دشواری های ناشی از سیاست های ارزی و راهکارهای مقابله برای تأمین منابع اطلاعاتی

به منظور تأمین منابع اطلاعاتی متنوع بر اساس نیازهای ابلاغ شده از سوی استفاده کنندگان اطلاعات، و با وجود محدودیت های ارزی تحمیلی از سوی سیاستگذاران بودجه منابع ارزی، هر مرکز اطلاع رسانی و خدمات علمی دولتی مجبور به استفاده از روندهایی برای بهینه سازی ارائه خدمات است. تخصیص ارز به کالا ها و خدمات وارداتی در ایران براساس معیارهایی صورت می پذیرد که به موجب آن ها ، کالاهای اساسی و مایحتاج روزانه در اولویت اول هستند و خدماتی نظیر آنچه در اینجا مورد بحث است در اولویت های بعدی مطرح می گردند. این امر باعث می شود که در انتخاب و ارجحیت مواد علمی مجبور به اتخاذ راهبردهای کاربردی شوند.
با افزایش روز افزون حجم اطلاعات، هیچ کتابخانه ای قادر به فراهم آوری تمام منابع مورد نیاز متقاضیان خود نیست. این امر خود موجب صرف هزینه ای قابل توجه می گردد؛ مضافا" به اینکه انتخاب مناسب ترین منابع اطلاعاتی از میان حجم انبوه مدارک براساس میزان بودجه تعیین شده بسیار مشکل است. مرکز اطلاع رسانی و خدمات علمی جهاد سازندگی سعی دارد به دلیل محدودیت بودجه با اولویت بندی مواد اطلاعاتی و گزینش و انتخاب دقیق، اطلاعاتی محققین و پژوهشگران جهادی را حتی الامکان برآورده نماید. از سال ۱۹۹۴ میلادی، این مرکز خرید متمرکز بخشی از منابع اطلاعاتی ۶۸ مرکز تحقیقاتی زیر پوشش جهادسازندگی را برعهده گرفت. در این راستا، مراکز درخواست های خود را به این مرکز می فرستند ، در خوایت ها در هم ادغام می گردند و به صورت یکجا سفارش داده می شوند. در این روش طبعا" بودجه هم متمرکز خواهد بود. مثلا" در مورد نشریات علمی – تخصصی لاتین که در بین منابع اطلاعاتی بیش ترین ارزبری را دارند، نشریات هسته با استفاده از سنجش الگوی مصرف، تحلیل استنادی منابع ردیف اول و ردیف دوم، از بین نشریاتی که از سوی جامعه استفاده کننده درخواست شده انتخاب می شوند و بدین ترتیب، تعداد نشریات محدود می گردد. در این تعداد محدود نیز تاکتیک های خرید مستقیم نشریات گرانقیمت از ناشر، و نیز اشتراک منابع برای نشریاتی که استفاده از آن ها کم و شماره های آن ها با تناوب کم تری(حداکثر فصلنامه) منتشر می شوند و حتی الامکان سعی می گردد خرید از کارگزاران محدود شود.
● عملکرد مرکز اطلاع رسانی و واحد نیازسنجی
از آنجا که توسعه و سازندگی و رسیدن به خودکفایی از اهداف اصلی جهاد سازنددگی است ، معاونت آموزش و تحقیقات وزارت جهادسازندگی، مرکز اطلاع رسانی و خدمات علمی را ایجاد کرد تا با فراهم اوری و ساماندهی اطلاعات علمی مورد نیاز مراکز و مؤسسات تحقیقاتی زیر پوشش،گامی در امر تحقیق و توسعه بردارد. واحد نیازسنجی مراکز اطلاع رسانی با توجه به اهداف مرکز اطلاع رسانی و با شناسایی و انتخاب و تهیه منابع اطلاعاتی در سطح جهان و تدوین خط مشی و ایجاد هماهنگی در انتخاب منابع اطلاعاتی، گرد آوری وسایل لازم برای سفارش نظیر فهرست های ناشران و کارگزاران داخلی و خارجی، و برقراری ارتباط با آنها برای خرید نشریات و دیگر منابع اطلاعاتی، تهیه سیاهة درهمکرد از نشریات ادواری درخواستی و نظارت بر تنظیم آنها، بررسی روش های مختلف سفارش، همکاری های بین کتابخانه ای، اشتراک منابع، و . . . سعی در خرید متمرکز منابع اطلاعاتی برای مراکز تحقیقاتی زیر پوشش جهاد کرده است.
