دارائی های دیجیتال به مدیریت هم احتیاج دارند

دارائی‌ها به مدیریت احتیاج دارند، اما فرصت‌ها و مخاطرات مرتبط با فرایندها و تكنولوژی‌ها در این عرصه چیست؟ طیف وسیعی از مفاهیم و تكیه كلام‌ها در ارتباط با موضوع مدیریت داده‌ها مطرح هستند كه بعضی از این مفاهیم و اصطلاحات مد روز هستند و حال آن‌كه برخی دیگر از آن‌ها هم كاركردهای ویژه‌ای را توصیف می‌‌كنند.
بد نیست به زبانی ساده تر با برخی از اصطلاحات رایج در عرصه مدیریت محتوای دیجیتال هم آشنا شوید:
●مدیریت محتوا و مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای
آیا مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای، جهانی كاملاً متفاوت است؟ البته چنین نیست. «داده‌های رسانه‌ای»، داده‌های رسانه‌ای دیجیتال شده‌ای هستند كه معرف دارایی‌ها می‌‌باشند. این دارایی‌ها، سندهایی هستند كه در آن‌ها سرمایه‌گذاری شده و قابل فروختن می‌‌باشند.
پیش شرط: سندها باید به شیوه‌ای مفید ذخیره شده و هنگام نیاز به راحتی قابل بازیافت باشند.
یك سیستم مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای، مثل یك سیستم مدیریت محتوا، به اشیای رسانه‌ای نظیر متن‌ها، تصویرها و گرافیك‌ها ساختار می‌‌دهد و از تهیه، مدیریت تا پردازش و كاربرد آن‌ها حمایت به عمل می‌‌آورد.
به همین لحاظ،‌ تمركز رسانه‌ای خنثی این اشیای رسانه‌ای كه قابل كاربرد مجدد هستند و همچنین نمایه‌سازی ساختمند این اشیا، نقش مهمی ایفا می‌‌كند.
بنابراین، یك سیستم مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای از طریق كاركردهای خود به یك سیستم مدیریت محتوا تبدیل می‌‌شود.
پسوندهای مهم در سیستم مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای حكم ابزارهایی را دارند كه برای تحلیل و دسترسی به داده‌ها و خود داده‌ (به عنوان مثال اندازه یك فایل، ورژن و ریشه آن) به‌كار می‌‌آیند و بنابراین برای دسترسی بهینه به اطلاعات نقش مهمی ایفا می‌‌كنند.
افزون بر این، پسوندها همچنین حكم ابزارهایی را دارند كه كار با اشیای دیجیتال را – كه باید مدیریت شوند – ساده‌تر می‌‌سازند.
بنابراین مدیریت محتوا از نظر كاركرد عمیقاً با مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای برای مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای تفاوت دارد، اما از نظر نوع مدیریت دارایی‌ها تفاوت چندانی ندارند.
●برخی از گونه های مدیریت
- مدیریت محتوا (Content Management)
- مدیریت محتوای وب‌ (Web Content Management)
- مدیریت دارایی‌های دیجیتال‌ (Digital Asset Management)
- مدیریت دانش (Knowledge Management)
- مدیریت محتوای شركتی‌ (Enterprise Content Management)
●مدیریت محتوا
مدیریت محتوا، مدیریت رسانه‌ها و محتوا است. هدف مدیریت محتوا خدمت به همه كانال‌های توزیع است. علاوه بر این، مدیریت محتوا می‌‌تواند كاركردهایی را هم برای تدارك، عرضه و توزیع اتوماتیك محتوا فراهم سازد.
●مدیریت محتوای وب
مدیریت محتوای وب برای اداره وب‌سایت‌های بزرگ‌تر به‌كار می‌‌رود و از این نظر جالب است كه به پردازش راحت محتوای وب و مدیریت رسانه‌هایی كه عمدتاً برای اینترنت آماده می‌‌شوند، كمك می‌كند.
●مدیریت اسناد
مدیریت اسناد همان‌گونه كه از نامش پیداست به مدیریت سندها مربوط می‌‌شود و به اسكن كردن و ذخیره‌سازی‌ آن‌ها به صورتی كه قابل خواندن باشند.
از آنجایی كه قابلیت خوانده شدن اسناد اولویت دارد و از اهمیت فراوانی برخوردار است، ویژگی‌های بصری نظیر رنگ، جزییات و ساختار كاغذ در فرایند دیجیتال‌سازی – به عنوان یك قاعده – ضبط و ثبت نمی‌‌شوند. حوزه مهم دیگری كه در مدیریت اسناد مورد تأكید است آرشیو اسناد به گونه‌ای است كه قابلیت ممیزی داشته باشد.
