ارزیابی بانک اطلاعاتی نمایه (لوح فشرده نمایه)

بانک اطلاعاتی نمایه فهرست متن مقالات نشریات ادواری است که در ابتدا (سال ۱۳۷۰) بصورت مجله منتشر می‌شد و سپس از سال ۱۳۷۶ به صورت بانک اطلاعاتی رایانه‌ای طراحی شد. در این بانک اطلاعاتی علاوه بر فهرست (عنوان، نویسنده، نام نشریه و کلیه واژه‌ متن) امکان دسترسی به متن مقالات هم فراهم گردیده است. مسئولیت بانک اطلاعاتی نمایه بعهده مؤسسه فرهنگی اطلاع‌رسانی نمایه می‌باشد و کتابخانه‌ها برای دریافت این بانک اطلاعاتی می‌توانند مشترک شوند. در این مقاله ابتدا تاریخچه کوتاهی از سیر تاریخی مجله نمایه و امکانات آن و سپس توضیحاتی در رابطه با قسمتهای مختلف بانک اطلاعاتی رایانه‌ای نمایه، مزایا و معایب آن عرضه می‌شود و سپس نتیجه‌گیری و چند پیشنهاد جهت استفاده بهتر از این بانک اطلاعاتی ارائه میگردد.
● تاریخچه و امکانات مجله چاپی نمایه و لوح فشرده نمایه
از سال ۱۳۷۰ مجله نمایه برای راهنمایی استفاده از مقالات نشریات ادواری فارسی منتشر می‌شود. این نشریه محصول دبیرخانة هیأت امنای کتابخانه‌‌های عمومی کشور می‌باشد و اهداف زیر را دنبال می‌کند.
۱) اطلاع‌رسانی برای تحقق فعالیتهای پژوهشی
۲) انتشار فهرستهای موضوعی و کتب جدید که در کشور منتشر شود.
۳) درج رویدادهای علمی، فرهنگی، هنری کشور
جهت دسترسی آسان به فهرستها در مجله نمایه از طبقه‌بندی دیوئی استفاده می‌شود و در داخل هر موضوع نیز شناسنامه‌ها بر حسب الفبایی منظم شده‌اند. نحوة ورود و جستجو در اطلاعات هر شماره با راهنمای بازیابی در ابتدای هر بخش مشخص شده است. در تنظیم فهرستها تا آنجایی که امکان دارد از همه راهها برای بازیابی اطلاعات استفاده شده است و اطلاعات کتاب‌شناختی هر مقاله شامل عنوان مقاله، شماره مجله، تاریخ نشر، شماره صفحه مجله ارائه می‌گردد.
در مجله نمایه اگر محققی نیاز به متن مقاله پیدا می‌کرد می‌توانست با پر کردن فرم درخواست متن مقاله موردنظر خود را دریافت نماید. در مجله نمایه فهرست موضوعی کتابهایی منتشر شده در هر ماه نیز چاپ می‌شود. اما این شکل دسترسی به فهرستهای مقالات نشریات به دلیل گستردگی حجم مقالات و وقت‌گیر بودن کاری بسیار سخت و طاقت‌فرسا بود. البته این بدان معنی نیست که مجله چاپی نمایه کاری بیهوده است بلکه آن نیز به نوبة خود ارزش بسیار مهمی دارد.
در اواخر سال ۱۳۷۶ اولین لوح فشرده نمایه به بازار آمد. دسترسی از طریق لوح فشرده نمایه به متن مقالات دارای مزایای بسیار زیادی بود. این لوح فشرده ابتدا بدون قفل سخت‌افزاری ارائه می‌شد و کتابخانه‌ها و مراکز علمی و تحقیقاتی می‌توانستند آن را تکثیر کنند و از آن استفاده نمایند، ولی از آنجایی که باید منافع تهیه‌کنندگان این بانک اطلاعاتی همچون سایر نرم‌افزارهای رایانه‌ای تأمین می‌شد از شماره ۸۵ (از ابتدای سال ۱۳۷۸) به بعد این برنامه دارای قفل سخت‌افزاری شد و نوع برنامه نیز تغییر کرد و سیستمی با امکانات بیشتری طراحی گردید. هم اکنون که در ابتدای سال ۱۳۸۲ هستیم شماره ۱۳۲ (اسفند ۸۱) لوح فشرده نمایه در دسترس مشترکین است و ویرایش‌های جدید این برنامه نیز در حال تهیه می‌باشد.