● محدودیت های ارزی وزارت جهادسازندگی در خرید منابع اطلاعاتی
از آنجایی که واردات کالاهای اساسی و مواد ضروری مانند انواع دستگاه ها و ماشین آلات، قطعات یدکی، انواع داروهای دامی، و . . . نقش بسزایی در پیشبرد اهداف و مقاصد وزارت جهادسازندگی بازی می کنند، سیاستگذاران بودجه ارزی در این وزارت، قسمت عمدة ارز را به خرید این نوع کالا ها اختصاص می دهند ودر نهایت، مقداری از ارز باقیمانه برای خرید منابع اطلاعاتی (کتاب،نشریات، بانک های اطلاعاتی، میکروفرم ها، و. . .) مورد نیاز مراکز تحقیقاتی زیر پوشش معاونت آموزش و تحقیقات، که قریب ۷۰ مرکز می باشند تخصیص داده می شود. با توجه به حجم روزافزون منابع اطلاعاتی و افزایش مداوم قیمت نشریات کاغذی از یک سو و سکون یا کاهش احتمالی بودجه از سوی دیگر، گروه نیاز شناسی و فراهم آوری مواد در مرکز اطلاع رسانی و خدمات علمی به عنوان هماهنگ کننده این خرید ها سعی دارد بهترین برنامه ممکن را برای تهیة منابع اطلاعاتی و ارائه خدماتی کافی عرضه بدارد تا در تمام حوزه های فعالیتی جهد سازندگی به طور همگن عمل کند و منابع مناسب تهیه گردد.
● مزایای بهره گیری تز خرید متمرکز
افزایش سریع هزینة تهیة انتشارات علمی با توجه به افزایش نرخ ارز و نیز کمی میزان ارز تخصصی به مراکز دولتی، مرکز اطلاع رسانی و خدماتی علمی را بر آن داشته که تا صرفه جویی های حساب شده ای در تهیه منابع اطلاعاتی در پیش بگیرد. هدف از روش خرید متمرکز و دیگر راهبردهای اتخاذ شدة واحد نیازسنجی این بوده که یک روش پربازده به مرحله اجرا گذارده شود. از مهم ترین مزایای این روش عبارت اند از:
▪ افزایش درخواست منابع اطلاعاتی با توجه به بودجه تخصیص یافته؛
▪ جلوگیری از خرید تکراری و در نتیجه جلوگیری از خروج ارز بیشتر؛
▪ شرکت تعداد مراکز بیش تر با توجه به زمینه فعالیت ها در طرح متمرکز و محدودنشدن به موضوعات خاص ؛
▪ خرید و سرویس دهی منابع اطلاعاتی به مراکزی که در حوزه کاری نیازسنجی کارشناس ندارند و با روش ها و سیاست های خرید منابع اطلاعاتی آشنا نیستند؛
▪ متمرکز شدن کلیه اطلاعات و منابع اطلاعاتی در یک مرکز به عنوان یک پایگاه اطلاع رسانی و دسترسی آسان پژوهشگران و محققین غیر جهادی به این منابع؛
▪ گسترش فعالیت های اطلاع رسانی و پیاده کردن راهکارهای جدید؛
▪ گرفتن تخفیف بیش تر از ناشران و کارگزاران در قیمت منابع اطلاعاتی با افزایش میزان سفارش ؛
▪ به حداقل رسانیدن هزینه های پرسنلی، مکاتبات و ارتباطات اداری.