●مدیریت دانش
هدف مدیریت دانش، تركیب اطلاعات با تجارب و دانش موجود است كه به ایجاد پایگاه دانش می‌‌انجامد و قابل مدیریت هم باشد. كنترل فرایند مدیریت دانش در جهان امروز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و علت آن هم این است كه قابلیت شركت‌ها برای بقا، صرف‌نظر از اندازه آن‌ها، دقیقاً به كاربرد بهینه آن‌ها از منابع دانش خودشان وابسته است.
●مدیریت داده‌های شركتی
هدف مدیریت داده‌های شركتی انباشت و مدیریت كل اطلاعات و محتوای یك شركت است.برای رسیدن به چنین هدفی، كاركردهای دنیای سنتی آرشیو، سند و گردش كارهای مدیریتی باید با الزامات مدیریت محتوا هماهنگ شود. به این ترتیب امكان ادغام مؤلفه‌های وب پایه با محصولات سنتی فراهم می‌‌شود.
●داده‌های مشترک - رسانه‌های مختلف
اكنون این امری رایج است كه اطلاعات را به‌طور همزمان از طریق چند كانال توزیع كنیم و همین نكته باعث می‌‌شود تا یك اطلاع واحد در چند صورت مختلف ذخیره شود، چرا كه هر كانالی، فرمت داده‌های خاص خود را طلب می‌‌كند. به این نوع ذخیره‌شدن اطلاعات، افزونگی می‌‌گویند. حاصل چنین روندی، انباشتگی فراوان اطلاعات است كه نیاز به مدیریت دارد و این همان نقطه‌ای است كه سیستم مدیریت دارایی‌های رسانه‌ای وارد عمل می‌‌شود
●رسانه به مفهوم فرمت
رسانه‌ها حامل‌های اطلاعات دیجیتال هستند، حامل هایی كه در طیف گسترده‌ای از فرمت‌ها، كیفیت‌ها، انواع و اندازه‌ها بروز می‌‌كنند.
به عنوان نمونه‌هایی از این حامل‌ها می‌‌توان به تصاویر و گرافیك‌ها در فرمت‌های EPS,TIFF یا JPEG یا فرضاً به متن‌های واژه‌پردازهایی چون Word اشاره كرد و یا به سندهای برنامه‌های نشر رومیزی مثل كوارك اكسپرس و ایندیزاین (به عنوان فایل ارژینال و سندهای PDF).
افزون بر این، سایت‌های اینترنتی با زبان HTML، فایل‌های موسیقی با فرمت WAV یا MP۳، فایل‌های Quicktime یا AVI و بسیاری از موارد دیگر جزو رسانه‌ها به حساب می‌‌آیند. این رسانه‌ها می‌‌توانند از طریق كانال‌های گوناگون با فرم‌های مختلف توزیع شوند.
ضمنا ما صاحب محصولات چاپی كلاسیكی چون روزنامه‌ها، كاتالوگ‌ها، بروشورها، مجلات و برگه‌ها و اوراق تبلیغاتی هم هستیم و علاوه بر این، امكان توزیع این اطلاعات از طریق اینترنت یا سایر شكل‌های چندرسانه‌ای (مولتی مدیایی) نظیر سی‌دی و دی‌وی‌دی و نیز از طریق رادیو و تلویزیون هم وجود دارد.
●فرمت تعریف كار (JDF) و سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) ‌‌‌
به ‌زبان ‌ساده ‌باید ‌گفت ‌كه ‌ JDF‌فرمت ‌تعریف ‌كار ‌است ‌و ‌ MIS‌سیستم ‌اطلاعات ‌مدیریت.
هر ‌اقدامی ‌كه ‌باید ‌توسط ‌سیستم ‌یا ‌اپراتور ‌سیستم ‌صورت ‌بگیرد ‌در ‌‌ JDFتعریف ‌شده ‌و ‌بنابراین ‌مثل ‌یك ‌ممیزی ‌در ‌كنترل ‌كارها ‌عمل ‌می‌‌كند ‌و ‌سپس ‌می‌‌‌توان ‌به ‌تحلیل ‌دقیق ‌روند ‌كار ‌در ‌ MIS‌نشست.