● جستجو و بازیابی اطلاعات
در این بانک اطلاعاتی امکان جست و جو از طریق نویسنده مقاله، عنوان، موضوع و کلیدواژه در متن و همچنین از طریق نام نشریه امکان‌پذیر می‌‌باشد و با استفاده از عملگرهای بولین (و-یا-نه) امکان کنترل بر روی محدوده جست‌جو وجود دارد. در قسمت جستجو با تایپ کردن کلیدواژه در قسمتهای مختلف نام نویسنده، موضوع، کلیدواژه متن و نام نشریه می‌توان مطالب موردنظر خود را بازیابی کرد.
در قسمت جستجو از طریق بانک واژگان (فهرست) جستجوی موضوعها و کلیدواژه‌ها بصورت فهرست الفبایی واژه‌ها امکان‌پذیر است یعنی واژه‌ها بصورت الفبایی حرف به حرف مرتب شده‌اند و جستجوگر می‌تواند در قسمت نوار جستجو که در پائین این موضوعات طراحی شده موضوع خود را تایپ نماید. سیستم طوری طراحی شده که در موقع تایپ حرف به حرف کلمه در روی آن کلمه یا نزدیکترین کلمه آن قرار می‌گیرد و با کلیک روی موضوع موردنظر عناوین مرتبط با آن موضوع بازیابی خواهند شد.
همین طور در فیلد جستجوی عنوان، نویسنده و نام نشریه نیز امکان بازیابی بصورت کلیدواژه و محدود کردن کلیدواژه با عملگرهای بولین وجود دارد و جهت دسترسی آسانتر از فهرستها (بانک واژگان) هر قسمت نیز می‌توان استفاده نمود. یعنی قسمت فهرست عناوین کلیه عناوین بصورت الفبایی حرف به حرف قرار گرفته‌‌اند و در قسمت نام نویسنده هم نام خانوادگی و نام بصورت الفبای حرف به حرف مرتب شده است و جهت آگاهی از فهرست نام نشریاتی که مقالات آنها در لوح فشرده اسکن شده است از قسمت فهرست (بانک واژگان) نام نشریات استفاده می‌شود.
▪ مزایا
این بانک اطلاعاتی بهترین استفاده‌ای که دارد این است که باعث جلوگیری از اشغال فضا توسط نشریات بی‌شماری می‌شود که در عصر انفجار اطلاعات روزبه‌روز در حال افزایش هستند و کتابداران با مشکل نگهداری و حفاظت آنها مواجه‌اند و فضای بسیار زیادی از کتابخانه را اشغال می‌کنند. همچنین بازیابی مقالات و مطالب موردنظر از میان این نشریات بسیار مشکل و طاقت‌فرسا می‌باشد. این بانک اطلاعاتی باعث تسریع در بازیابی مقالات از طریق شناسه‌های مختلف شده است، یعنی از طرق مختلف عنوان، نویسنده، موضوع، نام نشریه امکان بازیابی مطالب وجود دارد از مزایای دیگر این بانک اطلاعاتی که بزرگترین مزیت آن می‌باشد چاپ متن مقالات و یا ذخیره متن مقالات روی دیسک و یا سی‌دی‌ها و قابلیت انتقال رایانه‌ای اطلاعاتی می‌باشد. همچنین دستیابی به جدیدترین اطلاعاتی مرتبط در رشته‌ای خاص نیز از مزایای دیگر آن می‌باشد که جستجوگر می‌تواند در رشتة خود به اطلاعات به روز و متعددی دسترسی پیدا کند و در کلیة جوانب رشتة خود اطلاعات را مطالعه نماید. همچنین در قسمت راهنمای نشریات این امکان را برای کتابداران و سایر مراجعه‌کنندگان فراهم می‌سازد که از نام مدیر مسئول، سردبیر، زمینه فعالیت نشریه، تلفن، فاکس و آدرس نشریه آگاهی پیدا کنند و مشکل ارتباط با نشریات را برطرف می‌کند و هر نشریه‌ای که لازم باشد جهت غنی ساختن کتابخانه تهیه و یا با آن نشریه مکاتبه می‌نماید.