● راهبردهای تهیه منابع اطلاعاتی
چون سرویس دهی از وظایف به مراکز تحقیقاتی زیر پوشش جهادسازندگی، از وظایف مرکز اطلاع رسانی و خدمات علمی است، برای جلوگیری از خریدهای نامتمرکز که منجر به صرف بودجه ارزی برای سفارش و تهیه تکراری بسیاری از منابع اطلاعاتی می گردد، با توجه به روند یکسان سفارش، بخشی از منابع اطلاعاتی از طریق خرید متمرکز تهیه می گردند. مثلا" می توان ازخرید نشریات علمی – تخصصی لاتین که بیش ترین ارزبری را در بین منابع اطلاعاتی دارند نام برد. واحد نیازسنجی مسئولیت خرید نشریات تخصصی لاتین کلیه مراکز تحقیقاتی جهاد را بر عهده دارد. بدین منظور، در ابتدا از کلیه مراکز در خواست می شود لیست نشریات در خواستی خود را ارسال منند. نشریات هسته با استفاده از سنجش الگوی مصرف و تحلیل استنادی منابع ردیف اول و دوم از بین دیگر نشریات انتخاب می گردد و بدین ترتیب تعداد نشریات محدود می شود. برای خرید و تهیه این نشریات هسته روش های متعددی در نظر گرفته شده و سعی گردیده که دستیابی به این نشریات از کانال های مختلفی صورت پذیرد تا هزینه آنها از میزان بودجه تخصیصی تجاوز نکند و در عین حال بیش ترین تعداد منابع دسترس پذیر گردند. به عبارت دیگر با حداقل مواد و مجموعه، اما با حداکثر ارتباطات و بهره گیری از انواع امکانات، نیاز محققین و متقاضیان خود را در اسرع وقت پاسخ گوید. راهبردهای مورد استفاده به قرار زیرند:
▪ خرید از ناشرین: با توجه به پایین تر بودن هزینه خرید نشریات از ناشرین نسبت به کارگزاران به دلیل حذف سود واسطه ها، سعی شده تعدادی از نشریات که قیمت بالاتری دارند با خرید مستقیم از ناشر تهیه شوند. مزایای این نوع خرید، پایین تر بودن هزینه و دسترسی سریع تر به منابع می باشد. در عین حال با توجه به کثرت نشریات درخواستی و کمی تعداد کارکنان، مکاتبات، پیگیری، کنترل و بایگانی مدارک زیادی که این نوع شیوه خرید در بردارد امکان خرید نشریات را از ناشرین مختلف عملا" ناممکن می سازد.
▪ خرید از کارگزار: بخش عمده و اصلی خرید نشریات از طریق کارگزار صورت می پذیرد . فایدة این نوع سفارش این است که به جای برقراری ارتباط با چندین ناشر و هماهنگی و مکاتبه با هر یک از آن ها به طور جداگانه، سفارش ها به طور یکجا از طریق کارگزار صورت می پذیرد و در نتیجه مکاتبات و بایگانی مدارک کم تری را در بردارد و هنچنین دریافت و کنترل و پیگیری نشریات آسان تر است. البته انتخاب کاگزار فعال و معتبری که بتواند خدمات مطلوبی را در سریع ترین زمان ارائه دهد و در عین حال تخفیف ویژه ای در خرید بدهد و قادر به تهیه انواع منابع اطلاعاتی باشد نیاز به بررسی و تحقیق دقیق دارد. به دلیل گستردگی و حجم بالای سفارش در این روش، امکان گرفتن تخفیف از کارگزار بیش تر است.
