسازی آرشیو با سهلانگاری و تنبلی، جمله و خطی از پروندهای را پیگیری و ثبت نکند، حقی ضایع و یا آبرویی ریخته شود.»
به گفته این مسئول انتظامی، آمار بازنشستههای قدیمی و تازهای که هر یک بنا به دلایلی سراغ پرونده بایگانی شده دوران خدمت خود را میآیند، بیش از ۳۰ درصد در سال است: «به عنوان مثال کسی از راه دور یا نزدیک میآمد برای دریافت سابقه بیمه و یا اثبات مدت حضور در میدان جنگ دوران ۸ سال دفاع مقدس. مواردی داشتیم که لابهلای برگههای یک پرونده، تک برگهای ۲، ۳ خطی با نام رزمنده و شرح بستری و درمان در فلان درمانگاه مرزی دوران جنگ، گواهی ادعا و حقی شدهاست.» در حال حاضر، سامانه هوشمند بایگانی دیجیتال با ارائه ۱۶ نوع خدمت که پُر کاربردترینشان گواهی سابقه خدمت، تعیین دستمزد و برخورداری از تسهیلات رفاهی سازمانیست در دسترس کارکنان نیروی انتظامی قرار دارد.
دیجیتالسازی ۶ میلیون پرونده
کارگاه هفتم که پایان کار تبدیل آرشیو کاغذی به بایگانی الکترونیکی محسوب میشود، کنترل کیفیت نهایی نام دارد. در این کارگاه، کاربران برای آخرین بار دیتای هر پرونده را بررسی و تایید میکنند تا کامل و جامع باشند. راستگو میافزاید: «بعد از کارگاه هفتم، پروندههایی که فاقد اعتبار و امتیاز تاریخی، فرهنگی، امنیتی و محرمانگی باشند با نظارت به امحاء میرسند.» پروندههایی که جنبه تاریخی و میراث فرهنگی داشته باشند، سر از پژوهشگاه علوم انتظامی و موزه پلیس درمیآورند و تکلیف پروندههای امنیتی و محرومانه نیز در دیگر ارگانهای دولتی روشن میشود. تاکنون بیش از ۶ میلیون پرونده در سامانه هوشمند بایگانی دیجیتال به بیش از ۱۰۰ میلیون برگ سند و اطلاعات تبدیل و تثبیت شدهاست. راستگو همچنین میگوید: «از فناوری کمک گرفتیم تا اسناد و پروندههای قدیمی فراجا از فقدان فضا، احتمال مفقودی و نابودی به دلایل مختلف مانند فرسودگی، آتشسوزی و غیره، محفوظ بمانند. ضمن اینکه هزینههای بایگانی به شیوه دیجیتال، بسیار اقتصادیتر از بایگانی به روشهای کلاسیک و دستی است.»
حالا جزییات پرونده کونت دومونت فرت، مستشار اتریشی دوره قاجار و شهناز مهری، دوشیزه شهربانی و سعید نظمیه، کارآگاه زِبل معاصر تا بازنشستههای اخیر فراجا در گاوصندوق دیتای آرشیو هوشمند این سازمان ذخیره است.
از دیتای نیروهای پلیس تا پروفایلهای جنایی
شرکت دانشبنیان الکترونیک تراکنش ویرا که در ساخت آرشیو دیجیتال، همراه فراجا بوده به تهیه پروفایلهای جنایی در فازهای توسعهای و بعدی سامانه بایگانی اطلاعات انتظامی میاندیشد. این را علی نیاکویی، رئیس هیئت مدیره شرکت دانشبنیان الکترونیک تراکنش ویرا میگوید و ادامه میدهد: «کدگذاری اطلاعات مربوط به پروندههای انتظامی با عنوان پروفایلهای جنایی میتواند دستاوردهای مهمی در زمینه دقت و سرعت گرهگشایی از پروندههای مشابه و جرمشناسی داشتهباشد. این چشماندازیست که با توجه به ظرفیتهای شرکت در فازهای بعدی مدنظر قرار دادهایم.»
نیاکویی همچنین میافزاید: «ساز و کار کلی در دستهبندی آرشیو دیجیتال فراجا بدین شکل است که پروندهها در ۲ دسته بایگانی میشوند؛ دسته افراد که عمدتا همان کارکنان انتظامی و نظامی هستند و دسته موضوعی که معمولا پروندهها را براساس یک موضوع مانند جرمی خاص و یا تخلفی سازمانی، دسته بندی میکند.» فرآیند آرشیو الکترونیکی پروندههای فراجا با اسکن ۵۰۰ هزار سند در روز با سرعت پیش میرود.
نیاکویی به ساماندهی سیستم پرداخت حقوق و تسهیلات رفاهی کارکنان نیروی انتظامی در حاشیه راهاندازی سامانه هوشمند بایگانی دیجیتال اشاره میکند و میگوید: «فرآیند آرشیو الکترونیکی پروندههای فراجا با اسکن ۵۰۰ هزار سند در روز با سرعت در حال انجام است. همزمان، سطح امنیت سامانه را در برابر نفوذهای رایانهای با کدگذاری لایههای حفاظتی و تعیین تگهای شناسایی، ارتقا میدهیم.» بهرهگیری از هوشمصنوعی در طراحی و کارایی و ایجاد ایمنی این سامانه مهم از جمله اقدامات متفاوت در حوزه بایگانی اسناد ملی بودهاست. کد خبر 1059592
