ده قانون طلائی برای برگزاری هر چه بهتر جشن‌ها و گردهمائی‌ها

صرف‌نظر از هدف و نوع کنگره‌ها، سؤال این است که برگزاری این نشست‌ها به صرف هزینه‌های گزاف و بالا تا چه حد سودمند و موفقیت‌آمیز است. تجربه نشان داده است که همایش‌های برگزار شدن در بخش‌های دولتی کشور که معمولاً با صرف بودجهٔ بالا صورت می‌گیرد، رضایت‌بخش و مفید نیست و این حکایت از عدم توجه کافی مدیران و مسئولان به اصول و نکات برگزاری یک همایش موفق دارد. خواندن این مطلب برای مدیران و مسئولان روابط عمومی خالی از لطف نخواهد بود. سازمان‌دهی یک همایش، گرچه بسیار پایه‌ای و اصولی است اما از دوست‌داشتنی‌ترین وظایف یک مدیر محسوب می‌شود که با گذر زمان به شکل یک دوی ماراتن جانفرسا درمی‌آید و همیشه با ترس از فراموش کردن موضوعی همراه است. در این مقاله سعی شده تا گوشه‌ای از وضایف مدیران را در برنامه‌ریزی همایش‌ها بررسی کنیم.
همایش باید با یک جشن باشکوه، یک کنفرانس موفقیت‌آمیز، یک روز بازگشائی هیجان‌انگیز یا یک نمایشگاه تبلیغی مؤثر همراه باشد. برای برگذاری همایش‌ها، مناسبت‌های زیادی وجود دارد، اما مدیران و کارفرمایان، دفعات معدودی این کار را انجام می‌دهند، چرا که برگزاری همایش نیاز به برنامهٔ پیچیده‌ای خارجی دارد که البته سود بسیاری را برای آنها به ارمغان می‌آورد. در این مقاله که شامل مطالب اساسی در مورد برگزاری موفقیت‌آمیز یک همایش است، شما می‌توانید دائم کنترل کنید که آیا همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود یا خیر؟
۱- تاریخ برگزاری مراسم را با دقت و وسواس خاصی معین کنید. برای برگزاری همایش فقط روزهای تعطیل و تعطیلات آخر هفته را در نظر نگیرید بلکه به تاریخ همایش‌های رقیبان نیز توجه داشته باشید. زمانی‌که یک نمایشگاه صنعتی بزرگ و جهانی در شهرتان برگزار می‌شود، شما می‌توانید عدهٔ زیادی از شرکت‌کنندگان در یک کنفرانس چند روزهٔ صنعت اتومبیل را به وجد بیاورد.
۲- باید هدف از همایش روشن باشد. برگزاری یک همایش شبانه در قالب یک نمایشگاه وقتی هدف خاصی داشته باشد، افراد بیشتری را راضی نگه می‌دارد، اما اگر هدف نداشته باشد کاملاً برعکس عمل می‌کند. مثل وقتی‌که جشن شبانه فقط به‌منظور تشویق خشک و خالی یکی از همکارانتان باشد.
۳- برای پیش‌ غذا و نوشیدنی ارزش قائل شوید. حتی یک نمایش حرفه‌ای و سازمان‌یافته هم می‌تواند به‌دلیل نامرغوبی غذا یا مدیریت بد به شکست منتهی شود. انتخاب نوع غذا و نوشیدنی خود ملاک ارزشیابی میهمانان است.
۴- هنگام برنامه‌ریزی برای جشن‌ها به نیازهای فردی میهمانان نیز توجه داشته باشید. در صورت برگزاری مراسم دیدار دانش‌آموزان سابق یک مدرسهٔ خصوصی، برگزار کننده و مدیر مراسم نباید سخنرانی سه یا چهار تن از استادان را در آغاز برنامه قرار دهد. این کار، مراسم را از هدف اصلی آن دور می‌کند. شرکت‌کنندگان دوست دارند ابتدا با یکدیگر تبادل‌نظر کرده، کنجکاوی‌ها و سؤالات خود را برطرف کنند و راجع به مشاجرت و دعواهای گذشته خود صحبت کنند. در مقابل، قرار دادن یک سخنرانی پس از صرف غذا، یعنی درست وقتی که گرسنگی مهمانان برظرف شد، کنجکاوی آنها را افزایش می‌دهد. مدعوین باید احساس کنند که در یک مراسم استاندارد و همیشگی قرار نگرفته‌اند، بلکه نکات برنامه به‌صورت کاملاً جداگانه و ویژه برای عموم در نظر گرفته شده است. یک همایش باید خلاق و متنوع باشد. برای این کار یک تیم سازماندهی شده با نظرات مختلف انتخاب کنید تا گوناگون‌ترین ایده‌ها، قابل مطرح شدن باشند.
۵- یک بودجهٔ متناسب بریا همایش در نظر بگیرید. یک بودجهٔ سخاوتمندانه، تضمینی بر برگزاری موفق همایش و ماندگاری آن در ذهن میهمانان نیست. پیش از هر چیز به شکل دعوتنامه توجه کنید یا به جای غذاهای گران و پر هزینه غذاهای ساده و اصیل انتخاب کنید.
۶- برای همایش چارچوب‌های شایسته در نظر بگیرید. شکل و قالب همایش باید با علت و هدف آن متناسب باشد.
۷- به زمان برگزاری جشن و اینکه بلاخره جشن تمام می‌شود توجه داشته باشید. اگر روند برگزاری جشن بسیار عالی است، لازم است جشن سر ساعت به پایان رسد. تنها دراین صورت است که همایش خاطره‌ٔ بسیار خوبی در اذهان باقی خواهد گذاشت.
۸- محل برگزاری جشن را بر اساس نوع جشن یا شعار تبلیغاتی آن تعیین کنید. مثلاً محل برگزاری یک گفت‌و‌گو در قالب میزگرد که نمایندگان معروف و مشهور معتبرترین شرکت‌‌ها در آن دعوت دارند، در اتاق جنبی یک مهمانخانهٔ مجلسی قابل برگزاری نیست، همچنین برای برگزاری جشنی با شعار ”آینده نیازمند سنت است“ بهتر است یک قصر اشرفی قدیمی و باستانی را انتخاب کرد، نه یکی از هتل‌های مرسوم و مخصوص برگزاری جشن‌ها را.
۹- روابط عمومی قوی داشته باشید. برای موفق برگزار کردن یک مراسم باشکوه شما نیازمند برقراری ارتباط با دیگران ارائه می‌دهد. وقتی‌که شما در روز افتتاح مؤسسهٔ نوساز خود موفقیت کسب می‌کنید، باید به افراد اجازه دهید تا شما را به خوبی بشناسند. تنها در این صورت است که همگان با شما آشنا می‌شوند.
۱۰- شکل و شمایل دعوتنامه نوعی کارت ویزیت برگزارکنندگان است. دعوتنامه اولین تأثیر را روی میهمانان می‌گذارد و باید این احساس را در آنها ایجاد کند که با نیامدن آنها به همایش، برگزارکنندگان چیزی را از دست خواهند داد. ظاهر ویژهٔ یک دعوتنامه، برای یک بازدند رسمی، در شرکت‌کنندگان علاقه و حوصله به‌وجود می‌آورد. یک دعوتنامه با شکل و شمایل خسته‌کننده این شک را در مدعوین ایجاد می‌کند که جلسه، فوق‌العاده خسته‌کننده و یکنواخت است.

منبع : سایر منابع