▪ تهیه نشریات از طریق اشتراک منابع : یکی ار روش های صرفه جویی در بودجه و هزینه های روزافزون تهیه و سازماندهی منابع و در عین حال ارائه جدیدترین و متنوع ترین خدمات به مراجعه کنندگان، اشتراک منابع می باشد. سعی شده نشریاتی که استفاده از آن ها کم است و شماره های آن ها در تناوب کم تری (حداکثر فصلنامه) منتشر می شوند و از نظر قیمت در سطح بالایی قرار دارند حتی الامکان از این طریق تهیه شوند. به علت افزایش بهای نشریات، هزینه حمل و نقل، کمی بودجة تخصیص یافته ، و بسیاری از مشکلات دیگر، اشتراک منابع راه حل خوبی برای تهیه نشریات به شمار می رود. نشریات انتخاب شده باید حتما" در یکی از مراکز و مؤسساتی که طرف همکاری های بین کتابخانه ای هستند موجود باشد. قبل از شروع سفارش نشریات، جلساتی بین مسئولین کتابخانه ها و مراکز پژوهشی که در امر اشتراک منابع دید مثبتی دارند صورت می گیرد؛ لیست نشریات هر مرکز و نشریات مشترک مشخص می گردد و در پایان هر سال میلادی، در یک توافق کتبی هر کدام از طرفین همکاری، نشریاتی را که حتما" در لیست سفارش خود خواهند داشت مشخص می کنند تا دیگران با اطمینان اقدام به حذف یک عنوان و تهیه عنوانی دیگر بنماید. پس از مکتوب نمودن همکاری، طرف قرار داد موظف است سرویس امانت این نشریات را راهاندازی کندو به محض درخواست عنوانی خاص آن را در اختیار محقق قرار دهد.
▪ دسترس پذیر ساختن مقالات نشریات : این کار از طریق چکیده نامه هایی نظیر CAB و بانک های اطلاعاتی دیگر، یا فهرست مندرجات نشریات لاتین و به کارگیری سرویس های تأمین مدرک ، و نیز اشاعه اطلاعات گزیده، به نحوی که دستیابی به اصل مقالات در صورت در خواست در اسرع وقت میسر گردد، صورت میگیرد. با استفاده از بانک های اطلاعاتی تخصصی، محققین به طور متناوب در جریان چکیدة آخرین مقالات علمی منتشر شده در سراسر جهان قرار می گیرند و مشخصات مقالات مورد نظر خود را به واحد تحویل مدرک این مرکز ارجاع می نمایند تا به هر طریق که میسر است با صرف کم ترین هزینه از منابع داخلی یا خارجی تأمین گردد.
▪ روند سفارش و خرید نشریات : در نیمه دوم سال میلادی از کلیه مراکز تحقیقاتی زیر پوشش جهادسازندگی درخواست می شود که لیست نشریات مورد نیاز برای اشتراک در سال میلادی جدید را به مرکز اطلاع رسانی ارسال نمایند . پس از بررسی های لازم،نشریات هسته از بین کل نشریات در خواستی منفک و برای صدور پیش برگ(۱) برای کرگزار و ناشرین ارسال می گردد.
پیش برگ دریافت شده بعد از مطابقت کامل با لیست عناوین نشریات، در صورت صحیح و دقیق بودن مشخصات برای صدور مجوز خرید به دفتر تهیه و توزیع کتب و نشریات لاتین ارسال می گردد. بعد از صدور مجوز خرید، برگ ثبت خدمت از بانک مرکزی تهیه می گردد و اطلاعات پیش برگ دقیقا" به برگه ذکر شده منتقل می شود. با تکمیل برگه های ثبت خدمت، طی نامه ای از مسئول تخصیص ارز در وزارت متبوع تقاضا می گردد که ارز در خواستی برای خرید منابع تخصیص داده شود. پس از تکمیل برگه ها وتخصیص ارز از محل بودجه وزارت ذیربط برگه ها به کمیسیون تخصیص ارز در بانک مرکزی ارسال می گردد. با تأئید این کمیسیون با تعیین محل ارز برای هر پیش برگ، گواهی ثبت آماری صادر می شود و فاکس تأمین وجه ارزی در قبال وجوه ریالی به بانک مادر و از آنجا به شعبه معرفی شده مرتبط اعلام می گردد. پس از تأمین ارز و اعلام به بانک، برگه های درخواست انتقال ارز دریافتی از بانک به ازای هر پیش برگ تکمیل و با امضای مقام مسئول وزارتی، به بانک عودت داده می شود. همزمان واریز وجوه ریالی صورت می پذیرد و پی از واریز از سوی بانک، تلکس واریز وجه به بانک مقابل ارسال می شود و تصویر آن و اسناد پرداخت و برگه دوم انتقال ارز به مشتری عودت داده می شود. با دریافت تلکس ها و اسناد بانکی، نامه های واریز به حساب کاگزار و ناشرین تهیه، و درخواست تأئید(۲) می گردد. پس از وصول ارز بایستی منتظر ارسال نشریات و دیگر منابع اطلاعاتی بود. پس از دریافت، مشخصات نشریات دریافتی با موارد درخواستی مطابقت داده می شود و در صورت عدم مغایرت، در کاردکس ثبت گردد. در صورت مشاهده مغایرت، مراتب به کارگزار یا ناشر اعلام میگردد. براساس نحوه عملکرد هر کارگزار و زمان اعلام شده در بارنامه(۳)، هراز چندگاهی (معمولا"سه ماه یک بار) لیست نشریات در یافتی ارسالی از سوی کارگزار یا ناشر با موارد ثبت شده در کاردکس مطابقت داده می شود و کسری ها مجددا" اعلام می گردند.
