منشی مدیر‌عامل

نقش منشی مدیرعامل را نباید دست‌كم گرفت. انتظار می‌رود كه او روزانه كارها را سازماندهی كند، مشاور خوبی برای مدیر خود باشد و بتواند از عهده‌ی كار فراوان نیز برآید. منشی مدیرعامل عضوی از یك گروه اجرایی است كه باید نیازها، اهداف و انگیزه های همه‌ی اعضا را درك كند و برای پیشرفت و بهبود وضعیت كاری گروه هوشیارانه عمل كند.
چه عواملی باعث موفقیت منشی مدیرعامل می‌شود؟
این‌كه چه‌چیزی از او خواسته می‌شود؟
●عملكرد او تا چه حد با اهداف سازمانی مرتبط است؟
ابتكار عمل
۱- كمك به موفقیت مدیر
▪ منشی باید مدیرعامل خود را همیشه مطلع و هماهنگ نگاه دارد.
▪ باید درك خوبی از سیستم مدیریتی، ساختاری و عملكرد محل كار خود داشته باشد.
▪اولویت‌ها را تشخیص بدهد.
▪ برای فائق شدن بر مشكلات ابتكار عمل داشته باشد.
▪ راه‌حل‌هایی به مدیر ارائه بدهد و احترام و اعتبار برای خود به‌دست بیاورد.
۲- مدیریت زمان
▪ منشی باید زمان خود و مدیرعاملش را سازماندهی كند.
▪ برنامه‌ریزی، نظارت و اولویت‌دهی
▪ شناسایی كسانی كه زمان را هدر می‌دهند
▪ نمایندگی
▪ نظارت بر وقفه‌ها
۳- ارتباطات
▪ منشی باید خوب بشنود و درك كند.
▪ بتواند خوب بنویسد.
▪ نظر خود را با دلیل ارائه دهد.
▪ جلسات موثر برگزار كند.
برای درك بهتر موارد بالا، در مورد زندگی شغلی یك منشی مدیرعامل صحبت می‌كنیم.
خانم برندا بیشتر وقت خود را صرف هماهنگ كردن ملاقات‌ها، فراهم كردن مقدمات سفر و نظارت بر برنامه‌های مدیرش می‌كند. بین این كارها، به تلفن‌ها، ای‌میل‌ها و فكس‌ها نیز پاسخ می‌دهد. او منشی مدیرعامل است ولی متوجه شدید كه او همه‌ی روز خود را صرف خوردن چای یا بایگانی نمی‌كند. به احتمال زیاد، شما او را اول وقت در اتاق كنفرانس مشغول تنظیم مدارك لازم برای ارائه در یك جلسه خواهید دید تا مشغول صبحانه خوردن. می‌گوید: « من عاشق كار سازمانی، تقویم‌های مدیریتی، برنامه‌ریزی جلسات بیرون از شركت و شركت در جلسات هیئت مدیره هستم.» هرچند كه كار منشی ممكن است فقط جنبه‌ی پشتیبانی داشته باشد، ولی برندا در اكثر جلسات مربوط به برنامه‌ها و خط‌مشی‌های آینده‌ی شركت حضور دارد.
اكثر مدیران از كارمندان كلیدی خود تجلیل می‌كنند. به هرحال منشی‌ها آنجا هستند تا كار آنهارا آسان تر كنند و مدیران برای تلاش آنها احترام زیادی قائل‌اند. برای مثال هنگامی‌كه برندا روی پروژه‌ی طولانی و خاصی كار می‌كند، از سپاسگزاری‌های فراوان كه بگذریم [قابل توجه مدیران ایرانی]، مدیر به او مرخصی تشویقی می‌دهد.
مدیر برندا می‌گوید:« من ۳۰ تا ۴۰ درصد از زمان كاری خود را در سفرم. وقتی در شركت نیستم به‌ندرت كسی متوجه غیبت من نمی‌شود. وقتی مشتریان تماس می‌گیرند و درخواستی دارند، او با حس ششم خود می‌فهمد كه كدام مورد ضروری است و به دخالت من احتیاج دارد.»
برندا می‌گوید:« من می‌توانم حدس بزنم كه چه‌كسی دروغگوست و چه‌‌كسی واقعا نیاز دارد با مدیرم تماس بگیرد. وقتی حضور او را لازم بدانم، برای پیدا كردنش زمین و زمان را به‌هم می‌ریزم.»
استخدام چنین متخصصانی برای بسیاری از شركت‌ها ضروری است. برندا از مدرسه‌ی عالی منشی‌گری با نمرات عالی فارغ‌التحصیل شده و در حال حاضر ۱۵ سال است كه به كار مشغول است. مادر او نیز ۲۰ سال منشی مدیرعامل بود. برندا می‌گوید كه پایش را جای پای مادرش گذاشته است.
هنگامی‌كه مدیری شركت را ترك می‌كند یا ادغامی صورت می‌گیرد، كسی باید با صبر و حوصله و مهارت این كشتی را به ساحل برساند. برندا می‌گوید:« منشی مدیرعامل هنگام تغییرات شدید باید انعطاف‌پذیر و پشتیبان باشد و برای سایر كارمندان حكم رهبر دوم را داشته باشد.»
بنابراین اگر مهارت‌های اداری لازم را دارید، آچار فرانسه‌ی خوبی باشید، تحت هر فشاری خونسردی خود را حفظ كنید و از نمایاندن خوبی‌های رئیس و شركت‌تان به دیگران لذت ببرید و سپس چای سرد‌شده‌ی خود را بنوشید!

كارین میرزایان

منبع : سایر منابع