▪ معایب
این بانک اطلاعاتی علی‌رغم همه مزایایی که دارد جهت استفاده بهینه از آن نیاز به تجدیدنظر و بررسی بیشتر در قسمت‌های مختلف آن را دارد. از جمله معایب آن عبارتند از:
۱) عدم امکان چاپ عناوین و نویسندگان مقالات به صورت خطی و ستونی، هرچند به ظاهر این امکان برای چاپ عناوین طراحی گردیده ولی عملاً امکان چاپ از طریق آن امکان‌پذیر نیست یعنی اگر کسی نیاز به عناوین مقالات داشته باشد نمی‌تواند این عناوین را به صورت مجزا چاپ کند.
۲) امکان نوشتن کلیدواژه‌های مختلف بصورت لاتین وجود ندارد. هرچند که اکثر مطالب ذخیره شده در آن به زبان فارسی می‌باشد ولی امکان کاوش کلمه بصورت حروف لاتین در آن وجود ندارد.
۳) در قسمت جستجو از طریق موضوعات برای افراد مختلف کاری مشکل است زیرا اکثر افراد نمی‌دانند که هر کلیدواژه‌ای نمی‌تواند موضوع قرار گیرد و در این قسمت از ارجاع هم استفاده نشده است.
۴) در قسمت چاپ مقالات هم به دلیل اسکن شده تصاویر امکان دخل و تصرف و تغییر خطوط در متن وجود ندارد و چاپ متن به یک صورت انجام می‌پذیرد و در بعضی از تصاویر اسکن شده اشکال وجود دارد و قابل مطالعه نیستند.
۵) البته در سی‌دی‌های جدید مقالاتی هم که به صورت متنی وارد شده‌اند با مشکل روبرو هستند که امید است این مشکل در ویرایش (۱۳۸۲) جدید برطرف شود.
۶) چون همه سی‌دی‌ها بر روی نرم‌افزار نصب می‌شوند اگر شخصی بخواهد در یک محدوده زمانی خاص مقالات را جستجو کند جهت غیرفعال کردن هر یک از سی‌دی‌های ماههای قبل و بعد از آن زمان خاص وقت زیادی تلف می‌شود.
۷) از دیگر معایب آن این است که همه نشریات داخل کشور را دربرنمی‌گیرد.
۸) امکان کلیک کردن بر روی کلمات خاصی که در داخل متن یا قسمتی دیگر وجود دارند نمی‌باشد. مثلاً اگر در رابطه با پرورش گوسفند کاوش می‌کنیم اگر به کلیدواژه‌ای دیگر در این ارتباط در متن برخورد کنیم مثلاً بیماریهای گوسفند نمی‌توانیم روی این کلیدواژه کلیک کنیم تا منابع مرتبط با آن بازیابی شوند یعنی متنها به صورت فعال عمل نمی‌کنند.
۹) در قسمت جستجو از طریق فهرست (بانک واژگان) در فیلدهای نام پدید‌آورنده و عنوان وقت بسیار زیادی تلف می‌شود چون این کلیدواژه‌ها در بانک واژگان بسیار زیاد هستند و زمان زیادی طول می‌کشد که فهرست آن بر روی صفحه مانیتور ظاهر گردد.
۱۰) امکان چاپ یک قسمت خاص از یک صفحه نیز امکان‌پذیر نمی‌باشد.
۱۱) عدم امکان آگاه شده جستجوگر از تعداد صفحات موجود در بانک اطلاعاتی و در سطح گسترده‌تر و عدم آگاهی از تعداد کل صفحات یا تعداد مقالات اسکن شده بر روی سی‌دی‌ها از شماره اول تا آخرین شماره و یا مقالات موجود در هر سی‌دی خاص.