به ‌عنوان ‌مثال ‌وقتی ‌كه ‌مثلا ‌یك ‌پرینتر ‌دیجیتال ‌به ‌خاطر ‌خالی ‌بودن ‌سینی ‌كاغذ ‌از ‌مدار ‌خارج ‌می‌‌شود، ‌محیط ‌ارتباطی ‌ JDF‌از ‌این ‌دستگاه ‌یك ‌علامت ‌برای ‌ MIS‌می‌‌فرستد ‌تا ‌به ‌قول ‌معروف ‌سیستم ‌كنترل ‌تولید ‌از ‌وضعیت ‌آن ‌پرینتر ‌مطلع ‌شود ‌و ‌به ‌عبارت ‌بهتر ‌به ‌جای ‌این‌كه ‌چشمان ‌اپراتورها ‌دنبال ‌چراغ‌های ‌چشمك‌زن ‌باشند، ‌ماشین ‌به‌طور ‌اتوماتیك ‌این ‌كار ‌را ‌صورت ‌می‌‌دهد
●پایگاه‌های ‌داده ‌رسانی
پایگاه‌های ‌داده ‌رسانی ‌انواع ‌گوناگونی ‌دارند. ‌از ‌پایگاه‌های ‌ارزان ‌قیمت ‌برای ‌برآورد ‌امور ‌تا ‌سیستم‌های ‌بسیار ‌پیچیده‌ای ‌كه ‌هم ‌سخت‌افزارها ‌و ‌هم ‌نرم‌افزارهای ‌آن‌ها ‌با ‌سفارش ‌قبلی ‌تهیه ‌شده‌اند ‌و ‌به‌ كار ‌سازمان‌های ‌بسیار ‌بزرگ ‌می‌‌خورند. ‌این ‌نوع ‌سیستم‌ها ‌ممكن ‌است ‌برای ‌تحویل ‌به ‌مشتری ‌به ‌زمان ‌بیشتری ‌احتیاج ‌داشته ‌باشند ‌و ‌قیمت‌هایشان ‌حتی ‌بیشتراز ‌یك ‌میلیون ‌یورو ‌باشد. ‌(۴۴‌/‌۱ ‌میلیون ‌یورو).
طیف ‌خدمات ‌پایگاه‌های ‌داده‌رسانی ‌می‌‌تواند ‌از ‌برآورد ‌قیمت ‌تا ‌تعیین ‌قیمت ‌تمام ‌شده، ‌كنترل ‌تولید، ‌فروش، ‌بازاریابی، ‌دسترسی ‌مستقیم ‌به ‌مشتریان ‌تا ‌ارتباط ‌با ‌سازمان‌های ‌مرتبط ‌را ‌در ‌برگیرد. ‌درواقع ‌سیستم‌های ‌اطلاعات ‌مدیریت ‌قابلیت ‌ارتباط ‌از ‌راه ‌دور ‌را ‌به‌صورت ‌همزمان ‌و ‌تعاملی ‌در ‌همه ‌عرصه‌های ‌مرتبط ‌با ‌صنعت ‌چاپ ‌دارند. ‌البته ‌باید ‌یادآورشد ‌كه ‌یكی ‌از ‌بایدهای ‌سیستم‌های ‌اطلاعات ‌مدیریت ‌قابلیت ‌كار ‌با ‌ JDF‌است ‌و ‌این‌كه ‌بتوانند ‌امكان ‌تولید ‌و ‌چاپ ‌را ‌از ‌طریق ‌سیستم‌های ‌یكپارچه ‌كامپیوتری ‌فراهم ‌كنند.
●فراداده‌ها
هدف هر سازمانی باید این باشد كه تمام رسانه‌هایی را كه به ‌كار می گیرد، بتواند مدیریت و آرشیو کند.
و اینجاست كه به فراداده‌ها (Metadata) نیاز داریم. فراداده‌ها همان اطلاعاتی هستند كه فرضا با استفاده از یك برچسب، بر پشت یك عكس الصاق می‌‌كنیم. اما در همین حال، در دنیای داده‌های دیجیتال باید این فراداده‌ها را به‌طور جداگانه مدیریت كنیم. در واقع، فراداده‌ها اطلاعاتی توصیفی هستند و مربوط به حقوق و مجوزهای داده‌ها می باشند. پس به این ترتیب داده‌ها با اطلاعات دیگری كه به ارزش پایگاه داده‌رسانی ما می‌‌افزایند، یعنی با فراداده ها کامل می‌‌شوند.