به سوی جامعه اطلاعاتی

● نظام اطلاعاتی مدیریت انرژی در سازمانها
کنترل مصرف انرژی در سازمانها به‌عنوان راهی برای کاهش تلفات و افزایش راندمان انرژی تلقی می‌شود. شواهد نشان می‌دهد که کنترل صرف هزینه‌ها قادر به ارائه اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت موثر انرژی نخواهد بود. برای کنترل مناسب مصرف انرژی، درک مناسب از جریان انرژی و اطلاعات دقیق مربوط در عین جامعیت و یکپارچگی آنها ضروری است. اطلاعات بخشی و تصمیم‌‌گیری مبتنی بر آن از اثربخشی چندانی برخوردار نیست و ضروری است ضمن درک کلیت نظام، گزینه‌های راه‌حل در چارچوبی جامع تعریف و بر اساس معیارهای مناسب، برنامه نهایی برای بهبود وضعیت ارائه شود.
نظام اطلاعات انرژی با استفاده از داده‌های مربوط به مصارف انرژی و پردازش آنها توسط نرم‌افزارهای رایانه‌ای به استنباط اطلاعات کلی می‌پردازد. داده‌ها به‌صورت همزمان خوانده می‌شود و همزمان، نظامهای تامین منابع، مدیریت ضایعات، تضمین کیفیت و طرح‌ریزی نگهداری و تعمیرات با آن در تعامل هستند. به‌طور کلی، مراحل اساسی نظام اطلاعات مدیریت انرژی عبارتند از:
▪ نظارت موثر: نظارت مشتمل بر سنجش و ثبت داده‌هاست و به‌عنوان پایه مدیریت اصولی انرژی تلقی می‌شود که به دنبال ایجاد اطمینان درباره حداکثر سودمندی اقتصادی انرژی در سازمان است. نظارت موثر انرژی منجر به موارد زیر خواهد شد: صیانت از صرفه‌جویی در هر مقطع از سرمایه‌های موجود، شناسایی فرصتهای جدید صرفه‌جویی و زمینه‌سازی برای انجام مقایسه. بدون برخورداری از تصویری روشن از مصارف انرژی، ارزیابی بهسازی و صرفه‌جویی ممکن بسیار مشکل خواهد بود. گزینه مناسب بستگی به هزینه‌ها و میزان صرفه‌جویی بالقوه دارد. با نظارت موثر مصرف انرژی می‌توان انرژی استفاده شده توسط هر گروه کاری سازمان را به‌طور جداگانه مورد بررسی دقیق قرار داد و مدیران مربوط را به بهبود روند سوق داد. در نظامهای اطلاعاتی کنونی، با توجه به تغییرات و وضعیت پیش‌بینی شده، هدفگذاری در قالب میزان انرژی مورد نیاز، اقدامات احتیاطی و تعمیرات زیرساختها و تجهیزات به‌صورت پویا انجام می‌شود.
▪ تحلیل داده‌ها: ابتدا، توافق درباره استانداردهای مصرف انرژی ضروری است. به‌عنوان مثال، چنانچه انرژی مورد استفاده برای گرمایش ساختمانها مورد ملاحظه قرار گیرد، استانداردها باید تغییرات فصلی هوا را مد نظر قرار دهند. در عملیات ساخت و تولید نیز باید مقادیر مجاز برای تولید، مونتاژ یا دیگر عوامل موثر در عملیات تعریف شود. استانداردها به‌عنوان معیارهای کنترل و ارزیابی مصرف انرژی تلقی می‌شوند. بر این اساس، شاخص مناسبی به‌عنوان معیار انرژی مصرفی و مرتبط با نتایج مورد نظر تعریف می‌شود. مثلا در گرمایش ساختمان می‌توان از شاخص مصرف انرژی در هر طبقه یا در ساخت از شاخص مصرف انرژی به ازای هر واحد قطعه، محصول یا خدمت استفاده کرد. اطلاعات کلیدی به‌دست آمده از این طریق را می‌توان به هزینه، مصرف مواد، میزان خروجی، تلفات و دستاوردها مرتبط کرد. نمایش ترسیمی اطلاعات یاد شده درک بهتری را نسبت به وضعیت ایجاد خواهد کرد. در تعیین راه‌حلهای ممکن برای بهبود وضعیت نیز می‌توان از مدیران و کارشناسان بخشهای مربوط سود جست. تغییر در نوع و نحوه فعالیتها، اصلاح ساختمان و تجهیزات و سرمایه‌گذاری در انرژی‌های کاراتر از جمله راه‌حلهای قابل ملاحظه است. رویکرد تحلیلی را باید برای نمایش تغییرات در الگوی مصرف انرژی در طول زمان طراحی کرد. شناخت الگوی مصرف موجود، شناسایی دور‌ه‌های زمانی تغییر در الگو و کمی کردن صرفه‌جویی ناشی از کاراسازی مصرف انرژی از اقدامات مهم در این راستا است. با ترسیم نمودارهای کنترلی می‌توان تفاوت بین مصرف دلخواه و واقعی انرژی را درک کرد.
