سیستم مدیریت محتویات یا CMS چیست؟

اگر بخواهیم ساده صحبت کنیم می توانیم بگوییم که یک سامانه مدیریت محتویات ، سامانه ای است که محتویات را مدیریت می کند.
گرچه دقیقاْ این عملکردی است که از معنای ظاهری آن برداشت می شود ولی همین موضوع باعث ایجاد سوء تفاهمات زیادی برای خریداران چنین سیستم هایی شده است.
مفهوم و نقش این سامانه ها در تلقی و برداشت هایی که به سادگی از نام آن صورت می گیرد به اندازه ای آن را مبهم کرده است که عرصه برای محصولات مختلفی که هر یک خود را یک سیستم مدیریت محتویات می نامند باز شده است.
برای آنکه کاملاْ متوجه شویم که کاری که یک سامانه مدیریت محتویات انجام می دهد چیست.باید ابتدا منظور خود را از "محتویات" تعریف کنیم و بدانیم از مدیریتی که این نوع سامانه ها انجام می دهند چه چیزی عایدمان می شود و در نهایت اینکه برداشت ما از واژه سامانه چیست.
زمانی که محتویاتی را که می خواهید مدیریت کنید بشناسید می توانید از میان هزاران محصول گزینه مورد نظر خود را پیدا کنید و فریب تبلیغات فروشندگان را نخورید.
● محتویات چیست؟
محتویات در اصل هر واحد از اطلاعاتی است که به صورت دیجیتال عرضه شود که می تواند متن،عکس، گرافیک،فیلم ، صوت، سند یا هر چیز مشابه دیگری باشد.به عبارت دیگر هر چیزی که به صورت الکترونیکی قابل مدیریت باشد.
▪ مدیریت محتویات چیست؟
مدیریت محتویات در واقع مدیریت مؤثر محتویاتی است که در بالا توضیح داده شد که در واقع با تکیه بر قوانین، پردازش ها و یا روند ها و پروسه های کاری صورت بگیرد و در نهایت انباره الکترونیکی محتویات کاملاْ مدیریت شده به نظر برسد.
● سامانه مدیریت محتویات چیست؟
سامانه یا سیستم به تنهایی می تواند به عنوان ابزار یا مجموعه ای از ابزار ها تعریف شود که به صورت مؤثر و کارآمد بر مبنای مدیریت اجزا ، تولید خروجی مورد نظر را تسهیل می کند.
با ترکیب سه مورد بالا می توانیم بگوییم :
سامانه مدیریت محتویات ابزاری است که قابلیت ایجاد ، ویرایش ، مدیریت و در نهایت ارسال و انتشار (publish) محتویات را در ساختار های مختلف (مانند متن،عکس، گرافیک،فیلم ، صوت، سند و ...) برای گروه های مختلف متخصص و غیر متخصص فراهم می کند، بطوریکه محتویات الکترونیکی تحت فشار مجموعه ای از قوانین، پردازش ها و پروسه های کاری اعتبار و ساختاری منسجم پیدا کنند.
سامانه مدیریت محتویات عموماْ از دو عنصر تشکیل شده است :
▪ ابتدا نرم افزار مدیریت محتویات (CMA)
▪ سپس نرم افزار تحویل محتویات .(CDA)
نرم افزار مدیریت محتویات (CMA) به سامانه یا به نویسنده ای که HTML نمی داند این اجازه را می دهد تا محتویات را بدون داشتن تخصص در طراحی سایت ، ایجاد ، اصلاح ، یا حذف کند و نرم افزار تحویل محتویات (CDA) ، این داده ها را ترجمه و تبدیل می کند و از آنها برای به روز رسانی سایت استفاده می کند.
قابلیت هایی که توسط سامانه های مدیریت محتویات ارائه می شوند مختلف اند، اما اکثر آنها قابلیت های انتشار - بر مبنای صفحه کنترل مبتنی بر وب (Web-based publishing )- ، مدیریت ساختار، کنترل بر تجدید نظر ، فهرست سازی ،جستجو و بازیابی را شامل می شوند.
