برنامه‌ريزى براى شرکت در نمايشگاه بدون يک بودجه‌بندى به موقع، ناقص خواهد بود. اگر شرکت در نمايشگاه براى اولين بار انجام مى‌گيرد، پيش‌بينى هزينه‌ها، کمى مشکل خواهد بود ولى در دفعات بعدى اين کار با دقت و سهولت بيتشرى انجام‌پذير مى‌باشد. وجود يک بودجه‌بندى دقيق مى‌تواند بعد از پايان نمايشگاه نيز به‌عنوان ملاکى جهت سنجش موفقيت‌ها به کار آيد. يک بودجه کامل نمايشگاهى معمولاً شامل سرفصل‌هاى اساسى زير مى‌باشد:
مبلغ کلى بودجه از شرکتى به شرکت ديگر بسته به عوامل هزينه بر خاص آن شرکت تفاوت مى‌کند.
هزينه سازمان برگزارکننده
اين هزينه‌ها اساساً مربوط به اين است که از سه مورد: خود محصول، ماکت آن و يا تصاوير مربوط به محصول، کداميک به نمايش گذاشته مى‌شوند. همچنين هزينه حمل و نقل، يکى از اقلام بزرگ اين‌گونه هزينه‌ها تلقى مى‌شود.
هزينه‌هاى ساختمان و طراحى غرفه
به‌طور کلى ساختمان غرفه بايد قادر باشد تسهيلات کافى جهت تحقق اهداف بازاريابى شرکت را فراهم آورد. ميزان اين هزينه بستگى به اين دارد که آيا شرکت از سيستم پيش‌ساخته استفاده خواهد کرد، يا ساخت آن را سفارش خواهد داد و يا اينکه خود رأساً جهت طراحى و ساخت غرفه اقدام خواهد نمود. اين نکته نيز بايد مورد توجه قرار گيرد که تمام يا بخشى از ساختمان غرفه يک‌بار مصرف است يا مى‌تواند در نمايشگاه‌هاى بعدى مورد استفاده قرار گيرد. دقت در اين مورد از طرف کارشناسان امر توصيه مى‌شود. بعضى از شرکت‌کنندگان بزرگ نيز در بعضى از نمايشگاه‌ها داراى ساختمان ثابت مى‌باشند.
هزينه تبليغات، روابط عمومى و پيشبرد فروش
هزنيه‌هاى خدمات پشتيبانى بايد به هنگام طرح‌ريزى مورد محاسبه قرار گيرند. هزينه تبليغات به منظور جذب بازديدکنندگان يکى از عوامل مهم تضمين موفقيت در هر نمايشگاه به حساب مى‌آيد. اين نکته‌اى است که بايد به‌خصوص از طرف شرکت‌هاى کوچک مورد توجه قرار گيرد. تبليغاتى که توسط سازمان برگزارکننده صورت مى‌گيرد، بازديدکنندگان را به سوى نمايشگاه جذب مى‌نمايد و تبليغات خود شرکت‌کننده، آنها را به سمت غرفه مى‌کشد.
هزينه پرسنلى
ميزان اين هزينه‌ها بستگى به محل برگزارى نمايشگاه دارد و شامل غذا، پذيرائي، هزينه اياب و ذهاب و مأموريت مى‌باشد. جدول ذيل هزينه‌هاى شرکت در نمايشگاه و ساختار آن را نمايش مى‌دهد.
