از دیرباز تاکنون، همه چیز در یک جا

این فرضیه تا زمانی كه كاوشهای باستان شناسی در ویرانه های شهرهای باستانی صورت نگرفته بود، به اثبات نرسیده بود و تصور می شد كه سابقه اینگونه مخازن اسناد از قرون وسطی به بعد بوده است. اما با حفاری ها و كاوش های باستان شناسی در ایران، مصر و تركیه و كشف مخازن اسناد و آرشیوهای پادشاهان آشور و ایران و فراعنه مصر، معلوم شد كه بایگانی اسناد از روزگارانی بسیار قدیم معمول بوده است.امروزه مسلم شده است كه دولت های باستانی دارای آرشیوهای منظم و معتبری بوده اند و اسناد و نوشته های مربوط به تاریخ خود را در مخازنی مطمئن نگهداری می كرده اند. چنانچه اسناد ایرانیان در دژنبشت یا گنج نبشت و اسناد مصریان در معابد ایشان و اسناد پادشاهان آشوریان در كاخ آشور بنی پال در شهر نینوا، نگهداری می شده است.این اسناد كه بر روی لوح های گلین نوشته می شد، شامل فرامین و احكام دولتی، احكام قضائی، قراردادها و اسناد خصوصی و اسناد مذهبی بودند كه معمولا در جعبه هایی در كنار یكدیگر قرار گرفته و دسته بندی شده و در چندین تالار بزرگ بر روی زمین چیده شده و در صورت نیاز به آنها مراجعه می شده است.برای به دست آوردن اطلاعات لازم درباره تاریخچه آرشیو در ایران باید علاوه بر كتابهای تاریخی، منشات و ترسلات، به كتب ادبی و دواوین و كاوشهای باستان شناسی نیز مراجعه كرد. برای مثال حكیم توس در شاهنامه سروده است:
نبشتند «منشور» بر «پرنیان»
به رسم بزرگان و آزادگان
و یا:
به منشور بر، مهر زرین نهاد
یكی در كف رام بر زین نهاد
این منشورها و فرمانهای دولتی قاعدتا در جایی نگهداری می شدند كه ما امروزه به آن «آرشیو» می گوییم. هر چند این مكانها در دوره های تاریخی به نامهای «بایگانی سلطنتی» ، «دژنبشت» یا «گنج نبشت» ، «خزانه حجت» ، «انبار دفترخانه دیوان اعلا» و نظایر آن نامیده می شدند و حتی در تورات نیز به وجود خزانه پادشاه ایران كه اسناد را در آن نگهداری می كرده اند، اشاره شده است.
گردآوری اسناد در ایران باستان
ایرانیان در دوره های هخامنشیان، اشكانیان و ساسانیان اسناد و مدارك را گردآوری می كردند. شیوه های گردآوری و نگهداری اسناد دیوانی نزد ایرانیان چنان گسترش یافته بود كه دیگر حكومت ها نیز از آن پیروی می كردند. شاید بتوان گفت ایران در زمره نخستین كشورهایی است كه برای نگهداری اسناد دولتی، مخزن و مكانهای ویژه ای داشته است. ضمن آنكه در برخی از زمینه ها به عنوان مثال در زمینه قباله های ازدواج و نحوه تزئین آنها و سبك نگارش، نوع عناصر و رنگ هایی كه در آرایه های آن به كار می رود، آرشیو ملی ایران بی تردید در دنیا حرف اول را می زند. سندآرایی در دوره هایی از تاریخ كشورمان هم به لحاظ شكل ظاهر و هم از نظر محتوا بسیار ارجمند و باشكوه بوده است. اما آنچه امروزه مطرح است، آرشیو به سبك «مدرن» است نه «سنتی» . البته در زمینه آرشیو مدرن از نظر زمانی ۴۰۰ سال از اروپاییان عقب هستیم. یعنی درست در زمان تأسیس سازمان اسناد ملی ایران در سال ،۱۳۴۹ آرشیو ملی دانمارك ۴۰۰ ساله بوده است. اما با انجام اقدامات هوشمندانه این عقب ماندگی به سرعت در حال از بین رفتن است و امیدواریم با انجام برنامه های در دست اجرا، حتی گام هایی بلندتر از غربیان برداریم.پرداختن به تاریخچه آرشیو مدرن در كشورمان داستان جداگانه ای است. هر چند از دوره فتحعلی شاه قاجار اسناد و مكاتبات و سواد فرمانها در دربار نگهداری می شد و آرشیو جزو اداره بیوتات به شمار می رفت و در زمان ناصرالدین شاه علاوه بر بخش نگهداری اسناد درباره اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دستگاه میرزا یوسف خان مستوفی الممالك، گردآوری می شد اما روش درستی برای نگهداری اسناد و نوشته ها وجود نداشت. حتی میرزا حسین خان كه به سیلقه خود نسبت به گردآوری اسناد اقدام كرده بود، آنها را در صندوقچه ای قرار داده بود كه احدی نتواند آنها را ببیند تا چه رسد كه بتواند از آنها استفاده كند!