▪ گزارش‌دهی: در گزارش باید ارائه اطلاعات مختصر و مفید مورد ملاحظه قرار گیرد. مخاطبان گزارشها عبارتند از: مدیران ارشد، مدیران واحدها، افراد کلیدی، کارکنان مدیریت انرژی، نمایندگان انرژی و عموم کارکنان که باید اطلاعات مناسب برای هر یک از آنها به‌طور ویژه ارائه شود. در این چارچوب، اطلاع‌رسانی و آموزش روشهای مصرف بهینه انرژی و نیز معرفی بهترین تجربیات حاصله در مقاطع مختلف مورد ملاحظه قرار می‌گیرد. توجه به علائق مخاطبان و درک درست پیام با به کارگیری رسانه و شکل پیام در ارائه گزارش ضروری است. مدیران ارشد به میزان صرفه‌جویی ناشی از مدیریت انرژی علاقه‌مندند و مدیران واحدها نیز به‌دنبال درک میزان دستیابی به اهداف مورد نظر و مشکلات احتمالی پیش رو هستند. کارکنان نظام مدیریت انرژی به‌دنبال درک میزان اثربخشی اقدامات خود و کارکنان عادی نیز علاقه‌مند به وضعیت عملکردی واحد خود هستند.
نظام اطلاعاتی مدیریت انرژی باید نقش هشداردهنده و در عین حال، ارائه‌کننده راه‌حل را در سازمان ایفا و انگیزه‌های لازم را برای بهبود وضعیت مصرف انرژی ایجاد کند. از مهمترین موارد انگیزه‌بخش در این راستا، میزان صرفه‌جویی مالی است که فقدان آگاهی لازم در این زمینه به‌عنوان مهمترین مانع در پشتیبانی و اجرای موفقیت‌آمیز سیاستهای مدیریت انرژی تلقی می‌شود. در اینجا باید خاطر نشان کرد که نظام مدیریت اطلاعات انرژی را نباید فقط نظامی خطی و تاخیری تلقی کرد. در نظامهای اطلاعاتی پیشرفته با رویکردی شبکه‌ای و بهره‌گیری از هوش مصنوعی، اغلب راه‌حلهای کوتاه‌مدت پیشنهاد یا اعمال می‌شود. چنین راه‌حلهایی باید جامع و متضمن لحاظ کردن تمامی جنبه‌های تولید و مصرف انرژی باشند. این ابزار بویژه در شبکه برق محلی و سراسری قادر هستند در تعامل با یکدیگر و با توجه به سیاست انرژی تعریف شده به انتخاب بهترین راه‌حلها و افزودن یا کاهش بار و مولدهای انرژی در شرایط مقتضی اقدام کنند.
● توانمندیهای لازم برای افراد فعال در نظامهای اطلاعاتی
مبانی تحلیل شایستگیها و توانمندیهای شغلی که عبارت از دانش، مهارت و نگرش افراد شاغل است، ساده و تا حدود زیادی ثابت است. از این‌رو، در مواجهه با پدیده‌های جدید، پیچیده کردن موضوع چندان ضروری نیست؛ فقط کافی است دانش، مهارت و نگرش اساسی مورد نیاز برای عملکرد مناسب افراد و گروههای متشکل از آنها را تعریف کنیم. دانش عبارت از دانسته‌های پایه و مهارت عبارت از توانایی در انجام هدفمند امور با به کارگیری دانش مربوط است. نگرش نیز عبارت از گرایش درونی و پشتیبان توجیهی است که برخی فطری و برخی دیگر قابل توسعه‌اند. با تعریف و سنجش شایستگیهای مورد نیاز برای انجام موفقیت‌آمیز یک شغل، می‌توان طرحی کلی را برای گزینش، آموزش و توسعه افراد در راستای ایفای نقش شغلی مربوط ارائه داد. بدین ترتیب می‌توان گفت که برخورداری از درکی کلی و دیدگاهی مبتنی بر عوامل اساسی موفقیت ضروری است.
در زمینه ویژه نظامهای اطلاعاتی اتخاذ نیز چنین رویکردی موثر است. به‌عنوان مثال در چنین فضایی توانایی تفکر خلاق ارزشمند است و چگونگی انجام توفان مغزی، درک منافع تفکر خلاق و روش درگیر کردن دیگران در فرایند مربوط نیز از شایستگیهای تعیین‌کننده به‌‌شمار می‌آیند. بر اساس مطالعات انجام شده توسط صاحبنظران و از جمله، کارهای انجام شده توسط موسسه گارتنر، می‌توان برای هر جایگاه شغلی در این عرصه، سه دسته شایستگی فنی، کسب و کار و رفتاری را مورد ملاحظه قرار داد. در گذشته بسیاری از مشاغل فقط بر یکی از این دسته‌ها متمرکز بودند که از آن جمله می‌توان به مشاغل فنی سطح پایین اشاره کرد که اهمیت زیادی برای توانمندیهای فنی قائل بودند. اما امروزه، شرایط به‌نحوی است که مهارتهای کسب و کار و رفتاری مورد ملاحظه ویژه‌ای هستند. فرد شایسته کسی است که از ویژگیهایی برخوردار است که او را قادر به انجام مناسب وظیفه مشخصی می‌کند.
ملاحظه میزان مشکل بودن ایجاد و توسعه هر دسته از شایستگیها ضروری است. ایجاد و توسعه مهارتهای فنی نسبتا ساده است. شایستگیهای رفتاری بستگی زیادی به افراد دارد و توسعه آنها مشکلتر است. استفاده از افراد برخوردار از شایستگیهای مناسب رفتاری و کسب و کار در مشاغل و آنگاه، ایجاد مهارتهای فنی دیدگاهی است که منجر به تحلیل معنی‌دارتری از شایستگیها خواهد شد. چنین رویکردی منجر به شناسایی افرادی خواهد شد که ساده‌تر توسعه می‌یابند و بهره‌ورتر هستند.
بنابراین، کافی است مجموعه‌ای از شایستگیها برای تعریف یک نقش انتخاب شوند و از تحلیل بیش از اندازه آنها پرهیز شود. نباید تعداد آنها زیاد باشد؛ زیرا در غیر این‌صورت، نظام سازمانی غیر قابل درک و مهار آنها مشکل می شود. از طرحهای پیچیده سنجش میزان شایستگیها باید پرهیز کرد. می‌توان از نظامی ساده و مبتنی بر سطوح عملکردی: (مبتدی، ماهر، خبره و مربی) برای درک میزان حرفه‌ای بودن افراد استفاده کرد. چنانچه فهرستی از شایستگیها که متمایز کننده یک نقش باشد، تهیه و هر یک در سطح چهارگانه عملکرد تعریف شود، می‌توان گفت که چارچوبی برای نقش‌آفرینی شغل ارائه شده است. یک چارچوب نقش عبارت از شایستگیها و سطوح عملکردی مورد نیاز برای ایفای نقش مطلوب است. از استانداردهای غیرضروری یا نامعقول باید پرهیز کرد و فقط کافی است شایستگیهایی انتخاب شوند که تمایز لازم را ایجاد می‌کنند و عملکردی را خاطر نشان سازد که گرچه بالاست، لیکن عالی بودن آنها ضروری نیست.
نظام اطلاعاتی باید شرایطی را فراهم کند که در آن، فناوری اطلاعات به‌عنوان توانمندساز کسب و کار تلقی می‌شود و این خود، شایستگیهای ویژه‌ای را نمایان می‌سازد. در شرکت بوت انگلستان بر اساس هوش هیجانی و هشت ویژگی رهبری، شایستگیهای نیروی انسانی فعال در زمینه نظامهای اطلاعاتی شناسایی می‌شود. هر یک از ویژگیها در شایستگیهای فردی به‌صورت مصداق مشخص می‌شود و خبرگی نیز به سه رتبه‌: ابتدایی، متوسط و کلاس جهانی تقسیم می‌شود. در این شرکت، ترکیب مناسبی از شایستگیها و رتبه‌ها برای هر نقش شغلی نظام اطلاعاتی تعریف شده است و افراد بر اساس آن مورد ارزیابی قرار می‌گیرند.

یزدان محمدبیگی خورتابسرا
[e-mail]

منبع : ماهنامه تدبیر