اين ابزارها بسته به نوع سند و هدف محقق از گرد‌آورى اطلاعات و نوع آن متفاوت
است. عمده‌ترين ابزارى که در تحقيق کتابخانه‌آى براى جمع‌آورى اطلاعات از آن
استفاده مى‌شود عبارتند از:
ابزارى است از جنس کاغذ يا مقوا که محقق بخشى از يک متن مورد مطالعه را که در رابطه با مسئله تحقيق خود مى‌يابد، روى آن ثبت نموده يا الصاق مى‌نمايد. فيش‌ها انواع گوناگون دارند؛ يعنى براساس سطح اطلاعات مربوط به منبع يا موضوع و نيز حجم مطلب انتخاب شده از متن، متفاوتند.
متن مورد استفاده براى ثبت در فيش ممکن است عين مطلب و بصورت نقل قول مستقيم يا برداشت محقق از مطلب و بصورت نقل قول غيرمستقيم يا ترجمه از متن به زبان ديگرى باشد، يا همچنين ممکن است چکيدهٔ مطلب مورد مطالعه از متن و زبان اصلى يا از ترجمه باشد؛ بنابراين، فيش براى همهٔ موارد مزبور مورد استفاده قرار مى‌گيرد.
علاوه بر آن، از فيش براى ثبت اظهارات افراد در روش مصاحبه نيز استفاده مى‌شود. همين‌طور، در ثبت اظهارات و شنيده‌ها و ديده‌هاى برگرفته از وسايل صوتى و تصويرى نيز قابل استفاده؛ يعنى اگر محقق مطلبى را از رسانه‌هاى خبرى نظير راديو و تلويزيون شنيده يا ديده و اگر مطلبى را از نوارهاى صوتى گوناگون شنيده يا در فيلم‌هاى مختلف مشاهده کرده يا در تصاوير و طرح‌ها و نقشه‌ها و عکس‌هاى گوناگون ديده، مى‌تواند با ذکر مشخصات منبع روى فيش ثبت نمايد.
همين‌طور، مى‌توان از فيش‌ها در مشاهدات نيز استفاده نمود؛ مثلاً محقق در هنگام بازديد و معاينهٔ موضوع مورد مطالعه در محيط ممکن است به نکاتى برخورد نمايد که براى تحقيق او مفيد باشد. در اينصورت، مى‌تواند براى ثبت آنها از فيش استفاده کند.
علاوه بر همهٔ اينها، از فيش‌ها مى‌توان براى ثبت و ضبط مطالب بدست آمده در بررسى اسناد مادى نظير آثار باستانى يا سنگ‌نبشته‌ها، سنگ لوح، ابزارها، سکه‌ها و ديوارنبشته‌ها استفاده کرد و اطلاعات استنتاج شده از انها را روى فيش ثبت نمود.
براى تهيه فيش محقق مى‌تواند از فيش‌هاى آماده و چاپ شده در بازار استفاده کند و اگر اين فيش‌ها با توجه به مقصد محقق پاسخگو نبودند خودش مى‌تواند فيش مناسبى را بسازد و پس از تکثير مورد استفاده قرار دهد.
در هر فيش ثبت اطلاعات چند بخش وجود دارد که عبارتند از:
۱. بخش اطلاعات مربوط به منبع يا انرژى که اطلاعات از آن گرفته مى‌شود شامل نام اثر، نام نويسنده و مترجم، مشخصات اثر از قبيل نام ناشر، شماره چاپ، زمان نشر و ... . براى صرفه‌جويى در اين امر محقق مى‌تواند براساس کتابشناسى اوليه که براى تحقيق خود انجام داده به هر يک از منابع مربوط کُد مخصوصى اختصاص دهد. سپس در هنگام فيش‌بردارى از منبع به درج شمارهٔ کُد بر روى فيش اکتفا کند. کُدگذارى منابع براساس تهيهٔ جدولى قابل انجام است.
نمونهٔ جدول کُدگذارى منابع
کُد
عنوان منبع (کتاب)
نام مؤلف
نام مترجم
شمارهٔ جلد
شمارهٔ چاپ
ناشر
مکان شر
زمان نشر
۰۰۰۱
۰۰۰۲
۰۰۰۳
کندوکاو و پنداشته‌ها
فرامرز رفيع‌پور
ــ
ــ
دوم
شرکت انتشار
تهران
۱۳۶۷
۲. بخش اطلاعات دربارهٔ موضوع مورد مطالعه و متن ثبت شده در فيش. اين اطلاعات شامل عام و کلى يا فرعى بودن مطلب، موضوعات جانبي، نوع مطلب شامل نقل، ترجمه، تلخيص و غيره است. منظور از عام و خاص بودن در مثال زير روشن مى‌شود: مهاجرت روستائيان = موضوع عام و کلي، مهاجرت روستائيان خراسان = موضوع فرعي، عوامل مهاجرت روستائيان خراسان = موضوع خاص.
۳. بخش اطلاعات در مورد فيش. اين اطلاعات دربارهٔ خود فيش است، شامل کُد فيش يا شماره مسلسل، کد فيش‌هاى مکمل، تاريخ فيش‌بردارى و نام فيش‌نويسان.
۴. بخش ثبت يا الصاق متن. اين بخش فضاى عمدهٔ فيش را به خود اختصاص مى‌دهد. در حاشيه يا ذيل اين بخش فضاى خاصى به نظر فيش‌بردار يا محقق اختصاص داده مى‌شود تا نظر خود را در آن يادداشت نمايد.
جدول و فرم
اين ابزارها براى استخراج داده‌هاى آمارى و اطلاعات کمّى و غيرکمّى از آمارنامه‌ها، کتاب‌ها، بايگانى‌ها و ساير منابع مورد استفاده قرار مى‌گيرد. جدول‌ها و فرم‌هاى جمعيتي، نيروى انساني، دانش‌آموزي، توليدي، خدماتى و ... و نيز فرم‌هاى اطلاعاتى دربارهٔ کشورها و سرزمين‌ها ابزارهايى هستند که محقق از آنها براى استخراج اطلاعات از منابع استفاده مى‌کند. بعضى از جداول و فرم‌ها نظير فرم‌هاى سرشمارى و آمارگيرى در بعضى از داده‌ها و اطلاعات حالت استاندارد پيدا نموده و بصورت جداول و فرم‌هاى رايج عمومى درآمده‌اند. ولى بعضى از جداول و فرم‌ها محقق‌ساخته هستند؛ يعنى محقق اين ابزارها را با توجه به هدف از گرد‌آورى اطلاعات و نيز بسته به نوع اطلاعات مورد نياز، طراحى کرده، مورد استفاده قرار مى‌دهد.
پرسشنامه استخراج اطلاعات
اين ابزار هم به پرسشنامه شباهت دارد و هم به فرم؛ ولى نوع خاصى از ابزار حاوى تعداد سؤال در مورد يک مسئله يا موضوع است که پاسخ سؤالات از طريق مطالعه سوابق و پرونده‌ها و منابع مربوط به مسئله يا موضوع تحقيق بدست مى‌آيد و محقق براى تکميل آن به فرد پاسخگو مراجعه نمى‌کند. محقق ممکن است چنين پرسشنامه‌هايى را براى مطالعه وضعيت يک دانش‌آموز يا مورد قضايى يا حادثه و اتفاق خاص يا مطالعهٔ يک کشور يا منطقه طراحى کند.
نقشه و کروکى
منظور از نقشه در اينجا نقشه‌هاى گنگ است. اگر محقق بخواهد اطلاعاتى دربارهٔ کشور يا سرزمين يا منطقه يا شهرى تهيه کند و آن را به نمايش بگذارد، ناگزير است ابتدا محدودهٔ آن را بصورت نقشه يا کروکى مشخص کند و سپس اطلاعات مورد نياز را از طريق مطالعه نقشه‌هاى پايه يا مادر به آن انتقال دهد. بدين صورت، خواهد توانست نقشه يا کروکى جديدى همراه با اطلاعات و نشانه‌ها تهيه کند. او همچنين مى‌ةواند با مشاهده محيط واقعي، بعضى از عناصر و نشانه‌ها، نقشه يا کروکى را مشخص کند و به آن انتقال دهد.
در مطالعات مربوط به سفرنامه‌ها، جغرافياى تاريخي، موضوعات تاريخي، متون ادبى و ... محقق با اسامى مکان‌ها و عوارضى روبرو مى‌شود که صاحب اثر و نويسنده آن بيان کرده است؛ بنابراين، محقق براى درک بهتر آن و نيز تطبيق اسامى قبلى يا اسامى جديد، ناگزير است اقدام به تهيه نقشه‌هاى گنگ يا کروکى بنمايد و اسامى جديد را روى آن مشخص کند. بدين‌ترتيب، خواهد توانست نقشهٔ جديدى را از اماکن و عوارض گذشته و نيز تصوير جديدى از وضعيت حوادث تاريخى تهيه نمايد.