● نتیجه‌گیری
با توجه به مسائل و مشکلاتی که در بخش نشریات کتابخانه‌ها وجود دارد اهمیت این بانک اطلاعاتی مشخص می‌شود بانک اطلاعاتی نمایه رسانه‌ای مناسب برای نگهداری مقالات نشریات می‌باشد که کتابخانه‌ها می‌توانند در بخش نشریات از آن استفاده نمایند چه به صورت چاپ متنهای مقالات درخواستی و چه به صورت خدمات ارجاعی یعنی مراجعه‌کننده می‌تواند مقاله موردنیاز خود را در شماره خاصی از نشریه بازیابی نماید.
اکثر کتابخانه‌ها در بخش نشریات جهت نگهداری و سازماندهی مجلات و روزنامه با مشکل مواجه هستند این بانک اطلاعاتی در هر سی‌دی که مربوط به یک ماه خاص می‌باشد هزاران صفحه را ذخیره می‌نماید که این کار هم باعث می‌شود وظیفه حفظ و نگهداری مجلات بر دوش کتابدار سنگینی نکند و هم مراجعه‌کننده جهت بازیابی منابع خود به راحتی و به سرعت بتواند مقالات موردنیاز خود را بازیابی نماید و امکان ذخیره‌سازی و نگهداری متن مقالات و مجلات بسیار آسانتر است و برای مدت طولانی می‌توانیم نشریات را نگهداری کنیم بدون اینکه نیاز به روشهای خاص برای جلوگیری از فرسودگی آنها بکار ببریم.
● پیشنهادات
۱) بهتر است مقالات به جای اسکن به صورت متنی درآیند تا از لحاظ دخل و تصرف در نوع چاپ با مشکل کمتری مواجه شویم.
۲) در قسمت چاپ و ذخیره اطلاعات پیشنهاد می‌گردد امکان چاپ و ذخیره مطالب به صورت اطلاعات کتابشناختی عنوان، نویسنده، نام نشریه و سال نشریه و چکیده مقاله امکان‌پذیر شود.
۳) در قسمت جستجو از طریق موضوع که به صورت بانک واژگان نیز وجود دارد بهتر است بانک واژگان کلیدواژه‌های عمومی نیز وجود داشته باشد تا همه افراد بتوانند از آن استفاده نمایند چون در قسمت موضوعات فقط افراد خاصی مثلاً کتابداران می‌توانند از آن استفاده نمایند.
۴) در قسمت محدود کردن کاوش در یک یا چند ماه خاص باید ترتیبی اتخاذ گردد که جستجوگر به راحتی بتواند مقالات چاپ شده در ماه خاصی را جستجو نماید چون در این ویرایش باید مثلاً ۴۰ بار کلیک شود تا سی‌دی‌های مربوط به ماههای قبل کاوش نگردد مثلاً فقط در سی‌دی ۱۳۲ (اسفند ۸۱) عمل بازیابی صورت گیرد.
۵) جهت استفاده بیشتر از این بانک بهتر است همه مراکزی که نشریه منتشر می‌کنند ملزم به ارسال یک نسخه از نشریه خود به مؤسسه اطلاع‌رسانی نمایه باشند تا اینک بانک اطلاعاتی همه نشریات معتبر کشور را شامل شود.
۶) بهتر است صفحات بصورت متن فعال (مثل صفحات وب) طراحی گردند که امکان کلیک کردن بر روی برخی اصطلاحات متن وجود داشته باشد.

منابع
۱- دبیرخانة هیأت امنای کتابخانه‌های عمومی کشور (۱۳۷۰-۱۳۷۷) راهنمای استفاده از نشریه نمایه- مجله نمایه شماره ۷۰-۷۸ص.
۲- دبیرخانة هیأت امنای کتابخانه‌های عمومی کشور (۱۳۸۲-۱۳۷۸) راهنمای استفاده از بانک اطلاعاتی نمایه- بروشور همراه بانک اطلاعاتی نمایه شماره ۸۵-۱۳۲.

منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی