اشتباهات رایج در گزینش و استخدام کارکنان و روش‌های پیشگیری از آنها

علم همیشه برای یك تاجر مفید نبوده است. اما در حوزه تحقیق و ارزیابی تاثیر روش‌های مختلف در استخدام و گزینش، محققان حرف‌های زیادی برای گفتن دارند.
توانایی آنها در پیگیری و ارزشیابی دقت، تاثیرگذاری هزینه و ارزش‌‌های مقرون به صرفه روش‌های متعدد باعث شد بررسی مهمی در مورد ۹ اشتباه معمول در استخدام یا ترفیع كاركنان انجام گیرد.
اشتباه ۱) اعتماد و اتكا به یك مصاحبه برای ارزیابی یك داوطلب
«جان و روندا هانتر» از دانشگاه میشیگان تحقیق و مطالعه گسترده‌ای بر روی «صحت و فایده پیشگویی‌های مختلف در مورد موفقیت شغلی» انجام دادند تا كارآیی مصاحبه در پیش‌بینی موفقیت‌های آتی را تجزیه و تحلیل نمایند. یافته شگفت‌آور آنها درنهایت تعجب این بود كه: مصاحبه معمولی احتمال انتخاب بهترین داوطلب را تنها ۲درصد بالا می‌برد. به عبارت دیگر، در صورتی كه شما در انتخاب فرد مورد نظر، یك سكه را به هوا پرتاب كنید، احتمال درستی روی سكه ۵۰درصد در هر بار است. اگر مصاحبه را هم اضافه كنید احتمال انتخاب صحیح ۵۰درصد خواهد شد.
چرا مصاحبه ابزاری اینچنین ضعیف است چرا هنوز به عنوان رایج‌ترین وسیله گزینش به كار می‌رود؟ كارشناسان ۳ علت را پیشنهاد می‌كنند:
▪ اكثر مدیران، قبل از مصاحبه، متن مصاحبه و نوع مصاحبه را تعیین نمی‌كنند و بهترین پاسخ‌ها را مشخص نمی‌نمایند.
▪ داوطلبان از متصدیان گرفته‌ تا مدیران، بیشتر در موقعیت‌های مصاحبه قرار گرفته‌اند و در ارائه یك مصاحبه و حضور قوی با تجربه‌تر شده‌اند. در حالی كه مدیر متوسط، در حال زیر و رو كردن گذشته آنها است.
▪ یك مصاحبه كمك می‌كند تا «واكنش‌های شخصی» ارزیابی شود و مدیر، این امكان را می‌یابد كه احساس كند آیا می‌تواند با این داوطلب در آینده كار كند و به همكاری در كنار هم ادامه دهند یا خیر. این موضوع، امر مهمی است، حتی اگر قابلیت كاری داوطلب در آینده شغلی وی قابل پیش‌بینی نباشد.
اشتباه ۲) استفاده از افراد موفق به عنوان نمونه و الگو
دوبرابر كردن میزان موفقیت از طرف هر كسی مطلوب است. اما نقص كار در این است كه میزان موفقیت افراد در مصاحبه، از خصوصیات و ویژگی‌های شخصی‌شان قابل اندازه‌گیری نیست. موضوع مهمی كه باید بدانید این است كه افراد موفق در مصاحبه با افراد ضعیف در مصاحبه چه تفاوت‌هایی دارند.
به طور مثال، یك مطالعه جامع در مورد فروشندگان برتر با گروه ۱۰۰۰نفری از برترین ستارگان فروشندگی كه از ۷۰ شركت انتخاب شده‌اند را در نظر بگیرید. سه ویژگی برتر این ستارگان به طور مشترك عبارتند از:
الف) باور اینكه فروشندگی مستلزم این است كه در نوع پاسخگویی مهارت داشته باشیم،
ب) عادت به شیك‌پوشی
ج) پوشیدن لباس‌های سنتی ... به ویژه كفش‌های مشكی.
با این حال، وقتی ضعیف‌ترین فروشندگان این فروشگاه‌ها را ارزیابی می‌كنید همین سه ویژگی باز در این گروه هم دیده می‌شود. نكته آموزشی: باید مهارت‌های مهم در موفقیت را از طریق مقایسه تفاوت‌های میان یك گروه موفق و گروه ضعیف، مشخص نمایید تا عوامل تعیین‌كننده موفقیت را بیابید. در غیر این صورت، ممكن است داوطلبانی را برگزینند كه به نظر خوب و پرانرژی می‌رسند اما به سرعت هم سقوط می‌كنند .
اشتباه ۳) تنظیم تعداد معیارهای بیش از اندازه
تنها روش مناسب برای افزایش اثربخشی گزینش كاركنان «ارزیابی اعتبار» نام دارد. این روش شبیه روشی است كه شركت‌های بیمه برای شناسایی عوامل پیش‌بینی احتمال حمله قلبی یا سایر خطرهای پزشكی یا تصادفات به كار می‌برند. «ارزیابی اعتبار» در اصل توسط دولت برای تایید گزینش كاركنان و تعیین موفقیت آنها در كار استفاده شد و تبعیضی در آن وجود نداشت. امروزه این روش به كار می‌رود، زیرا احتمال انتخاب اصلح را بالا می‌برد. اعتبار این گزینش آماری این است كه نه تنها عوامل پیش‌بینی موفقیت در شغل را نشان می‌دهد بلكه میزان اهمیت هر كدام از عوامل را هم سبك و سنگین می‌كند.
دویافته مهم در این تحقیق به شرح زیر است:
الف) مهم‌ترین عامل موفقیت در هر شغلی برابر یا مهم‌تر از جمع سایر عوامل است.
ب) دقیق‌ترین پیش‌بینی در موفقیت شغلی براساس ۶ تا ۸ عامل است. اضافه كردن معیارهای بیشتر، احتمال انتخاب درست را كاهش می‌دهد زیرا تضعیف معیارهای سنجش با اضافه كردن معیارهای به ظاهر جالب، پیش‌بینی موفقیت را كاهش داده و روند دقت در گزینش را از بین می‌برد.
ـ نتیجه: تعداد معیارهای سنجش خود را تا ۶ الی ۸ مورد كاهش دهید تا برنده یا بازنده را تعیین كنید و از سایر عوامل كه میزان ارزش و اعتبار سنجش آنها بررسی نشده چشم‌پوشی كنید. در غیر این صورت در نهایت منجر به انتخاب «افراد جالبی كه در آخرین روز مصاحبه آمده‌‌اند» می‌شود.
اشتباه ۴) سنجش «شخصیت» به جای مهارت شغلی
مشكل قدرت انتخاب این است كه گاهی به جای اینكه بر اساس تحقیقات مفید و واقعی انجام شود، بر اساس اتفاقات جالب و عوامل محیطی صورت می‌گیرد. بسیاری از مشاوران و طراحان سوالات گزینش، به طور مثال، تئوری‌های فیزیولوژیكی را برای تایید باورهایشان- مبنی بر اینكه فاكتورهای خاص شخصیتی در مدیریت، فروش یا هر نوع شغل دیگری اهمیت دارد، پیشنهاد می‌كند.
تحقیقات آماری یكپارچه از منابع بسیاری، نشان می‌دهد كه ارتباط بسیار كمی میان عامل شخصیتی و هر نوع شغل خاص وجود دارد. طراحانی كه سوالات گزینش را بر اساس شایستگی و شخصیت داوطلب تهیه می‌كنند به سادگی اعلام می‌كنند كه تست آنها تنها برای خودآگاهی و آموزش، مفید است اما برای استخدام داوطلبان خیر. تنها سوالاتی كه می‌تواند برای پیش‌بینی موفقیت یك داوطلب مفید باشد سوالاتی است كه بر اساس مهارت و دانش حرفه‌ای مطرح شده باشد. بنابراین به نظر می‌رسد زمانی كه لازم است بدانیم یك متقاضی فروشندگی، اعتماد به نفس و انرژی بالا دارد یا خیر، دانستن اینكه آیا این فروشنده قادر است مشتری را حفظ كند و به او نزدیك شود یا اینكه آیا می‌تواند به تعداد مشتری‌ها بیافزاید، نیز مهم است.
اشتباه ۵) استفاده از خودتان به عنوان نمونه و مثال
زمانی، یك وكیل معروف گفت: «رییسی كه خودش را نمونه عرضه به مشتری قرار دهد احمق است.» این در مورد استخدام كارمند جدید هم صدق می‌كند. به طور مثال بعضی از مدیران فروش كه برای موفقیت در فروش، خودشان را الگو قرار می‌دهند، فكر می‌كنند بهترین‌ها را از میان متقاضیان انتخاب كرده‌اند.
بسیاری از تاجران موفق، اگر چه تجربه‌هایشان را از طریق سعی و خطای بسیار سخت و طاقت‌فرسا كسب كرده‌اند اما بسیار محتاط‌تر شده‌اند. آنها به دنبال هدف و منبعی مستقل می‌گردند كه خصوصیات غریزی آنها را تایید یا رد نماید. در غیر این صورت به طور ناخودآگاه خودشان را الگو و نمونه قرار می‌دهند. مهم‌تر اینكه وقتی شما خودتان را به عنوان نمونه و الگو قرار می‌دهید ضمیر ناخودآگاه شما مداخله می‌نماید و تعصب و پیش داوری شما در انتخاب دیگران تاثیر می‌گذارد و مسیر گزینش استخدام را به كلی مسموم و منهدم می‌نماید.
اشتباه ۶) استفاده نكردن از گزینشی كه از طریق آمار تایید شده و مهارت‌های حقیقی موثر در موفقیت شغلی را از قبل پیش‌بینی نموده است
در یك انجمن، جایی هم برای استفاده از روش استدلال قیاسی یا مشاوره گروهی برای تعیین معیار گزینش وجود دارد. در تشكیل تیم، القاء روحیه همكاری و حضور فعال بسیار مفید است و حتی در جلب توجه سازمان به اهمیت استخدام فرد مناسب ضروری است. اگر چه در تعیین علت شكست یا موفقیت متقاضیان در آن شغل مورد نظر، موثر نباشد.
در روش استدلال قیاسی یا مشاوره گروهی دو نقص وجود دارد. اول اینكه، بیشتر بر اساس تئوری است تا واقعیت، به طور مثال چه واقعیتی تایید می‌كند كه اعتماد به نفس، بهتر بودن متقاضی را تضمین می‌نماید؟ دوم اینكه، آنها تمام توجهشان به طرز برخورد، سابقه كار و توانایی است و به مهارت توجهی ندارند. مهارت‌ها عوامل بسیار مهمی هستند كه همیشه موفقیت در حرفه را پیش‌بینی می‌كند. شوق‌ها می‌توانند در یك فرد ماهر و كارآمد انگیزه ایجاد كنند، اما همه انگیزه‌ها و اهداف عالی نخواهند توانست در فرد ناكارآمد و غیرحرفه‌ای، پیشرفتی ایجاد نماید.
كارشناسان پیشنهاد می‌كنند كه به همان روش استدلال و قضاوت از روی رفتار بازگردیم زیرا انتخاب از روی طرز برخورد و شخصیت آسان‌تر از ارزیابی از روی مهارت است. مهارت‌ها را معمولا با یك آزمون بسیار تخصصی می‌توان ارزیابی كرد.
اشتباه ۷) عدم پیگیری علت از دست دادن شغل
تحقیق همواره نشان می‌دهد كه عواملی غیر از معیارهای مورد سنجش باعث موفق نشدن افراد در كارشان می‌گردد. مدیران می‌توانند دو، سه یا چهار علت متداول كه باعث شكست شغلی در افراد می‌شود را فهرست كنند. با این حال شگفت آنكه این مورد بخشی از روند انتخاب معیار سنجش متقاضیان جدید است. شناسایی این نقاط ضعف و استفاده از آنها در روند گزینش و استخدام می‌تواند اشتباه‌های گزینشی را تا ۲۵درصد كاهش دهد.
به عنوان مثال، در بسیاری از موقعیت‌های فروش مقرون به صرفه، مشتری متوسط و معمولی، بعد از ۶ بار تماس گرفتن، از یك فروشنده جدید خرید می‌كند. یك فروشنده بازنده متوسط تنها بعد از سه تماس منصرف می‌شود. بنابراین اگر تكنیك فروششان مناسب باشد، تمایل به انصراف بعد از سه بار جواب رد شنیدن كشف یا ارزیابی نمی‌شد.
اشتباه ۸) اعتماد به معیار عمومی «آدم خوب»
همه تصمیم به استخدام «افراد خوب» دارند، اما صرفا آدم خوب بودن، یعنی علاقه‌مند، سخت‌كوش، خودكفا و غیره برای پیش‌بینی ماندگاری در یك حرفه كافی نیست. دلیل اصلی این است كه مهارت‌ها بسیار تخصصی شده‌اند و امتیاز كمتری برای مهارت‌های عمومی وجود دارد، مگر اینكه بخواهیم افراد را با اطلاعات اجرایی، اداری و عمومی استخدام كنیم.
انتخاب ورزشكار مثال خوبی برای این موضوع است در ابتدایی‌ترین مرحله مثلا مسابقات باشگاهی، معیار انتخاب بازیكن بسیار عمومی و كلی است: مهارت و چالاكی، عدم ترس از توپ، شوق و اشتیاق بازی. همین‌طور كه به سطح بالات در دبیرستان یا دانشكده می‌رویم، معیار انتخاب بازیكن به چهار مهارت اختصاص می‌یابد: دویدن، ضربه زدند، پرتاب و توپ‌گیری، هر چهار مهارت در سطح بالاتر برای انتخاب بهترین بازیكن مورد نیاز است. به این ترتیب زمانی كه مربی لازم می‌بیند بازیكنی را جایگزین نماید. باید او را در جای مناسبی قرار دهد زیرا باید بهترین ضربه زن باشد.
با این حال در سطح بسیار تخصصی، تفاوت‌های موجد در مهارت‌های میان ضربه زدن و توپ‌گیری مهم بوده و قابل تعویض و جابه‌جایی نیست و یك مربی كارشناس نمی‌تواند بر ۴ مهارت برای انتخاب بازیكن در این سطح اعتماد نماید. نه در انتخاب پرتاب كننده و نه در انتخاب دونده.
اشتباه ۹) عدم بررسی دقیق سابقه متقاضی
به دلایل مختلف، آژانس‌های استخدام و گزینش كاركنان اظهار می‌دارند كه درصد بالایی از اطلاعات ارائه شده در فرم تقاضا نامه استخدام، در بخش سوابق كاری، غلط است. یعنی ۱۵درصد تا ۲۰درصد از متقاضیان كار، سعی در پنهان كردن قسمت‌های تاریك زندگی‌شان دارند. برای بعضی از مشاغل این درصد تا یكی از هر ۴پرسشنامه این وضعیت را دارد این میزان بالایی است.
زمانی كه لازم است تلاش بیشتری صرف كنیم دقت نكردن در تشخیص صحت اطلاعات متقاضیان می‌تواند مشكلاتی را ایجاد نماید.
فردی كه واقعیت را تحریف می‌كند و گزارش دروغ از سوابق خود ارائه می‌دهد قوانین كار را نقض نموده است. به هر صورت دقت اولیه در انتخاب فرد بهتر از تلاش‌های حل مسائل بعد از استخدام است.
● راه‌حل‌هایی برای پیشگیری از اشتباه‌های استخدام و گزینش:
۱) ارزیابی متقاضی تنها بر حسب تخصصی كه مورد نیاز شما در فرم مورد نظر است:
▪ از مقیاس‌های معتبر در تعیین مهارت تخصصی مورد نیاز در آن شغل به خصوص استفاده نماید و شیوه ارائه مهارت متقاضی (نه فقط ویژگی‌های اخلاقی) را مورد بررسی قرار دهید.
▪ یك بررسی تحلیلی در تخصیص و مهارت‌هایی كه در پست شغلی مورد نظر شما مورد نیاز است انجام دهید.
▪ مهارت‌های مورد نیاز و پرسش‌های گزینش آن تخصص را به روز نمایید.
۲) بهترین خدمات پاسخگو را ارائه نمایید.
▪ یك انتخاب مشاور برای شركت شما ضروری است.
▪ یك فرم انتخاب چند گزینه‌ای كه بیشترین هماهنگی را با نیازهای شما داشته باشد فراهم كنید.
▪ به كارمندان خود در انتخاب و گزینش كاركنان كمك كنید، مثلا در قسمت مصاحبه یا سایر مراحل گزینش.

مریم صدیق‌زنده

منبع : روزنامه دنیای اقتصاد