سه شنبه, ۸ خرداد, ۱۴۰۳ / 28 May, 2024
مجله ویستا
منشی مدیرعامل
نقش منشی مدیرعامل را نباید دستكم گرفت. انتظار میرود كه او روزانه كارها را سازماندهی كند، مشاور خوبی برای مدیر خود باشد و بتواند از عهدهی كار فراوان نیز برآید. منشی مدیرعامل عضوی از یك گروه اجرایی است كه باید نیازها، اهداف و انگیزه های همهی اعضا را درك كند و برای پیشرفت و بهبود وضعیت كاری گروه هوشیارانه عمل كند.
چه عواملی باعث موفقیت منشی مدیرعامل میشود؟
اینكه چهچیزی از او خواسته میشود؟
●عملكرد او تا چه حد با اهداف سازمانی مرتبط است؟
ابتكار عمل
۱- كمك به موفقیت مدیر
▪ منشی باید مدیرعامل خود را همیشه مطلع و هماهنگ نگاه دارد.
▪ باید درك خوبی از سیستم مدیریتی، ساختاری و عملكرد محل كار خود داشته باشد.
▪اولویتها را تشخیص بدهد.
▪ برای فائق شدن بر مشكلات ابتكار عمل داشته باشد.
▪ راهحلهایی به مدیر ارائه بدهد و احترام و اعتبار برای خود بهدست بیاورد.
۲- مدیریت زمان
▪ منشی باید زمان خود و مدیرعاملش را سازماندهی كند.
▪ برنامهریزی، نظارت و اولویتدهی
▪ شناسایی كسانی كه زمان را هدر میدهند
▪ نمایندگی
▪ نظارت بر وقفهها
۳- ارتباطات
▪ منشی باید خوب بشنود و درك كند.
▪ بتواند خوب بنویسد.
▪ نظر خود را با دلیل ارائه دهد.
▪ جلسات موثر برگزار كند.
برای درك بهتر موارد بالا، در مورد زندگی شغلی یك منشی مدیرعامل صحبت میكنیم.
خانم برندا بیشتر وقت خود را صرف هماهنگ كردن ملاقاتها، فراهم كردن مقدمات سفر و نظارت بر برنامههای مدیرش میكند. بین این كارها، به تلفنها، ایمیلها و فكسها نیز پاسخ میدهد. او منشی مدیرعامل است ولی متوجه شدید كه او همهی روز خود را صرف خوردن چای یا بایگانی نمیكند. به احتمال زیاد، شما او را اول وقت در اتاق كنفرانس مشغول تنظیم مدارك لازم برای ارائه در یك جلسه خواهید دید تا مشغول صبحانه خوردن. میگوید: « من عاشق كار سازمانی، تقویمهای مدیریتی، برنامهریزی جلسات بیرون از شركت و شركت در جلسات هیئت مدیره هستم.» هرچند كه كار منشی ممكن است فقط جنبهی پشتیبانی داشته باشد، ولی برندا در اكثر جلسات مربوط به برنامهها و خطمشیهای آیندهی شركت حضور دارد.
اكثر مدیران از كارمندان كلیدی خود تجلیل میكنند. به هرحال منشیها آنجا هستند تا كار آنهارا آسان تر كنند و مدیران برای تلاش آنها احترام زیادی قائلاند. برای مثال هنگامیكه برندا روی پروژهی طولانی و خاصی كار میكند، از سپاسگزاریهای فراوان كه بگذریم [قابل توجه مدیران ایرانی]، مدیر به او مرخصی تشویقی میدهد.
مدیر برندا میگوید:« من ۳۰ تا ۴۰ درصد از زمان كاری خود را در سفرم. وقتی در شركت نیستم بهندرت كسی متوجه غیبت من نمیشود. وقتی مشتریان تماس میگیرند و درخواستی دارند، او با حس ششم خود میفهمد كه كدام مورد ضروری است و به دخالت من احتیاج دارد.»
برندا میگوید:« من میتوانم حدس بزنم كه چهكسی دروغگوست و چهكسی واقعا نیاز دارد با مدیرم تماس بگیرد. وقتی حضور او را لازم بدانم، برای پیدا كردنش زمین و زمان را بههم میریزم.»
استخدام چنین متخصصانی برای بسیاری از شركتها ضروری است. برندا از مدرسهی عالی منشیگری با نمرات عالی فارغالتحصیل شده و در حال حاضر ۱۵ سال است كه به كار مشغول است. مادر او نیز ۲۰ سال منشی مدیرعامل بود. برندا میگوید كه پایش را جای پای مادرش گذاشته است.
هنگامیكه مدیری شركت را ترك میكند یا ادغامی صورت میگیرد، كسی باید با صبر و حوصله و مهارت این كشتی را به ساحل برساند. برندا میگوید:« منشی مدیرعامل هنگام تغییرات شدید باید انعطافپذیر و پشتیبان باشد و برای سایر كارمندان حكم رهبر دوم را داشته باشد.»
بنابراین اگر مهارتهای اداری لازم را دارید، آچار فرانسهی خوبی باشید، تحت هر فشاری خونسردی خود را حفظ كنید و از نمایاندن خوبیهای رئیس و شركتتان به دیگران لذت ببرید و سپس چای سردشدهی خود را بنوشید!
كارین میرزایان
منبع : سایر منابع
نمایندگی زیمنس ایران فروش PLC S71200/300/400/1500 | درایو …
پیچ و مهره پارس سهند
تعمیر جک پارکینگ
خرید بلیط هواپیما
ایران انتخابات ریاست جمهوری انتخابات مجلس دوازدهم مجلس شورای اسلامی مجلس سید ابراهیم رئیسی رئیس جمهور سیدابراهیم رئیسی شهدای خدمت رئیسی انتخابات ریاست جمهوری 1403
تهران سلامت قتل پلیس سازمان هواشناسی دستگیری شهرداری تهران فضای مجازی آتش سوزی وزارت بهداشت کنکور بارش باران
حقوق بازنشستگان تورم خودرو دولت سیزدهم بانک مرکزی قیمت خودرو قیمت طلا مسکن قیمت دلار بورس بازار خودرو بازنشستگان
بازیگر تلویزیون تالار وحدت سینما رسانه ملی موسیقی سینمای ایران سریال قرآن کریم
دانشگاه آزاد اسلامی جراحی شورای عالی انقلاب فرهنگی دانش بنیان
اسرائیل رژیم صهیونیستی روسیه فلسطین غزه جنگ غزه آمریکا رفح ترکیه نوار غزه چین اوکراین
فوتبال استقلال پرسپولیس لیگ برتر مهدی طارمی بارسلونا لیگ برتر ایران تیم ملی والیبال ایران جواد نکونام استقلال خوزستان والیبال بازی
هوش مصنوعی سامسونگ ایلان ماسک اپل اینستاگرام ماهواره گوگل شرکت های دانش بنیان واتساپ
آلزایمر نمک کودک کاهش وزن تجهیزات پزشکی سازمان غذا و دارو استرس سکته مغزی افسردگی