۷ نکته ارتباطی برای مدیران

مسئله خنده دار این جاست كه بسیاری از مدیران گمان می كنند كاركنانشان به علت عدم رضایت از حقوق دریافتی كار را ترك می كنند. یك تحقیق در سال ۲۰۰۱ بر روی ۲۰۰۰۰ كارمند كه استعفاداده اند، نشان می دهد كه مهم ترین دلیل برای ترك شغل، رفتار نامناسب سرپرستی و یا به عبارت دیگر مدیران ناشی است. یكی از مهم ترین فاكتورهای رفتار نامناسب سرپرستی، همانا ارتباطی نامناسب است. به قول گرچن هلر مشاور منابع انسانی واتسون وایت ورلدواید، افراد اغلب در تكمیل امكانات محل كار نهایت دقت را دارند ولی متأسفانه دقت لازم درباره مهارت های ارتباطی صورت نمی گیرد. اگر بخواهیم خیلی راحت مطلب را بیان كنیم بایدبگویم كه اگر شما در ارتباطات قوی نیستید، شما نباید مدیر شوید و اگر هستید، احتمالا این شغل برای شما ماندگار نخواهدبود. دیوید راونز استادیار مدیریت، خوشبختانه یك نكته مثبت در این مسئله وجوددارد كه مهارت در ارتباطات كاملا اكتسابی بوده و نه غریزی. من اخیرا با چندین متخصص منابع انسانی و مدیریت، راجع به وضعیت ارتباطات مدیران حتا از لحاظ نحوه استفاده از e-mail صحبت كرده ام و وقتی من از آن ها سؤال كردم كه مدیران در چه مواردی در بهبود و تقویت مهارت ارتباطات باید فكر و تمركز نمایند
۷ اصل اولیه ارتباطی:
۱– شنونده بهتری باشید.
به كاركنان توجه نمایید. این مسئله آسان می نماید ولی به قول ماورین دولان روزن از یك مركز مشاوره منابع انسانی در چیپل هیل N.C. مهارت در شنیدن یك گیر اصلی برای همه مدیران است. در میان مسائلی كه خانم روزن در كارگاه های آموزشی اش معمولا به آن اشاره می كند مربوط به یكی از مدیران سابقش می باشد كه با مهارت های فوق العاده در جلسات دست بر زیرچانه می گذاشت و با چشم های بسته وانمود به شنیدن با دقت به صحبت های حضار می نمود ولی در اصل من متوجه شدم كه ایشان به رفع خستگی و احیانا یك خواب كوتاه فرو می رفت.
۲- به كاركنان خود زمان اختصاص دهید.
مسئله مهم در این مورد تشكیل جلسات دونفره منظم با اعضاء گروهتان می باشد و حتا اگر كارمندان در خارج از مركز خدمت می كنند این جلسات را از طریق تلفن تشكیل دهید. اگر این امر به صورت هفتگی امكان پذیرفت، این كار را دو بار در ماه انجام دهید. در طول جلسه تلفن های غیرضرروی به شما وصل نشود و بدین طریق به كاركنانتان نشان دهید كه شما توجه كامل به جلسه دارید. درطول جلسه راجع به روش ها و اهداف كاری صحبت كنید و به خصوص به آن ها اطلاع دهید كه چه تصویری از رشدكاری ایشان دارید و درعین حال فشار كاری خود را به ایشان نشان دهید.
۳- اخبار جدید را به صورت مؤثر در سرتاسر سازمان منتشرنمایید.
شاید سخت باشد كه یك مدیر ارشد نخواهد از چگونگی اطلاعات سرایت شده به كاركنان سطوح زیرین مطلع شود و از طرف دیگر روند چك كردن میزان آگاهی كاركنان زیرین به صورت مداوم ناممكن است، ولی با تأثیرگذاری روی كاركنان سطح زیری خود و انتخاب افرادی كه بیشترین حد از مطلب را گرفته اند به عنوان عاملین انتشار اخبار در تمام سطح و حذف واسطه سازی از سوءتفاهمات و تغییرات احتمالی در اخبار جلوگیری خواهیدنمود.
۴ – همه كاركنان را از ارزش های موردنظر خود كاملا آگاه نمایید.
بگذارید همه كاركنانتان بدانند شما كه هستید و به چه هدفی كارمی كنید تنها در این صورت است كه آن ها می توانند خود به راحتی تصمیمات درست بگیرند و شما دیگر به عنوان مدیر، آن ها را برای رشد بیشتر خودشان و سازمان، آزادبگذارید و تنها به تذكر موارد احتمالی خود اكتفانمایید.
۵- به كاركنان بازخورد منظم دهید و از سوپریز كردنشان جلوگیری كنید.
مدیریت منطقی كاركنان، یعنی تلاش برای بهبود قدم به قدم كاركنان با بازخورد منظم و مدیریت احساسی، یعنی از دست دادن كنترل و دادن بازخوردهای آنی، شكننده و تنش زا به كاركنان و عدم كمك به پیشرفت ایشان.
۶ – در سخنرانی خود در جمع كاركنان تا حد ممكن تأثیرگذار باشید.
تنها در صحبت های گروهی به خصوص در مواقع حساس برای مؤسسه است كه مدیران، اعتبار و لیاقت خود را در دید كاركنان ایجادنمایند.
۷- خود را در پس ارتباطات كتبی پنهان ننمایید اگرچه ابزاری بسیار مهم در ارتباطات است.
با این وجود مواردی كه دارای حساسیت خاص می باشند بهتراست به صورت حضوری و حداقل تلفنی انجام پذیرد.
چگونه خود را ارزیابی كنیم؟
آیا به نظرتان باید از كاركنانتان بازخورد عملكرد خود را خواهان شوید؟ دقیقا! این باعث ایجاد صمیمیت می شود و باعث ساختن چهره بهتری از شما به عنوان مدیر می شود. چگونه می توان چنین بازخوردی را خواستارشد؟ تجارت های بزرگ مثل مایكروسافت فرم های سالیانه بازخورد مدیریت را طراحی نموده اند كه توسط كاركنان و در صورت تمایل به صورت ناشناس تكمیل می گردد. در صورتی كه گروه شما از كاركنان دائم تشكیل شده اند، من به شما پیشنهادمی كنم تلاش كنید تا به صورت شخصی مداوما از آن ها بازخورد بگیرید. هنگام صحبت با كاركنانتان سعی د رشوخ طبع بودن داشته باشید و خود را به شنیدن مطالب همیشه علاقه مند كنید. حالا اگر مشكل به حرف آوردن كاركنان باشد چه بایدكرد؟ من همیشه در پاسخ به این سؤال را مطرح می نمایم كه سال ها برایم مشكل گشا بوده است و آن، گرفتن بازخورد در اوقات غیركاری می باشد زیرا در این زمان كاركنان بیشتر و بهتر می توانند به یكدیگر اعتمادكنند و بهتراست موضوع را به صورت غیررسمی و مشتاقانه مطرح نمایید. مثلا بگویید: آیا در مورد كار من ایده ای در ذهن داری؟ و با فراغ خیال به وی گوش فرادهید چون در اوقات فراغت شنیدن نیز راحت تر است. بعد ار شنیدن بازخوردها چه بایدكرد؟
درباره وب سایت bcentral.com:
بیل گیتز مدیر افسانه ای شركت مایكروسافت و ثروتمندترین مرد جهان، بر خلاف سنت دیرینهٔ ثروتمندان بزرگ تاریخ كه بخشی از ثروت خود را پس از مرگ وقف امور خیریه نموده اند، ثروت خود را چه در زمان حیات و چه پس از آن صرف امور آموزشی نموده است و از آنجمله میتوان به تشكیل سایت رایگان BCentral برای دادن مشاورهٔ رایگان به تجار نوپا اشره نمود. (به آنكس كه دوست می داری بجای بخشیدن ماهی، ماهیگیری بیاموز ) مونت انبیسك نویسنده و مشاور تجاری كه تاكنون برندهٔ جوایز بیشماری طی ۲۰ سال گذشته در مدیریت شده است ، یكی از اعضای گروه برگزیدهٔ بیل گیتز برای نیل به این مهم می باشد.

منبع : وبلاگ مديريت فناورى اطلاعات