سرپرستی یک مجموعه

یک مدیر خوب بودن بیشتر مانند یک پدر و مادر خوب بودن است. در چنین جایگاهی وظیفه شما این نیست که یک دوست خوب باشید، بلکه وظیفه اصلی شما رهبری و راهنمائی دیگران است. همان‌گونه که در سرپرستی یک خانواده ممکن است با شرایط پیش‌بینی نشده و غیرمترقبه‌ای روبه‌رو شوید، در سرپرستی دیگران هم احتمال برخورد با چنین شرایطی وجود دارد. با همکارانتان همان‌گونه که دوست دارید با شما رفتار کنند، رفتار کنید. عدالت را اجرا کرده، راستگو باشید و سعی کنید همواره درست تصمیم بگیرید. اگر داوری خوبی نداشتید بدون شک شما را به‌عنوان یک رئیس خوب انتخاب نمی‌کردند. خودتان را باور کنید. همیشه خوش‌برخورد و در دسترس باشید. زمانی را مشخص کرده و به دیگران اختصاص بدهید تا آنها بتوانند با شما تماس بگیرند. یک روش کار ثابت برای خود تدارک ببینید تا کارمندان دیگر بتوانند روی رویه کاری شما حساب کنند. این بخش برای کارمندان تازه‌وارد مهم‌تر است. همیشه آنها را به‌شکل مثبت تغذیه کنید. نه تنها در درباره کار، بلکه در مورد هر مسئله مهم دیگری هم این قاعده را رعایت کنید. با انتخاب روابطی دوستانه و کمی غیررسمی، احساس راحتی بیشتری را به زیردستان خود تزریق کنید.
سعی نکنید رویه کاری خشکی را به کارمندان جدید خود دیکته کنید. از آنها نخواهید که کارشان را به روش شما انجام دهند. هم‌چنین فکر نکنید که همه مشکلات را باید به تنهائی حل کنید. فرصت همراهی و همکاری، همفکری را به دیگر همکاران خود هم بدهید.
سعی کنید یک راهنما باشید تا یک دیکتاتور. برای ارتقاء یک گروه به حالت ایده‌آل از کارمندان خود بخواهید که به دنبال راه‌حلی برای بهبود کارشان بگردند و در صورت ارائه راه‌حل‌های بسیار خوب به آنها پاداش دهید. برخی از رئیس‌ها کار خود را با تغییر پرسنل شروع می‌کنند. اگر شما هم به این مسئله فکر می‌کنید، با دید باز چنین تغییراتی را ایجاد کنید. برای مثال، ترکیب گروه‌های خود را با دلیل انجام دهید. همکارانتان را از دیدگاه‌های شخصی خود آگاه سازید. اهدافی را برای خود تعیین کنید و آنها را با دیگر اعضاء گروه مطرح سازید. جلسات تفهیمی و اطلاع‌رسانی برگزار کنید تا همه متوجه اهداف و انتظارات شما بشوند. نیازهای خود را فهرست کرده و آنها را به مشورت بگذارید. پس از پایان هر جلسه، نتیجه، را به‌صورت یک گزارش مکتوب درآورید.
پس از ارائه اهداف کاری، نتایج مورد انتظار خود را هم به‌صورت اجمالی بیان کنید و سپس از دست‌یابی به اهدافتان، در مورد موفقیت و تداوم پیشرفت کاری بحث کنید. حتی نقاط ضعف و نتایج منفی و ناخوشایند احتمالی را هم در نظر بگیرید تا همه چیز تحت کنترل شما باشد.
با عبرت گرفتن از اشتباه‌ها و به سمت جلو حرکت کنید. درباره اشتباه‌های پیش آمده و چگونگی رفع مشکلات نیز با دیگران صحبت کنید. تا زمانی‌که کارمندانتان بی‌کفایتی از خود نشان نداده‌اند به آنها اعتماد کرده و آنها را باور کنید.
● اعطاء اختیار و قدرت یا به مبارزه طلبیدن و رقابت کردن
یک سرپرست خوب همانند سخت‌گیرترین دبیر است. معلمان سخت‌گیر انتظارات بسیاری دارند و شما را به مبارزه با بهترین‌ها و برتری جستن در میان آنها دعوت می‌کنند. شاید مدت‌ها طول بکشد تا یک شاگرد متوجه حسن‌نیت و قلب پاک و مهربان معلم خود بشود. شاید هم بعدها متوجه درستی کار و رفتار معلمتان شوید.
به کارمندان خود قدرت داده و به هر یک از افرادی که پتانسیل رشد دارند، امکانات بدهید.
به‌دنبال استعدادهای شناخته‌نشده‌ای هم‌چون قوه تشخیص یک طراح در استراتژی یا توسعه بگردید و سعی کنید فضای مورد نیاز برای رشد هر یک از پتانسیل‌های کارآمد را ایجاد کنید. با تمرکز روی سطح‌های بالای اجرائی برای هر یک از کارمندان، مهارت‌ها را گسترش دهید. به خاطر داشته باشید:
افرادی‌که شاهد فرصت‌های رشدی سازمان شما باشند، مدت زمان بیشتری را با شما سپری خواهند کرد!
یک رهبر خوش برخورد و مشوق باشید. زمانی را برای آگاهی‌یافتن از پیشرفت‌ها و موفقیت‌های گروه کنار بگذارید. بدین ترتیب نه تنها جایگاه خود را محکم کرده‌اید بلکه مطمئن خواهید شد که هیچ خطری گروه شما را تهدید نمی‌کند.
● رو ـ در ـ رو
اگر کسی برای سئوال پرسیدن یا شکایت از برخی از شرایط به سراغتان می‌آید، به حرفش گوش کنید. حس اعتماد را در او به‌وجود آورید و با کمی تلاش و سعی به او بفهمانید که شرایط او برای شما مهم است. اگر به اطلاعات داده شده توجه کافی را مبذول نکنید، احساس اعتماد نسبت به شما را از دست می‌دهند. درباره شرایط موجود در محل کار به‌طور پی‌درپی از کارمندان خود بپرسید. در مورد هر یک از کارمندان کنجکاوی به خرج داده و سعی کنید ویژگی‌های شخصی آنها را (چه خوب و چه بد) بشناسید. هر از گاهی درباره تغییر شرایط و محیط کاریشان جویا شوید. پس از شنیدن صحبت‌هایشان خود را آماده ارائه بهترین و مستدل‌ترین واکنش بکنید. فرد موفق را در جمع مورد احترام و ستایش قرار دهید، اما انتقادهای خود را به‌صورت فردی با کارمندان در میان بگذارید. هرگز در مورد کارمندتان با فرد دیگری صحبت نکنید. سعی کنید همه نارضایتی‌ها و رضایتمندی‌ها را رودررو مطرح کنید. حتی اگر در جایگاه پاداش دادن یا جریمه کردن نیستند، روش‌های دیگری برای نشان دادن رضایت یا نارضایتی خود بیابید.
توانائی‌ها و استعدادهای خود را برای گسترش هر چه بیشتر کار توسعه دهید. هیچ دونفری پیدا نمی‌شوند که همانند هم باشند. به‌جای شناسائی نقاط ضعف همکاران، سعی کنید قدرت‌ها و توانمندی‌های آنها را بشناسید.
در زمینه آفرینشی و خلاقیت، یافتن بهترین و مناسب‌ترین راه برای برقراری ارتباط با دیگران از اهمیت بالائی برخوردار است، پس سبک و روش کاری مناسب با هر گروه یا فرد را برگزینید.
● کار خود را با مثال پیش ببرید
به هر آنچه که می‌گوئید جامه‌عمل بپوشانید و دیگران را از هر آنچه که انجام می‌دهید باخبر سازید: هیچ‌کس رئیس بسیار متوقع را دوست ندارد. رئیسی که برای دیگران قوانینی می‌گذارد، اما خود را پایبند به هیچ قانون یا اصلی نمی‌بینید هم قابل احترام نخواهد بود.
خود را دست‌کم نگیرید. شما به این مقام رسیده‌اید، چون لیاقتش را داشتید. به غریزه و احساسات خود هم اعتماد کنید. با اعتماد به نفس داوری کرده و تصمیم درست را بگیرید. هیچ‌گاه به عقب نگاه نکنید.
اگر اشتباه کردید، معذرت‌خواهی کنید. به‌خودتان اجازه اشتباه‌کردن بدهید. زمانی‌که متوجه اشتباه خود شدید نیز همه شرایط مستعد اشتباه خود را مورد بررسی قرار دهید. با اعمال تغییرات موردنیاز به حرکت رو به جلو ادامه دهید.
هرگز از افراد زیردست خود نخواهید تا در پروژه‌ای که علاقه‌مند به اجرایش نیستید، جای شما را بگیرند. در هر شغلی شرایط ناخوشایند و نامناسبی وجود دارد که باید از پس آنها برآمد. اگر بی‌علاقگی شما مستمر و پایدار شود، دیر یا زود چنین حالتی در رفتار و نظارت شما تأثیر منفی خواهد گذاشت.
● ارتباط برقرار کنید، ارتباط برقرار کنید، ارتباط برقرار کنید!
اگر تغییری ایجاد می‌کنید، دلیلش را هم توضیح دهید. سریع باشید. سر زمان مقرر به جلسه‌ها و ملاقات‌های خود برسید. به دیگران احترام بگذارید تا آنها هم احترام متقابلی به شما بگذارند. اگر احساس می‌کنید که با کمکی تأخیر به قرار ملاقات خود می‌رسید، طرف مورد نظر را باخبر سازید.
فعال باشید. با کارآئی و ذکاوتی که در خود سراغ دارید مشکلات پیش‌رو را برطرف سازید. بدین ترتیب دیگران هم به رفع مشکلات پیش آمده تشویق می‌شوند. به‌عنوان یک سرپرست و ناظر در کلاس‌های مدیریتی شرکت کنید. به‌دنبال منابع باشید و به رشد شخصیتی و کاری خود بیندیشید. بدین ترتیب تلاش‌های شما بیش از پیش حس می‌شوند و مورد احترام بیشتری قرار خواهید گرفت.

منبع : سایر منابع