قابلیت ارسال تحت وب به افراد این اجازه را می دهد تا از الگو ها یا مجموعه ای از الگو های مورد توافق سازمان مانند دستیار ها (Wizards) و دیگر ابزارها برای ایجاد یا اصلاح محتویات استفاده کنند.
قابلیت مدیریت ساختار این اجازه را می دهد تا اسناد الکترونیکی و اسناد کاغذی اسکن شده بتوانند ساختار HTML یا اسناد قابل انتقال (PDF) را به خود بگیرند.
قابلیت کنترل بر تجدید نظر این امکان را برای محتویات ایجاد می کند تا با جدیدترین ویرایش به روز رسانی یا جایگزین ویرایش قبلی شوند. همچین این قابلیت می تواند تغییراتی را نیز که تا به حال بر روی محتویات صورت گرفته ردیابی کند.
قابلیت های دیگر فهرست سازی ،جستجو و بازیابی هستند. یک سامانه مدیریت محتویات تمامی داده ها را در سازمان فهرست می کند.سپس افراد می توانند برای جستجوی موضوع مورد نظر خود از کلید واژه ها استفاده کنند و سامانه مدیریت محتویات می تواند محتویات فهرست شده را بازیابی کند.
یک سامانه مدیریت محتویات همچنین ممکن است ابزار هایی را برای بازاریابی یک به یک (One-to-one Marketing) فراهم کند. این روش بازاریابی قابلیتی است که به وسیله آن سایت می تواند محتویات و تبلیغات خاص هر کاربر را به وی ارائه دهد این کار با توجه به اطلاعات در یافتی از کاربران در زمان عضویت صورت می گیرد.همچنین این اطلاعات با توجه به رفتار کاربر بر روی سایت و الگوی استفاده وی از صفحات و امکانات سایت قابل جمع آوری خواهد بود.
قبل از سرمایه گذاری سازمان بر روی یک سامانه مدیریت محتویات دو عامل باید مورد توجه قرار گیرد.اندازه و پراکندگی سازمان .مخصوصاْ زمانی که واحد های سازمان در کشور های مختلف گسترده اند این موضوع بسیار حائز اهمیت است.برای این سازمان ها انتقال به روی پورتال سخت تر است. ثانیاْ تنوع و گوناگونی ساختار های داده مورد استفاده در سازمان باید مورد توجه قرار بگیرد.اگر گوناگونی اسناد سازمان زیاد باشد و به طور مثال انواع گوناگونی از گرافیک، عکس، صوت و متن را شامل شود مدیریت محتویات مشکل تر خواهد بود.
● چرا انواع مختلفی از سامانه های مدیریت محتویات موجود است؟
اگر هر ذره ای از اطلاعات که به صورت دیجیتال در سازمان ذخیره شده باشد را بتوان محتویات نامید ، آنگاه هر نرم افزاری مانند"ابزار های مدیریت دارایی" می تواند یک سامانه مدیریت محتویات نامیده شود. درست همانطور که یک "سامانه مدیریت اسناد" می تواند سامانه مدیریت محتویات باشد ، و یا همینطور ابزار های مدیریت محتویات وب نیز یک CMS خواهند بود.
متاسفانه هر فروشنده ای مدیریت محتویات را از زاویه محصول خود می بیند، این موضوع را به همراه این واقعیت در نظر داشته باشید که در آنچه که از آن به عنوان "مدیریت محتویات سازمان" نام برده می شود، راه حل ها نبایستی تنها برای مدیریت یک نوع از محتویات تعبیه شده باشند. بنابر این، این محصولات تنها از محتویات در یک قالب مثل دارایی های الکترونیکی ،اسناد، مدیریت محتویات وب و ... نگهداری می کنند.
حال اگر فروشندگانی که دامنه مدیریت محتویات را در محصولاتشان بیشتر کرده اند و چند نوع مختلف از محتویات را پشتیبانی می کنند را نیز به این معادله بیافزاییم، (که البته در حقیقت این کار را هم درست انجام نمی دهند وحتی آب را بیشتر گل آلود می کنند)، آنگاه احتمالاْ خودتان را به خاطر انواع سوء تفاهماتی که درگیر آن بودید سرزنش نمی کنید.

منبع : اخبار فن‌آوری اطلاعات ایتنا