چالش های روابط عمومی الکترونیک

با جدی شدن مباحث مربوط به روابط عمومی الکترونیک و گام های مؤثری که از سوی برخی از سازمانها ، نهادها، وزارتخانه ها و .... به این سمت برداشته شده است و با علم به اینکه این حرکت ها کامل نبوده و متأسفانه شاید در خیلی از جاها نیز فقط جنبه ی نمایشی و تبلیغاتی داشته باشد ؛ ولی در عین حال همین حرکت را نیز باید به فال نیک گرفت و ضمن یادآوری های لازم در خصوص چالش های موجود در این مسیر ( فرایند الکترونیکی شدن روابط عمومی ها )، برای مواجهه با آنها برنامه ریزی کرده و آماده تر از گذشته و مجهز به فنون و تکنیک های لازم آن، گام های بعدی را مستحکم تر برداریم.
▪ برای این منظور، توجه به نکات زیر در ابتدای این راه ضروری است:
۱) بدون شک آشنایی با فضای مجازی برای اطلاع‌رسانی و اطلاع یابی در روابط عمومی هر دستگاهی نیازمند آموزش مستمر آن مجموعه است .کارکنان باید ضمن آشنایی کلی با آی سی تی اطلاعاتی نیز در باره ی مفاهیم پایه و اصولی این علم داشته باشند. هرچند که آموزش آی سی تی در سرفصل های لازم الاجرای دستگاه های دولتی به عموان آموزش ضمن خدمت در طی برنامه ی چهارم توسعه گنجانده شده است ولی عدم ایجاد انگیزه های لازم برای کارکنان در امور آموزشی ضمن خدمت، کارایی این دوره ها را به حد اقل رسانده و این خود به عنوان یک چالش جدی در سیستم آموزشی دولتی نیازمند آسیب شناسی می باشد که پرداختن به آن در این مقال نمی گنجد.
۲) اطلاع‌رسانی به عنوان رسالت اولیه ی روابط عمومی و به وسیله اینترنت علاوه بر دسترسی به اطلاعات مناسب، نیازمند بهره‌گیری از دانش های نوینی است که آموزش و بهره‌گیری از آنها نیازمند طی دوره‌های تخصصی کامپیوتر است. اگر تهیه ی محتوی و اطلاعات و به روزرسانی آن به کارکنان روابط عمومی که به طور حتم دغدغه ی بروز رسانی اطلاعات را دارند، واگذارشده و تیم فنی، عهده‌دار مسائل کامپیوتری نظیر طراحی وب سایت، نگهداری سرویس‌دهنده وب، افزایش کیفیت خدمات شبکه و امنیت آن باشند؛ دیگر نگرانی برای پاسخگویی به نیاز مخاطبان و جذب مخاطبان بیشتر وجود نداشته و یا به حد اقل ممکن خواهد رسید.
مشکلات عمده ای که در عدم بروز رسانی سایت های دولتی مشاهده می گردد، حکایت از عدم هماهنگی روابط عمومی ها و متولیان فنی یا محتوایی سایت ها می باشد که این عدم هماهنگی بیش از هر چیز به میزان نارضایتی مخاطبان از دستگاه های مذکور می انجامد.
در حال حاضر به جرأت می توان گفت که بیش از ۷۵ درصد از سایت های سازمان های دولتی به روز نشده اند و در حقیقت سایت مرده به حساب می آیند که متأسفانه هر روز نیز بر میزان آنها افزوده می شود.
۳) انتخاب نام مناسب برای سایت سازمان با هدف سهولت یادگیری و ثبت سریع آن در حافظه ی مخاطبان و در نتیجه دسترسی آسان و سریع کاربران به چنین سایت هایی از دیگر نکاتی است که توجه به آن می تواند زمینه های رضایتمندی بیشتر مخاطبان سازمان را نیز فراهم آورد.
۴) نیاز سنجی در روابط عمومی به عنوان یکی وظایف مهم آن محسوب می گردد و با توجه به حجم بسیار گسترده ی اطلاعات در فضای وب و به تبع آن تنوع مخاطبان و نیاز های آنان، اهمیت این نیاز سنجی در چنین فضایی بیش از پیش نمایان شده و تهیه ی اطلاعات به صورت آن لاین (۷*۲۴ ) را در قالب های زیبا ، جذاب و در عین حال خلاصه و مختصر و متناسب با نیاز مخاطبان ضروری می نماید.
۵) زبان ارائه اطلاعات در سایت ها و استفاده از کدهای استاندارد برای سهولت دسترسی کاربران به هنگام مراجعه، از جمله نکاتی است که به هنگام طراحی سایت باید به آن توجه کرد.
اگر امکان طراحی و ارائه ی مطالب هرسایتی به هر دو زبان فارسی و انگلیسی باشد، خیلی مناسب تر و در جذب مخاطبان بیشتر و ارائه آگاهی و شناخت بیشتر سازمان موفق تر خواهد بود.
۶) معرفی وب سایت سازمان در موتورهای جستجو با انتخاب کلمات توصیفی مناسب و کلیدی باعث می شود که مخاطبانی که برای اولین بار قصد ورود به سایت را دارند به راحتی و بدون دغدغه به سمت وب سایت ما هدایت شوند. کاربران همواره بهترین و کوتاه ترین راه رسیدن به سایت مورد نظرشان را در جستجوی در موتورها جستجوی موجود در فضای وب می بینند؛ بنابراین روابط عمومی ها باید نسبت به معرفی وب سایت خود در کلیه ی موتورهای جستجو اقدام کنند و البته بروزرسانی مستمر سایت به دسترسی آسان تر کاربران از طریق موتورهای جستجو کمک زیادی می کند.
۷) و بالاخره نباید از این نکته غافل شویم که هرچند وارد عصر فرا اطلاعات شده ایم و دسترسی سریع و آسان آحاد جامه به اطلاعات مورد نیاز خود نیز از ویژگی های این عصر می باشد و ما نیز باید خود و جامعه ی خود را هماهنگ و همگام با این تغییرات کنیم؛ ولی باید به این مهم نیز توجه داشته باشیم که در شرایط کنونی چیزی حدود ۷ میلیون کاربر اینترنتی در کشور ما امکان دسترسی به صفحات وب را دارند و بخش اعظم مخاطبان ما هنوز نیازمند دریافت خدمات روابط عمومی در قالب های سنتی آن می باشند و متولیان روابط عمومی نباید به بهانه ی حرکت به سوی روابط عمومی مدرن از توجه به این حجم عظیم مخاطبان خود غافل شوند.

منبع : پنجره