بایگانی در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها تا زمانی که حجم اسناد پایین است، مسئله مهمی به نظر نمی رسد. چند کمد معمولی برای نگهداری قراردادها، پرونده های پرسنلی، اسناد مالی و زونکن ها کافی است؛ اما با گذشت زمان تعداد پرونده ها افزایش پیدا می کند و فضای آرشیو آرام آرام به یکی از بخش های پرچالش محیط اداری تبدیل می شود.
اضافه کردن کمدهای بیشتر همیشه راه حل مناسبی نیست. هر کمد جدید بخشی از فضای مفید اتاق را اشغال می کند و در محیط هایی که محدودیت متراژ وجود دارد، ممکن است بعد از مدتی امکان توسعه بایگانی به روش سنتی وجود نداشته باشد. در چنین شرایطی مسئله اصلی دیگر فقط «نگهداری پرونده» نیست؛ بلکه باید از فضای موجود ظرفیت بیشتری به دست آورد.
یکی از تجهیزاتی که برای پاسخ به همین نیاز طراحی شده، کمد بایگانی دوار است. چرا فضای بایگانی زودتر از چیزی که تصور می کنیم پر می شود؟
حجم اسناد یک سازمان معمولا ثابت نمی ماند. با افزایش تعداد کارکنان، مشتریان، قراردادها و پروژه ها، پرونده های جدید نیز به آرشیو اضافه می شوند.
بخش هایی مانند حسابداری، منابع انسانی، امور قراردادها، دبیرخانه و واحد حقوقی ممکن است سالانه تعداد قابل توجهی پرونده جدید ایجاد کنند. حتی با گسترش سیستم های دیجیتال نیز بسیاری از مدارک همچنان به دلایل اجرایی یا سازمانی به صورت فیزیکی نگهداری می شوند.
اگر از ابتدا برای رشد آرشیو برنامه مشخصی وجود نداشته باشد، نتیجه معمولا اضافه شدن کمدهای پراکنده در نقاط مختلف ساختمان است. این وضعیت علاوه بر اشغال فضا، پیدا کردن اسناد را نیز دشوارتر می کند. مشکل کمدهای معمولی فقط فضای اشغال شده نیست
در روش سنتی، کمدها معمولا در امتداد دیوار قرار می گیرند. اگر ظرفیت آنها تکمیل شود، باید کمد دیگری اضافه شود.
هر تجهیز جدید به فضای کف نیاز دارد و علاوه بر آن باید مقابل کمد نیز فضای کافی برای دسترسی کاربران وجود داشته باشد. زمانی که تعداد کمدها زیاد می شود، بخشی از متراژ اتاق عملا به مسیرهای دسترسی اختصاص پیدا می کند.
بنابراین سوال مهم این است: …
