خصوصیات گزارش

گزارش در محيطهاى علمى - فنى معمولاً نوشتارى است علمى - فنى و بنابراين همه ويژگى‌هاى اين نوع نوشتار را دارد. بعلاوه گزارش داراى خصوصيات ديگرى هم هست که ساير متون علمى - فنى فاقد آنها هستند. اين خصوصيات عبارتند از:

- معمولاً پيرو درخواست مديريت سازمان يا بخشى از سازمان، براى ارائه به رده بالاتر مديريت نوشته مى‌شود و گاه به درخواست مشترى يا مشتريانى از سازمان يا شرکت مشاور.

- نوشتن و خواندن آن بعنوان يک کار انتخابى دلخواه و شخصى تلقى نمى‌شود، بلکه جزء وظايف فرد در سازمان است.

- در وضع خاص و براى رفع نياز مشخصى نوشته مى‌شود.

- تعداد خوانندگان آن محدود است، ممکن است يک فرد باشد و يا معدودى افراد مثلاً مدير سازمان، سرمهندس يا طراح ارشد، اعضاء کميته اجرايي، اعضاء کميسيون ارزيابي...

- معمولاً در تهيه آن از جدول‌ها، شکل‌هاى مختلف، و مفاهيم و اصطلاحات علمى - فني، از جمله رياضيات، آحاد و اندازه‌ها ... استفاده مى‌شود.

- نوشته‌اى است که به منظور نشر گسترده و فروش تهيه نمى‌شود.

- نويسنده و خواننده آن ممکن است هر دو از يک سازمان باشند ( گزارش درون سازمانى ) و نيز ممکن است نويسنده عضو يک گروه مشاور باشد و براى مشترى يا مشتريانى گزارشى را تنظيم و عرضه مى‌کند که بيرون از سازمان هستند ( گزارش برون سازمانى ).

- حاوى اطلاعاتى است در مورد چگونگى انجام يک کار، چگونگى يک وضعيت و ...

- گاهى نزد مسؤولين مختلف يک سازمان، از نظرگاه‌هاى متفاوتى موردتوجه قرار مى‌گيرد. معمولاً تکنسين‌ها، مهندسين و مديران توليد به جنبه‌هاى فنى گزارش توجه دارند، حال آنکه مديران، مسؤولين ادارى - مالى سازمان، وجوه مالى و احياناً اقتصادى - تجارى آن را مورد توجه قرار مى‌دهند.

- همه خوانندگان، در سطوح مختلف مديريتى و اجرايي، لزوماً همه قسمت‌هاى گزارش را نمى‌خوانند.