توصیه هایی برای کارکنان

هر یک از کارکنان می توانند با حفظ آمادگی خود و توجه به بازخورد کارهایشان در جهت بهبود همکاری با رئیسشان گام های مؤثری بردارند.
اگر بخواهیم با رئیس خود همکاری سازنده و موفقی داشته باشیم، توجه به چند نکته کوچک و اجرای آنها ضروری می نماید، اگر شما رئیس هستید، نیز باید توجه به این نکات را از کارکنان خود بخواهید:
● چند اصل مؤثر برای همکاری میان رئیس و کارکنان:
۱- استفاده مناسب از زمان برای گفتکو با رئیس
باید از وقت کمی که رئیس برای کارکنانش جهت گفت و گو و مطرح ساختن مشکلات موجود اختصاص می دهد، نهایت استفاده را کرد.
- برای هر دقیقه ای که قرار است با رئیس صحبت کنید، باید ده دقیقه را صرف کسب آمادگی کنید. البته کارکنان با تجربه می توانند در طی پنج دقیقه یا کمتر آمادگی لازم را کسب کنند. اما آنچه مسلم است، آنها نیز بدون آمادگی لازم پیش رئیس نمی روند.
- بهتر است پیش از رفتن نزد رئیس، با استفاده از تلفن اطلاعات لازم را در ارتباط با مسئله مورد نظر در اختیار او گذاشت و زمان ملاقات را تعیین کرد. برای این کار رعایت چند نکته ضروری است:
۱-منظور و مقصود خود را از ملاقات با رئیس مشخص کنید.
۲-زمان لازم برای گفت و گو را پیش بینی کنید.
۳-نوع نتیجه ای را که مایل هستید از این ملاقات حاصل شود درنظر بگیرید. سرانجام اینکه روش آماده سازی خود را برای رو به رو شدن با رئیس مرور کنید.
۲- توجه به نقاط قوت رئیس و استفاده از آنها
رئیس ما و هر رئیس دیگری احتمالاً نقاط ضعف و همین طور نقاط قوت فراوانی دارد. آنچه مسلم است، باید روی نقاط قوت رئیس دست گذاشت. چرا که تنها در زمینه هایی که رئیس در آنها قوی است، می توان با او همکاری موفقیت آمیزی داشت. آنها به هر کسی که برای دست یابی به موفقیت یاریشان دهد، ارج نهاده و از وی حمایت می کنند.
ممکن است عده ای از این مسئله خوششان بیاید و عده دیگر از این بابت شکایت کنند. ولی در هر حال چه بد، چه خوب، این یک واقعیت است.
معمولاً به سادگی می توان به نقاط ضعف دیگران پی برد ولی پی بردن به نقاط قوت و توانایی های یک انسان کار چندان ساده ای نیست. از این رو باید یاد بگیریم که به توانایی ها و نقاط قوت افراد توجه کنیم.
۳- دست کم نگرفتن رئیس
باید به این واقعیت توجه داشت؛ مادامی که رئیس شما، رئیس تان هست، از جایگاه والاتری برخوردار است و قدرت بیشتری دارد. باید بدانید دلیلی وجود دارد که او رئیس شماست و شما رئیس او نیستید. معمولاً کارکنان جوان تمایل دارند که رئیس خود را دست کم بگیرند، ولی این کار تقریباً همیشه اشتباه بزرگی محسوب می شود.
۴- غافلگیر نکردن رئیس خود به ویژه با ایجاد مشکلات!
یک اصل بسیار اساسی و لازم الاجرا در همه سازمان ها وجود دارد که به ما می گوید هیچ گاه مشکلات را از رئیس خود پنهان نکنید. به محض ظاهرشدن اولین علائم یک مشکل به سراغ رئیس رفته و او را مطلع کنید.
کارکنان جوان در این زمینه بیشتر از دیگران مرتکب اشتباه می شوند. آنها سعی می کنند مشکل را به تنهایی حل کنند. چرا که تصور می کنند، از پس وظایف خود به خوبی برمی آیند.
البته تقسیم کارها بر اساس توانایی ها و قابلیت های کارکنان یک اصل است. ولی باید به این مسئله توجه داشت که پنهان کردن مشکلات معمولاً اشتباهی بزرگ است. اگر به محض ظاهر شدن اولین علائم مشکلات رئیس در جریان امور قرارگیرد، ممکن است دو عکس العمل متفاوت از خود نشان دهد. یا او از کارمندان مربوطه می خواهد که خود همچنان به مسئله رسیدگی کنند و همواره او را در جریان پیشرفت کارها قراردهند؛ یا اینکه خود وارد عمل شده و رسیدگی به مشکل پیش آمده را شخصاً برعهده می گیرد.
۵- همکاری با رئیس در چارچوب یک دایره بسته و غافل نبودن از بازخورد کارها
ارتباط در اغلب سازمان ها مشکلی بزرگ محسوب می شود. برای برقراری ارتباط بهتر و مؤثرتر میان کارکنان و رئیس، دو روش بسیار ساده معرفی می شود: ثبت مأموریت یا تقاضا و اعلام پایان کار.
در واقع اعلام پایان کار به معنای اتمام یک دور کامل در فرآیند ارتباط میان رئیس و کارکنان است.
پی گیری چنین روشی منجر به تضمین موفقیت یک سازمان می شود. کارکنان یک سازمان وظیفه دارند، پس از گفتگو با رئیس، یک بار دیگر موارد مطروحه را مرور کرده و خلاصه ای از توافقات حاصله تهیه نمایند. رئیس نیز باید این کار را از کارکنان خود بخواهد. این تنها راه ایجاد روابط کاری خوب با رئیس و حفظ آن است. علاوه بر این مهم است که در فواصل زمانی کوتاه و مناسب رئیس را درجریان روند پیشرفت کارها قرارداده یا اینکه پایان کار را به او اطلاع دهید. بدین ترتیب نوعی بازخورد نظام مند در روابط کاری ایجاد می شود.
۶- هیچ گاه به توانایی رئیس در خواندن فکر کارکنان اعتماد نکنید
معمولاً سر رئیس ها آن قدر شلوغ است که نمی توانند چیزی را حس کرده و یا از آن باخبر شوند. اگر برای شما به عنوان یکی از کارکنان، حادثه ای روی داد باید آن را به رئیس خود بگویید. یکی از وظایف شما آن است که رئیس را در جریان همه چیز قراردهید.

منبع : پایگاه اطلاع ‌رسانی مدیران ایران