ساماندهی اسناد ایران توسط فرانسوی ها و بلژیكی ها
تفكر تدوین آرشیو مدرن، مقارن با نهضت مشروطه در ایران به وجود آمد. سپس در سال ۱۳۰۹ اقداماتی درباره ساماندهی بایگانی ها به وسیله فرانسویها و بلژیكی ها صورت گرفت و در همان سال مقرر شد برای حفظ اسناد دولتی، مركزی به وجود بیاید. ولی تا سال ۱۳۴۵ كه لایحه ای به دولت برده شد، كار عملی چندانی صورت نگرفت و با كش و قوسهای فراوان، سرانجام در ۱۷ اردیبهشت ماه ۱۳۴۹ قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران به تصویب رسید و آرشیو مدرن ایران شكل گرفت.در ماده اول قانون مزبور تأكید شد: «...به منظور جمع آوری و حفظ اسناد ملی ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امكانات مناسب برای دسترسی عموم به این اسناد و همچنین صرفه جویی در هزینه های اداری و استخدامی از طریق تمركز پرونده های راكد وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و امحا اوراق زاید، سازمانی به نام سازمان اسناد ملی ایران تأسیس می گردد.» كه دقت در آنها، ما را به اهداف و وظایف سازمان آشنا می كند.
انواع اسناد تاریخی
براساس اسناد دیوانی قدیم اسناد را می توان به انواع زیر تقسیم كرد:
فرمان، حكم، متحدالمال (بخشنامه)، منشور، مثال، عهد، یرلیغ، رقم، نشان، پروانچه و پروانجات، شجره، مواضعه، مشافهه، مخاطبه، ملاطفه، گشادنامه یا نامه گشاده، آل تمغا، تعلیقه، فصول، برات، فرد، یادداشت، متحدالمضمون و نظایر آنها.از سال ۱۳۰۶ق. به منظور حفظ وحدت كلام و هماهنگی در روابط بین الملل برای اسناد اصطلاحات دیگری نیز متداول شد كه به تمامی دستگاههای دولتی نیز تسری یافت و آنها نیز سند محسوب می شوند؛ همچنین انواع: معاهده، منشور، موافقتنامه، قرارداد، پیمان یا میثاق، مقاوله نامه یا پروتكل، اعلامیه، قطعنامه، بیانیه، ابلاغیه، صورت مجلس یا صورتجلسه، شناسنامه، گزارش، وكالت نامه، استشهادنامه، آگهی، اخطاریه، احضاریه، قرار (موقت، منع تعقیب)، پرسشنامه، ضمانت نامه، پروانه ترخیص، گواهی نامه، قبض رسید، قبض انبار، قولنامه، برات، چك، سفته، اطلاعیه، شب نامه، وقف نامه، قباله ازدواج و دهها مورد دیگر كه بیان تمامی آنها باعث طولانی شدن كلام می شود؛ نیز جزو اسناد ملی محسوب می شوند.در قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران مصادیق كلی سند شامل تمامی اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكسها، نقشه ها، كلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، میكروفیلم ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی كه در دستگاه دولت تهیه شده اند و یا به دستگاه دولت رسیده اند و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف قرار دارند و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان، ارزش نگهداری دائمی داشته باشند.
دكتر كیانوش كیانی هفت لنگ

منبع : خبرگزاری ایسنا