● نتایج سفارش و خرید متمرکز منابع اطلاعاتی
با پایان یافتن کلیه مراحل سفارش و پیگیری های،لازم این مرکز در فاصله زمانی متفاوتی بسته های نشریات و دیگر منابع اطلاعاتی را دریافت می دارد. در مورد نشریات دریافتی، ابتدا از صفحه فهرست مندرجات آن ها کپی تهیه می گردد و بعد اطلاعات صفحه مندرجات توسط اسکنر در رایانه ضبط، و از طریق سیستم تشخیص نوری کاراکترها(۴) پردازش می شود. بعد از مرحلة پردازش، اطلاعات روی فلاپی ضبط می گردد و از طریق پست در اختیار کلیه مراکز تحقیقاتی جهاد قرار می گیرد. لازم به تذکر است که این اطلاعات از طریق بی بی اس مرکز نیز قابل دسترسی و بهره برداری می باشد. با ارسال فهرست مندجات نشریات دریافتی با روش OCR بر روی دیسکت، محققین و پژوهشگران و دانشجویان می توانند از فهرست عناوین مقالات موجود در نشریات جاری مطلع گردند. و در صورت نیاز با این مرکز تماس بگیرند. این روش، انتقال سریع اطلاعات را در پی دارد. درمورد بانک های اطلاعاتی نیز این مرکز به صورت متمرکز عمل می کند، با این تفاوت که بعد از سفارش بانک ها در موضوعات مختلف وزارت جهادسازندگی و دریافت آن ها، کلیه بانک ها در این مرکز نگهداری می شود و از طریق خدمات اشاعه اطلاعات در اختیار محققین و پژوهشگران قرار می گیرد. مراکز تحقیقاتی می توانند توسط شبکه به جدیدترین شماره های دریافتی بانک های اطلاعاتی دسترسی داشته باشند یا در صورت نیاز به اطلاعات بیش تر به این مرکز مراجعه کنند؛ در صورتی که نشریات بعد از دریافت و ثبت و اجرای روش OCR، به مراکز درخواست کننده ارسال می گردند و مراکز دیگر برای دستیابی به اطلاعات آن ها در آینده باید، با این مراکز در ارتباط باشند. عملیاتی کردن راهبرد خرید متمرکز در مرکز اطلاع رسانی و خدمات علمی جهادسازندگی برای اشتراک ۴۴۴ عنوان نشریة هسته که برای سال های ۹۸-۱۹۹۷ و از بین بیش از ۷۰۰۰ عنوان نشریه لاتین در حوزه فعالیت های تحقیقاتی وزارت جهادسازندگی انتخاب گردید، منجر به آن شد که تعداد ۳۰ عنوان از ناشر، تعداد ۳۸۰ عنوان از کارگزار و تعداد ۱۲ عنوان از طریق اشتراک منابع تهیه شود و سعی شده که بقیه نشریات درخواستی از طریق چکیده نامه هایی نظیر CAB، بانک های اطلاعاتی دیگر، فهرست مندرجات نشریات لاتین به کارگیری خدمات تأمین مدرک، و نیز اشاعه اطلاعات گزیده وبه نحوی پوشش داده شوند که دستیابی به اصل مقالات در صورت در خواست میسر گردد.

۱. Proforma
۲. Cinftm
۳. Claim
۴. optical character recognition

منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی